大型會議策劃方案

大型會議策劃方案篇一：大型會議策劃方案

預算

會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用能夠細分為：

(1)、動身地至會務地的交通費用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用要緊是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金通常而言，場地的租賃差不多包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些專門規(guī)設施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用此部分費用要緊是租賃一些特別設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能阻礙會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差非常大。

(3)、會場布置費用假如不是特別要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。假如有特別要求，能夠與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。

(4)、其他支持費用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，假如會議主辦方分不尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，假如讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。

關(guān)于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。

3、住宿費用

住宿的費用應該專門好理解值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。關(guān)于會議而言，住宿費可能是要緊的開支之一。尋專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務項目有關(guān)譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關(guān)。會議主辦方應明確酒店應當關(guān)閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用能夠非常簡單，也能夠非常復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也能夠采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特別性及原材料的預備，因此估計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算而改為按預定人數(shù)收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐差不多屬于正餐，能夠采取人數(shù)預算自助餐形式，按桌預算圍桌式形式。假如主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，假如在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，假如能夠外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在差不多消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，假如主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算非常容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時刻確認：

6、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常能夠忽略。假如為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備本身的租賃費用，通常按天計算

●設備的運輸、安裝調(diào)試及操縱技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源要緊是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可托付代理

c、演員及節(jié)目

通常能夠選定節(jié)目后按場次計算預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點假如有固定的演出，那預算就非常簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)專場或包場除外。

d、其他點心、水果及調(diào)制色酒

5、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算非常難打算，通常能夠在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢？

展覽預算與會議預算有相同的地點，也有不同的地點

相同的地點：住宿費、餐飲費、商務考察費用(假如有考察打算的話)。

不同的地點：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞公布會或者酒會。

展覽場地租賃：假如展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。

假如是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預算就非常難預測了通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時刻(是否重要假日等)有關(guān)。

■邀請

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式專門重要。通常情況下，邀請包括信息公布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。

信息公布從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息公布包括主題、時刻、地點(暫定或者候選)、要緊議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，能夠讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

回執(zhí)關(guān)于主辦者來講，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設計專門重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息明確的人數(shù)、職務、性不、聯(lián)系方式、估計到達目的地時刻、迎送要求等等)、確認回執(zhí)有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配要緊是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知能夠在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)能夠有多種形式傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，假如會展課題同意，應該考慮到參與者的特別要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，假如回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到非常大關(guān)心。

確認通知假如會務費用確認或者有其他方式能夠確認，能夠發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應該還有會展的確切地點、時刻、議程、簽到程序及會展注意事項等。

■簽到與入住安排

假如是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但假如是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議假如想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及預備是必須的回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店能夠提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉講明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。假如可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該非常多于6人工作時刻應該依照會展參與人員抵達時刻合理分配。

假如事先將回執(zhí)的項目設計得非常周全，關(guān)于簽到及入住安排有非常大關(guān)心。

■餐飲安排

一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式自助餐或者圍桌餐。類不有中式、西式及清真系列。

統(tǒng)一安排餐飲的會議，關(guān)于成本的操縱專門重要，自助餐一般能夠發(fā)餐券操縱(很多酒店關(guān)于自助餐的開設有就餐人數(shù)的最低要求)，能夠事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特別要求者能夠和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復雜專門是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的咨詢題有：開餐時刻、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特別飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康咨詢題。假如就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

■交際/酒會

交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，因此氛圍十分重要。

交際/酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地點進行涼爽。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊(或者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。

重點：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務程序。

由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標準酒會模式，只能借鑒一些差不多舉辦過的酒會實例。

■新聞公布會

新聞公布會議形式包括記者招待會、新聞公布會、酒會等。一般來講，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它能夠單獨召開，也能夠附屬于其它形式，比如，有的在招待會后進行涼爽酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以答記者咨詢?yōu)橐o特色。另外，新聞公布會由公關(guān)負責人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞公布會。

新聞公布會要素：

●目的

●信息公布的目標受眾

●擬邀請對象

●公布會規(guī)模

新聞公布會涉及到的情況大同小異，一般來講，包括這幾大部分：

1、活動策劃與主題確定

2、節(jié)目策劃與議程安排

3、資料預備

4、與會人員邀請、溝通與確定

5、時刻、場地落實與場景布置

6、產(chǎn)品展示、演示與信息公布

7、現(xiàn)場氣氛操縱

一、清楚公布會所要達成的目標，公布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和差不多風格。

大體上，新聞公布會能夠分為如下幾個類不，而且風格也差不多沿用下述套路：

1、政治性嚴肅感

2、高科技產(chǎn)品類正規(guī)中帶有爽朗

3、農(nóng)業(yè)類不親切、環(huán)保

4、文化類不文化感、歷史感

5、一般工業(yè)品科技感、品質(zhì)感

6、娛樂類爽朗，前衛(wèi)

7、時尚產(chǎn)品經(jīng)典中帶有時代氣息

8、工藝品類經(jīng)典、古拙

9、其他類不相應的風格

二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。

一個公布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。

建立組織的原則：一是專業(yè)原則，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負責人、企業(yè)高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的預備差不多上公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設組；二是平衡原則，因事設組，每個組的工作量相對平衡；三是分工原則，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是扁平原則，一般在大型的活動中有多層次的金字塔結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要；五是制度原則，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構(gòu)，人員就應受規(guī)章制度的約束。

公布會通常牽涉到各個部門，一般來講，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層，甚至于最高領導人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時刻上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持非常重要。

籌辦新聞公布會，牽扯的精力和時刻比較多，條件許可的話，應該請專業(yè)公司代理。

三、確定時刻、流程與目標治理，并做好反饋、調(diào)整。

時刻的操縱，一般以時刻進度表（倒計時）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時刻上要合理,同時要留有余地，一般來講,前面的時刻、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時刻來調(diào)整、完善。

整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程治理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程治理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程治理使總協(xié)調(diào)人關(guān)于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于尋出工作的關(guān)鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃要緊包括如下內(nèi)容：

1、會議議程策劃安排大多數(shù)公布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管公布會是一個正式的會議，但能夠做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。

在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般操縱在一到兩個小時為宜。專門是發(fā)言的時刻，演講稿件字數(shù)應該操縱在把咨詢題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。

2、主題策劃公布會的主題，能夠有多種取法，常見的是在主題中直截了當出現(xiàn)XXX公布會字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。

另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有新聞字樣的公布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來講，實踐中，很多企業(yè)略去新聞字樣，采納其它稱法。

確定參會人員是一項非常重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將阻礙到整個公布會的規(guī)格與規(guī)模，進而阻礙公布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能阻礙規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容改為機場、貴賓室進行，或者時刻調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作操縱的關(guān)鍵點，宜重點來抓。

參會人員的選擇上，服務公布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參加。一般來講，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領域有建樹或名氣大的人。

新聞記者則是公布會的重頭，一般來講，先造一份擬邀請的名單，提早一周時刻發(fā)出邀請函，然后電話落實。時刻較突然的新聞事件能夠采納電話和傳確實方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來講，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時刻上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、新聞通稿及相關(guān)資料預備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞公布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：

1、會議議程

2、新聞通稿

3、演講發(fā)言稿

4、公司/組織宣傳冊

5、有關(guān)圖片

6、紀念品(或紀念品領用券)

7、企業(yè)新聞負責人名片(新聞公布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡)

新聞通稿包括如下：

1、消息稿。字數(shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，公布起來快，有的媒體在公布會結(jié)束不到一小時就差不多出版。

2、通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等咨詢題能夠進行詳細闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則能夠從不同角度提供多篇，也能夠以答記者咨詢的形式表現(xiàn)。

3、背景材料。

4、圖片資料。

以上資料一般以書面形式提供，也能夠另外附電腦光盤、軟盤的形式。

5、重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負責人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領導的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也能夠列入新聞記者的資料中，然而以對記者報道有益為標準。

6、公司或組織的宣傳冊。

7、參會重要人物、知名人士材料。

七、時刻選擇與場地落實、現(xiàn)場布置。

時刻選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，公布時機選擇不同，效果迥異。

企業(yè)公布會有時要避開重大的事件、會議，比如兩會期間版面較緊張，記者也大多有安排，時刻上不能保證。有時則要趨近于某些時機，比如相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。

另外，在時刻上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬纳?，如?jié)日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。假如是星期六、星期天或其他節(jié)假日，能夠考慮在下午進行。

場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：

一、是品位與風格。

場地能夠選擇戶外，也能夠選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。因為各方面的配套好一些。

酒店有不同的星級，從此次公布會來看，選擇五星級或四星級是能夠的。

另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，能夠選擇在避暑山莊等地召開。

酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與公布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。

二、是有用性與經(jīng)濟性。

會議廳容納人數(shù)？主席臺的大?。客队霸O備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關(guān)服務如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價鈔票是否合理？有沒有空間的白費？等等，這些都要考慮。

三、是方便性。

離要緊媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？

現(xiàn)場布置包括：

1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開都市，顏色、字體注意美觀大方，顏色能夠企業(yè)VI為基準。

2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的同意，有的不同意。

3、席位擺放。

擺放方式：公布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。只是，現(xiàn)在很多會議采納主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。

擺放原則：職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后。

注意席位的預留，一般在后面會預備一些無桌子的坐席。

4、相關(guān)設備在公布會前要反復調(diào)試，保證不出故障。

5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，預備好請賜名片盒。

八、現(xiàn)場操縱。

現(xiàn)場操縱是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預防變數(shù)的發(fā)生。比如平常做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前預備好備選方案；再次，注意積存現(xiàn)場的靈活應變的處理技巧。

關(guān)于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，關(guān)于前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。關(guān)于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。

在氣氛的操縱上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的重心上，氣氛輕松爽朗，與會者的心情也會舒服。另外一個重要因素是主持人，假如是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在公布會中，需要提早安排好一些情況，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

在產(chǎn)品的演示講解過程中，能夠用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

答記者咨詢上，一般來講，由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強的咨詢題，由他人輔助。

在國內(nèi)，大多數(shù)記者可不能提惡意刁難的咨詢題，有時連善意刁難的咨詢題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提咨詢能夠反映記者對會議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關(guān)懷的點，更有助于傳播。

公布會前一般會預備記者答咨詢備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答咨詢者要取得共識。

在公布會的過程中，關(guān)于記者的提咨詢應該認真作答，關(guān)于無關(guān)或過長的提咨詢則能夠委婉禮貌地制止，關(guān)于涉及到企業(yè)隱秘的咨詢題，有的能夠直截了當、禮貌地告訴它是企業(yè)機密，一般來講，記者也能夠理解，有的則能夠委婉作答。不宜采取無可奉告的方式。關(guān)于復雜而需要大量的解釋的咨詢題，能夠先簡單答出要點，邀請其在會后探討。

整個會議應有正式的結(jié)尾。假如公布會安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結(jié)束時，由主持人通知時刻與地點。

公布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。

■研討會議

研討型會議通常專業(yè)性較強，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標準討論，一般可不能超過100人。這類研討會的關(guān)鍵點是會場及地點選擇。

會場除一般性的主會場外，通常需要一些小型會因此便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應當體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風應該每個座位都有除非人數(shù)小于15人。

關(guān)于地點，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。

■培訓會議

培訓會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，因此培訓會議對場地的要求相對較高除了一般的封閉式會場外，應該還有各類拓展訓練設施或者場地，可能的話還應該有高品質(zhì)的休閑放松場地。培訓會議的關(guān)鍵點：場地、培訓設施及培訓師。

■社團會議

社團會議通常為純會議，往往需要公布一些宣言或者決議之類的書面信息。因此社團會議經(jīng)常配合新聞公布會進行涼爽。涼快此類會議，表決設施、現(xiàn)場會員排序及會場操縱是關(guān)鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

■公益性/技術(shù)性論壇

此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，因此會議場所的選擇專門重要，差不多要求是能夠分割或者主會場附帶小會場，對會議設施要求也比較高同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，假如會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。

■訂貨交流會議

此類會議實際上兼有展覽性質(zhì)，因此會場的要求相對專門。理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務會所或者類似場地則再完美只是。假如是小型訂貨交流會，能夠設立在大型商務型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是：場地選擇、會場操縱、展覽布置。

■秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确铡＿@些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類不籠統(tǒng)計算，不在細分能夠按不可估計費用或者按其他類不計算。假如通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的預備非常有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關(guān)人員核定。

■茶歇

茶歇關(guān)于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，專門是公司或者組織高層會議，會間茶歇是非常重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限因此中國點心。

通常茶歇的預備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時刻要求等等，一般不同時段能夠更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

■翻譯

可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，因此會議翻譯的安排就如同其他道具那樣非常簡單，只要采購就能夠了。事實上，翻譯是工具不假，但翻譯是個特別的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候依舊會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。因此翻譯，專門是臨時聘請的翻譯值得認真對待。

很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身差不多掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是非常生僻的單詞或者組合詞，因此提早溝通十分必要。再者，應當告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的能夠把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當然為了商業(yè)隱秘不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的通常以書面形式約定在多長時刻內(nèi)接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

■車輛調(diào)度

重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，假如在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成咨詢題，假如在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上托付當?shù)貙I(yè)機構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源咨詢題。關(guān)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時刻安排、預定的合理車輛數(shù)量、行走時刻及線路等等。因此，主辦方應該提早告訴代理方相對準確的與會者抵達時刻、人數(shù)、如今刻段內(nèi)抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方假如出現(xiàn)與預告情形不符時希望采取的彌補措施及情愿為此承擔的代價。

■健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但關(guān)于特別會議如有高齡知名學者、軀體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應該納入會議企劃內(nèi)。要緊內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色?？品植?、急救車輛呼叫及費用支付方法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設備的改造等等。

■保險知識

組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺內(nèi)發(fā)生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等咨詢題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展臺人員、參觀者等。

展覽涉及的險種比一般人想象的多，包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、雇工責任險、運輸險、戰(zhàn)爭險、火險、盜竊險、破損險、人身損害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險、醫(yī)療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會要緊發(fā)言人未出場險。然而，展出者沒有必要投保所有險種，依照規(guī)定和需要選擇險種投保。差不多險包括展品、運輸、人身、第三者有關(guān)險種。展覽會組織者、運輸公司、施工治理部門等會規(guī)定了一些強制性的保險要求，這些規(guī)定應予以執(zhí)行。此外，展出者能夠依照自己的實際需要辦理其他險種。關(guān)于展出者，要緊投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。

運輸險，為安排展品在動輸和展覽過程中的保險。在展品發(fā)運并取得提單后，按清冊價辦理保險手續(xù)。一般辦理一切險，并取得保險單。保險期從物資在國內(nèi)倉庫發(fā)運至運回國內(nèi)倉庫止。分保業(yè)務可交由承保行辦理。其他險種依照強制性的保險要求以及實際需要視具體情況決定，比如戰(zhàn)爭險。在運輸途中物資發(fā)生破損丟失，應設法向事故責任方取得理賠單證。若無法取得理賠單證，則要求責任方寫證明書。受損方填寫受損報告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。

第三者責任險，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外損害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應在展覽施工和展出期間投保第三者責任險。

展出人員險，包括醫(yī)保險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險等。比如，飛機目前還未能達到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機的人身險。這是在飛機票價內(nèi)的保險之外加辦的保險，萬一出現(xiàn)事故，事故受損方將獲航空公司和保險公司兩筆賠償。

保險應當是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè)務，大部分展覽保險是展出者概括成運輸、施工等規(guī)定條款聽取保險公司建議后安排的。展出者一般能夠使用有長期關(guān)系的保險公司。假如展覽會所在地有規(guī)定必須使用指定保險公司，在了解清楚后按規(guī)定辦。展覽會組織者通常會推舉可靠的保險公司。有些專業(yè)的展覽保險公司能夠提供一攬子展覽保險。

假如展出者辦有長年保險，能夠不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內(nèi)既可，保險公司可能可不能增加保險金。假如是集體展出組織者投保，假如有長業(yè)務關(guān)系，保險公司也能夠提供優(yōu)惠標準。

集體展出組織者一般可不能承擔保險費用，然而往往會統(tǒng)一辦理保險。集體辦理保險能夠省去參展者精力，費用均攤標準也會低一些。

保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。

■禮儀與迎送

關(guān)于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具預備、禮儀執(zhí)行等。

值得注意的是禮儀的文化素養(yǎng)及外語差不多技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

■展覽禮儀企劃

展覽會以其獨具的專業(yè)性、針對性的特點逐漸成為國際、國內(nèi)企業(yè)直截了當面對客戶，展示自己的極好工具。與次同時一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會，之后在70年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化進展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國也逐步進展起來。

禮儀企劃既是通過專業(yè)策劃公司的精心策劃，為參加展覽會的公司提供最完美的參展活動設計方案。它包括硬件的展位、展臺布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓及包裝等，使公司的優(yōu)勢最大限度地表現(xiàn)出來。公司參加展覽會的要緊目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。然而要達到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過來。參展企業(yè)通常把那個任務交給展覽禮儀企劃公司來做。

如何進行展覽禮儀策劃，使企業(yè)在萬商云集中能一枝獨秀呢？

1、要了解展覽會的類型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點、展臺風格、展位的周邊環(huán)境及競爭對手的情況；

2、通過所掌握的資料進行整個禮儀活動的創(chuàng)意策劃。例如要達到影視效果、解講效果、配音效果等等；

3、依照展示風格，選擇禮儀小姐是爽朗活潑型、小巧玲瓏型依舊現(xiàn)代表演型模特；

4、依照選擇的模特進行服裝的設計制作，展覽服裝要求新奇悅目，可按創(chuàng)意分為穩(wěn)重型和明快型?？傊艹浞直憩F(xiàn)一個企業(yè)的特色；

5、依照創(chuàng)意將模特進行分工，例如：解講員、演員、展示員、接待員進行人員培訓；

6、展覽期間禮儀企劃公司的治理及禮儀小姐的發(fā)揮也對展覽的成功有著非常大阻礙。1996年中國國際汽車展中，世界名車云集，盛況空前，取得極大成功。在成功的背后，展覽會中的禮儀企劃功不可滅。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展臺設計、技術(shù)專業(yè)人員上花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓，服裝的選擇等方面下了功夫。當我們走進展覽會，本田小姐嗓音清亮的解講，讓人贊美不已；福特小姐的現(xiàn)場表演讓人流連忘返，精美的展臺、高雅的小姐，更顯示出汽車的名牌。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風格、特點巧妙融合，相得益彰，體現(xiàn)出展覽禮儀企劃的精細和不具一格。伴隨汽車展的轟動效應，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。

提到模特，一般人會想到時裝表演，而對展覽模特的了解卻較為淺淡。人們通常認為，展覽模專門就是請幾位漂亮的小姐，站在那兒發(fā)資料嗎？那個地點僅講對了一點，漂亮小姐發(fā)資料是為了推廣企業(yè)形象，但這些還遠遠不夠，單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特，展覽禮儀模特還要具備良好的公關(guān)素養(yǎng)。如：應變能力，動聽的聲音，流利的解講能力，服裝模特的表現(xiàn)能力，豐富的禮儀常識等。有的企業(yè)認為本公司中的專業(yè)技術(shù)人員，完全能夠應付，就可不需要禮儀企劃不錯，技術(shù)人員能夠應付技術(shù)咨詢題，但是技術(shù)人員非常難在短時刻內(nèi)吸引客戶視線，除非技術(shù)人員有著模特般的氣質(zhì)與形象。

關(guān)于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運用，能夠舉個例子：在中國國際展覽中心的一次國際制冷展上，美國TRAE公司靠著出色的展覽設計及禮儀模特企劃，獲得了極大成功人們紛紛被TRAE獨特的展示設計所吸引。在亮麗的背景幕布上，懸掛著一張巨幅風景畫，象征著TRAE公司為改善人們的生存環(huán)境而奮斗的目標。在展臺上，兩位美麗動人的小姐帶著微笑和來賓合影，一位專業(yè)攝影師用一次成像的相機把這一幕變成永恒。短短幾天，大約4,000人得到了自己與TRAE小姐的合影的照片。TRAE公司成功的展覽禮儀企劃，一時被傳為佳話。

■展臺人員訓練

為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員依舊固定工作人員包括公司高級人員都應當同意培訓。培訓的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。

假如條件許可就安排比較正規(guī)的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術(shù)指導。培訓工作能夠在選定展臺人員后即著手進行。比較正規(guī)的培訓形式包括籌備會或培訓班，時刻能夠是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視，培訓效果也就越好。若有要緊負責人參加展覽，也應參加訓練，這對提高訓練效果有利。

培訓內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓，有專門的展臺工作培訓教材、錄像帶等，能夠購買參考使用。培訓教材應該標明隱秘程度，培訓內(nèi)容和步驟能夠分為三部分：

1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。

●首先相互自我介紹，培訓者和同意培訓者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗。

●展出介紹，包括展覽會和展臺情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時刻、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。

●展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，并對展臺人員提出相應的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點習慣和銷售價格等。

2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作，并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人明白、理解展出目的；布置展臺工作，包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等，進行分工，提出要求；治理安排，包括工作時刻、輪班安排、每日展臺會議、記錄治理等；行政安排，包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出要緊是為了成交，展臺工作預備就是圍繞此開展，包括市場調(diào)研、預備貨源、預備產(chǎn)品資料、預備貿(mào)易條款等。

3、技術(shù)訓練。要緊訓練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同，即使是有經(jīng)驗的推銷人員也應同意展臺技巧培訓。能夠使用模擬方式并應預備完善、系統(tǒng)的培訓資料。另外，假如可能，要培養(yǎng)展臺人員認真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。

■秩序維護

關(guān)于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(專門是企業(yè)或者)的會議秩序差不多不用操縱，但大型會議及展覽，秩序的操縱就顯得非常重要。

大型會議能夠采納代表證或者入場券方式操縱，假如需要保密，代表證能夠特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會場入口設立保安；

展覽的操縱比較復雜，因為展覽主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個目標。展覽主辦方需要操縱的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獵取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，因此通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級不分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無關(guān)的展商干擾。操縱的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國外開始引入電子名片治理。

■資料快速收集利器電子名片

傳統(tǒng)的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結(jié)束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，能夠使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作能夠講是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡方法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商能夠自由選擇租用與否。參展商租用設備后，只需把設備連接到自己的電腦上就能夠開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在瞬間間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還能夠把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地治理買家資料。

盡管這些設備比較昂貴，但能夠由展會組委會統(tǒng)一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。假如每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至能夠像地下鐵路入口那樣治理而且能夠準確的記錄入場人數(shù)。

■會展考察/旅游

實際上，會展考察或者旅游大差不多上為嘉賓專門安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獵取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而涼快的市場調(diào)研性質(zhì)的動作)。

1、真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者差不多作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導服務及后勤保障部門。

2、會展旅游：一般而言，會展旅游差不多安排短線旅行，旅程非常少離開會展舉辦地500公里以上，時刻可不能超過48小時(大多數(shù)為24小時以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時刻能夠長達一周甚至能夠跨國旅行。如今中介公司的作用就相當于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。

■展覽設計

假如講展覽是一臺戲，展覽設計就是戲劇的主題思想。有的時候展商能夠自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通后共同制定。

現(xiàn)在國內(nèi)的展覽設計基本上還處于抄襲國外展覽設計的時期，可使用的材料及展商情愿承受的成本也與國際相差甚遠，因此在設計上一般都要考慮成本，其次再考慮創(chuàng)意。

設計的差不多框架應依照展商的行業(yè)屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。

展覽設計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經(jīng)驗總結(jié)：

1、造型要考慮展位利用率的最大化；

2、造型要考慮人流心理及流向；

3、造型應當符合參觀對象的審美導向；

4、造型要考慮施工難度及成本因素；

5、造型還要考慮安全性。

在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。有些展覽類不需要沉穩(wěn)，而有點展覽需要爽朗，有的需要展現(xiàn)科技，有的需要顯示環(huán)保，還有的需要表現(xiàn)藝術(shù)或者人文或者社會公益，總之，表現(xiàn)的主題對材質(zhì)的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構(gòu)比展商有專業(yè)優(yōu)勢?，F(xiàn)代科技進展非常快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除能夠敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更能夠為展商提供成本節(jié)約方法。

■產(chǎn)品展位裝潢及展具使用

盡管中國產(chǎn)品一向以價廉物美著稱，但不可否認在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產(chǎn)品的設計和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時展位的裝飾這也會對產(chǎn)品形象產(chǎn)生阻礙。

在一些聞名展會里，國內(nèi)企業(yè)的攤位很多仍停留在三板一桌加兩凳的水平，呆板且毫無新意。據(jù)統(tǒng)計，在大型展覽里，過半數(shù)的參觀買家在展場停留的時刻不足8小時。而很多國外企業(yè)卻能有效地吸引這些買家，在短短的時刻內(nèi)令買家對自己的產(chǎn)品留下深刻印象。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過硬，設計新穎外，不出心裁的攤位設計和裝潢功不可沒。

現(xiàn)在流行的展示用具要緊有3大類：一次性使用展具、循環(huán)便攜式展具及循環(huán)租用式展具。

一次性使用展具一般是由較有實力和較具創(chuàng)意的展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木制品，優(yōu)點是可因地制宜，通過千變?nèi)f化甚至超越想象，為所欲為的造型來充分體現(xiàn)企業(yè)和產(chǎn)品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價格較高，通常不可多次使用。

循環(huán)租用式展具通常由于材料昂貴，使用者并不必擁有器材的物權(quán)，可向?qū)I(yè)展覽工程公司租用。優(yōu)點是結(jié)構(gòu)牢固，器材耐用，通過鋼制支架拼制造型，在三維視覺上豐富多變而且可隨時更改，即使在同一次展會里亦可每日變樣，不足之處是價格較高，不易攜帶。

最普遍使用的要數(shù)循環(huán)便攜式展具。這種展具一般采納可折疊的支架輔以噴涂精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘于傳統(tǒng)的三面圍板式結(jié)構(gòu)，能較突出地體現(xiàn)公司形象和傳遞產(chǎn)品信息。這種展具優(yōu)點是價格相宜，便于攜帶，標準的展具拆卸折疊后一人就能夠進行搬運，十分適合長途運輸。外觀上，它還能夠在結(jié)構(gòu)同意范圍內(nèi)改變開頭也能夠通過更新宣傳圖片以配合新產(chǎn)品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化?？偟膩碇v，對國內(nèi)一般廠家參展來講，較適合使用第3種便攜式展示用具，只需不多的投入就可打破傳統(tǒng)的形象宣傳方式，而且可循使用。

■展臺搭建有什么要注意的？

成千上萬的觀眾涌進展覽會，看到的是各家廠商各具風格的展臺，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象，就在展覽會開始之前，那個地點依舊一片有打算、有組織的的混亂，運輸車輛橫七豎八，卡車司機忙著對號入座，參展商等候著自己物資的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展臺，這一任務非行家里手不能勝任。

多種多樣的展覽會有各種不同的展品，天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地，那么對展覽會貨運也就有相應不同的要求。參展商應依照物資的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的依舊租用運輸裝卸器械，或者干脆托付搬運公司。他們能夠在展覽專業(yè)代理商那兒得到很多有用的建議，因為后者負責搭建過程和協(xié)調(diào)工作，比如在許多供貨商同時來到的時候安排先后順序，他們還出租人力和器械。

對展覽會展臺搭建來講一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直截了當裝卸，就是講按照搭建日期把卡車直截了當開到展廳里，由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，能夠節(jié)約一些相應的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。采納這種方式應注意，時刻預算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通堵塞或事故等等。假如數(shù)量較小或是提早送貨，則最好集中運輸。在開始搭建之前，物資應運抵展覽代理商處，由他們臨時儲存物資，并按照規(guī)定的時刻運到展臺位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運入現(xiàn)場，一般在展館內(nèi)能夠安排一輛汽車起重機，以便吊卸這些展品，然而假如展臺搭建過半，如此的機器就難有用武之地了。

■小展位參展如何引人注目

由于參展企業(yè)自身規(guī)模、資金能力等限制，有時參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引來觀眾的目光呢？

●使用燈光，盡可能使小展位耀眼起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用便攜式照明系統(tǒng)。依照產(chǎn)業(yè)調(diào)查，照明可將展覽品認識度提高30％50％。

●強調(diào)設計，突出視覺效應。大企業(yè)通常是采納傳統(tǒng)方式展覽，同時依靠大規(guī)模場地，因此小企業(yè)應該以新穎的設計來凸顯自己的小展位。

●依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產(chǎn)品，幸免過度擁擠或稀松。

●善于利用組合式展覽用具，幸免用低廉的展覽道具，應該給人小而精的感受，把展位裝潢得有品位。

●使用少量且較大的圖片，制造出強烈的視覺效果圖片一定要精美，構(gòu)圖應該是舒適而不失搶眼，創(chuàng)意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應在自壁板120cm以上的地點開始放置。

●在保證企業(yè)VI得到忠實的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。如此從較遠距離即可凸顯出來，幸免易融入背景的中性顏色。

●成立完整服務式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有咨詢必答。假如僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動詢咨詢，不但無法實現(xiàn)商家與觀眾的互動，也非參展的目的。

篇二：大型會議策劃方案

日前，我參與了一項中國人口健康援助工程系列活動的項目策劃。作為該項目的要緊策劃人和執(zhí)行督導，我深深感到，要成功舉辦大型的會議活動，必須讓全體工作人員和與會代表明確該項活動的目的和意義。因此，我對本次會議的活動主題、活動宗旨、活動目的及活動目標都進行了反復提煉，現(xiàn)分享如下：

活動主題：

主標題：中國人口健康援助工程系列活動

副標題：《擁抱健康時代》專題講座暨援助工程啟動儀式

橫幅：了百姓心愿圓人類夢想

關(guān)