公文中常見的錯誤

公文中常見的格式錯誤一、格式方面的常見錯誤1.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不當(dāng)。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四個層次。一（黑色三號字體）（二）（楷體-GB2312）1(仿宋體-GB2312)（1）（仿宋體-GB2312）只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標(biāo)識。其中，數(shù)字序號后用小圓號“.”，而不能用頓號“、”，如為“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括號外面不帶標(biāo)點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。不管哪個層次的標(biāo)題都是“首行縮進(jìn)”2字符（即空2個漢字）

正文首段也是“首行縮進(jìn)”2字符

2.標(biāo)點符號運用不當(dāng)。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。正文中的標(biāo)題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標(biāo)點符號。并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應(yīng)使用逗號。

3.國家法定計量單位的漢字與符號運用不統(tǒng)一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和萬千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中數(shù)量單位應(yīng)用漢字，且同一份公文或材料中應(yīng)相對統(tǒng)一。

4.人名、地名、日期、單位名稱使用不規(guī)范。年份一律使用公歷年份的全稱，如1999年、2010年不能略為99年、10年。國家政府、企事業(yè)單位名稱一般先用全稱,并注明規(guī)范簡稱，或用約定俗成的簡稱，如工業(yè)和信息化部簡稱工信部、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部簡稱住建部等。

5.文件引用不規(guī)范。引用公文應(yīng)先引發(fā)文機關(guān)（有時可省略）、標(biāo)題，后引發(fā)文字號。發(fā)文字號中標(biāo)注年份應(yīng)采用六角括號〔

〕，而非中括號[

]或【

】。

6.公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號，附件名稱后不加標(biāo)點符號，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有聯(lián)系人等附注，應(yīng)在成文時間下空1行、居左空2字用3號仿宋體字加圓括號標(biāo)識。一般而言，在上行文的“請示”等文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

7.“請示”和“報告”混淆的問題。一般情況下，對上級機關(guān)而言，“請示”偏重于辦件，“報告”偏重于閱件。要求上級批復(fù)的事項，應(yīng)采用“請示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應(yīng)在報告中夾帶請示事項。三、一些常用字詞的用法及辨析1.“截止”與“截至”的區(qū)別。前者強調(diào)“止”，即在計時點上，所進(jìn)行的事情已經(jīng)完結(jié)或基本完結(jié)；后者則不強調(diào)事情的完結(jié)，強調(diào)的是該計時點上的事態(tài)。

2.“記取”與“汲取”的區(qū)別。前者強調(diào)強記，后者強調(diào)在加工、提高基礎(chǔ)上的吸取。二者適用對象和情況有所不同：對自己或內(nèi)部的事或現(xiàn)成的經(jīng)驗教訓(xùn)，多用記??；對他人或外部的經(jīng)驗教訓(xùn)、營養(yǎng)等，則用汲取。

3.“急待”與“亟待”的區(qū)別。“急待”強調(diào)緊急待辦，“亟待”強調(diào)極須，急迫待辦?！凹贝迸c“亟待”的主要區(qū)別在于，前者強調(diào)時間的緊迫性，后者則更強調(diào)意義重要性。另外，亟待還包含問題的嚴(yán)重性已達(dá)極點，否則不宜用“亟待”一詞。4.“下工夫”與“下功夫”的區(qū)別。一般情況下，應(yīng)該用“下工夫”。如《現(xiàn)代漢語詞典》強調(diào)，“下工夫”是指為了達(dá)到某個目的而花費很多的時間和很大的精力。而“功夫”是指本領(lǐng)或武術(shù)，一般不用“下功夫”。5.“和”與“與”的區(qū)別?！昂汀备芭c”都是做連詞比較多，做介詞比較少。做連詞時都表示平等聯(lián)合，意思是一樣的。但是，兩者的色彩有所不同?！芭c”的書面語色彩比較明顯，因此多用于書面語中，口語中用得比較少。“和”則在口語跟書面語中都使用。另外，在書名跟文章的題目中，“與”使用得要比“和”多些。

6.“制定”與“制訂”的區(qū)別?！爸贫ā奔粗谱?、定出，公文中習(xí)慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等；“制訂”即制作、訂立，公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。

7.“需要”與“須要”的區(qū)別。“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思，詞性為及物動詞，后可帶賓語?！绊氁奔凑f明“應(yīng)當(dāng)”、“必須”的意思，詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

8.“期間”與“其間”的區(qū)別。“其間”是指某一段時間。從結(jié)構(gòu)上分析，“其”修飾“間”，相當(dāng)于“這”“那”等指示代詞。在使用的時候，“其間”前面總有一段關(guān)于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復(fù)了。我們熟知的經(jīng)典例子是魯迅先生《一件小事》里的話：“我從鄉(xiāng)下跑到京城里，一轉(zhuǎn)眼已經(jīng)六年了。其間耳聞目睹的所謂國家大事，算起來也很不少?！薄捌溟g”多用于書面，口語中，人們有時會在它前面加上“這”或“那”，現(xiàn)在也是不容忽視的語言事實。“期間”的用法恰恰相反，它前面應(yīng)該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。如“期間，對文件修改了20多次?！边@種用法則不正確?！捌陂g”是指某短時間里，前面要有說明時段的詞語，例如“春節(jié)期間”、“會議期間”、“國慶期間”、“外出期間”等，不能將“期間”單說。而“其間”可以單說，是某段時間的意思，如“其間，對文件修改了20多次”。

9.列舉完后“等”的用法。列舉后用“等”的時候，有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市”。還有一種用法是列舉完之后用“等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”。這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。

10.引號內(nèi)短的并列成分之間的標(biāo)點符號用法。比如：發(fā)揚“特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻(xiàn)”的精神這樣的句子，引號內(nèi)是短的并列成分，這種情況應(yīng)該用頓號，而不應(yīng)該用逗號。

11.“以及”前面的標(biāo)點符號用法?！耙约啊鼻懊婵梢杂枚禾?，這是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗號。當(dāng)然，“以及”的前面也可以不用逗號。用不用逗號，要看“以及”后面的語詞的長短。如果比較長，要用逗號停一下，使人好讀；如果比較短，“以及”前面就可以不用逗號了。

12.“其中”及其前后的標(biāo)點符號用法。有人歸納出使用“其中”一詞，前后標(biāo)點符號用法的三條規(guī)則：

（1）總數(shù)后只有一個數(shù)，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售電量554.51億千瓦時，其中省內(nèi)售電量538.42億千瓦時。

（2）總數(shù)后分述幾項內(nèi)容，則總數(shù)后用“?！?，“其中”后用“，”，各分述內(nèi)容之間視其內(nèi)容多少，或用“，”，或用“；”。如，2009年，全省全社會用電量705.51億千瓦時，同比增長4.09%。其中，第一產(chǎn)業(yè)用電量56.38億千瓦時，同比增長2.02%；第二產(chǎn)業(yè)用電量540.27億千瓦時，同比增長2.66%；第三產(chǎn)業(yè)用電量62.54億千瓦時，同比增長12.45%；城鄉(xiāng)居民用電46.32億千瓦時，同比增長14.01%。

（3）“其中”之后列舉分項內(nèi)容時，“其中”之后不要用“：”。