物業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)支付管理制度

物業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)支付管理制度1、目的為嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)支出，加強(qiáng)成本管理，提高公司效益，本著合理、節(jié)約的原則，根據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理制度的有關(guān)規(guī)定，制訂本制度。2、適用范圍適用于物業(yè)集團(tuán)及下屬各分公司。3、主要內(nèi)容3.1財(cái)務(wù)支付類型支付類型包含員工報(bào)銷、工資發(fā)放、能耗支付、稅費(fèi)、社保支付、供應(yīng)商付款等所有對內(nèi)對外支付。3.2支付申請?zhí)峤煌獍惣肮材芎念愘M(fèi)用每月定期交財(cái)務(wù)會計(jì)審核。其余不定期發(fā)生的費(fèi)用需在費(fèi)用發(fā)生后三個工作日內(nèi)發(fā)OA審批，審批完畢后將單據(jù)提交財(cái)務(wù)會計(jì)審核。支付申請發(fā)起人填寫資金使用審批表/費(fèi)用報(bào)銷單/差旅費(fèi)報(bào)銷單/合同款項(xiàng)支付審批表/非合同款項(xiàng)支付審批表。支付申請單據(jù)填寫內(nèi)容：收款人、業(yè)務(wù)類型、摘要、支付金額、可支付金額、預(yù)算主體、預(yù)算月份、預(yù)算科目。嚴(yán)禁未經(jīng)審批進(jìn)行款項(xiàng)支付。支付申請人員按照責(zé)權(quán)手冊發(fā)起OA表單申請執(zhí)行審批流程，要求上傳附件單據(jù)齊全。審批完畢后，提交相關(guān)紙質(zhì)資料至財(cái)務(wù)會計(jì)執(zhí)行后續(xù)審核流程。審核人員需對單據(jù)完整性、真實(shí)性進(jìn)行復(fù)核。3.3支付申請審批流程各業(yè)務(wù)類型支付審批流程參見責(zé)權(quán)手冊。支付申請人為業(yè)務(wù)事項(xiàng)責(zé)任人，支付申請人單據(jù)的真實(shí)性、完整性、合法性負(fù)責(zé)。不同的業(yè)務(wù)類型款項(xiàng)支付，由相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行費(fèi)用控制管理。人工福利類由行政及人力資源部人力職能管控；行政辦公類由行政及人力資源部行政職能管控；服務(wù)分包費(fèi)用、公共能耗費(fèi)用、工程設(shè)備/設(shè)施維護(hù)類費(fèi)用由客戶工程部管控；保安費(fèi)用由安全督察部管控；同審批節(jié)點(diǎn)授權(quán)審核人員在各環(huán)節(jié)對報(bào)銷事項(xiàng)內(nèi)容負(fù)責(zé)，并予以簽字確認(rèn)。具體審批內(nèi)容要求如下：真實(shí)性：報(bào)銷事項(xiàng)是否真實(shí)發(fā)生；合規(guī)性：初審報(bào)銷內(nèi)容（范圍及額度等）是否符合公司相關(guān)制度；合理性：員工報(bào)銷中涉及的活動及事項(xiàng)是否合理、是否與關(guān)聯(lián)事情重復(fù)申報(bào)；準(zhǔn)確性：員工報(bào)銷金額是否正確；規(guī)范性：費(fèi)用歸屬單位、科目類型、費(fèi)用歸屬時間及是否預(yù)算內(nèi)；審批人員需對費(fèi)用發(fā)生的標(biāo)準(zhǔn)、額度及該項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格審核，費(fèi)用控制人員還需對費(fèi)用執(zhí)行情況做好臺賬登記。對于不滿足審核要求的，應(yīng)該終止報(bào)批程序，將單據(jù)退回報(bào)銷發(fā)起人。3.4支付憑證審核3.4.1財(cái)務(wù)會計(jì)審核財(cái)務(wù)部會計(jì)在收到報(bào)銷人員遞來支付單據(jù)時，應(yīng)對一下內(nèi)容進(jìn)行審核確認(rèn)：支付單據(jù)審批流程是否完整、內(nèi)容是否準(zhǔn)確。單據(jù)、憑證是否齊全（立項(xiàng)單、費(fèi)用明細(xì)表、費(fèi)用報(bào)銷單、合法票據(jù)等）。復(fù)核票據(jù)的合法性與真實(shí)性。復(fù)核費(fèi)用是否在預(yù)算內(nèi)支出。支付申請單填寫內(nèi)容是否與附件中原始單據(jù)內(nèi)容一致，金額無誤。3.4.2出納支付審核出納對支付單據(jù)進(jìn)行付款時，應(yīng)當(dāng)復(fù)核各流程審批是否完整，財(cái)務(wù)會計(jì)是否對此報(bào)銷單進(jìn)行復(fù)核簽字（手簽），票據(jù)及金額是否正確。3.5費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定3.5.1差旅費(fèi)報(bào)銷相關(guān)規(guī)定：出差審批一律先在A8上發(fā)起出差審批單進(jìn)行立項(xiàng)報(bào)批，明確出差日期、出差是由、出行人員、費(fèi)用預(yù)測等要素。差旅費(fèi)報(bào)銷內(nèi)容包括：往返交通費(fèi)、出差地市內(nèi)交通費(fèi)、住宿費(fèi)、出差補(bǔ)貼。差旅費(fèi)報(bào)銷完整填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行報(bào)銷，各項(xiàng)費(fèi)用在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，統(tǒng)一憑發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷，差旅費(fèi)補(bǔ)貼報(bào)銷天數(shù)不得大于出差審批單中申請出差天數(shù)，若有特殊情況，需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可報(bào)銷。出差期間發(fā)生的應(yīng)酬費(fèi)、購買實(shí)物（如辦公用品、書籍）等費(fèi)用，應(yīng)按照相關(guān)費(fèi)用管理制度性文件，單獨(dú)報(bào)賬；其中應(yīng)酬費(fèi)則嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)招待費(fèi)的管理規(guī)定執(zhí)行。差旅費(fèi)報(bào)銷時，報(bào)銷人需制作出差費(fèi)用明細(xì)表（見附件模板），內(nèi)容為日期、費(fèi)用類別、使用人，按照實(shí)際發(fā)生逐筆登記，表單由制表人及部門負(fù)責(zé)人手簽確認(rèn)。3.5.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)規(guī)定：業(yè)務(wù)招待費(fèi)需按照集團(tuán)核定的年度高管招待費(fèi)授信額度進(jìn)行，集團(tuán)及各分公司第一負(fù)責(zé)人因公招待費(fèi)都計(jì)入此項(xiàng)費(fèi)用，年度授信分解到月，若本月費(fèi)用超支，自動使用下月額度，年累計(jì)費(fèi)用不得超支，否則不予報(bào)銷。申請報(bào)銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)時，報(bào)銷人先郵件至高管及授信費(fèi)用管理員，郵件內(nèi)容為：XX年X月X日，因行業(yè)交流需要，產(chǎn)生餐XX元，申請使用XX高管X月授信。且需在將郵件打印，與費(fèi)用報(bào)銷單及相關(guān)發(fā)票一同作為附件。填寫此類費(fèi)用報(bào)銷單時，是否授信欄必須選擇“是”，費(fèi)用說明欄直接寫“餐費(fèi)”或者“招待費(fèi)”，禁止出現(xiàn)“招待XX單位”“送禮”等具體業(yè)務(wù)描述。3.5.3福利類報(bào)銷相關(guān)制度規(guī)定：福利類費(fèi)用包括按照集團(tuán)福利制度享有的部門活動經(jīng)費(fèi)、各類協(xié)會費(fèi)用等福利性質(zhì)的費(fèi)用。部門活動經(jīng)費(fèi)由行政及人力資源部相關(guān)人員負(fù)責(zé)，各類協(xié)會費(fèi)用報(bào)銷由協(xié)會負(fù)責(zé)人申請報(bào)銷。相關(guān)人員需按規(guī)定整理、粘貼票據(jù)，制作費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表，據(jù)實(shí)列支各項(xiàng)費(fèi)用使用情況。福利類費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)行政及人力資源部下發(fā)報(bào)銷規(guī)定；公司不承擔(dān)去的報(bào)銷票據(jù)的任何費(fèi)用。3.6費(fèi)用報(bào)銷的其他要求費(fèi)用報(bào)銷付款審批單上金額不得涂改。所有的報(bào)銷款項(xiàng)和借款原則上必須于款項(xiàng)支出和發(fā)生后日內(nèi)報(bào)銷（包括借款在內(nèi)），報(bào)銷款項(xiàng)過期不予處理。費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)粘貼要求：3.6.3.1所有發(fā)票需錯開整齊排列粘貼在費(fèi)用報(bào)銷粘貼單或者A4紙上，并在粘貼單上注明單據(jù)張數(shù)及金額。3.6.3.2所有單據(jù)均粘貼在左上角，不得使用裝訂機(jī)裝訂，四邊不應(yīng)封死。超過報(bào)銷單發(fā)小的發(fā)票或者附件，應(yīng)適當(dāng)折疊成不超過報(bào)銷單的大小規(guī)格。3.7合同款項(xiàng)支付規(guī)定3.7.1基本規(guī)定合同及非合同付款審批表均為對公支付，收款方非個人。3.7.1.2合同款項(xiàng)支付均需簽署正規(guī)合法合同，所有對外付款的合同款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部需存檔相關(guān)合同原件一份（報(bào)銷可以用復(fù)印件）。3.7.2合同付款的申請合同的請款、登記，跟蹤、移交由合同發(fā)起的部門負(fù)責(zé)。合同付款審批表填寫內(nèi)容：合同名稱、收款單位全稱及聯(lián)系方式、合同總金額、前期累計(jì)支付金額、本次申請金額、合同款類型（工程/行政/其他）、付款類型（預(yù)付/進(jìn)度/結(jié)算）、經(jīng)辦人情況說明、預(yù)算歸屬月份、科目、已付，未付、支付金額。3.7.3合同付款憑證要件合同款項(xiàng)支付內(nèi)部審批涉及單據(jù)：預(yù)算工作傳簽單/固定資產(chǎn)配置表→洽談記錄表→價格報(bào)批單→合同會簽審批單→合同款項(xiàng)支付審批表對于已經(jīng)簽訂集團(tuán)戰(zhàn)略采購協(xié)議的供應(yīng)商可不再進(jìn)行價格報(bào)批，采取直接委托形式。合同款項(xiàng)支付審核時，各流程節(jié)點(diǎn)需對前一環(huán)節(jié)事項(xiàng)審批進(jìn)行復(fù)核，確保合同款項(xiàng)支付按規(guī)定及流程完成審批，不得遺漏或跨越審批。采購類合同需將對方送貨單及本單位入庫單作為附件，一并交由會計(jì)審核。工程類合同需將驗(yàn)收單及成果展示文件作為附件，一并交由會計(jì)審核。3.7.3.5合同款項(xiàng)支付時，應(yīng)要求對方單位出具請款單，內(nèi)容包含本次支付事項(xiàng)及金額，若為進(jìn)度款，還應(yīng)注明往期付款記錄，加蓋公章。3.7.4合同付款的審批職責(zé)合同跟進(jìn)人對合同付款事項(xiàng)負(fù)責(zé)，跟進(jìn)合同條款及進(jìn)度填寫支付審批表，并根據(jù)內(nèi)容備齊各項(xiàng)審批附件。合同跟進(jìn)部門負(fù)責(zé)人對付款申請的合理性、準(zhǔn)確性及合同執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)核、審批。財(cái)務(wù)職能對合同付款金額及進(jìn)度進(jìn)行審核。會計(jì)在進(jìn)行支付審核時，需對以下幾點(diǎn)進(jìn)行復(fù)核:A、核查合同款項(xiàng)支付審批表中各流程審批節(jié)點(diǎn)是否完成。B、核查單據(jù)中各審批文件、發(fā)票、單據(jù)是否完整、金額是否準(zhǔn)確。C、合同支付金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)。出納在進(jìn)行合同款項(xiàng)支付時，需注意以下幾點(diǎn)：A、出納在