銀行會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程模版

會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一節(jié)基本規(guī)定一、銀行會計檔案是銀行各項業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料，是金融檔案的重要組成部分。銀行會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計結(jié)算報表、財務(wù)會計報告及其他會計資料（以下簡稱“會計檔案”）。二、各分、支行（部）應(yīng)建立會計檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀制度，做到會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，防止會計檔案毀損、散失、泄密。三、會計檔案保管地點應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件。四、會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料，應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。五、會計檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年度算起，如有必要可以延長，但不能縮短。六、當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后可暫由營業(yè)網(wǎng)點保管一年，期滿后移交到支行的檔案管理部門統(tǒng)一保管，支行應(yīng)指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。七、會計結(jié)算報表的保管分為兩類：一種是紙質(zhì)文檔保管、一種是電子數(shù)據(jù)保管，由總行會計結(jié)算部和信息技術(shù)部確定，將各分、支行（部）和全行的報表數(shù)據(jù)通過光盤或硬盤的方式進(jìn)行保管。八、已刻錄的帶有傳票影像數(shù)據(jù)的光盤屬于我行重要物品，由各分、支行（部）檔案管理人員妥善保管。九、銀行機(jī)構(gòu)分立，原機(jī)構(gòu)存續(xù)的，會計檔案由原機(jī)構(gòu)保管，原機(jī)構(gòu)解散的，會計檔案應(yīng)由分立各方協(xié)商后由其中一方代管，或移交總行運營管理部憑證中心（以下簡稱“憑證中心）代管。銀行機(jī)構(gòu)合并，會計檔案應(yīng)由合并后的銀行機(jī)構(gòu)保管。銀行分支機(jī)構(gòu)關(guān)閉，會計檔案由其上級行代管。十、。十一、保管期限界滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項的原始會計資料，不得銷毀，應(yīng)單獨保管到未了事項完結(jié)為止。十二、會計檔案交接應(yīng)編制移交清冊，辦理交接手續(xù)，由雙方主管行長監(jiān)交并簽章確認(rèn)。第二節(jié)操作流程一、會計檔案資料的裝訂（一）地區(qū)轄內(nèi)支行（部）傳票憑證由總行憑證中心負(fù)責(zé)裝訂，異地分、支行（部）傳票憑證由分行指定的部門或人員負(fù)責(zé)裝訂，具體要求按照《銀行會計憑證管理辦法》執(zhí)行。（二）會計賬簿中，總賬應(yīng)按月裝訂，各種分戶賬、登記簿等可根據(jù)數(shù)量按月、季或年裝訂（詳見附件一），各種賬簿的裝訂順序按科目、賬號排列。裝訂成冊的賬頁，要填寫“賬首”和“賬面目錄”，加貼封面、封底，在裝訂處用紙條加封，由裝訂人員、會計主管人員在加封處蓋章，并及時登記《會計檔案保管登記簿》。（三）除《出售憑證簽收登記簿》、《重要空白憑證保管、領(lǐng)用登記簿》、《庫存現(xiàn)金登記簿》、《綜合柜員交接登記簿》、《憑證（資料）交接登記簿》需按年裝訂歸檔保管外，其余登記簿均可連續(xù)登記。（四）其他資料，如單位出示的公函或介紹信、查詢書等專夾保管，按年裝訂。 二、會計檔案資料的移交（一）傳票憑證的移交1、地區(qū)轄內(nèi)支行（部）憑證移交（1）各營業(yè)網(wǎng)點的柜員在當(dāng)日營業(yè)終了、賬務(wù)軋平后，每個柜員將整理好的憑證貼上統(tǒng)一格式的傳票封簽自行封包，并由封口人簽章并加蓋騎縫章后交支行指定的傳票交接員，傳票交接與封袋均需在網(wǎng)點電子監(jiān)控下進(jìn)行，同時要求每個柜員傳票的順序碼必須與軋賬單上注明的總張數(shù)和柜員傳票封簽上的數(shù)量三者保持一致。（2）各支行（部）的傳票交接員將每個柜員整理好的憑證封包裝入加鎖片的保密袋，套寫“移交會計檔案中心資料清單”后與總行憑證中心傳票交接人員雙方在電子監(jiān)控下進(jìn)行交接。移交清單第一聯(lián)由支行（部）留存，第二聯(lián)交由總行憑證中心留存?zhèn)洳?。傳票移交清單保?5年。（3）縣域支行的憑證委托人民銀行金融電子結(jié)算中心傳遞，與總行憑證中心進(jìn)行交接。2、異地分行下轄支行（部）憑證移交（1）各營業(yè)網(wǎng)點的柜員傳票封包及交接流程同二、（一）、1、（1）。（2）異地分行下轄支行傳票憑證移交分行的流程，由各分行根據(jù)實際情況及風(fēng)險控制原則制定具體的操作流程報總行會計結(jié)算部備案后執(zhí)行。（二）會計檔案的移交：地區(qū)轄內(nèi)支行（部）會計賬簿、報表等會計檔案移交總行憑證中心（暫不執(zhí)行）1、每年末或次年初，支行（部）的傳票交接人員將整理、裝訂好的會計賬簿、報表，按編號順序登記“移交會計檔案中心資料清單”（三聯(lián)）并編制移交清冊一式二份，移交清冊上須寫明移交時間、會計檔案種類、名稱、起止時間、數(shù)量等內(nèi)容。經(jīng)清點無誤后，總行憑證中心檔案保管人員與移交方雙方在電子監(jiān)控下進(jìn)行交接并在“移交會計檔案中心資料清單”上加蓋交接雙方的公章。移交清單第一聯(lián)由支行（部）留存，第二聯(lián)由總行憑證中心留存?zhèn)洳椋谌?lián)支行（部）檔案管理人員粘貼在《會計檔案保管登記簿》上。雙方各執(zhí)一份移交清冊永久保管。2、總行憑證中心檔案保管人員將各支行（部）移交并已裝訂好的會計賬簿、報表，按時間順序登記《支行（部室）會計檔案資料入庫登記簿》，將會計檔案入庫妥善保管。三、會計檔案的調(diào)（查）閱（一）地區(qū)轄內(nèi)支行（部）到總行憑證中心調(diào)（查）閱、復(fù)印相關(guān)檔案資料（包括前臺超過調(diào)閱期限的影像資料）1、各支行（部）調(diào)（查）閱會計憑證等檔案資料，填好《會計憑證中心憑證查閱登記表》，蓋好本支行（部）預(yù)留印鑒（單位行政公章和主管結(jié)算行長個人名章），由已備案人員交由憑證中心工作人員核對支行（部）預(yù)留在憑證中心的印鑒，核對無誤后方可到會計憑證保管員處查閱、復(fù)印，同時在《銀行會計憑證查閱登記簿》上登記，由憑證保管人員詳細(xì)寫明查閱（復(fù)印）日期、查閱（復(fù)?。┰?、查閱（復(fù)印）內(nèi)容、審批人、歸還日期等。2、外單位查閱、抄錄、復(fù)印或拍照本行會計憑證檔案，需由外單位提供單位公函或介紹信、有效身份證件，經(jīng)總行主管紀(jì)檢的行領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的紀(jì)檢辦負(fù)責(zé)人簽字審批后，方可到會計憑證保管員處查閱、抄錄、復(fù)制或拍照，但不得將原件借出，不得拆散原卷冊，不得在傳票檔案上涂畫、拆封和抽換。憑證保管人員要在《銀行會計憑證查閱登記簿》上詳細(xì)記載查閱時間、有效身份證件號碼、查閱單位名稱、查閱原因、查閱內(nèi)容、審批人、歸還日期，并將正式介紹信以及其他有關(guān)資料粘貼在登記簿上或?qū)A保管。查閱會計憑證檔案必須在電子監(jiān)控下進(jìn)行，憑證保管人員或指定人員須全程陪同、不得離崗。3、須經(jīng)總行主管紀(jì)檢的行領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的紀(jì)檢辦負(fù)責(zé)人簽字審批后，憑證保管人員要在《銀行會計憑證借出登記簿》上詳細(xì)記載借出時間和證件號碼、借出單位名稱，并將正式介紹信以及相關(guān)資料粘貼在登記簿上或?qū)A保管。（二）異地分行下屬支行（部）到當(dāng)?shù)胤中袡n案管理中心調(diào)（查）閱、復(fù)印相關(guān)檔案資料（包括前臺超過調(diào)閱期限的影像資料）具體流程參照三（一）執(zhí)行，但對于外單位查閱、抄錄、復(fù)印、拍照本行會計憑證檔案以及因訴訟、仲裁或其他需要須借出會計憑證的，由分行主管行長或其授權(quán)人員簽字審批。（三）在支行調(diào)（查）閱、復(fù)印相關(guān)檔案資料（包括前臺超過調(diào)閱期限的影像資料）1、支行內(nèi)部人員要求調(diào)閱檔案（1）會計檔案管理部門內(nèi)部要求調(diào)閱檔案，應(yīng)在《會計檔案調(diào)（查）閱登記簿》上登記，并由檔案保管人員詳細(xì)寫明調(diào)閱日期、內(nèi)容、審批人、歸還日期等。（2）其他部門人員要求調(diào)閱檔案，應(yīng)由調(diào)閱人提出申請，填寫“內(nèi)部人員調(diào)閱會計檔案審批單”（附件二），并經(jīng)支行（網(wǎng)點）主任批準(zhǔn)同意后，在《會計檔案調(diào)（查）閱登記簿》上登記，由檔案保管人員詳細(xì)寫明調(diào)閱日期、內(nèi)容、審批人、歸還日期等。2、客戶需要調(diào)閱會計檔案時，須出具單位公函或介紹信、有效身份證件，并經(jīng)支行（網(wǎng)點）主任批準(zhǔn)同意后，由檔案保管人員查閱，在《會計檔案調(diào)（查）閱登記簿》上詳細(xì)登記，并由客戶簽字確認(rèn)。但僅限于查閱本單位的賬務(wù)憑證，不能涉及其他單位的賬務(wù)和憑證。查閱會計檔案必須在電子監(jiān)控下進(jìn)行，檔案保管人員或指定人員須全程陪同、不得離崗。3、法律、法規(guī)授權(quán)的部門要求調(diào)（查）閱會計檔案時，必須持縣團(tuán)級以上機(jī)構(gòu)的正式介紹信，地區(qū)轄內(nèi)支行（部）經(jīng)總行主管紀(jì)檢的行領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的紀(jì)檢辦負(fù)責(zé)人簽字審批、異地分行轄內(nèi)支行（部）由支行主管行長或其授權(quán)人員簽字審批后（人民法院除外），方可在支行檔案保管人員陪同下調(diào)（查）閱。調(diào)（查）閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制，但不得將會計檔案拆封或借出。支行檔案保管人員在《會計檔案調(diào)（查）閱登記簿》上記載調(diào)（查）閱時間和介紹信號碼、調(diào)（查）閱單位名稱，并由單位經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。查閱會計檔案必須在電子監(jiān)控下進(jìn)行，檔案保管人員或指定人員須全程陪同、不得離崗。4、會計檔案調(diào)（查）閱資料按時間順序編號，與《會計檔案調(diào)（查）閱登記簿》配對保管。5、。不得直接在稽核影像系統(tǒng)中打印憑證給客戶。6、開戶行和經(jīng)辦行均可進(jìn)行回單的補(bǔ)制。對于長期往來客戶單位可集中出示公函授權(quán)回單補(bǔ)制事宜，非客戶單位統(tǒng)一授權(quán)的一律按規(guī)定程序辦理回單的補(bǔ)制。網(wǎng)銀客戶采取一次性授權(quán)，網(wǎng)銀回單給客戶的聯(lián)次一律加蓋補(bǔ)制回單專用章。7、從影像系統(tǒng)中調(diào)閱會計憑證的，必須由支行指定的專人憑用戶代碼進(jìn)入稽核影像系統(tǒng)調(diào)閱會計憑證。四、會計檔案的銷毀（一）總行憑證中心或支行（部）檔案管理部門編制會計檔案銷毀清單（附件三）。（二）總行憑證中心或支行（部）的主管領(lǐng)導(dǎo)在會計檔案銷毀清單上簽署意見，由總行運營管理部、會計結(jié)算部、內(nèi)控合規(guī)部組織人員共同到現(xiàn)場核實簽字。（三）總行憑證中心或支行（部）以及總行內(nèi)控合規(guī)部、會計結(jié)算部、安全保衛(wèi)部共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷，并在銷毀清單（一式四份）上簽章確認(rèn)。（四）銷毀會計檔案，應(yīng)將檔案信息與共保存介質(zhì)一同銷毀。銷毀清單永久保管。附件：13-1.會計檔案保管期限表13-2.內(nèi)部人員調(diào)閱會計檔案審批單13-3.會計檔案銷毀清單附件13-1會計檔案保管期限表永久保管的會計檔案保管內(nèi)容保管形式編號1年度會計報表、財務(wù)會計報告單獨保管按年度編號2資本金、股金及股權(quán)明細(xì)單獨保管按年度編號3掛失申請書及掛失登記簿單獨保管”4會計檔案保管、調(diào)閱登記簿及移交、銷毀清冊單獨保管按年度編號5存、貸款賬戶開立、撤銷、變更的相關(guān)登記簿及資料，以及與賬戶相關(guān)的申請書、協(xié)議書（如：網(wǎng)上銀行、電話銀行、電子繳稅等）手工、電子文檔按年度編號（注：存款賬戶開立、撤銷、變更的相關(guān)資料可在賬戶銷戶滿10年后銷毀）6機(jī)構(gòu)裁撤、合并、分設(shè)交接清冊單獨保管7有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書和登記簿一年裝訂一次按年度編號8儲蓄存款開銷戶登記簿磁質(zhì)文檔9轉(zhuǎn)入久懸未取、損益處理的不動戶清單及相關(guān)登記簿單獨保管10其他：《重要物品保管交接登記簿》《銀行承兌匯票登記簿》《合同、協(xié)議保管登記簿》《打碼機(jī)使用管理登記簿》單獨保管保管15年的會計檔案保管內(nèi)容保管形式編號1非生息資產(chǎn)卡片清單按季打印、單獨保管××年，第×冊/共×冊2余額表按月打印、單獨保管同上3損益明細(xì)表、利潤表、業(yè)務(wù)狀況表(月、季報)按月打印、單獨保管按年度編號4賬戶對賬單（單邊）按月打印、單獨保管××年，第×冊/共×冊5儲蓄存款利息所得扣繳個人所得稅報告表按月單獨保管，按年裝訂按年度編號6月總賬按月打印、單獨保管××年，第×冊/共×冊7各類業(yè)務(wù)品種協(xié)議（如：理財產(chǎn)品、委托存款等）單獨保管8會計憑證及附件總部保管9會計人員及崗位交接相關(guān)登記簿、會計人員移交清冊單獨保管10會計檢查相關(guān)登記簿單獨保管11客戶洗錢風(fēng)險等級劃分、可疑交易報送（含已上報和未上報）相關(guān)登記簿單獨保管12票據(jù)、憑證（資料）等相關(guān)交接登記簿和傳票移交會計檔案中心資料清單單獨保管13中期財務(wù)會計報告單獨保管按年度編號14有價單證、重要空白憑證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄單獨保管15傳票影像數(shù)據(jù)光盤單獨保管16其他：《業(yè)務(wù)差錯登記簿》《單位、個人繳款差錯登記簿》《代收代付業(yè)務(wù)登記簿》《柜員卡領(lǐng)用登記簿》、《柜員卡管理登記簿》以及《柜員身份指紋認(rèn)證系統(tǒng)信息維護(hù)申請表》《上門服務(wù)登記簿》單獨保管保管5年的會計檔案保管內(nèi)容保管形式編號1聯(lián)行往來賬清單按年裝訂按年度編號2密押表使用、保管記錄單獨保管3余額對賬單回執(zhí)聯(lián)單獨裝訂、保管××年，第×冊/共×冊4已處置固定資產(chǎn)卡片單獨保管5現(xiàn)金管理相關(guān)報表(大額現(xiàn)金支付登記備案明細(xì)表、現(xiàn)金計劃編制表、大額現(xiàn)金支取申請表、大額取現(xiàn)資料等)單獨裝訂、保管按年度編號6其他單獨裝訂、保管按年度編號保管3年的會計檔案保管內(nèi)容保管形式編號1業(yè)務(wù)狀況表（日報）每日打印，按月裝訂××年，第×冊/共×冊2異地通兌差錯通知單每日打印，按年裝訂按年度編號3查詢查復(fù)書及登記簿每日打印，按年裝訂按年度編號4銀行詢證函、存款證明及相關(guān)資料單獨保管按年度編號5質(zhì)押存款協(xié)助止付或解除止付的相關(guān)資料（以解除止付時間計算為3年）單獨保管按年度編號6柜員尾箱交接單及綜合柜員交接登記簿單獨保管7電子化庫款交接相關(guān)報表、登記簿單獨保管8ATM機(jī)流水賬及相關(guān)登記簿單獨保管9其他：《收到、發(fā)出委托收款（托收承付）登記簿》《鎖片使用銷號登記簿》《色帶使用情況登記簿》《假幣收繳代保管登記簿》假幣收繳憑證、假幣解繳清單等補(bǔ)制回單相關(guān)資料單獨保管附件13-2內(nèi)部人員調(diào)閱會計檔案審批單申請部門(公章)申請時間調(diào)閱事由審批意見：網(wǎng)點主任：檔案管理人員：附件13-3會計檔案銷毀清單支行（公章）：序號會計檔案名稱編號數(shù)量備注清理人：復(fù)核人：核實人：總行會計結(jié)算部：總行內(nèi)控合規(guī)部：上繳日期：年月日會計結(jié)算業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程圖（1）業(yè)務(wù)流程名稱：會計檔案管理子流程名稱：會計檔案調(diào)（查）閱支行登記《會計檔案調(diào)（查）閱登記簿》在電子監(jiān)控下進(jìn)行，原則上原件不能借出，不得拆散、涂畫、拆封、抽換檔案管理人員全程陪同調(diào)（查）閱出具單位公函，經(jīng)辦人身份證件，支行（網(wǎng)點）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)持縣團(tuán)級以上機(jī)構(gòu)介紹信，經(jīng)總行主管紀(jì)檢領(lǐng)導(dǎo)或其被授權(quán)經(jīng)辦人（異地分、支行由其主管行長或其被授權(quán)人員）審批其他部門人員調(diào)（查）閱，填寫審批單，支行（網(wǎng)點）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)客戶調(diào)（查）閱法律、法規(guī)授權(quán)部門調(diào)（查）閱內(nèi)部人員調(diào)（查）閱檔案管理部門內(nèi)部調(diào)（查）閱登記《會計檔案調(diào)（查）閱登記簿》在電子監(jiān)控下進(jìn)行，原則上原件不能借出，不得拆散、涂畫、拆封、抽換檔案管理人員全程陪同調(diào)（查）閱出具單位公函，經(jīng)辦人身份證件，支行（網(wǎng)點）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)持縣團(tuán)級以上機(jī)構(gòu)介紹信，經(jīng)總行主管紀(jì)檢領(lǐng)導(dǎo)或其被授權(quán)經(jīng)辦人（異地分、支行由其主管行長或其被授權(quán)人員）審批其他部門人員調(diào)（查）閱，填寫審批單，支行（網(wǎng)點）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)客戶調(diào)（查）閱法律、法規(guī)授權(quán)部門調(diào)（查）閱內(nèi)部人員調(diào)（查）閱檔案管理部門內(nèi)部調(diào)（查）閱會計結(jié)算業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程圖（2）業(yè)務(wù)流程名稱：會計檔案管理子流程名稱：會計檔案移交、歸檔柜員將傳票憑證封包，交支行傳票交接員支行傳票交接員將憑證封包裝入保密袋，交總行憑證中心傳票交接人員支行檔案保管員清點無誤后與總行憑證中心檔案保管人員交接總行憑證中心將各支行（部）移交的憑證和會計檔案序時登記，柜員將傳票憑證封包，交支行傳票交接員支行傳票交接員將憑證封包裝入保密袋，交總行憑證中心傳票交接人員支行檔案保管員清點無誤后與總行憑證中心檔案保管人員交接總行憑證中心將各支行（部）移交的憑證和會計檔案序時登記，入庫妥善保管每年末或次年初，支行（部）檔案保管員將整理、裝訂好的會計賬簿、報表匯總會計賬簿、報表按月、季或年裝訂，并由專人保管會計結(jié)算業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程風(fēng)險控制手冊業(yè)務(wù)流程名稱：會計檔案管理子流程名稱：無環(huán)節(jié)序號環(huán)節(jié)名稱操作崗位（或人員）存在的主要風(fēng)險點控制措施（控制點）控制頻率序號風(fēng)險點描述序號控制點描述1移交經(jīng)辦柜員支行及總行傳票交接人員1傳票憑證移交是否符合規(guī)定1傳票憑證移交前必須封包，由封口人簽章并加蓋騎縫章。每日2傳票封袋、交接均須在電子監(jiān)控下進(jìn)行。每日支行及總行檔案管理員2會計檔案移交是否符合規(guī)定1支行會計檔案移交總行時應(yīng)編制移交清冊，清點無誤后雙方在電子監(jiān)控下交接。實時2支行（部）之間移交會計檔案時應(yīng)編制移交清冊，辦理交接手續(xù)，由雙方主管行長監(jiān)交。實時2保管檔案管理員1是否符合保管要求1保管地點具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件。實時2指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。實時3原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料，應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。實時4會計檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年度算起，如有必要可以延長，但不能縮短。實時3調(diào)（查）閱檔案管理員1審批手續(xù)是否完整1各支行（部）到總行憑證中心調(diào)（查）閱時，須核對支行（部）預(yù)留在憑證中心的印鑒無誤后進(jìn)行。實時2外單位到總行憑證中心調(diào)（查）