有效時(shí)間管理

有效時(shí)間管理第1頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六明日歌(明)文嘉明日復(fù)明日，明日何其多。我生待明日，萬事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋來老將至。朝看水東流，暮看日西墜。百年明日能幾何？請君聽我明日歌!明日歌(明)文嘉明日復(fù)明日，明日何其多。我生待明日，萬事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋來老將至。朝看水東流，暮看日西墜。百年明日能幾何？請君聽我明日歌!第2頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六有關(guān)時(shí)間的名言“逝者如斯夫，不舍晝夜?！?/p>

——孔子時(shí)間就象海綿里的水一樣，只要你愿意擠，總還是有的?！斞浮耙淮绻怅幰淮缃穑缃痣y買寸光陰”

——民間諺語時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是一樣的——均等性一個(gè)人越知道時(shí)間的價(jià)值，越倍覺失時(shí)的痛苦呀！——但丁第3頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六時(shí)間的特點(diǎn)不可逆性伸縮性均等性不可儲(chǔ)蓄性第4頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一項(xiàng)是頭腦，一項(xiàng)是時(shí)間。無論你做什么事情，即使不用大腦，也要花費(fèi)時(shí)間。因此，管理時(shí)間的水平高低，會(huì)決定你事業(yè)和生活的成敗。我們的財(cái)富第5頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六一年有天；其中雙休日共天；法定假日天；公司帶薪休假天；實(shí)際工作約天，每天8小時(shí)，共小時(shí);我們的時(shí)間很多嗎？36510429102221776第6頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六一、下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？第7頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六總結(jié)你的時(shí)間掌控第8頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六缺乏計(jì)劃缺乏組織缺乏分配缺乏控制時(shí)間管理失控的原因第9頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六時(shí)間失控的原因1.缺乏計(jì)劃業(yè)務(wù)員身負(fù)市場開拓重任,很多時(shí)候都會(huì)同時(shí)有多項(xiàng)任務(wù)須要完成，而這些任務(wù)又各有不同的困難和完成的期限，我們只能走一步看一步，而不能事先全盤計(jì)劃如何完成各項(xiàng)任務(wù)，漸漸發(fā)現(xiàn)時(shí)不我待，其中一二項(xiàng)的時(shí)限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找尋額外資源去完成，這種處理方法虛耗資源和時(shí)間。第10頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六時(shí)間失控的原因2.缺乏組織業(yè)務(wù)員很多時(shí)候須要將工作分配給其他人處理，或與其他部門配合，假如在分配工作時(shí)，沒有把人員組織起來，又沒有與其他部門取得默契，則我們在執(zhí)行時(shí)可能會(huì)出錯(cuò)，或彼此產(chǎn)生誤會(huì)，或因缺乏后援而導(dǎo)致無法完成工作等情況，使我們還須花時(shí)間去糾正。第11頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六時(shí)間失控的原因3.用人不當(dāng)主管於分配工作給各員工時(shí)，對(duì)他們的情況不甚了解，例如沒有考慮員工的工作能力、工作量及組員間的合作性等，忽略這些因素，可能令員工無法順利如期完成任務(wù)，這時(shí)主管就要親自解決或重新分配工作，因而浪費(fèi)主管和員工的時(shí)間；第12頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六時(shí)間失控的原因4.缺乏控制每項(xiàng)任務(wù)都有完成的時(shí)限和要求的標(biāo)準(zhǔn)，若主管在分配工作后，沒有跟進(jìn)員工的進(jìn)度及成效，很可能在限期完結(jié)前兩三天才發(fā)現(xiàn)限期將至，而恐怕工作不能如期完成，導(dǎo)致要花費(fèi)很多時(shí)間急謀對(duì)策，或者是在工作完成后，須要從頭再做，平白浪費(fèi)不少時(shí)間。第13頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何有效管理時(shí)間呢？第14頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六法寶一：以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)原則時(shí)間管理指出，目標(biāo)原則不單單是有目標(biāo)，而且是要讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)，這里SMART標(biāo)準(zhǔn)是指：

具體的（Specific）。這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，目標(biāo)“我要成為一個(gè)優(yōu)秀的員工”不是一個(gè)具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要獲得今年的公司最佳員工獎(jiǎng)”就算得上是一個(gè)具體的目標(biāo)了?！皶r(shí)間管理”的4大法寶第15頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶一：以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)原則可衡量的（Measurable）。這是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個(gè)“我要獲得今年的公司最佳員工獎(jiǎng)”目標(biāo)，它就對(duì)應(yīng)著許多量化的指標(biāo)——出勤、業(yè)務(wù)量、績效等。

第16頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶一：以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)原則

可達(dá)到的（Attainable）。這里“可達(dá)到的”有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該在能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。一般人在這點(diǎn)上往往只注意前者，其實(shí)后者也相當(dāng)重要。目標(biāo)經(jīng)常達(dá)不到的確會(huì)讓人沮喪，但同時(shí)得注意：太容易達(dá)到的目標(biāo)也會(huì)讓人失去斗志。第17頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶一：以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)原則

相關(guān)的（Relevant）。這里的“相關(guān)的”是指與現(xiàn)實(shí)生活相關(guān)，而不是簡單的“白日夢”。第18頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶一：以SMART為導(dǎo)向的目標(biāo)原則基于時(shí)間的（Time-based）?！盎跁r(shí)間”就更容易理解了，它是指目標(biāo)必須確定完成的日期。在這一點(diǎn)上，時(shí)間管理指出，不但要確定最終目標(biāo)的完成時(shí)間，還要設(shè)立多個(gè)小時(shí)間段上的“時(shí)間里程牌”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。第19頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則

根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個(gè)二維四象限的指標(biāo)體系）。第20頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則

B重要而不緊迫A重要又緊迫C既不重要也不緊迫D緊迫而不重要（重要）緊迫第21頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則

第一類是“重要且緊迫”的事件，例如：處理危機(jī)、完成有期限壓力的工作等；

第二類是“重要但不緊迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、發(fā)展新機(jī)會(huì)、長期工作規(guī)劃、有效的休閑；第22頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則第三類是“不重要但緊迫”的事件，例如：不速之客、某些電話、會(huì)議、信件；

第四類是“不重要且不緊迫”的事件，更直接的來說是“浪費(fèi)時(shí)間”的事件，例如：閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價(jià)值的電視節(jié)目等。第23頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則時(shí)間管理指出，第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時(shí)間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智——很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會(huì)使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利于個(gè)人也不利工作。第24頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶二：關(guān)注第二象限的四象限原則大多數(shù)新員工在進(jìn)廠的初期，是一個(gè)關(guān)注于第一象限事件的人。那時(shí)候感覺很糟，天天加班，而且工作質(zhì)量也不盡如人意。若轉(zhuǎn)換了關(guān)注的方向，可以發(fā)現(xiàn)整個(gè)感覺都會(huì)改變，這主要是因?yàn)榈谝幌笙夼c第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴(kuò)大會(huì)使第一象限的事件減少，而且處理時(shí)由于時(shí)間比較充足，效果都會(huì)比較好，人也更有自信了。第25頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶三：趕跑時(shí)間第一大盜的韻律原則專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8

分鐘會(huì)收到1

次打擾，每小時(shí)大約7

次，或者說每天50~60

次。平均每次打擾大約是5

分鐘，總共每天大約4

小時(shí)，也就是約50%。其中80%（約3

小時(shí)）的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。第26頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶三：趕跑時(shí)間第一大盜的韻律原則時(shí)間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對(duì)于無意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)嘏c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。第27頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六“時(shí)間管理”的4大法寶法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則

“崔西定律”是指：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比.例如完成一件工作有3

個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程?！?/p>

第28頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理1.“今年是你生命中的最后一年”法你打算如何去度過？第29頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理2.時(shí)間價(jià)值分析法時(shí)間價(jià)值表年收入

（萬元）年工作時(shí)間

（日）日工作時(shí)間

（小時(shí)）每日價(jià)值

（元）每小時(shí)價(jià)值

（元）每分鐘價(jià)值

（元）每秒價(jià)值

（元）2.00222.008.0090.0911.260.190.0034.00222.008.00180.1822.520.380.0066.00222.008.00270.2733.780.560.0098.00222.008.00360.3645.050.750.01310.00222.008.00450.4556.310.940.016第30頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六比爾蓋茨的一次彎腰比爾蓋茨每秒賺250美圓，即每天賺2000萬美圓，一年賺78億美圓。

假如蓋茨掉了1000美圓，他也懶得撿，因?yàn)樗煲ǖ?秒鐘，這一彎腰他已賺回1000美圓。第31頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理2.時(shí)間價(jià)值分析法你的時(shí)間價(jià)值分析第32頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理3.成功=價(jià)值速度2（S=VC2）

E=MC2（能量=質(zhì)量速度2）；做最有價(jià)值的事（提升你做事的價(jià)值）；在單位時(shí)間內(nèi)做最多的事（提升你做事的效率和速度）。第33頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理4.ABC分類法B重要而不緊迫A重要又緊迫C既不重要也不緊迫D緊迫而不重要重要緊迫第34頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理5.生理節(jié)奏法a)注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時(shí)段，在此時(shí)段做最有價(jià)值的事；b)注意研究你注意力集中的時(shí)間有多長，在此時(shí)間內(nèi)解決問題；c)該休息的時(shí)候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，這樣你每天清醒的時(shí)間，就多增加了1小時(shí)。第35頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理6.杜拉克時(shí)間管理法現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從他們時(shí)間開始。

——記錄時(shí)間；

——分析時(shí)間；

——管理時(shí)間。第36頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理7.柯維時(shí)間管理法以原則為重心，配合個(gè)人對(duì)使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)；有效個(gè)人管理的六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（1）：

——一致：使命與價(jià)值觀、角色與目標(biāo)、重點(diǎn)與計(jì)劃、欲望與自制等應(yīng)合諧一致；

——平衡：人應(yīng)在事業(yè)、財(cái)富、生活、奉獻(xiàn)等方面平行發(fā)展；第37頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理7.柯維時(shí)間管理法有效個(gè)人管理的六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（2）：

——有重心：以一周為單位訂計(jì)劃，每天應(yīng)各有不同的優(yōu)先目標(biāo)，但要相互呼應(yīng)，最有價(jià)值的事先做；

——重人性：個(gè)人管理的目的在人而不在事；

——有彈性：應(yīng)可因個(gè)人作用和需求的變化而調(diào)整；

——攜帶方便：管理工具應(yīng)便于攜帶，隨時(shí)記錄與調(diào)整。第38頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理7.柯維時(shí)間管理法有效個(gè)人管理的四個(gè)步驟

——確定角色：確定你認(rèn)為重要的角色；

——選擇目標(biāo)：分別為每個(gè)角色確定未來一周要達(dá)成的目標(biāo)；

——安排進(jìn)度：為這些目標(biāo)確定完成時(shí)間；

——逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。第39頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理8.艾維·利時(shí)間管理法a)寫下你明天要做的6件最重要的事；b)用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序；c)明天早上第一件事是做第一項(xiàng)，直至完成或達(dá)到要求；d)然后再開始完成第二項(xiàng)、第三項(xiàng)……；e)每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣；第40頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理9.20/80時(shí)間管理法a)20/80定律是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)明的，因此，也叫巴萊多定律；b)用80%的時(shí)間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售額的20%的優(yōu)質(zhì)客戶；c)用80%的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)能給你產(chǎn)生80%的效果的,20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）；d)最20/80定律從你要做的一大堆事中選出最重要的事優(yōu)先做。第41頁，共48頁，2023年，2月20日，星期六如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理10.日程表時(shí)間管理法a)“我要得到什么樣的結(jié)果？”