基金管理有限公司公文管理辦法模版

X基金管理有限公司公文管理辦法第一章總則第一條為提高公司公文質(zhì)量和運行效率，使公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，參照《國家行政機關(guān)公文管理辦法》，并結(jié)合X基金管理有限公司（以下簡稱“公司”）實際情況，制定《公司公文管理辦法》（以下簡稱“本辦法”）。第二條公文是公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有高度權(quán)威性和規(guī)范體式的文書；是公司發(fā)布各項重大決策、規(guī)章制度，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第三條公文管理是指公文的擬寫、運轉(zhuǎn)、審批、整理（立卷）、歸檔、銷毀等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文管理應堅持實事求是，精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。第五條公文管理必須嚴格遵守公司保密制度。第六條公司各部門負責人應高度重視公文管理工作，遵守本辦法，加強對本部門公文管理工作的領(lǐng)導和檢查。第七條綜合管理部是公司公文管理的主管部門，總體負責和協(xié)調(diào)公文管理工作，對公文管理工作進行指導和培訓；接收公司外單位發(fā)送給公司的所有公文，對公司內(nèi)、外部公文提出分辦、擬辦、催辦及公文的結(jié)辦確認等意見；負責以公司名義發(fā)文的核稿、報批、繕印、蓋章、發(fā)布和歸檔等工作。第八條各部門負責人為本部門公文管理工作的負責人，各部門應指定專(兼)職公文管理人員，并向綜合管理部備案。第九條本辦法適用于公司各部門、分支機構(gòu)（區(qū)域辦事機構(gòu)）。第二章公文種類第十條常用公文種類主要包括：（一）決策性公文1.決定適用于安排重要事項或活動，獎懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷有關(guān)部門不適當決定的事項。2.決議適用于經(jīng)過會議討論通過并要求有關(guān)部門或個人貫徹執(zhí)行的事項。3.批復適用于答復下級單位請示事項。（二）知照性公文1.通知適用于傳達需要辦理、執(zhí)行或周知的事項，用于發(fā)布規(guī)章制度、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免人員等事項。2.通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。3.函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向外部單位或有關(guān)主管部門請求批準事項。（三）報請性公文1.報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級單位的要求、詢問等。2.請示適用于下級機關(guān)向上級機關(guān)請求決斷、指示、批示所使用的呈批性公文。3.簡報適用于通報工作、交流信息、指導工作、宣傳教育等事項。（四）其他公文1.議案適用于提請審議事項、提請審議重大方案、提議審議人員任免的事項。2.意見適用于提出執(zhí)行意見，要求批轉(zhuǎn)執(zhí)行或提供參考意見的事項。3.會議紀要適用于記載、傳達會議精神和有關(guān)情況。第十一條其他計劃性、記錄性、講話類、合同類及日常各類公文，應參照本辦法規(guī)定并結(jié)合日常規(guī)范行文。第三章公文格式第十二條公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、擬稿人、核稿人、會簽人、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報單位、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及公司秘密的公文，應當標明密級（商密三級、商密二級、商密一級），其中“商密二級”、“商密一級”公文應當標明份數(shù)序號。（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度，分別標明“特急”、“加急”、“急件”。（三）發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合發(fā)文時，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號應當包括公司代字、年份、序號。聯(lián)合行文時，只標明主辦單位發(fā)文字號。公司各部門發(fā)文字號應有明確規(guī)定，不可隨意編制(見附件1)。（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。（六）主送單位是指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一般應當主送一個單位，如果需要同時報送另一個單位，可以采取抄報或者抄送的形式。（七）公文中如有附件，應當注明附件順序和名稱。（八）除會議紀要外，公文應當加蓋相關(guān)印章。（九）成文日期以負責人簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)日期為準；經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過日期為準。（十）公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。報送政府有關(guān)主管單位的公文，應當在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話。（十一）主題詞是用于揭示公文內(nèi)容、便于檢索查詢的規(guī)范詞。主題詞標引一般不超過5個，標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映內(nèi)容的詞，再標反映形式的詞。（十二）抄報單位指除主送單位外需要知曉公文的其他上級單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他有關(guān)單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）公文中各組成部分的標識規(guī)則和格式參照《X基金管理有限公司公文格式1-3》(見附件2)標準執(zhí)行。第十三條除特殊需要外，公文用紙一般采用標準A4型紙張(210ｍｍ×297ｍｍ)，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四章行文規(guī)則第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。若遇以下特殊情況需越級行文的，可以越級行文：（一）情況緊急、特殊，逐級上報將延誤時機造成重大損失的問題。（二）上級單位指定可以越級上報的問題。（三）多次請求上級單位，未有明確答復，而且需上級單位解決的問題。（四）直接上下級單位之間有分歧、爭議，無法解決問題，需越級上報審批的問題。（五）對上級單位的檢舉。上述越級行文，除對上級單位的檢舉之外，應同時抄報越過的上級單位，以便上級單位了解情況，協(xié)助辦理。第十五條公司各部門之間依據(jù)職權(quán)可以相互行文。但不得以部門名義下發(fā)各種決定、批復等指令性文件。對外原則上以公司名義行文。第十六條平行部門可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應當明確主辦部門。第十七條聯(lián)合行文一般由主辦部門首先簽署意見，協(xié)辦部門依次會簽，特殊情況可通過傳真等形式會簽。聯(lián)合行文的各部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。如擅自行文，公司領(lǐng)導或者綜合管理部有權(quán)責令糾正或者撤銷。第十八條請示類公文應一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時報送其他單位，應以抄報形式。第十九條報告類公文中不得夾帶請示事項，否則，造成工作延誤的，由行文方負責。第五章發(fā)文辦理第二十條發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記和分發(fā)等程序。第二十一條公司發(fā)文一般由主辦部門負責牽頭擬稿；綜合性公文一般由綜合管理部擬稿；重要公文由公司領(lǐng)導親自指導或主持擬稿。草擬公文應做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，符合公司的規(guī)章制度。（二）情況確實，觀點明確，表述正確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，用詞規(guī)范，標點正確，篇幅簡短。（三）公文的種類應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)以及與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文正確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義，日期應當寫明具體年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字，其他數(shù)字應當使用阿拉伯數(shù)字。（十）文稿送簽時，若有需要向分管領(lǐng)導說明的事項，擬稿部門應附簡要說明，隨文稿一并送審。第二十二條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門主要負責人應出面協(xié)調(diào)，仍不能達成一致意見時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報送公司有關(guān)領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。第二十三條公司內(nèi)部草擬的公文報送綜合管理部進入會簽、審批流程前，行文部門需填寫《X基金管理有限公司公文處理單》（附件3），由行文部門負責人簽字后，報綜合管理部收文、登記，由綜合管理部提出擬辦意見，公文進入會簽、審批、分辦等流程。公文報送公司領(lǐng)導簽批前，應對公文進行審核。公文審核一般先分別由擬制公文的部門負責人及其分管領(lǐng)導審核，再由綜合管理部和監(jiān)察稽核部進行審核。擬制公文的部門負責人及其分管領(lǐng)導審核內(nèi)容包括：文稿數(shù)據(jù)、事實的準確性及所采取措施的可行性、是否清晰說明問題，避免出現(xiàn)言不及義、文種錯用或應協(xié)商而未協(xié)商的情形。綜合管理部負責人的審核內(nèi)容包括：是否確需行文，行文的觀點、內(nèi)容、文字是否合適，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，秘密等級、緊急程度和發(fā)布范圍是否合理，附件及相關(guān)資料是否完備。對不符合行文規(guī)則上報公文，綜合管理部應退回呈報單位，并告知要求改正的部分。對外報送公文，在各部門會簽意見后，由監(jiān)察稽核部對報送文件進行合規(guī)性審核。審核無誤后，呈交公司領(lǐng)導審批。第二十四條公文處理時限：“特急”文件務必保證在文件要求時限內(nèi)完成；“加急”文件應在收到文件3小時內(nèi)處理完畢；“急件”文件應在收到文件的當天處理完畢；一般性公文應于一周內(nèi)處理完畢。第二十五條需要公司正式發(fā)文的公文，由行文部門依據(jù)批復的公文處理單，發(fā)起《X基金管理有限公司發(fā)文稿紙》（附件4），按照審核流程簽署意見后，送綜合管理部進行登記、報批。第二十六條公文簽發(fā)依簽發(fā)人職權(quán)范圍而定，不得越權(quán)簽發(fā)。以董事會名義印制的公文，由公司董事長簽發(fā)；以監(jiān)事會名義印制的公文，由公司監(jiān)事長簽發(fā)；以公司名義印制的公文，由公司總裁、董事長簽發(fā)；一般業(yè)務性的公文，由分管領(lǐng)導簽發(fā)。簽發(fā)人主要負責審查發(fā)文是否有此必要、是否符合國家的法規(guī)政策、是否符合行文意圖。第二十七條公文正式印制前，綜合管理部應當對文件進行復核，主要包括審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。公文復核無誤，由綜合管理部按規(guī)定統(tǒng)一編號、印制、裝訂、蓋章。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。公司發(fā)文應堅持精簡高效節(jié)約的原則，凡是可以用電子文書解決問題的，不發(fā)紙質(zhì)公文。第二十八條綜合管理部派專人負責公文的分發(fā)、遞送工作，并按照《X基金管理有限公司發(fā)文登記表》（附件5）進行詳細登記，公司各部門領(lǐng)取紙質(zhì)文件的，領(lǐng)取人應簽字登記。機密以上密級的文件應注意遞送過程的保密性。以公司名義對外報送的公文應使用印有公司標識的專用紙張、信封，由綜合管理部或公司委派主辦部門專人呈送。第六章收文辦理第二十九條收文辦理是指收到公文后的辦理的過程，包括簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十條公司文件收取工作統(tǒng)一由綜合管理部負責。收文后，綜合管理部應按《X基金管理有限公司收文登記表》（附6-7）進行詳細登記。第三十一條收到外部單位發(fā)來的公文，須附《X基金管理有限公司公文閱辦單》（附件8），由綜合管理部提出擬辦意見后，報送主要領(lǐng)導批示后辦理。對于公司內(nèi)部文件，綜合管理部應對文件是否符合行文規(guī)則，文種使用、公文格式是否規(guī)范等進行審核，對不符合規(guī)定的文件，可以退回公文呈報部門并說明理由。第三十二條綜合管理部應根據(jù)公文的類別、內(nèi)容等提出分辦或擬辦意見，分送相關(guān)部門、領(lǐng)導承辦或傳閱、批示；需要多個部門辦理的應當明確主辦部門，緊急公文應當提出辦理時限；需送多位領(lǐng)導批示的公文，一般應按領(lǐng)導排序由后向前遞送；綜合管理部應隨時掌握公文去向并予以記錄，一般不應將公文在領(lǐng)導之間自行傳遞。第三十三條行文過程中，綜合管理部應協(xié)調(diào)、督促相關(guān)部門會簽意見或提出異議的解決；部門意見不能落實或領(lǐng)導意見不一致且不能達成共識時應繼續(xù)向前行文，不得延誤。第三十四條各承辦單位收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉；緊急公文應當按時限要求辦理；對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦部門并書面說明理由。公文辦理中遇到涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦單位應當主動與有關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)，如有分歧，應及時向有關(guān)領(lǐng)導匯報。第三十五條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十六條送公司領(lǐng)導批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，綜合管理部要按公文辦理時限及時催辦；對公文的辦理情況要及時進行檢查，對執(zhí)行結(jié)果進行結(jié)辦登記。第三十七條綜合管理部送閱（辦）的文件，各部門閱（辦）后要直接送還綜合管理部，以便隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。第七章公文歸檔第三十八條公文辦理完畢后，應當根據(jù)公司檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定及時整理（立卷）、歸檔。任何個人不得保存應當歸檔的公文。第三十九條以公司名義發(fā)出的公文、以部門名義發(fā)出并用印的公文，綜合管理部至少應留一份原件存檔；其他單獨保管印章的部門應在每年2月底前將上年已用印或經(jīng)領(lǐng)導簽批的公文原件交至綜合管理部存檔。第四十條歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，以便于保管和使用。第四十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門根據(jù)文件內(nèi)容可選擇保存復印件或其他形式的公文副本。第四十二條本部門負責人兼任其他部門職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職部門整理（立卷）、歸檔。第四十三條歸檔范圍的公文應當確定保管期限，按照綜合管理部要求定期向公司檔案室移交。第四十四條擬制、修改和簽批的公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。書寫應使用黑色或藍黑色毛筆、鋼筆或簽字筆，簽字應本人手簽，不得打印或使用名章。第八章公文管理第四十五條綜合管理部應根據(jù)公司實際情況及時修訂公文管理制度及有關(guān)實施細則。第四十六條各部門之間的公文往來由各部門專（兼）職公文管理人員負責。第四十七條各部門的公文，除商密一級和注明不準翻印外，經(jīng)上級單位的領(lǐng)導批準，可以翻印。翻印時，應當注明需求單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十八條公開發(fā)布上級單位公文，必須經(jīng)上級單位批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。第四十九條公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋單位印章。第五十條政策、規(guī)定及制度性公文修訂時應同時注明原公文撤銷或廢止，為自發(fā)布之日起不產(chǎn)生效力。第五十一條公文保存時限應依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不具備存檔和備查價值的公文，經(jīng)鑒別并報公司領(lǐng)導批準后方可銷毀。第五十二條凡屬要銷毀的公文，應登記造冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方能銷毀；銷毀秘密公文應當?shù)街付ǖ攸c由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第五十三條公司部門合并時，相應公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后移交上級單位或公司檔案室。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第九章附則第五十四條公司公文管理將逐步向辦公自動化方向過渡，并形成以無紙辦公為主、有紙辦公為輔的公文管理系統(tǒng)。公文管理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。第五十五條本辦法未有規(guī)定的，參照國家有關(guān)部門的規(guī)定或慣例執(zhí)行。第五十六條本辦法由總裁辦公會負責解釋。第五十七條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件：1.《X基金管理有限公司公文發(fā)文字號說明》2.《X基金管理有限公司公文格式1-3》3.《X基金管理有限公司公文處理單》4.《X基金管理有限公司發(fā)文稿紙》5.《X基金管理有限公司發(fā)文登記表》6.《X基金管理有限公司收文登記表（外部文件）》7.《X基金管理有限公司收文登記表（內(nèi)部文件）》8.《X基金管理有限公司公文閱辦單》

附件1X基金管理有限公司公文發(fā)文字號說明一、X基董字〔××××〕×號（一）用于以公司董事會的名義上報請示、下發(fā)批示。（二）用于公布公司董事會的決定、決議、通知、通報等。二、董事會發(fā)文字號不限于以上種類，根據(jù)董事會工作需要啟用新的發(fā)文字號時，應經(jīng)董事會批準，并按規(guī)定備案。三、X基監(jiān)字〔××××〕×號（一）用于以公司監(jiān)事會名義上報請示、下發(fā)批示。（二）用于公布公司監(jiān)事會的決定、決議、通知、通報等。四、X基總辦會字〔××××〕×號（一）用于以公司總裁辦公會名義上報請示、下發(fā)批示。（二）用于公布公司總裁辦公會的決定、決議、通知、通報等。五、X基字〔××××〕×號（一）用于以公司名義上報請示、下發(fā)批示。（二）用于公布公司制定的規(guī)章制度。（三）用于公布公司的決定、決議、通知、通報等。六、X基函字〔××××〕×號用于以公司名義對外發(fā)函。七、X基辦字〔××××〕×號（一）用于公布公司行政辦公的有關(guān)公文。（二）用于公布公司綜合管理部制定的有關(guān)制度、規(guī)定、辦法等。八、X基人字〔××××〕×號（一）用于公布公司的人事任免方面的決定或發(fā)布任免通知。（二）用于公布公司人事勞資等方面的公文。（三）用于公布公司人力資源有關(guān)制度、規(guī)定、辦法等。九、X基×字〔××××〕×號（一）用于公布公司其他部門工作方面的有關(guān)公文。（二）用于公布公司其他部門制定的有關(guān)制度、規(guī)定、辦法等。公司發(fā)文字號不限于以上種類，根據(jù)公司工作需要啟動新的發(fā)文字號時，應經(jīng)總裁辦公會批準，并按規(guī)定備案。

附件2上白邊25mm空1字（001）黑體--機密（001）黑體--機密★-年黑體特急空1字X基金管理有限公司文件X基字[××××]×號--3號仿宋體關(guān)于××××通知2號宋體加黑（空1行）主送單位:--3號仿宋體×××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢?。-正文3號仿宋體，段首左空2字（空1行）附件：1.×××××××××××2.×××××××××××（空1行）3號仿宋體,右空4字成文日期(附注：××××)--3號仿宋體(主體行間距1.5倍，版記行間距1倍：字間距標準)主題詞：××××××--3號黑體，詞目間空1字抄報：×××，×××，×××。3號仿宋體抄送：×××，×××，×××。3號仿宋體綜合管理部年×月××日印發(fā)右白邊左右白邊左白邊31.7mm31.7mm31.7mm31.7mm頁碼－置于頁面底端居中下白邊20mm--3號仿宋體頁碼－置于頁面底端居中下白邊20mm格式2：適用于非章條式公文（空1行）關(guān)于××××××請示－2號宋體加黑（空1行）主送單位：－正文4號仿宋體××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、××××××（一）×××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.×××××××（1）×××××（2）×××××（二）×××××××××××××××××××××××××××××××××××。（空1行）附件：1.××××××××××××2.××××××××××××××××－與成文日期對稱排布二○○三年月日-－右空4字行間距：1.5倍字間距：標準頁邊距同樣式1格式3：適用于章條式公文（空1行）X基金管理有限公司－小2號黑體×××管理制度－2號黑體（空1行）第一章總則－小3號黑體第一條××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！暗凇翖l”使用4號黑體，后空1字。（一）×××××××××××1.×××××××××××第二條××××××××××（空1行）第二章××第三