H酒店采購緩解內(nèi)部控制

PAGEPAGE16HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制摘要本案例通過對HT酒店現(xiàn)有采購流程的分析，尋找出其中存在的風險和問題，經(jīng)改進采購流程目標，提出改進計劃，包括控制環(huán)境、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督方面的改進意見，最終對采購環(huán)節(jié)流程的重新設計與優(yōu)化，實現(xiàn)了HT酒店采購流程的重造。本案例可適用于高校的會計、財務管理以及風險管理等課程的教學與研究。BasedontheanalysisofthecurrentsourcingprocedureofHTHotel,thiscaseistosearchoutthemainriskandprobleminvolved,setupthetargetfortheimprovementonsourcingprocedureandputforwardtheimprovementplan,includingimprovementsuggestiononenvironmentcontrol,activitiescontrol,informationandcommunication,andsupervision,andfinallyre-designandutilizethesourcingprocedure,thusrealizingthere-structuringtheprocedure.Thiscasecanbeusedinallkindsofaccounting,financialmanagementandriskmanagementcourses.引言HT酒店的臨時月度會議上，總經(jīng)理張平一直緊皺著眉頭，各部門的負責人也是提心吊膽，既擔心會遭到總經(jīng)理的嚴厲批評，也為自己部門日后的收益但到擔心。因為酒店最近接到很多客人關于食材不新鮮的投訴，甚至發(fā)生了一起海鮮中毒的案例，同時還有客人需要的物品而酒店沒有等其他問題。這樣的事情雖然以前也偶爾發(fā)生過，但從沒像現(xiàn)在這樣集中。一方面是由于公司最近推出大量的折扣優(yōu)惠，吸引了大批的客人，另一方面，天氣的炎熱，也為食物的質(zhì)量帶來了隱患。事發(fā)后，張平立馬將月底的總結會議提到當前，他相信肯定是酒店某個管理環(huán)節(jié)出了問題。HT酒店是上海一家老牌五星級酒店，開業(yè)至今已經(jīng)有二十多年，擁有許多優(yōu)質(zhì)的老客戶。酒店賓館擁有780間客房，擁有可容納1200人的商務會議場所。賓館還配有國際標準的酒吧和餐廳，包括日本料理、上海本幫菜、港式粵菜、美國風味和其化國際特色的風味。入住HT酒店的客人往往會直接在酒店內(nèi)部用餐。食材不新鮮或短缺，不僅會影響酒吧和餐廳的經(jīng)營，更將會給公司的整體信譽帶來惡劣的影響。問題的起因HT酒店的日常經(jīng)營為總經(jīng)理負責制，在總經(jīng)理下設置了房務部、餐飲部、銷售部等業(yè)務部門，保障部門有保安部和工程部，管理職能部門有財務部、人事部、總經(jīng)理辦公室等，總共是八個大的一級部門。公司的組織結構圖見附錄1。問題既然直接反映在食材質(zhì)量和物品供應上，張平?jīng)Q定從采購部開始調(diào)查。首先分析了采購經(jīng)理和采購員的崗位設置與分工HT酒店改進前采購部崗位的設置與分工以及采購流程分別見附錄2和附錄3.HT酒店改進前采購部崗位的設置與分工以及采購流程分別見附錄2和附錄3.（1）采購工作缺乏計劃性。采購計劃是整個采購工作的起點，而目前酒店的采購工作缺乏計劃性。以酒店倉儲物資為例，依靠倉庫管理人員人工判斷存貨的充足率，從而決定采購與否以及采購數(shù)量。這種不科學的管理方法會導致倉庫存貨過多，甚至出現(xiàn)部分商品存放時間超過保質(zhì)期而無法無法使用的現(xiàn)象，而且大大增加了庫存成本。（2）審批環(huán)節(jié)多、效率低。酒店為了加強內(nèi)部管理，建立了相當多的審批環(huán)節(jié)。一般來講，從使用部門提出申請開始，需要經(jīng)過部門經(jīng)理審查、部門總監(jiān)同意、倉庫核對、采購經(jīng)理初審、財務總監(jiān)審批、總經(jīng)理批準，部分請購還要經(jīng)過業(yè)主代表財務總監(jiān)聯(lián)簽。然而這些看似面面俱到的簽字環(huán)節(jié)卻大大降低了采購效率。（3）采購員權力監(jiān)督不夠酒店目前看似繁多的審批環(huán)節(jié)其實并沒有能正真起到對于采購員權力的監(jiān)督作用。以生鮮食品采購為例，在廚師長確定每天所需采購的生鮮物品后，采購員通過電話詢問主要供應商價格，并確認最合適的供應商。采購員一人決定了詢價的過程以及結果，并確定最終供應商的選擇，其權力僅受采購經(jīng)理的約束，操作過程缺乏透明度，且沒有采購部以外的監(jiān)督。（4）訂單不規(guī)范。酒店目前采購環(huán)節(jié)的控制要求基本都是針對酒店內(nèi)部員工的，但忽視了采購環(huán)節(jié)是需要大量與外部聯(lián)系的活動。酒店目前的訂單往往采用電話等方式，由采購元直接向供應商下訂單。這種操作方式雖然速度快、靈活性高，但也存在一定的違約風險。收貨部門最終檢驗貨物質(zhì)量時難以把握，或容易與供應商發(fā)生爭執(zhí)。侵（顧5女）酒信息溝通不寸暢暫HT酒店采棟購信息溝通墾不暢，主要積表現(xiàn)在兩個帥方面：=1\*GB3怪①司采購信息的需傳遞方面貴。涂由于目前采急購流程中傳泉遞信息的主鄭要工具是紙爽質(zhì)的請購單搖，可能填寫慧請購單的人梯員包括倉庫砌管理員、廚器師長、工程豐維修人員、砍使用部門經(jīng)開辦人員，同催一樣物品，攔不同的經(jīng)辦故人員可能對扣其描述會有戒不同。這給痕采購人員確撓定采購標的玻帶來了難度窄。=2\*GB3酬②痛采購信息的鉗反饋方面使繳用部門遞交購請購單后對燦于請購物品鬧無法得到及杯時的反饋，優(yōu)這種信息反鋼饋包括審批域情況以及價洲格信息。到（贏6絞）雕缺乏對供應有商的管理掃酒店目前沒宇有意識到建斑立與供應商費的合作伙伴稍關系對發(fā)揮枯酒店竟爭優(yōu)墳勢的促進作集用。目前酒堵店對供應商鼓的管理比較謊重視走念“譽三方比價免”憑，通過供應蝴商的多頭競段爭，從中選媽擇價格最低備的作為合作炎者。總結起臉來其主要炭缺點捎表現(xiàn)端為惰:=1\*GB3班①糖信息閉塞奧。籍在采購過程燕中，采購部讓為了能夠從周多個競爭性枝的供應商中金選擇一個最婚合適的供應括商，往往會昂保留一些私劑有信息，因握為如果給供刷應商提供的舅信息越多（閑心理價格等燈），供應商牲的競爭籌碼船就越大。而鐘供應商也會于在和其他的咽供應商競爭美中隱瞞自己昏的信息。這糕樣，采購、壇供應雙方都涉不進行有效貌的信息溝通敘，這就造成撞非信息對稱弄的博弈過程纏。=2\*GB3壽②蘆對供應商的畜考核不科學匙。僵對供應商的手供貨質(zhì)量、園交貨期、交漂貨數(shù)量無規(guī)睛范的記錄和謹統(tǒng)計，缺乏寄對供應商供源貨能力的后轟續(xù)評價體系畏。缺乏科學澤的供應商的僅考核，酒店蘋對采購物品材質(zhì)量和交貨練期控制的難董度增加，難裕以正真把握僅好貨物的質(zhì)最量。=3\*GB3息③帝與供應商缺黎乏長期合作千關系虎。拌通常情況下馳，公司與供灶應商只是建獅立簡單的短刺期買賣關系眼，過分注重鄙三方比價和州價格的談判輕，不利于與折供應商建立餅新型的長期笑合作關系，妥影響供應商艷的合作積極潔性，進而影噴響采購流程汁中的質(zhì)量控父制。位采購改進的烈目標設定記在了解頸問題的起因士以后，總經(jīng)擔理張平立馬矛組織了財務尚部經(jīng)理、采名購部經(jīng)理等櫻主要業(yè)務部蟻門負責人，鐘參考國外先去進的酒店采鄭購控制流程濱，捆從四個方面屯對HT酒店哈采購環(huán)節(jié)內(nèi)賀部控制的改虛進做弊了探討，即殖控制環(huán)境改遞進、控制活幫動改進、信泉息溝通改進啦以及監(jiān)督改備進，并設定久了采購改進匯的目標：圾（1）縮短肉采購周期?；少徶芷谶^降長、環(huán)節(jié)過庸多是目前使鴉用部門對采搜購最不滿意談的方面。通班過電腦系統(tǒng)賤審批流程以冊及適當?shù)姆謾C級授權管理稀與科學的供恩應商管理縮社短采購周期鋒是采購流程念重造的目的太之一。慘（2）保證禾采購質(zhì)量。部沒有好的原料材料質(zhì)量就雀沒有優(yōu)質(zhì)的梳服務，而優(yōu)嶼質(zhì)的服務又碧是酒店在競辭爭中立足于守不敗之地的林根本。屑（3）長期題利益最大化泄。改變傳統(tǒng)加的價格最低沫的采購目標躬，與供應商幸建立長期合添作的關系，瞇實現(xiàn)雙贏的布長期利益最韻大化目標。惜（4）保持攻信息通暢。及信息暢通包敏括酒店內(nèi)部育部門之間采滋購信息的通宜暢以及與供昨應商之間信譽息的通暢。遼（5）有效更監(jiān)督。建立式便于操作、芽高效率的監(jiān)鹽督機制，防誰范采購過程盡中可能出現(xiàn)膛的道德風險疫。轟目標確定以什后，接下來合就是對采購蹤環(huán)節(jié)的控制轎工作了。適控制環(huán)境的原改進罪設立采購監(jiān)鮮督評審小組杠。采購監(jiān)督畫評審小組由限總經(jīng)理、財高務總監(jiān)以及霞房務總監(jiān)、社餐飲總監(jiān)、環(huán)工程總監(jiān)、香采購經(jīng)理以沿及業(yè)主代表沙組成。主要案負責審議每爺年的采購預婆算、年度采假購計劃、重井大招標項目奶、供應商評此審、采購部區(qū)工作考核等摩。貫設立采購審奔查專員。在然采購監(jiān)督評樸審小組下設槐日常工作崗盾位－采購審嚼查專員，該等專員的工作干是事中參與爺采購日常工待作，獨立向務采購監(jiān)督評雜審小組負責水。駐企業(yè)道德文秩化建設抵?？罹频暌訌娫\有關倫理道禁德的建設，燕通過長期的調(diào)教育培養(yǎng)和應灌輸使得員弦工即使在沒伐有監(jiān)督的情旨況下，也可精以自覺按照售酒店的行為摸準則、倫理氧道德規(guī)范以仆及經(jīng)營管理蒜理念來支配膀其的行為。秧HT酒店目宰前的培訓工圣作長期專注輛于一線員工添的服務質(zhì)量頂和服務技能氧，而忽視了牌道德文化的嗽培訓。培訓爹部完全可以奧利用現(xiàn)有的灶培訓機制和丈平臺增加這藝方面的培訓搶內(nèi)容，提高遺全體員工（脫不僅僅是采匯購部員工）鑒的道德文化基建設。攜控制活動的圈改進歡控制活動主燈要從采購計員劃，分級授遣權以及供應辛商管理三個躲方面進行改屯進：生（1）采購詢計劃。采購柔計劃作為采紡購的第一步影，其制作的飄是否合、完靠善，直接關恨系到整個采蒸購活動的成粥敗。制定采摸購計劃間的歸目跪標竿是普：=1\*GB3湖①劍預測所需材湊料的數(shù)量和仰時間要求廣。=2\*GB3份②繩提高庫存管能理水平。窗采購計劃包附括：=1\*GB3附①答年度采購計飛劃，根據(jù)酒嫩店經(jīng)營預算圈，對每年的彈更新計劃應閣該編制每年擇更新物資采非購預算以及原重大固定資射產(chǎn)采購計劃絮；=2\*GB3曉②銀月度采購計胡劃.每月初猶，應根據(jù)具緊體的經(jīng)營計按劃同時結合旺倉庫庫存管孩理制度編制冠月度采購計刪劃。主要包琴括客房用品甘、餐具、印榆刷品等。=3\*GB3鉛③餐每日采購計擾劃.廚師長若應根據(jù)第二龍?zhí)斓亩ú颓橛隂r，提前一幼天編制每日腿市場采購計克劃，并在晚君上18：0酸0以前提交添采購部，以太保證第二天污原材料的供工應。=4\*GB3姓④果臨時采購申望請.為了避闊免過多的非歉緊急采購通牽過緊急采購國程序，應該殲對于一些非敘緊急的采購希任務編制臨住時采購計劃盲，提前交采促購部安排。毫此外，由于染酒店行業(yè)的恩特殊性，需毫要根據(jù)客人緒的要求隨時慰應變的調(diào)整滿服務方案，嬸保留原有的橡緊急采購程推序。首（2）敢分級授權。呆由于每個人填限于知識面拼或精力的原傷因，無法對析酒店采購的瀉每一個環(huán)節(jié)狐每一項采購蹄內(nèi)容都有十嶄分的把握。殲因此酒店目額前一支筆由橫總經(jīng)理簽字勻?qū)徟淖龇呖此茖嗔图?，避免攻了采購人員黃權力過大的士問題，實則欲難免落于審驚批形式化，便沒有起到正反真的監(jiān)督作貍用。建議通核過合理的分面級授權（金豎額或分類）線將部分審批蓋全分到各個燭部門的總監(jiān)遣，一來可以稀利用各個部耍門總監(jiān)對本未部門的專業(yè)碰熟悉的優(yōu)勢恩提高采購監(jiān)滲督職能，另余一方面通過良年度的考核漆，也可以有興效的約束部戶門總監(jiān)的權舍力。度（3）供應簡商管理=1脅\*GB澤3賽耕①士實行府合格供應商怠的評審。供券應商涉及到趟房務、餐飲兄、工程、財丘務等各個方暮面。因此，珠合格供應商吩名單的評審鴨應通過采購俊監(jiān)督評審小泥組進行，對穩(wěn)不同貨物分必類的供應商僅進行年度或罰半年度的評竄審，并將評志審結果建立斷合格供應商喝名單以及合蔥格供應商檔劃案。合格供阿應商民擔的而評審應該考豐慮以下因素輪：難價格、供應行商捉信譽倆、產(chǎn)品圣質(zhì)量傅、掩交貨期瑞、風結算條件唉和旗服務質(zhì)量?？彻淘诠┡涍^程中對簽以上6條因喊素的執(zhí)行情娛況應作為對偷供應商評審非的資料記錄墾在檔，作為狠今后年度或醒半年度供應訓商評審的資料料。=2\*GB3怪②牲建立艦供應商的激織勵與淘汰以品及競爭機制趟。別激勵機制:巾要保持長期足的合作關系獎，對供應商紐的激勵機制龜相當?shù)闹匾j，酒店應對翠評審結果良給好的供應商巷提供大批量艦的訂單，保由證其長期的當穩(wěn)定銷路，耀并嚴格按照煎合同約定的莫付款期付款兇;桑淘汰機制耕:恨在建立激勵繭機制的同時筐，一些老的喂供應商的情辰?jīng)r可能發(fā)生葬變化，不再渠滿足酒店的深要求。為了癢避免損失，滅必須淘汰那身些不合格的索老供應商。熱競爭機制躺:聲為了即激勵虎合格供應商般的積極性，役酒店還應在籍合格供應商截范圍內(nèi)采取旨一定的競爭狂機制。即采廁用1+2+頸N原則，所式謂1+2+溉N是指一類尾商品一個主捷供應商、2定個輔助供應詠商、N個考疏察供應商。蒼這類商品只演有一個主要塵供應商，大慈約70%的頌物資會從主窮供應商手中北購買。2個胡輔助供應商耀提供大約2飄0%的物資頂供應，一旦士主供應商出趣現(xiàn)問題能由釀輔助供應商誼立即頂替。懇數(shù)量不限的姥考察供應商禾既是輔助供需應商的后備局力量。林信息與溝通構環(huán)節(jié)的改進紅為了解決原韻采購流程中晌信息部暢通頑的問題，酒端店建立了J炊D采購控制蜜系統(tǒng)。通過荒該系統(tǒng)，使興用部門能時灌時看到采購什計劃（申請吸）的審批進餡度以及詢報蚊價情況，不優(yōu)僅及時掌握陡了信息，同灣時也提高了財采購工作的油透明度。此律外，酒店還察希望該系統(tǒng)焰不僅能解決杯信息流的問暈題，同時也紗通過各個模模塊將采購計負劃、供應商趣管理、驗收輔貨等管理功憂能集合起來惕，綜合提高森酒店的采購謀管理水平。低見下競圖：圓（1）澆原材料檔案什管理模塊。爭原材料檔案硬管理功能指清在建立完善患的各類酒店焦經(jīng)營中所需緞要的采購物掏料代碼管理奏體系，并實案現(xiàn)物料在本駁系統(tǒng)各個功感能模塊中的暢的統(tǒng)一和全爺過程跟蹤。答原材料檔案話的建立，避誤免了原來由費于對采購標滔的描述不清宰導致的信息冬溝通障礙。密（2）析供應商管理館。酒店建立判不同分類的偵供應商檔案細，并根據(jù)年奮度或半年度厭的供應評審沒確定最終的晨合格供應商勝檔案。酒店裕采購的詢價裕工作一般需頌在本管理系赴統(tǒng)內(nèi)的供應三商模塊中進添行。一般酒激店通過評審煮結果確定一大家主供應商串、二家輔供市應商、以及寇N家備用供清應商。HT酒店的HT酒店的供應商考核表見附錄4謝（3）群采購計劃管非理。采購計棚劃管理分為島計劃申報以面及計劃審批船。該模塊管池理的采購計酷劃包括年度隨、月度、每州日、臨時采誓購計劃以及嘩緊急采購申斬請。年度采宗購計劃由采凡購監(jiān)督評審拍小組最終審伍批，月度采氧購計劃由財曾務總監(jiān)最終潤審批，每日故采購計劃由小餐飲總監(jiān)審綱批，臨時采小購計劃由財謝務總監(jiān)審批短。緊急采購坊申請由使用綱部門的總監(jiān)老最終審批（佩上述采購計刻劃如果單項稍金額超過十傘萬元，則需墊要總經(jīng)理簽蛙字）。緊急伍采購計劃必尺須是酒店為匪了經(jīng)營所必仿須的計劃外偶物資，不得筒將日常申請然做緊急申請把處理，緊急核采購申請將斥是日后審計提的重點。黃（4）匆存貨管理。乳存貨系統(tǒng)庫吊存管理模塊商旨在幫助企瀉業(yè)對物料的姻入庫、出庫微、盤庫、調(diào)優(yōu)庫、退庫、侍報廢進行電孝算化管理，系加強對物料嘆庫存量的控穩(wěn)制和成本的趟核算。將收發(fā)貨環(huán)節(jié)加入肅到本系統(tǒng)后份可以監(jiān)督供魔應商的供貨互質(zhì)量，并作染為評審的內(nèi)僵容。炊（5）遲詢報價管理唇。購部門應伐當在1+2延＋N的合格壺供應商名單社中進行報價營詢價，并據(jù)敵以確認主供閃應商以及副稿供應商的報護價是否合理捕。如果主供廁應商以及副儉供應商的報執(zhí)價不合理可紀以要求重新俱報價，并記址錄入供應商源考核體系。靈（6）蹤訂單管理。徑在確定供應儲商、價格以脊及采購數(shù)量刪以后就需要淡通過訂單管音理功能生成歡訂單，這種倉標準格式的礙訂單不僅將嘉貨物的規(guī)格渡、標準交貨犬期等信息集誤合在一起，恢也是今后收撇貨部門據(jù)以然驗收的依據(jù)盈。逐（7）殘財務管理。緒本矛模塊表主要根據(jù)不酬同供應商的昌信用期，作哭付款的計劃債與安排。吩監(jiān)督環(huán)節(jié)的膨改進惡監(jiān)督是一種蛋隨時間的推名移而不斷評睜估有關制度駝執(zhí)行質(zhì)量情讀況的過程。用監(jiān)督可通過悅日常的、持甲續(xù)的監(jiān)督活附動來完成，布也可以通過有進行個別的梢、單獨的評田估來實現(xiàn)，柔或兩者結合壺。詳（1）事前礙計劃纖酒店原有的君請購審批程即序事無巨細蝕全部由總經(jīng)統(tǒng)理最終審批邁，在加重總烏經(jīng)理工作負封擔的同時難粉以起到真正是的事前監(jiān)督筍?，F(xiàn)在通過辣不同采購計時劃的分級授絞權審批，一廚方面加快了錄審批進程；顧另一方面通稼過相關業(yè)務好具體負責人喘負責制的審掠批程序，結宏合事后的考歡核，可以進辜一步做好事嬸前計劃的審寬查。兆（2）事中醋審查筒就內(nèi)部控制劣而言，內(nèi)部出審查人員具晨有既重要而禾又特殊的地信位。內(nèi)部審居查既是企業(yè)測內(nèi)部控制的愚一個部分，寬也是監(jiān)督采崇購環(huán)節(jié)的主加要力量。全瘦職的內(nèi)部審新查人員可以凈全方位地參返與到采購計側劃、供應商豎評審、詢價搶、收貨等各辣個關鍵控制從點中，并且數(shù)獨立于采購洋部的崗位可結以保證其發(fā)蘿表客觀的意海見。句（3）事后這考核麥采購績效考伍評是對采購什工作進行全徑面系統(tǒng)的評冊價，從而提曲高整個酒店籠的采購管理納水平。內(nèi)部亭考核的考核腿人為采購監(jiān)舅督評審小組中（小組成員腸應回避對自誦身的考核）皺，范圍包括痕，采購環(huán)節(jié)生的各個人員殿、總監(jiān)，特嘩別對供應商圍的考核。益上述改進措石施的探討還浸需要在HT半酒店今后的毫實踐檢驗中賄不斷改進、凳提高。越是惠有生存壓力召，就越是會已產(chǎn)生提高管激理水平的愿握望，因為只桑有這樣才能裙在殘酷的競肺爭中生存下傭來。扇張平希望齊通過進一步臨的實踐與努糠力，能夠切餐實降低HT慌酒店采購環(huán)塔節(jié)中的風險電，使得采購飽管理水平得揮到一個有效繁的提高，進珠而提高酒店冤的效益，能爛夠在高速發(fā)屑展且充滿挑降戰(zhàn)的上海酒唐店行業(yè)內(nèi)立賭足與發(fā)展進巷步。問題她1.脆根據(jù)乒HT酒店采淋購環(huán)節(jié)眨內(nèi)部控制慣改進前存在剩的問題，秋結合文中已速采取的改進間措施，你認戴為是否還有膝不完善的采纖購內(nèi)部控制定環(huán)節(jié)螞需要進一步遍改進？括如何改進？躬2.案例辭中HT酒店宜采購環(huán)節(jié)內(nèi)浪部控制的探墊討和改進過碰程，對我們共現(xiàn)有國有體鐵制酒店采購禽環(huán)節(jié)內(nèi)部控煤制的改進有貨哪些啟示？附錄快1.HT笛酒店組織結斧構圖剃2.HT酒安店改進前采萍購部崗位的限設置與分工丘酒店采購部繞目前設置有單一名采購經(jīng)診理以及五名威采購人員。綠其基本職能翼以及崗位職吃責如下：朵⑴這采購部經(jīng)理規(guī)基本職能：氣負責全飯店吼各項物品的嬸采購工作，脫保證及時、澆質(zhì)優(yōu)、價廉雕的供貨?？鼗笾瞥杀鹃_支仍，配合飯店站總體目標的徹完成。崗位責任：冶每天上班后巴認真審查采乳購員轉(zhuǎn)來的買采購報告。鄙對采購單上粱列示的物品呢數(shù)量、規(guī)格叮、單價逐項雁審核，對有騎疑問的查明少后及時予以默處理。倉審查各部門該所采購的物鴨品有無采購蔑預算，有采掛購預算的看疼其他項目是個否符合要求拒。欺對每個采購魚員的工作及卵采購的物品根及詢價情況牛要定期審查批對大的采購剛項目要親自政參予、貨比誰三家，保證統(tǒng)質(zhì)量，給上關級及使用部沫門做決策提慌供準確的信竄息和依據(jù)雁掌握每項物業(yè)品的付款的折期限和時間悄，不能出現(xiàn)仆提前付款，貢多付款的情陷況，對每項士付款要認真踩核對，保證旬其準確性乎經(jīng)常與使用或部門及倉庫散溝通，保證曾庫存合理，忠不積壓，不弄斷檔療負責建立采驟購資料、合港同等采購檔優(yōu)案，并妥善策保存符經(jīng)常進行市資場調(diào)查，掌基握各類物品修的價格動態(tài)美，及時調(diào)整盯進貨價格渠廣道，在保證佳質(zhì)量的前提續(xù)下，做到價脅廉物美掉對采購過程慌中出現(xiàn)的難蠢于解決的問協(xié)題及時向財傾務總監(jiān)匯報貼每季度組織勉召開一次采舒購例會，對狐采購中出現(xiàn)往的問題及時念與各部門溝呈通，健全完幫善采購制度⑵采購員旗基本職能：任按酒店規(guī)定犧的采購程序脈，對倉庫及驚使用部門報仙上來的采購未物品予以詢允價，保證物個品及時、質(zhì)宜優(yōu)、價廉的羊采購到位。崗位責任：任對負責采購度的每項物品贈的進貨渠道宴、質(zhì)量要求狼、價格等要異非常清楚熟棉悉。忙對各部門送飯來的采購申錯請單，認真柱審核，如有晃不清楚的及榮時與填寫申欺請單的部門捏溝通，并以悄認真負責的悟態(tài)度貨比三寨家，在保質(zhì)港的情況下詢芳出最低價格翅，之后將申厲請單轉(zhuǎn)采購毒部經(jīng)理復核炸。緊正確記錄采終購過程，向砌有競爭能力材的供應商訂慮購貨品。文準備相關采末購文件資料薯，包括電話千查詢、市場麥價格調(diào)查等腹。蘇根據(jù)所選供禁應商的報價泳，落實采購真定單并匯報鏈期間的差異骨。駐采購員不能泊押單，凡報考上來的申請亦單均應及時興辦理，如有較特殊原因辦性不了，應及左時與使用部究門打招呼。胃對經(jīng)過批準給同意購買的傳貨物要及時康辦理采購，交保證供應。夠3為.淋示HT酒店改拴進前顆的群采購流程礙⑴誘倉儲存貨的敲采購流程宅酒店成本管荷理部下共設麗有客房倉庫束、工程倉庫波、食品倉庫疑、管事倉庫亡等四個倉庫墾?？头總}庫送存放管理著呢各種客房需追要使用的物鋒資如：一次誰性衛(wèi)生用品跡、辦公文具呢、客房部件素、印刷品、吸裝飾品等；栗工程倉庫存瀉放管理著工摸程部日常維啞修更換的物崇品，如燈泡向、水龍頭、藝開關、插座棗、五金備件為等；食品倉注庫存放管理殊著餐飲部制想作食物所需銳要的非生鮮行物品如酒等季飲料、食糖套等配料、大購米、面粉等翼；管事倉庫塌主要存放管肌理酒店的各催類中西餐具超，包括瓷器體、銀器、銅惡器等。=1\*GB3賄①率領用程序：齊各使用部門編需要使用倉貓庫物資前，備需填寫領用溉單，經(jīng)過所越在部門經(jīng)理晨批準后報送銀財務部，財著務部經(jīng)過成潤本經(jīng)理簽字瑞后由財務總孔監(jiān)批準。使匆用部門憑經(jīng)駁批準的領用軍單至各個倉泰庫領用所需刮要的物品。=2\*GB3泛②漢補料通知：施倉庫管理人校員在倉庫存裂貨不足時填寫寫補料通知旅，成本部經(jīng)螞理核準補料獲通知后填寫環(huán)一式四聯(lián)的忘請購單（申鎖請部門聯(lián)、雷采購部留聯(lián)惠、報價審批戚聯(lián)、財務付哄款聯(lián)）送交適采購部。=3\*GB3做③失報價及審批腦：采購部收順到補料通知材后，由采購申經(jīng)理指派專悶門的采購人偉員辦理報價萌，采購人員頓在至少三方蛛詢價后向采令購經(jīng)理報價辨。采購經(jīng)理榆認可后簽字狡報送財務總盆監(jiān)，財務總鳳監(jiān)審核后報床總經(jīng)理最終孝批準。=4\*GB3淘④箏訂單：采購須部憑經(jīng)批準拘的請購單向朝供應商訂貨展。=5\*GB3溜⑤膠收貨：供應挺商向酒店發(fā)溝貨，成本部環(huán)根據(jù)本部門充請購申請單蔑核定貨物并賄驗收。同時父向供應商開壯具收貨通知肚。=6\*GB3順⑥伍付款：供應犧商憑收獲通潑知向酒店財凈務部開具發(fā)訴票。酒店財伍務部根據(jù)發(fā)烈票、收獲通撫知以及請購去單的付款聯(lián)菜核對后向供偷應商付款。造部門新增物澡品以及替換鳥物品的采購探流程流程圖如下：胞⑵紹每日菜單的銷采購流程薦特點：飯店芒中的食品和鹿飲料每天消旗耗量較大，擺其中有些食脈物可以存放教較長時間，隨但有些食物耀卻不能，例漿如肉類和蔬敬菜和水產(chǎn)品蹄，有些物料索更是規(guī)定使護用日期。由評于餐飲部生亂鮮食品原料禾采購要求每醋日供貨，且寫供貨的品種讓、數(shù)量根據(jù)澆客人數(shù)量和程要求的不同英會存在較大繭變化。因此遍生鮮產(chǎn)品的霧采購采取貨“憐每日菜單簡”卸的形式。為竭了保證每日探菜單能夠快旱速供應到使維用部門，采醫(yī)購流程相對揉簡化，具體煎如下：=1\*GB3層①靜制定每日菜谷單：酒店共多有中餐廳、尸西餐廳、日螞本餐廳、2資4小時美食詢店、酒吧等響，每天早上爽九點定時有兔廚師長會議爹，各餐廳廚蜓師長向餐飲旦總監(jiān)提交每撞天的枯“憂每日菜單折”喊，并“觀每日菜單惑”鍬經(jīng)過餐飲總粒監(jiān)批準后提構交采購部。=2\*GB3無②終采購：采購項部根據(jù)跨“蘇每日菜單既”飯所列的各種非生鮮原料，撲分為蔬菜水訂果、肉制品崖、水產(chǎn)品等骨通過2種途己徑詢價，哄①仰采購人員通奏過電話、傳烘真各個分類令市場（如華將中水果市場供、銅川路水程產(chǎn)市場等）啟的主要供應臣商詢價；陣②嬌根據(jù)付費注港冊的庭“詞上海酒店X與X網(wǎng)?！北?、鼠“行網(wǎng)上銅川路羊”垂等專業(yè)網(wǎng)站尋查詢價格。詠根據(jù)以上詢約價結果，采第購人員填制嫁“尸每日菜單報碌價單猛”朽提交采購經(jīng)香理審批。=3\*GB3社③淘訂貨：采購北人員憑經(jīng)采懼購經(jīng)理批準蜂的個“激每日菜單報振價單洗”表向供應商訂將貨。=4\*GB3沖④描發(fā)貨：供應會商根據(jù)訂單糧向酒店發(fā)貨屯，成本部收管貨平臺接受怠貨物，并存射放冷庫等保狗管，供餐飲旅部使用。同認時向供應商珍開具收貨通魔知。=5\*GB3類⑤壁付款：供應訂商憑收獲通補知向酒店財龜務部開具發(fā)票票。酒店財隆務部根據(jù)發(fā)描票、收獲通暈知以及請購慰單的付款聯(lián)夫核對后向供浸應商付款。細流程圖如下子：弟⑶孤新增及替換祥物資=1\*GB3拔①缺采購計劃（休預算）、報留廢單。部門良應事先編制腦需要增加物心品的采購計怪劃，報部門獸總監(jiān)以及財慢務總監(jiān)批準斜。=2\*GB3院②明部門申請。座使用部門應斬根據(jù)采購計樸劃或者物資券報廢單提出饒申請。=3\*GB3維③似倉庫核對有局無存貨。倉恢庫應在采購未前核對該申趴請的物品是棒否屬于倉儲搞物資，或倉具庫是否還有晝余貨。=4\*GB3綢④漏采購詢價。嚴在確認需要朵新購后，采深購部的采購皇人員進行市騰場詢價，需樂要提供三方瀉以上的詢價速結果。=5\*GB3撤⑤塵審批。采購識經(jīng)理復核詢園價結果，并羅確認最低價鐮為供貨商，稅提交財務總兔監(jiān)審批，財帖務總監(jiān)審批喘后由總經(jīng)理稻最終批準。=6\*GB3熊⑥艱訂單。采購術人員憑經(jīng)過矛總經(jīng)理批準蹄的采購申請航，向供應商詢訂貨。=7\*GB3彈⑦路送貨。供應桑商向酒店發(fā)砌貨。=8\*GB3妹⑧怨收貨。收貨慚部門按照采反購申請收貨澆，并出具收牽貨單。=9\*GB3殊⑨頓付款。供應戚商開具發(fā)票刑，并憑收貨蝶單向酒店財潤務部申請付么款。流程圖：燕⑷牽更新改造物鐮資的采購流悼程檔酒店業(yè)作為浩一種長期穩(wěn)昏定經(jīng)營的行熟業(yè)，其持續(xù)跟經(jīng)營期可達袋幾十年甚至挺上百年。在寇此期間，為桂了提供更優(yōu)贈質(zhì)的環(huán)境，糖酒店需要定餐期對各個區(qū)膛域做更新改且造。這種更牧新改造可以所是停業(yè)大改巨，更多的是銜不停業(yè)的分善區(qū)分時段的州局部改造。剖可以說，對材于一家大型熔酒店，在其品的第一個裝書修期以后，歐就會處于一曾種持續(xù)改造柜的過程中。買在酒店的更鼠新改造的過你程中也會需塔要采購部門勞采購一些甲抹方供應的主線要材料。由斯于這部分費執(zhí)用支出屬于棉業(yè)主費用（合不屬于日常筋經(jīng)營費用）無，因此在此丈采購流程中證還需要引入常業(yè)主的批準哪環(huán)節(jié)。=1\*GB3趁①下預算。對于縫更新改造，動酒店每年會價編制更新改怕造的預算，兔報業(yè)主審批累。業(yè)主根據(jù)幫酒店定位，旺以及更新改象造的要求核述定預算。=2\*GB3陸②煙申請。根據(jù)悶預算，酒店仙經(jīng)營者安排犯實施每年的覽更新改造計召劃。為了節(jié)廉約成本，一茶般會對其中阻的一些主要沒材料、設備逼如衛(wèi)生潔具私、地毯、大腎理石、鍋爐齒等由酒店自淚行采購。工淹程部會根據(jù)謀與施工單位拼的改造合同螺中所列甲供愧材料清單，嶺填制更新改雙造審批單。=3\*GB3服③姿比價：采購進部根據(jù)更新籃改造審批單擊所列內(nèi)容進強行市場比價釀，比價范圍瞎至少三家。翼對于金額大拆于十萬元的沙采購標的，映必須進行招柳標。=4\*GB3因④栽審批：報價削/開標的結瞧果報財務總杜監(jiān)復