采購的工作原則采購申請流程采購審查管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購流程管理制度意見稿為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本、進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程、加強(qiáng)各部門間的配合、優(yōu)化內(nèi)部運(yùn)營體系，特制定本管理制度。一、采購原則：1、采購是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視，認(rèn)真對待。2、采購必須堅(jiān)持“維護(hù)公司利益、秉公辦事”的原則，并綜合考慮采購物品、物料的質(zhì)量、價(jià)格，擇優(yōu)選購。3、日常辦公用品以及其它消耗用品由采購部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。4、常用物料采取定點(diǎn)采購機(jī)制，定點(diǎn)供應(yīng)商需定期比價(jià)，保證價(jià)廉物美、生產(chǎn)順暢。5、大型機(jī)械設(shè)備采購、工程項(xiàng)目首次用料采購需進(jìn)行投標(biāo)，按投標(biāo)規(guī)范擇優(yōu)選購。二、采購申請：1、采購申請人根據(jù)工作實(shí)際填寫采購申請表，必須認(rèn)真填寫申請表中相關(guān)內(nèi)容。2、若無特殊情況，遞交采購申請表應(yīng)比物料使用時(shí)間最少提前三個(gè)工作日。3、緊急采購時(shí)，由申請部門負(fù)責(zé)人在申請表中注明“緊急采購”字樣。3、若撤銷采購，相關(guān)部門應(yīng)立即通知采購部停止采購，以免造成損失。4、申請表完成所有手續(xù)后需復(fù)印兩份，財(cái)務(wù)部留原件，采購部與預(yù)算部留復(fù)印件，5、申請表一次性使用，不得重復(fù)。三、采購審查：1、申請人須根據(jù)實(shí)際情況填寫申請表，交給本部門負(fù)責(zé)人。2、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人查驗(yàn)采購申請的真實(shí)性、可行性，如情況屬實(shí)，須在申請表上簽字，當(dāng)申請物料數(shù)量超出預(yù)算時(shí)應(yīng)注明原因。3、申請人簽字后交給預(yù)算部審核、預(yù)算部應(yīng)仔細(xì)核對請物料是否超量，及超量原因，核對無誤后簽字。4、預(yù)算部審核簽字后交給采購部簽字確認(rèn)，并將采購申請遞交給總經(jīng)理審批。5、總經(jīng)理審批后，方可實(shí)施。四、采購實(shí)施采購申請審批通過后，采購部根據(jù)采購物品使用時(shí)間進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)及訂貨，詳見下圖。采購流程圖：申請人填寫采購申請表↓申請人所在部門負(fù)責(zé)人查驗(yàn)、簽字↓預(yù)算部審核、簽字↓采購部確認(rèn)、簽字↓總經(jīng)理審批↓實(shí)施采購↓持正規(guī)發(fā)票并填寫“原始單據(jù)粘貼單”報(bào)銷金額到財(cái)務(wù)部門申請款項(xiàng)，并登記留底。2、財(cái)務(wù)部必須登記出款方式：現(xiàn)金、匯款、支票。3、采購后，必須交與購物發(fā)票或收據(jù)。4、如需報(bào)銷，需提供購物發(fā)票并如實(shí)填寫“原始單據(jù)粘貼單”。注：如需匯款，必須核對匯款賬號(hào)以及收款人姓名。，在使用前的要及時(shí)通知申請部門董秘辦：胡凱2012-05-24精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購管理流程手冊－上海（草案）目錄第一部分 概述 11 前提說明 12 負(fù)責(zé)部門和職責(zé) 23 采購管理運(yùn)作分類 3第二部分 業(yè)務(wù)流程 51 采購申請及授權(quán) 51.1 流程圖 51.2 管理方法 51.3 流程描述 62 供應(yīng)商選擇 82.1 流程圖 82.2 管理方法 92.3 流程描述 103 采購 133.1 流程圖 133.2 管理方法 143.3 流程描述 154 收貨與記錄 174.1 流程圖－上海部分 174.2 流程圖－上海復(fù)核 184.3 管理方法 194.4 流程描述 20附件 24采購申請單 24采購審批權(quán)限表 26供應(yīng)商信息收集表 27授權(quán)供應(yīng)商清單 28供應(yīng)商選擇比較表 29訂單匯總表 30供應(yīng)商評估記錄 31供應(yīng)商考核報(bào)告 32采購訂單 33采購檢驗(yàn)單 34領(lǐng)用單 35概述前提說明采購的范圍采購是指企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中因購買商品或接受勞務(wù)供應(yīng)并支付價(jià)款的活動(dòng)。本公司的采購范圍主要包括以下內(nèi)容：固定資產(chǎn)低值易耗品(包括：辦公用品)專業(yè)服務(wù)(包括：咨詢費(fèi))公共事業(yè)服務(wù)(包括：電話費(fèi)、郵電費(fèi)、物業(yè)管理)其他服務(wù)(包括：業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)、汽車費(fèi)用、租賃費(fèi))應(yīng)付帳款應(yīng)付帳款是指因購買商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù)。這是買賣雙方在購銷活動(dòng)中由于取得物資與支付貨款在時(shí)間上不一致而產(chǎn)生的負(fù)債。應(yīng)付票據(jù)應(yīng)付票據(jù)是由出票人出票，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。預(yù)提費(fèi)用企業(yè)在市場經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的費(fèi)用不一定當(dāng)時(shí)就要支付，但按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，應(yīng)該將屬于當(dāng)期的費(fèi)用計(jì)入當(dāng)期。本公司的預(yù)提費(fèi)用主要包括：租賃費(fèi)水電費(fèi)咨詢費(fèi)利息其他應(yīng)付款其他應(yīng)交款包括教育費(fèi)附加、其他暫收及應(yīng)付款等應(yīng)交款項(xiàng)。

負(fù)責(zé)部門和職責(zé)部門負(fù)責(zé)人員職責(zé)共同職責(zé)全公司各部門全公司職員規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內(nèi)部控制；為公司節(jié)約采購成本，最大限度防止舞弊行為。特殊職責(zé)計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)預(yù)算控制從供應(yīng)商處直接獲得發(fā)票并對數(shù)量、金額進(jìn)行復(fù)核編制與采購相關(guān)的會(huì)計(jì)分錄編制與采購相關(guān)的憑證依合同及時(shí)付款給供應(yīng)商計(jì)財(cái)部會(huì)計(jì)經(jīng)理預(yù)算控制復(fù)核并批準(zhǔn)所有付款憑證行政部采購員根據(jù)采購申請要求聯(lián)系供應(yīng)商并詢價(jià)，確定綜合成本最低的供應(yīng)商向供應(yīng)商發(fā)訂單并進(jìn)行訂單管理維護(hù)供應(yīng)商資料庫和采購業(yè)務(wù)資料行政部行政部總經(jīng)理審批采購申請單和訂單使用部門部門總經(jīng)理控制部門采購預(yù)算審核、批準(zhǔn)部門采購申請單和付款申請單使用部門行政員匯總部門采購申請及時(shí)取得本部門財(cái)務(wù)信息，協(xié)助進(jìn)行預(yù)算控制

采購管理運(yùn)作分類采購管理的運(yùn)作可分為：控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格組織結(jié)構(gòu)權(quán)限和責(zé)任分配監(jiān)控方法內(nèi)部審計(jì)人事政策和實(shí)務(wù)采購申請采購申請及授權(quán)采購申請與批準(zhǔn)文件設(shè)計(jì)和記錄獨(dú)立復(fù)核授權(quán)預(yù)算管理供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商授權(quán)文件設(shè)計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核授權(quán)確認(rèn)供應(yīng)商資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商再評估文件設(shè)計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核職責(zé)分工采購采購編制采購訂單文件設(shè)計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核出具采購訂單資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核授權(quán)

控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序收貨并記錄收貨并記錄驗(yàn)收貨物文件設(shè)計(jì)和記錄資料管理和接觸控制職責(zé)分工獨(dú)立復(fù)核確認(rèn)采購文件設(shè)計(jì)和記錄資料管理和接觸控制獨(dú)立復(fù)核會(huì)計(jì)系統(tǒng)付款獨(dú)立復(fù)核職責(zé)分工授權(quán)會(huì)計(jì)系統(tǒng)

業(yè)務(wù)流程采購申請及授權(quán)流程圖使用部門計(jì)財(cái)部管理層采購申請與批準(zhǔn)使用人部門秘書部門經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)相應(yīng)授權(quán)人口頭提出申請1口頭提出申請1填制采購申請單2匯總采購申請?zhí)钪撇少徤暾垎?匯總采購申請3審批4審批4預(yù)算復(fù)核5預(yù)算復(fù)核5審批審批6管理方法管理原則采購申請必須根據(jù)預(yù)算得到部門經(jīng)理的批準(zhǔn)。使用部門必須專設(shè)行政員與財(cái)務(wù)部門溝通并進(jìn)行預(yù)算控制。計(jì)財(cái)部必須復(fù)核每一份采購申請以確保預(yù)算控制的有效性。公司應(yīng)該設(shè)立審批的權(quán)限級別并嚴(yán)格遵守。管理部門使用部門秘書、計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)管理文件采購申請及授權(quán)流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)采購申請單填制采購申請單使用部門員工使用部門總經(jīng)理、管理層附件1采購審批權(quán)限表審批采購申請單行政部管理層附件2

流程描述采購申請與批準(zhǔn)主要步驟描述負(fù)責(zé)部門口頭提出口頭提出申請1使用部門員工（申請人）根據(jù)日常經(jīng)營活動(dòng)需要產(chǎn)生購買意向，向部門經(jīng)理征詢口頭意見。在得到部門經(jīng)理的口頭許可后，申請人將采購信息告知部門秘書，由部門秘書統(tǒng)一進(jìn)行采購申請單的填制。使用部門員工填制采購填制采購申請單2為了保證采購申請單的信息完整性和準(zhǔn)確性，采購申請單由部門秘書統(tǒng)一填寫。部門秘書從申請人處獲取采購需求后，填寫正式的采購申請單。詳細(xì)寫明項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、購貨型號(hào)和數(shù)量。采購申請單一式兩份，一份由使用部門留存，一份由行政部留存。申請人檢查部門秘書填寫的采購申請單，確認(rèn)后在申請人欄內(nèi)簽字確認(rèn)。采購申請單–采購申請單–附件1匯總采購匯總采購申請3部門秘書對采購申請進(jìn)行預(yù)算控制，填寫采購申請單上的預(yù)算情況信息，并在預(yù)算初檢欄內(nèi)簽字。對于固定資產(chǎn)和其他超出人民幣2,000元的大額采購，部門秘書必須檢查該項(xiàng)采購是否在本年度部門費(fèi)用預(yù)算內(nèi)，并在采購申請單上注明。若超出預(yù)算，則在部門經(jīng)理審批后，取得公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購申請將被退回。對于低值易耗品等小額采購，部門秘書負(fù)責(zé)每月進(jìn)行匯總，并檢查累計(jì)采購金額（本月采購申請金額+以前月份采購金額）是否在本年度部門費(fèi)用預(yù)算內(nèi)。若超出預(yù)算，則必須在部門經(jīng)理審批后，取得公司公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購申請將被退回。使用部門秘書審批審批4部門秘書對采購申請進(jìn)行預(yù)算控制之后，由申請人直接主管和使用部門經(jīng)理進(jìn)行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。使用部門秘書復(fù)核預(yù)算復(fù)核預(yù)算5計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)對預(yù)算進(jìn)行復(fù)核。費(fèi)用會(huì)計(jì)檢查部門年度預(yù)算是否和存檔的公司預(yù)算是否相符，已用預(yù)算是否和會(huì)計(jì)記錄相符，以及部門可用預(yù)算的計(jì)算準(zhǔn)確性。預(yù)算復(fù)核后，根據(jù)公司的采購審批權(quán)限表將采購申請送交相應(yīng)授權(quán)人審批。采購審批權(quán)限表–采購審批權(quán)限表–附件2審批審批6采購申請單必須由公司相應(yīng)授權(quán)人根據(jù)采購權(quán)限表審核批準(zhǔn)。相應(yīng)授權(quán)人

供應(yīng)商選擇流程圖行政部計(jì)財(cái)部管理層供應(yīng)商授權(quán)采購員總經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)總經(jīng)理相應(yīng)授權(quán)人尋找供應(yīng)商尋找供應(yīng)商1確定授權(quán)供應(yīng)商2確定授權(quán)供應(yīng)商2審批322審批322確認(rèn)供應(yīng)商選擇供應(yīng)商4選擇供應(yīng)商4審批審批5審批6審批6供應(yīng)商再評估簽訂合同9評審供應(yīng)商業(yè)績簽訂合同9評審供應(yīng)商業(yè)績7審批8審批877

管理方法管理原則不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商名單。采購員應(yīng)該維護(hù)完整、實(shí)效的供應(yīng)商資料并定期更新。對于供應(yīng)商的選擇結(jié)果應(yīng)該有具體的書面記錄，并由總經(jīng)理審核。對供應(yīng)商資料庫實(shí)行權(quán)限控制管理。定期對供應(yīng)商業(yè)績進(jìn)行考核。管理部門行政部采購員管理文件供應(yīng)商選擇流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)供應(yīng)商信息收集表發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件3授權(quán)供應(yīng)商清單確定授權(quán)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件4供應(yīng)商選擇表選擇供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理、管理層附件5訂單匯總表更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件6供應(yīng)商評估記錄更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件7供應(yīng)商考核報(bào)告更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件8

流程描述供應(yīng)商授權(quán)主要步驟描述負(fù)責(zé)部門尋找供應(yīng)商尋找供應(yīng)商1采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品/服務(wù)的供應(yīng)商。采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應(yīng)商后，應(yīng)傳真/電話聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單，產(chǎn)品目錄，公司簡介、公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書復(fù)印件等；必要時(shí)，采購員可對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地訪問，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量。采購員匯總收集的資料，填寫供應(yīng)商信息收集表。供應(yīng)商信息收集表–供應(yīng)商信息收集表–附件3確定授權(quán)確定授權(quán)供應(yīng)商2采購員將供應(yīng)商資料存入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商資料庫應(yīng)注意保密，任何其他人不得接觸和更改。供應(yīng)商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應(yīng)商主要信息包括供應(yīng)商名稱、編號(hào)、地址、供貨數(shù)量級和相應(yīng)的供貨價(jià)格、最小訂購量、供貨質(zhì)量、付款條件、運(yùn)輸方式、交貨周期和信用記錄等。采購員根據(jù)供應(yīng)商的價(jià)格，質(zhì)量，交貨期和售后服務(wù)確定授權(quán)供應(yīng)商，建立/更新授權(quán)供應(yīng)商清單。采購員將授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料交行政部總經(jīng)理批準(zhǔn)。授權(quán)供應(yīng)商清單–授權(quán)供應(yīng)商清單–附件4審批審批3行政部總經(jīng)理復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料，并簽字確認(rèn)。行政部總經(jīng)理

確認(rèn)供應(yīng)商主要步驟描述負(fù)責(zé)部門選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商4采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請單的要求從授權(quán)供應(yīng)商清單中能夠提供需求產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商（如果授權(quán)供應(yīng)商清單中沒有能夠提供需求產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商，必須及時(shí)尋找新的供應(yīng)商）。對于合同金額超過人民幣_(tái)_____元的采購業(yè)務(wù)，采購員應(yīng)至少在三個(gè)供應(yīng)商中選擇；對于合同金額超出人民幣_(tái)______元或合同期超過一年的采購業(yè)務(wù)，必須采用競價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。競價(jià)資料做檔案保存。采購員根據(jù)價(jià)格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說明不同供應(yīng)商的供貨價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時(shí)間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價(jià)，得出選擇供應(yīng)商的結(jié)果。填寫供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理審核。行政部采購員供應(yīng)商選擇表供應(yīng)商選擇表–附件5審批審批5行政部總經(jīng)理詳細(xì)復(fù)核采購員選擇供應(yīng)商的程序和理由，審核采購的價(jià)格、付款條件等因素。如果采購的程序和理由合理，就在供應(yīng)商審核表上簽字批準(zhǔn)，否則將供應(yīng)商審核表退回。未采用最低供應(yīng)價(jià)的采購，以及未采用競價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須注明合理的原因和解釋，在行政部總經(jīng)理審批之后，交由管理層總經(jīng)理審核。否則，該供應(yīng)商選擇將不被批準(zhǔn)。行政部總經(jīng)理審批審批6采購金額超出人民幣_(tái)_______元的交易，審核未采用最低供應(yīng)價(jià)的采購，以及未采用競價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須在行政部總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)之后再由公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。否則，該供應(yīng)商選擇將不被批準(zhǔn)。公司總經(jīng)理

供應(yīng)商再評估主要步驟描述負(fù)責(zé)部門評審供應(yīng)商業(yè)績評審供應(yīng)商業(yè)績7行政部采購員可以根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務(wù)等信息進(jìn)行評估并打分，記錄在供應(yīng)商評估記錄中。采購員負(fù)責(zé)對其采購活動(dòng)進(jìn)行匯總分析。采購定單按月存檔，并打印匯總表；該表同時(shí)能反映具體定單的供應(yīng)商，有助于公司對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和進(jìn)一步篩選。每年結(jié)束后，行政部采購員根據(jù)供應(yīng)商評估記錄，生成各供應(yīng)商年度考核報(bào)告，列示供應(yīng)商每月的平均分，計(jì)算年度平均分，并得出考核結(jié)論。考核結(jié)果將作為下一個(gè)年度選擇供應(yīng)商的一個(gè)依據(jù)，對于分?jǐn)?shù)高的供應(yīng)商將提高其采購額度，分?jǐn)?shù)低于該類供應(yīng)商平均分的供應(yīng)商將取消其授權(quán)供應(yīng)商資格。供應(yīng)商業(yè)績評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)為：到貨及時(shí)率、質(zhì)量合格率、違約率等。供應(yīng)商年度考核報(bào)告–附件8供應(yīng)商評估記錄–供應(yīng)商年度考核報(bào)告–附件8供應(yīng)商評估記錄–附件7訂單匯總表–附件6審核審核8行政部總經(jīng)理審批供應(yīng)商考核報(bào)告。行政部總經(jīng)理主要步驟更新供應(yīng)商檔案更新供應(yīng)商檔案9行政部采購員根據(jù)考核結(jié)果，更新供應(yīng)商檔案。行政部采購員 采購流程圖行政部計(jì)財(cái)部管理層準(zhǔn)備采購訂單采購員部門總經(jīng)理應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)相應(yīng)授權(quán)人填寫/更新采購訂單1填寫/更新采購訂單1審批22審批22審批3審批3出具采購訂單出具采購訂單4出具采購訂單4歸檔歸檔5

管理方法管理原則公司應(yīng)設(shè)立具體的審批權(quán)限級別，并嚴(yán)格遵守。采購員必須及時(shí)的進(jìn)行訂單確認(rèn)。每一次采購必須出具采購訂單。采購訂單順序控制，由采購員進(jìn)行管理。采購訂單上必須填寫完整、準(zhǔn)確。為了保護(hù)公司的權(quán)益，采購訂單必須由供應(yīng)商蓋章確認(rèn)。管理部門行政部、管理層、計(jì)財(cái)部管理文件采購流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)采購訂單填寫并審批采購訂單采購員行政部總經(jīng)理、管理層附件9

流程描述準(zhǔn)備采購訂單主要步驟描述負(fù)責(zé)部門填填寫/更新采購單1采購員根據(jù)采購申請單和供應(yīng)商選擇表上的報(bào)價(jià)、付款條件，填制采購訂單，詳細(xì)列明申請采購貨物的項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、付款條件、期望到達(dá)日期、目的地、運(yùn)輸條款和相應(yīng)的采購申請單編號(hào)。采購訂單必須連號(hào)，一式三聯(lián)，一聯(lián)行政部留存，一聯(lián)計(jì)財(cái)部記帳，一聯(lián)交客戶。采購員將采購訂單、采購申請單和供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理復(fù)核。采購訂單–采購訂單–附件9審批審批2行政部總經(jīng)理對采購訂單進(jìn)行審核，對于內(nèi)容與采購申請單和供應(yīng)商選擇表不符合的采購訂單予以退回。退回的采購訂單由采購員進(jìn)行修改。超出人民幣_(tái)______元的采購訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再根據(jù)審核權(quán)限表交由管理層相應(yīng)授權(quán)人審核批準(zhǔn)。行政部總經(jīng)理管理層審核管理層審核3超出人民幣_(tái)_______元的采購訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再由管理層相應(yīng)授權(quán)人審核。對于管理層相應(yīng)授權(quán)人不認(rèn)可的采購訂單予以退回，退回的采購訂單由采購員進(jìn)行修改。修改后的采購訂單必須由行政部總經(jīng)理和管理層相應(yīng)授權(quán)人審批授權(quán)。管理層相應(yīng)授權(quán)人

出具采購訂單出具訂單出具訂單4采購員將采購訂單傳真/快遞給供應(yīng)商，并電話與供應(yīng)商確認(rèn)訂單。如果供應(yīng)商確認(rèn)訂單條款，則采購員要求供應(yīng)商在訂單上蓋章，傳真/快遞回金新；如果供應(yīng)商不確認(rèn)訂單，采購員應(yīng)記錄對方要求做的訂單修改。采購員將供應(yīng)商要求做的訂單修改向行政部總經(jīng)理作口頭匯報(bào)，取得采購部總經(jīng)理口頭同意后，采購員更新原采購訂單（訂單編號(hào)不變，加后綴－修改稿；并在原訂單的編號(hào)后加后綴－作廢），報(bào)行政部總經(jīng)理和管理層相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)。在取得批準(zhǔn)后，將采購訂單傳真/快遞給供應(yīng)商。如果行政部總經(jīng)理或管理層相應(yīng)授權(quán)人不同意修改，采購員應(yīng)書面通知供應(yīng)商取消原訂單，重新選擇供應(yīng)商或取消采購。采購員收到客戶蓋章確認(rèn)的采購訂單后，將訂單交合同章管理員蓋章，將一份傳真/快遞給供應(yīng)商；將采購申請單、采購訂單、供應(yīng)商審核表、訂單或合同統(tǒng)一保存，并將一份訂單或合同交由計(jì)財(cái)部應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)。采購員歸檔歸檔5計(jì)財(cái)部應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)將采購員交來的訂單或合同原件統(tǒng)一保存放在“未完成訂單”盒內(nèi)。計(jì)財(cái)部應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)

收貨與記錄流程圖－上海部分行政部計(jì)財(cái)部使用部門驗(yàn)收貨物資產(chǎn)管理員應(yīng)付帳款/費(fèi)用會(huì)計(jì)總帳會(huì)計(jì)出納使用人

驗(yàn)收貨物122采購確認(rèn)

確認(rèn)采購2復(fù)核過帳3

付款47復(fù)核過帳3

付款47領(lǐng)用

費(fèi)用分?jǐn)?/p>

費(fèi)用分?jǐn)?

部門領(lǐng)用7

部門領(lǐng)用7

領(lǐng)用申請6

流程圖－上海復(fù)核計(jì)財(cái)部新疆應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)上海應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)上?？傎~會(huì)計(jì)采購確認(rèn)－復(fù)核新疆部分見新疆4.1流程圖-新疆部分復(fù)核3確認(rèn)復(fù)核3確認(rèn)采購2過賬過賬3

管理方法管理原則收貨與采購的職能必須分離，由采購員進(jìn)行采購，資產(chǎn)管理員統(tǒng)一收貨。收到的貨品必須開具收貨單。采購只有根據(jù)檢驗(yàn)單和采購訂單才能入帳。發(fā)票必須直接寄到計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)處。確認(rèn)應(yīng)付款前必須進(jìn)行將訂單或合同、發(fā)票和檢驗(yàn)單進(jìn)行核對。付款應(yīng)盡可能在供應(yīng)商給的信用期的最后一天，以爭取現(xiàn)金浮游量。按部門領(lǐng)用的實(shí)際數(shù)記入各部門的直接費(fèi)用。管理部門行政部采購員管理文件貨物增加流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)采購檢驗(yàn)單驗(yàn)收貨物/開收貨單行政部資產(chǎn)管理員行政部經(jīng)理附件10領(lǐng)用單領(lǐng)用申請使用部門使用人使用部門經(jīng)理附件11

流程描述驗(yàn)收貨物主要步驟描述負(fù)責(zé)部門驗(yàn)收貨物驗(yàn)收貨物1供應(yīng)商于貨物發(fā)出前數(shù)日將貨物名稱，數(shù)量及送貨日期等信息通知采購員。采購員通知行政部資產(chǎn)管理員接收和驗(yàn)收貨物。資產(chǎn)管理員通知采購申請部門，一起接收和驗(yàn)收貨物。收到貨物后，應(yīng)根據(jù)采購訂單的要求，就貨物的外包裝，數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格，行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門檢驗(yàn)人員行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門檢驗(yàn)人員在采購檢驗(yàn)單上簽字。檢驗(yàn)單一式三聯(lián)行政部一聯(lián)財(cái)務(wù)部一聯(lián)送貨人一聯(lián)如果檢驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，行政部資產(chǎn)管理員出具不合格檢驗(yàn)單，由供應(yīng)商/送貨商簽字確認(rèn)后交采購員處理。如果檢驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采購員將同供應(yīng)商進(jìn)行溝通及跟蹤，并在附注中記錄后續(xù)事項(xiàng)。如果是由采購員直接到供應(yīng)商處直接進(jìn)行的小額現(xiàn)場采購，采購員應(yīng)將發(fā)票在采購?fù)瓿珊?天內(nèi)送至計(jì)財(cái)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)處，如果是發(fā)出訂單或簽訂合同的大額采購，必須要求供應(yīng)商將發(fā)票送至計(jì)財(cái)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)處。使用部門/使用人資產(chǎn)管理員采購檢驗(yàn)單采購檢驗(yàn)單–附件10

采購確認(rèn)主要步驟描述負(fù)責(zé)部門確認(rèn)采購2確認(rèn)采購2采購員將采購申請表、檢驗(yàn)單及其他相關(guān)文件交給計(jì)財(cái)部應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)。應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)收到上述文件后，根據(jù)檢驗(yàn)單上的訂單編號(hào)從“未完成訂單”盒中找到相應(yīng)的訂單。應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)檢查采購申請單、檢驗(yàn)單、發(fā)票及其他單據(jù)與訂單金額、內(nèi)容是否一致，如果內(nèi)容無誤，授權(quán)完整，則確認(rèn)采購和應(yīng)付款，編制記帳憑證；如果有差異，則應(yīng)將相關(guān)的文件退回采購員。如果應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)在進(jìn)行上述工作時(shí)，仍未收到供應(yīng)商發(fā)票，則可按訂單金額暫估入帳。應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)復(fù)核過帳復(fù)核過帳3總帳會(huì)計(jì)復(fù)核采購確認(rèn)的相關(guān)記帳憑證和原始單據(jù)，審核無誤后簽字批準(zhǔn)，并將會(huì)計(jì)分錄過入采購明細(xì)賬和總賬；如果記帳憑證和原始單據(jù)存在錯(cuò)誤，總帳會(huì)計(jì)在憑證上說明原因并退回應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)。會(huì)計(jì)經(jīng)理付款付款4應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)每天編制到期付款報(bào)告，然后根據(jù)報(bào)告從應(yīng)付款檔案中抽取相應(yīng)的發(fā)票、收貨單、訂單等采購相關(guān)文件，并填寫付款申請，根據(jù)審批權(quán)限表規(guī)定送管理層相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，然后將報(bào)告、付款申請和采購相關(guān)文件交出納；出納檢查報(bào)告中的每筆到期付款是否與付款申請，采購相關(guān)文件一一對應(yīng)，及付款申請合計(jì)數(shù)是否與到期應(yīng)付款總數(shù)一致，并在到期應(yīng)付款報(bào)告上簽字，確認(rèn)復(fù)核；出納對每張付款申請進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)金額的正確性和授權(quán)的恰當(dāng)性。出納對經(jīng)過審核的付款申請進(jìn)行現(xiàn)金付款或銀行付款，具體流程請參見“現(xiàn)金與銀行存款管理流程”手冊。出納付款后，將采購合同交給檔案管理員統(tǒng)一歸檔保管。出納

記錄-復(fù)核新疆主要步驟描述負(fù)責(zé)部門確認(rèn)采購確認(rèn)采購7新疆應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)編制分錄和憑證，傳真至總部對應(yīng)的應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)復(fù)核。新疆應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)復(fù)核復(fù)核8上海應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)復(fù)核會(huì)計(jì)分錄和憑證附件，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則說明錯(cuò)誤原因，將會(huì)計(jì)分錄和附件退回新疆應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)進(jìn)行必要調(diào)整，如果無誤，則在記帳憑證復(fù)核欄簽字確認(rèn)。上海的應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)將復(fù)核通過的會(huì)計(jì)分錄和附件交總賬會(huì)計(jì)。上海應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)過帳過帳8總賬會(huì)計(jì)確認(rèn)會(huì)計(jì)分錄后，將會(huì)計(jì)分錄過入采購明細(xì)賬和總賬?？傎~會(huì)計(jì)

領(lǐng)用主要步驟描述負(fù)責(zé)部門費(fèi)用分?jǐn)?對于固定資產(chǎn)領(lǐng)用，在辦理完領(lǐng)用后，資產(chǎn)管理員登記固定資產(chǎn)臺(tái)帳，馬上將領(lǐng)用單交費(fèi)用會(huì)計(jì)更新固定資產(chǎn)登記表；對于低值易耗品等領(lǐng)用，資產(chǎn)管理員月末對這些領(lǐng)用按部門進(jìn)行匯總，將匯總表和領(lǐng)用單交費(fèi)用會(huì)計(jì)記帳。（具體請參見“費(fèi)用管理流程”手冊）使用部門/使用人領(lǐng)用申請領(lǐng)用申請6使用人提出領(lǐng)用申請，在得到部門經(jīng)理口頭批準(zhǔn)后，由部門秘書填制領(lǐng)用單，申請人簽字，部門經(jīng)理批準(zhǔn)。領(lǐng)用單一式三聯(lián)領(lǐng)用部門一聯(lián)計(jì)財(cái)部一聯(lián)資產(chǎn)管理員一聯(lián)部門秘書將領(lǐng)用單交資產(chǎn)管理員。使用部門/使用人領(lǐng)用單領(lǐng)用單–附件11部門領(lǐng)用部門領(lǐng)用7行政部資產(chǎn)管理員審核各部門上交的領(lǐng)用單，檢查該領(lǐng)用單是否得到適當(dāng)授權(quán)，領(lǐng)用數(shù)量是否在原采購申請數(shù)量內(nèi)，然后將貨物發(fā)放給領(lǐng)用部門秘書，在實(shí)發(fā)數(shù)欄中填入實(shí)發(fā)數(shù)量，領(lǐng)取人領(lǐng)取貨物后在申請單上簽收。管理員將領(lǐng)用單一聯(lián)交領(lǐng)用人，一聯(lián)交計(jì)財(cái)部費(fèi)用會(huì)計(jì)記帳。使用部門/使用人附件附件1采購申請單申請單編號(hào)__________申請日期__________申請部門部門編號(hào)項(xiàng)目編號(hào)申請理由采購性質(zhì)固定資產(chǎn)辦公用品（家具、文具）辦公用品（其他）專業(yè)服務(wù)市場營銷飛機(jī)票低值易耗品其他采購項(xiàng)目描述名稱規(guī)格數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)金額預(yù)算情況年度預(yù)算已用預(yù)算部門可用預(yù)算本次采購預(yù)計(jì)成本尚余預(yù)算審核部門秘書（預(yù)算初檢）申請人使用部門總經(jīng)理副總經(jīng)理(>Rmb___，或預(yù)算>Rmb___)費(fèi)用會(huì)計(jì)（預(yù)算復(fù)核）直接主管計(jì)財(cái)部總經(jīng)理（超預(yù)算）總經(jīng)理(>Rmb___，或預(yù)算>Rmb___)

附件2采購審批權(quán)限表單筆金額內(nèi)容部門總經(jīng)理行政部總經(jīng)理計(jì)財(cái)部總經(jīng)理大區(qū)經(jīng)理公司總經(jīng)理董事會(huì)費(fèi)用報(bào)銷（預(yù)算內(nèi)）所有申請--10,000以上20,000以上50,000以上費(fèi)用報(bào)銷（預(yù)算外）所有申請-所有申請5,000以上10,000以上20,000以上采購申請（預(yù)算內(nèi)）所有申請--20,000以上50,000以上200,000以上采購申請（預(yù)算外）所有申請-所有申請5,000以上10,000以上20,000以上采購訂單/合同-所有訂單--100,000以上500,000以上（以上數(shù)字僅作參考）

附件3供應(yīng)商信息收集表供應(yīng)商名稱電話傳真地址聯(lián)系人聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系人電話供應(yīng)商優(yōu)勢描述編號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格單價(jià)可提供折扣交貨期備注信息收集人收集日期

附件4授權(quán)供應(yīng)商清單編號(hào)產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格供應(yīng)商聯(lián)系人聯(lián)系方法備注

附件5供應(yīng)商選擇比較表產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格和內(nèi)容產(chǎn)品/服務(wù)內(nèi)容 品牌號(hào)（如適用）詳細(xì)描述：供應(yīng)商比較信息供應(yīng)商名稱原始報(bào)價(jià)質(zhì)量付款條件供貨時(shí)間可靠性評估ABCD相對質(zhì)量比較（如適用）較高的質(zhì)量/價(jià)格較低的質(zhì)量/價(jià)格供應(yīng)商價(jià)格質(zhì)量說明%差異價(jià)格協(xié)商原始報(bào)價(jià)最終協(xié)商價(jià)格節(jié)約開支%關(guān)于折扣協(xié)商的記錄采購員：其他意見批準(zhǔn)：行政部經(jīng)理（未超出50,000）：___________日期：___________總經(jīng)理(>50,000)：______