項目信息門戶的概念及實施分析

項目信息門戶的概念及實施分析戴彬（同濟大學工程管理研究所，上海，200092）摘要：從門戶的基本思想出發(fā)，分析項目信息門戶的基本概念及功能框架，并通過與項目管理信息系統(tǒng)與企業(yè)信息門戶的比較分析詳細闡述項目信息門戶的目標、功能與特點。最后討論項目信息門戶實施的不同模式和主要工作，并提出組織件與教育件是項目信息門戶成功實施的關鍵所在。關鍵詞：項目信息門戶項目信息交流項目管理信息系統(tǒng)企業(yè)信息門戶AnalysisoftheConceptandImplementationofProjectInformationPortalDAIBIN（ResearchInstituteofProjectAdministrationandManagement,TongjiUniversity,Shanghai200092,China）Abstract:Fromthebasicthinkingofportal,thebasicconcept,functionalframeworkofprojectinformationportalanditsdifferencewithprojectmanagementinformationsystemandenterpriseinformationportalareanalyzedtodescribethetarget,functionandcharacteristics.Finallythedifferentpatternandmainworkofimplementationofprojectinformationportalarediscussed.Organizationwareandeducationwarearepointedascriticalsuccessfulfactorsofimplementationofprojectinformationportal.Keywords:projectinformationportal;projectcommunication;projectmanagementinformationsystem;enterpriseinformationportal根據統(tǒng)計，在工程建設中，項目建設成本的3%-5%是由可以避免的錯誤所引起的，其中30%是因為采用了不準確或過期的圖紙；而在項目竣工時，任何一個項目參與方能夠擁有的項目建設信息不足65%【1】。在另一項統(tǒng)計調查中，工程師們對所需的建筑信息按照重要性和掌握情況進行評分，結果發(fā)現(xiàn)在對工作非常重要的信息中，有三分之一掌握率不超過50%【2】。這些問題的主要原因是傳統(tǒng)工程項目中信息交流與協(xié)調工作常常處于無序狀態(tài)，項目參與方無法及時得到所需的工程信息。傳統(tǒng)工程項目參與方之間的信息交流與協(xié)同工作主要依賴于紙質文檔、電話、傳真、郵政快遞、項目協(xié)調會等方式。每個項目參與方將其所獲得的項目信息轉發(fā)給其他參與方。這種點對點轉發(fā)的項目信息交流方式加大了信息傳遞的路徑和層次，不僅增加了信息延遲，而且由于信息交流工作過于復雜，極容易造成信息的扭曲與缺失。為解決這一問題，彳艮多項目參與者也大量采用了一些信息技術，如通過電子郵件，架設文件服務器站點等。通過這些方法，信息交流的效率得到了提高，但是并沒有能夠改變信息點到點傳遞的基本情況。同時由于需要使用多種應用系統(tǒng)與不同的參與者進行交流，使問題變得更加復雜。對此，隨互聯(lián)網的發(fā)展出現(xiàn)的門戶技術提供了很好的解決方案。門戶的思想門戶（Portal）一詞源自于中世紀拉丁語portale（城門），一般指大門和入口，特別指高大壯觀的正門。也就是說，門戶不是某一個獨立建筑物的門，而是通向一個被圍隔開來的建筑群的入口。通過門戶可以訪問區(qū)域內的各個建筑。在互聯(lián)網時代，門戶這一術語被用于描述一種作為環(huán)球網（WorldWideWeb）入口的Web網站，從適用于企業(yè)內部員工的Intranet到針對客戶和合作伙伴的外部網站。一般而言，門戶是將上下文相關信息、應用程序和服務合并在一起的Web站點。門戶對提供給用戶的復雜多樣的信息和服務進行提煉，簡化為一個滿足用戶需求和利益的單一界面【3】。建立門戶的意義在于為用戶提供訪問所需信息的單一入口。只要打開瀏覽器，訪問門戶網站，完成一次用戶驗證，即可訪問到自己工作所需的各種信息資源。而無需花大力氣去打

開各種各樣的應用程序，使用不同的用戶名和密碼，完成一次又一次的登錄工作，才能獲取分散在各個應用系統(tǒng)中的信息。通過門戶，這一切工作都將在后臺完成，用戶所看到的是一個經過整合與集成的個性化用戶界面?？梢哉f，單點登錄(SingleSignOn)和個性化是所有門戶的基本思想，而系統(tǒng)集成、信息集成與Web技術則是其實現(xiàn)的基礎。項目信息門戶的概念與功能框架項目信息門戶的概念項目信息門戶(ProjectInformationPortal)的基本思想和其他門戶并無大的區(qū)別，目標是實現(xiàn)項目參與方通過單點登錄即可訪問所需的各種工程信息。由于工程建設存在著產品生產的單件性與多學科性，同時參與單位眾多、地域分散，傳統(tǒng)點到點的信息交流方式以及信息分散存儲方式造成項目信息的不均勻分布。工程所必需的資料滯留在某一方的資料柜或計算機里，而其他參與方手里拿著的是已經變更甚至作廢了的圖紙和資料。這種工程建設中常見的信息缺乏、各方獲得信息的時間不一致、內容有偏差的狀況，是造成工作沖突、工程變更周期長、工程延誤乃至返工等問題的根源所在。項目信息門戶正是針對這一問題所提出的。項目信息門戶是指在對工程項目全過程中項目參與各方產生的信息進行集中式管理的基礎上，為項目參與各方在Internet上提供獲取個性化項目信息的單一入口，并為項目的參與各方提供一個高效率信息交流和協(xié)同工作的環(huán)境。應用項目信息門戶能夠解決工程項目，特別是大中型工程項目建設中存在的大量信息交流(Communication)、協(xié)調(Coordination)問題，促進項目的協(xié)同工作(Collaboration)。項目信息門戶示意如圖1所示。項目管理方設計方施工方業(yè)主/開發(fā)商項目管理方設計方施工方業(yè)主/開發(fā)商政府部門供應商任何時間了」任何地點信息門戶協(xié)同工作工作流

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工作日歷信息共享目信息存取MBOO??數(shù)據庫項目文檔應用軟件實時事件監(jiān)控系統(tǒng)萬維網圖1項目信息門戶示意圖Fig.1Aschematicdescriptionofprojectinformationportal可以看到，項目信息門戶使項目參與各方可以通過單一入口訪問工程所需信息，達到降低信息交流與協(xié)同工作的復雜程度，從而大大提高信息交流的效率，降低獲得所需工程信息的成本。通過集成了大量的項目信息交流和協(xié)同工作的工具，并以項目為中心對項目實施過程中產生與使用的信息進行集中存儲和管理，項目的任一參與方通過Internet能夠在任何時間和任何地點(anytime,anyplace)獲取工程信息，擺脫了傳統(tǒng)信息交流與協(xié)同工作所面臨的時間和空間的限制，大大提高了信息的準確性、可獲取性和可重用性。此外，項目參與方在項目實施過程中通過信息門戶進行的所有通訊、會議紀要、工程變更、圖紙版本等等都將被記錄下來，保證了工程狀態(tài)的可追溯性，從而為項目參與方之間工作沖突、合同糾紛的解決以及索賠的分析和裁定提供充足的資料保證。

項目信息門戶的功能框架通過集成大量的應用工具，項目信息門戶為工程項目的各參與方提供遠程環(huán)境下的項目信息交流（ProjectCommunication）＞文檔管理（DocumentManagement）以及項目協(xié)同工作（ProjectCollaboration）功能。項目信息門戶的功能框架如圖2所示：信息門戶項目信息交流文檔管理-項目協(xié)同工作信息交流工具電子公告牌項目郵件在線討論即時通訊錄現(xiàn)場實時錄像網絡視頻會議協(xié)同工作支持：電子招投標協(xié)同編輯日程管理與協(xié)調信息交流工具電子公告牌項目郵件在線討論即時通訊錄現(xiàn)場實時錄像網絡視頻會議協(xié)同工作支持：電子招投標協(xié)同編輯日程管理與協(xié)調變更工作流管理虛擬現(xiàn)實群體決策支持圖2項目信息門戶功能框架Fig.2Functionalframeworkofprojectinformationportal項目信息門戶與項目管理信息系統(tǒng)及企業(yè)信息門戶項目信息門戶與項目管理信息系統(tǒng)項目管理信息系統(tǒng)（ProjectManagementInformationSystem）是指利用計算機硬件、軟件、網絡以及其他設備進行項目信息的收集、加工以及存儲，以支持項目決策、目標控制以及事務操作為目標的人機系統(tǒng)。其主要方法是利用各種數(shù)學模型對項目數(shù)據進行加工和處理，以輔助項目管理工作。項目管理信息系統(tǒng)根據使用者及控制目標的不同分為業(yè)主方項目管理信息系統(tǒng)（OPMIS）、設計方項目管理信息系統(tǒng)（DPMIS）、施工方項目管理信息系統(tǒng)（CPMIS）及供貨商項目管理信息系統(tǒng)（SPMIS）。而項目信息門戶的重點是項目信息的共享和傳遞，而不是對信息進行加工、處理。雖然項目信息門戶的發(fā)展趨勢是與項目信息處理系統(tǒng)（如一些項目管理軟件系統(tǒng)）進行一定的集成，但就其核心思想而言，項目信息門戶系統(tǒng)是一個信息管理系統(tǒng)，而不是一個管理信息系統(tǒng)。兩者的區(qū)別如表1所示。表1項目管理信息系統(tǒng)與項目信息門戶的區(qū)別Tab.1Differencebetweenprojectmanagementinformationsystemandprojectinformationportal比較內容項目管理信息系統(tǒng)項目信息門戶目的有效控制項目的投資/成本、進度、質量等目標有效進行信息交流和共享，為項目參與各方提供信息獲取的單一入口和高效協(xié)同工作的環(huán)境。功能投資/成本控制、進度控制、質量控制以及合同管理等項目信息交流、文檔管理、協(xié)同工作手段信息加工和處理信息共享與傳輸對象與項目目標控制有關的數(shù)據參建各方共享的各種結構化和非結構化的信息用戶項目參與的某一方項目參與各方項目參與各方的項目管理信息系統(tǒng)之間能夠以項目信息門戶為中介來交換信息，即可以通過項目信息門戶進行一定程度的集成。但與計算機集成建設(ComputerIntegratedConstruction)主要研究的基于產品模型和過程模型的集成不同，項目信息門戶提供的是基于文檔(Document-Based)的集成，各系統(tǒng)之間通過中性格式文檔交換數(shù)據。項目信息門戶與企業(yè)信息門戶企業(yè)信息門戶(EnterpriseInformationPortal)是一個應用框架，將企業(yè)的所有用戶和數(shù)據集成到一個基于Web的信息平臺之上，從而釋放封閉存儲在企業(yè)內部各個應用系統(tǒng)中的大量信息，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶。企業(yè)信息門戶的目的在于使企業(yè)的員工、客戶、供應商以及合作伙伴能夠從單一的渠道訪問其所需的個性化信息，并能實現(xiàn)協(xié)同商務的需求【4】。企業(yè)信息門戶實施的基礎是企業(yè)應用集成(EnterpriseApplicationIntegration)。從表現(xiàn)形式上看，企業(yè)信息門戶和項目信息門戶都實現(xiàn)了基于Web的信息單一入口和個性化訪問，為此都需要實現(xiàn)一定程度的集成。但主要區(qū)別在于：項目信息門戶是為某一個工程項目而建立的，具有臨時性和獨特性；企業(yè)信息門戶則具有穩(wěn)定性和長期性。項目信息門戶的目的是參與項目的業(yè)主、設計方、施工方以及供應商等之間的信息共享與協(xié)同工作；企業(yè)信息門戶的目的在于企業(yè)內部的知識管理與應用集成，并在此基礎上實現(xiàn)與客戶、供應商及合作伙伴之間的協(xié)同商務。項目信息門戶集成的是各種項目信息交流、文檔管理及協(xié)同工作應用系統(tǒng)；企業(yè)信息門戶集成的是企業(yè)的采購、制造、銷售以及辦公、財務等等業(yè)務流程和管理系統(tǒng)。項目信息門戶中的信息內容是項目參與各方所產生共享信息和項目環(huán)境信息的合集。企業(yè)信息門中的信息內容以企業(yè)內部信息為主。項目信息門戶中的信息內容如圖3所示。項目參與方產生的信息項目信息門戶的信息內容息信的生產方計設口項目參與方專用信息匿］項目參與方提供的共享信鼠項目環(huán)境信息

圖3項目信息門戶中的信息內容Fig.3Informationcontentofprojectinformationportal項目信息門戶的實施項目信息門戶的實施模式項目信息門戶的實施方式根據項目特點、規(guī)模、項目參與方的狀況以及信息化程度的不同而有所不同，一般來說可以選擇自行開發(fā)、購買商品化解決方案以及租用應用服務供應商提供的服務（ASP服務）的實施模式。前兩種模式可以統(tǒng)稱為句nHous”模式，實施方一般是工程項目的業(yè)主、項目管理單位或總承包商，實施后開放給項目的其他參與方使用；而后一種模式往往由項目的某一方作為發(fā)起方，各方同時租用某一個ASP服務來實現(xiàn)項目信息門戶的功能。“InHous”模式具有一次性投入的費用比較大，同時需要專業(yè)人員來進行系統(tǒng)維護的特點，主要針對大中型建設工程項目以及要求建設數(shù)據高度保密的項目。對需要同時管理多個項目的業(yè)主、項目管理方和總承包商來說“InHous”模式也是不錯的選擇。一般來說，應優(yōu)先考慮購買成熟的商品化解決方案，只有在無法購買到成熟產品或有特殊需求時才建議自行開發(fā)。由于工程項目具有一次性的特點，而軟件產品的成熟則需要一定時間，自行開發(fā)往往會出現(xiàn)當軟件可供使用，項目也基本結束的狀況。ASP模式是指一些第三方的服務公司在Interne上建立站點，向遠程訪問的用戶提供軟件的計算能力。項目的參與方不需要擁有自己的服務器和相應的軟件，只需要支付一定的租金，就可以通過客戶端軟件或瀏覽器來訪問相應的應用程序。ASP模式減少了用戶在硬件和軟件以及管理上的投資，縮短了應用的準備時間。而且應用方式比較靈活，用戶可以按需使用，對中小型項目和在費用比較敏感的情況下是比較好的選擇。ASP模式的缺陷在于當用戶距服務提供方距離較遠時，網絡延遲比較大，數(shù)據的保密性也不及前者。4.2.項目信息門戶的實施工作項目信息門戶的實施是一個系統(tǒng)工程，需要考慮系統(tǒng)實施的目的、對象、時間、地點、實施人以及實施方法等因素。同時，任何一個管理系統(tǒng)都是人機系統(tǒng)，因此其實施不僅僅是軟件工程的問題，還需要考慮經濟、組織、管理與協(xié)調等問題。一般把組織件、教育件、軟件、硬件稱為管理軟件應用的四輪驅動，其中組織件與教育件的重要性遠遠超過軟件與硬件，對系統(tǒng)的實施與應用將起到了決定性的作用。實施項目信息門戶的工作如表2所示。表2項目信息門戶的實施工作Tab.2Effortsinapplicationofprojectinformationportal前期準備實施規(guī)劃安裝配置試運行與二次開發(fā)全面實施評估改進組織件項目情況調查用戶需求分析項目結構分解項目信息分類組織信息收集組織過程分析開發(fā)與管理部門確定系統(tǒng)實施手冊信息管理制度確定試運行部門調整S,手冊組織運轉與進化系統(tǒng)實施監(jiān)控信息管理制度貫徹全面評估持續(xù)改進教育件項目管理知識培訓基礎IT知識培訓1系統(tǒng)總體培訓信息共享與交流知識培訓系統(tǒng)管理員培訓用戶操作培訓用戶操作培訓專題培訓使用問題的解答和輔導建mFAQ清單全面評估持續(xù)改進軟件系統(tǒng)功能的需求分析軟件產品的選擇與外部應用程序的接口設計應用數(shù)據的采集軟件的安裝和配置軟件的二次開發(fā)軟件的試運行軟件的運行和維護全面評估持續(xù)改進硬件硬件的購買計劃硬件設備的購買硬件的組裝和配置硬件的試運行硬件的運行和維護全面評估持續(xù)改進5,結語項目信息門戶的成功是需要多方參與和努力的。一方面需要軟件開放商和應用集成方能夠提供成熟的軟件產品和良好的服務。另一方面，工程建設的參與者能夠有意識地改變傳統(tǒng)的信息交流方式，大力促進信息技術在工程建設領域的應用，從而實現(xiàn)提高工作效率、降低工程成本，實現(xiàn)工程建設的增值。參考文獻【1】盧勇，基于互聯(lián)網的工程建設遠程協(xié)作的研究，上海，同濟大學經濟與管理學院，2004。LuYong,TheresearchofInte