證照借用管理制度及規(guī)程

證照借用管理制度及規(guī)程第一章總則第一條為加強所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時年檢，明確證照保管人的職責(zé)，特制訂本制度。第二章范第二條本制度適用因辦理公司業(yè)務(wù)（不包含個人原因）需借閱、借用、復(fù)印證照資料時。第三章制度規(guī)定第三條證照類型證照包括：營業(yè)執(zhí)照正副本，組織機構(gòu)代碼證正副本，稅務(wù)登記證正副本、章程，開戶許可證，信用代碼證，刻章卡。第四條證照保管公司設(shè)保管人1名，目前保管人為人力資源部組織發(fā)展專員，全權(quán)負責(zé)證照及重要文件資料的管理，其職責(zé)如下：建立證照資料目錄及相應(yīng)檔案，以便及時查找。負責(zé)日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損壞。負責(zé)有關(guān)證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。嚴格按照公司的有關(guān)制度辦理有關(guān)借閱、借用、復(fù)印等工作。嚴格監(jiān)控交接轉(zhuǎn)移手續(xù)。

第四章證照借用流程1.角色職責(zé)角色職責(zé)申請人提出證照借用申請、借用證照、歸還證照；部門負責(zé)人證照借用的初步審批；CEO證照借用的審批；組織發(fā)展專員負責(zé)所有證照的保管以及相關(guān)工作。表-1角色職責(zé)表證照借用流程輸入申請人部門負責(zé)人CEO組織發(fā)展專員輸出證照借用登記表用借照1T1.輸入申請人部門負責(zé)人CEO組織發(fā)展專員輸出證照借用登記表用借照1T1.提交申請’A開始6.歸還證照不通過5.借用證照4.登記并辦理圖-1證照借用流程圖進入準則公司員工因公司業(yè)務(wù)需要必須借閱、借用、復(fù)印證照資料時，則進入此規(guī)程。輸入無?；顒用枋?）提交申請證照借用人通過郵件形式向部門負責(zé)人提交證照借用申請，并抄送給人力資源部組織發(fā)展專員，申請中需寫明申請理由、擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限、需要使用證照原件還是復(fù)印件及復(fù)印的份數(shù)。2）審批部門負責(zé)人根據(jù)申請原因?qū)徟C照的使用，若審批通過，則轉(zhuǎn)交申請郵件給CEO進行審批，抄送組織發(fā)展專員；若審批不通過，則說明理由退回給申請人。3）審批CEO審批證照借用郵件，若審批通過，則由組織發(fā)展專員準備辦理相關(guān)手續(xù)；若審批不通過，則流程結(jié)束。4）登記并辦理借用手續(xù)組織發(fā)展專員依據(jù)CEO的審批意見進行辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。一般情況下公司僅借用證照復(fù)印件，組織發(fā)展專員需要在復(fù)印件上標注此證照復(fù)印件僅限于某種用途，申請人不得用于申請事項外的其他事件的字樣。組織發(fā)展專員必須如實登記所有證照借用、借閱、復(fù)印等情況到《證照借用登記表》雙方確認簽字。

5）借用證照辦理好借用登記手續(xù)后，申請人可借用證照。6）歸還證照證照借用完畢后，需按時交還給組織發(fā)展專員。申請人與組織發(fā)展專員均需在《證照借用登記表》中歸還欄簽字。凡借閱、借用證照資料，原則上最晚在次日必須歸還，組織發(fā)展專員負責(zé)跟進提醒。7）證照歸檔申請人歸還證照后，組織發(fā)展專員需要及時將證照歸檔。輸出證照申請（郵件）證照借用登記表.xlst7.退出準則7.退出準則借用人歸還證照資料后保管人完成歸檔，整個事件結(jié)束。第五章責(zé)任凡因保管不善或借用、借閱手續(xù)不嚴格，導(dǎo)致證照及重要文件資料遺失的，由保管人承擔(dān)補辦費用及相關(guān)法律責(zé)任；凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料遺失、濫用的，由借用、借閱人承擔(dān)補辦費用及相關(guān)法律責(zé)任；如因保管人主觀原因造成的證照逾期年檢等行政罰款均由保管人自行承擔(dān)；第六章附則第五條本制度所有解釋權(quán)歸人力資源部；第六