實用會計錯誤檢查與更正

會計記賬稍有不慎就會出現(xiàn)錯賬，而且查起來很費勁，故有人說“記賬容易查賬難”。這是因為有時為查一筆錯賬，花上很大精力，一查就是半天，有時直到深夜才查出。因此，查錯賬的方法值得研究和探討，找出查錯賬的捷徑，使財會人員減少查錯賬的時間而有更多的時間和精力，用在加強企業(yè)管理和經(jīng)濟核算上。只要在實際工作中掌握錯賬發(fā)生的規(guī)律，查起錯賬來就比較容易，運用熟練后就能得心應(yīng)手，將錯賬逮住。)r+\#p%S*L/a,Y/H"N+b4C'C9t8k(Z+N/K$B2T一、除二法記賬時稍有不慎，很容易發(fā)生借貸方記反或紅藍字記反；簡稱為“反向”。它有一個特定的規(guī)律就是錯賬差數(shù)一定是偶數(shù)，只要將差數(shù)用二除得的商就是錯賬數(shù)。所以稱這種查賬方法為除二法，這是一種最常見而簡便的查錯賬方法。例如，某月資產(chǎn)負債表借貸的兩方余額不平衡，其錯賬差數(shù)是3750.64元，這個差數(shù)是偶數(shù)，它就存在“反向”的可能，那么我們可以以3750.64/2=1875.32元，這樣只要去查找1875.32元這筆賬是否記賬反向就是了。!l+j3F'E:p2p6u$d-_/b(}/I6Z*C.]"n(o如錯誤差數(shù)是奇數(shù)，那就沒有記賬反向的可能，就不適用于“除二法”來查。二、除九法2x:s4])?:G;T2t)A在日常記賬中常會發(fā)生前后兩個數(shù)字顛倒、三個數(shù)字前后顛倒和數(shù)字移位。它們共同特點是錯賬差數(shù)一定是九的倍數(shù)和差數(shù)每個數(shù)字之和也是九的倍數(shù)，因此，這類情況均可應(yīng)用“除九法”來查找。下面分三種情況來講：$]6{;s,X8_0D3J2P-X(s*d&Y7{'['^第一種情況是兩數(shù)前后顛倒，除以上共同特點外還有其固有的特點，就是錯賬差數(shù)用九除得的商是錯數(shù)前后兩數(shù)之差，例舉如下：1.差數(shù)是9那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是1.如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒數(shù)”。2.差數(shù)是18/9=2，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是2.如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“倒數(shù)”。3.差數(shù)是27/9=3，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是3，如30、41、52、63、74、85、96及其各“倒數(shù)”。&f)i9H%x1]8W+g,k4.差數(shù)是36/9=4，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是4，如40、51、62、73、81、95及其各位“倒數(shù)”。5.差數(shù)是45/9=5，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是5，如50、61、72、83、94及其各位“倒數(shù)”。6.差數(shù)是54/9=6，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是6，如60、71、82、93及其各“倒數(shù)”。7.差數(shù)是63/9=7，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是7，如70、81、92及其各“倒數(shù)”。*z!X;N/X

O5["N3}'J'\

B$l

m*@+K5\%L(y5a8.差數(shù)是72/9=8，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是8，如80、91及其各“倒數(shù)”。9.差數(shù)是81/9=9，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是9，如90及其各“倒數(shù)”。$i&e'R5?"P5]

O

k#r.u:F;Y0{;Q（這里的“倒數(shù)”是指個位與十位前后顛倒的錯數(shù)）-S"q

C

Z/r-~(\0r例如，將81誤記18，則差數(shù)是63，以63/9=7，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差肯定是7，這樣只要查70、81、92及其各“倒數(shù)”就是了。無需在與此無關(guān)的數(shù)字中去查找。;i1p-G$j"n8l$F

P第二種情況是三個數(shù)字前后顛倒，它具有共同特點外也有其固定的特點，就是三位數(shù)前后顛倒的錯賬差數(shù)都是99的倍數(shù)，差數(shù)用99除得的商即是三位數(shù)中前后兩數(shù)之差。例舉如下：+K+d"c,B#x#b1.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是1，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)是99，如100-001、221-122、334-433、445-544、655-556、766-667、889-988、998-899其的差數(shù)都是99."M!c"L+@/E!C/t,x-J-|6t%P*t'N"N*B;M5d9|#h(j2.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是2，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的一倍，即為198，如311-113、466-664、557-755、775-577、886-688、997-799其的差數(shù)都是198.3.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是3，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的三倍即為297，如441-144、552-255、663-366、744-447、885-588、996-699其的差數(shù)都是297.)q$H8M1K%g!N*J8B$^4.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是4，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的四倍即為396，如551-155、662-266、773-377、844-448、955-559其的差數(shù)都是396.5.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是5，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的五倍即為495，如550-055、661-166、722-227、833-338、944-449其的差數(shù)都是495.4a(z;l7~9O1Z6@0k'T+h:M/M#X6.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是6，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99×6=594，頭與尾數(shù)之差是7，那么數(shù)字顛倒的差是99×7=693；頭與尾數(shù)之差是8，那么數(shù)字顛倒的差是99×8=792；頭與尾數(shù)之差是9，那么數(shù)字顛倒的差是99×9=891.8O$m5m&Y:t#g']/G;p4c2I"J+M)e0c8j-~%w8t(H第三種情況是數(shù)字移位，或稱錯位，俗稱大小數(shù)，這是日常工作中較容易發(fā)生的差錯，它的特點除它的差數(shù)和差數(shù)每個數(shù)字之和是九的倍數(shù)外，也有其固定的特點，就是數(shù)字移位的錯誤，只要將差數(shù)用九除得的商就是錯賬數(shù)。例如2000錯記為200或20000，它的差數(shù)為1800和18000，它們的差數(shù)和每個數(shù)字之和都是九的倍數(shù)，將差數(shù)分別用九除得的商則是200和2000，只要查找這數(shù)字就查到記賬移位的錯誤了。數(shù)字移位危害很大，如同前移移位它的差數(shù)就虛增了9倍，向后移一位就虛減了90%，如不及時查處就嚴重影響會計核算的正確性。因此，對此錯賬必須高度警惕，要及早發(fā)現(xiàn)糾正，確保會計核算數(shù)字的正確反映。'|;f.])b!?;A8J)A8Q

l

W;k0M5t由此看“9”是個奇妙的數(shù)字，它的奇妙之處還很多，上面兩位數(shù)與其倒數(shù)的差數(shù)和三位數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)是9的倍數(shù)，數(shù)字與其移位后的數(shù)字的差數(shù)也是9的倍數(shù)，其實任何數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)都是9的倍數(shù)，而且任何四位順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是3087，如4321-1234、6432-2345、6543-3456其倒數(shù)的差都是3087.任何五位數(shù)順序數(shù)與其例數(shù)之差都是41976.任何六位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是530865.任何七位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是6419754……這些差數(shù)都是9的倍數(shù)。+b.~*^8};C-y2?5E0Y/k還有這樣一個奇怪的數(shù)字12345679若用9乘積變成111111111.若用2×9=18乘積變成9個2，若用3×9=27去乘，積變成9個3……若用9×9=81乘，積變9個9，這些說明“9”的奇妙，我們查錯賬就利用9的奇妙。因此，除九法在查錯賬中占了重要的地位。/q/g'~"~/w,i1d三、差數(shù)法(z7V3G+D,v/I#Q"|&I.`0?*p-G7?/^%l%Y.k根據(jù)錯賬差數(shù)直接查找的方法叫做差數(shù)法。有以下兩種錯賬可用此法：第一種是漏記或重記，因記賬疏忽而漏記或重記一筆賬，只要直接查找到差數(shù)的賬就查到了，這類錯賬最容易發(fā)生在本期內(nèi)同樣數(shù)字的賬發(fā)生了若干筆，這就容易發(fā)生漏記或重記。

X*z*C.t;r(|-{$K+@(Z;L-?;N0{9N+~9l'D&c

Y%g0T例如錯賬差數(shù)是1000元，本期內(nèi)發(fā)生1000元的賬有十筆，這就可以重復查找1000元的賬是否漏記或重記就是了。第二種是串戶，串戶可分為記賬串戶和科目匯總串戶。先講記賬串戶。如某公司在本單位有應(yīng)收款和應(yīng)付款兩個賬戶，如記賬憑證是借應(yīng)收賬款某公司500元，而記賬時誤記入借應(yīng)付賬款某公司500元，這就造成資產(chǎn)負債表雙方是平衡的，但總賬與分戶明細賬核對時應(yīng)收款與應(yīng)付款各發(fā)生差數(shù)500元，這就可以運用差數(shù)法到應(yīng)收賬款或應(yīng)付款賬戶中直接查找500元的賬是否串戶。還有一種是科目匯總（合并）時將借應(yīng)收款500元誤作為應(yīng)付借款借500元匯總了，同樣在總賬與分類明細賬核對時這兩科目同時發(fā)生差數(shù)500元，經(jīng)過查對如記賬沒有發(fā)生串戶那么必定是科目匯總合并時科目匯總發(fā)生差錯，查明更正就是。1?3~8W,d!B4R四、象形法1D*e0X0u6V7R!Y,B在核對賬目表時較多的遇到僅相差幾分錢的錯賬，這類錯賬最頭疼。這類錯賬一般來說是數(shù)字形狀相像而發(fā)生差錯。根據(jù)其數(shù)字形狀象形的規(guī)律去查找錯賬的方法命名為“象形法”，按其差數(shù)一般有如下規(guī)律：

H+O

E

d8z9b;a0m#z!T1.如差數(shù)是1可能是3與2，5與6之誤。2.如差數(shù)是2可能是3與5，7與9之誤。;j+p;G-X&d$?(R3X3.如差數(shù)是3可能是3與6，6與9之誤。3r!y1j(V&r8r.b1j)u"E4.如差數(shù)是4可能是1與5，4與8之誤。4l+F&I0G.s7N5.如差數(shù)是5可能是1與6，2與7，3與8之誤。6.如差數(shù)是6可能是0與6，1與7之誤。(L!G$G5Y%u6E"G)_)m(L)t'k-s1a*V7.連續(xù)同數(shù)字的賬，容易發(fā)生少計或多計一位同數(shù)如833330而容易誤記為833333或誤為833300，如差數(shù)是3或30而有了連續(xù)數(shù)字的賬，就可重復查找一下。這里僅舉幾個例說明，因為個人書寫數(shù)字形狀字體不同而有區(qū)別。6F-]#t4E/@"J6K._'T;c五、追根法6J$W-t's&S*U2d%M若為了一筆錯賬已查了半天，對本期發(fā)生額都查得正確無誤，但就是不平衡，在這種情況下不妨運用“追根法”去追查一下上期結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)字進行逐筆核對一下是否結(jié)轉(zhuǎn)差錯，很可能問題恰恰出在那個“源頭”。3P8X6m)](K;Q&S(N這是因為會計賬表的平衡關(guān)系是絕對的，假如本期發(fā)生額確實查明是正確無誤，那么必然是期初數(shù)（上期結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)）在結(jié)轉(zhuǎn)記賬時有差錯。只要對期初數(shù)認真追查，必能發(fā)現(xiàn)差錯。"L7I0Y/m"D*Z六、母子法;j%G

_#b7E0K在核對明細分類賬與總分類賬科目余額發(fā)生不附時，用以上有關(guān)方法查找也無著落，即可用“母子法”來查找。就是以記入總賬借貸數(shù)額為母數(shù)，本科目記入各明細分類賬的借貸數(shù)字為子數(shù)，各子數(shù)相加必等于母數(shù)。若不相等說明有差錯就在此了，必有漏記、錯記或重記。.H"i"c,C&L*{.[;F!X/^例如，某企業(yè)一月在總賬應(yīng)收賬款余額是借1981.50元，而各明細賬余額相加是借2526.50元。這說明應(yīng)收明細賬借方余額多545元。就按照順序，號科目合并表記入總賬應(yīng)收款科目的數(shù)額為母數(shù)，把1號憑證科目匯總合并表應(yīng)收賬款記入明細分類賬的為子數(shù)進行相加，是否與母數(shù)相符，相符就查對2號、3號……。發(fā)現(xiàn)一號不附就查哪一號，這樣一定查出錯賬或漏賬。(M$c9W:f({$`#F8{$e6M,R&I-Y2P8_七、順查法5v/t3r"U)u2t;y9U%x6p*S!c6}當錯賬發(fā)生筆數(shù)較多，各種錯賬混雜一起時，不能用一種方法查出，那就必須用“順查法”來查，這是查錯賬最后絕招。查賬程序基本上與記賬程序一樣，每查對一筆就必須在賬的后端做一個符號，這樣一筆筆查下去就一定能查出。在順查時一定要仔細認真，在順查時還必須結(jié)合以上方法同時應(yīng)用。總之不要被錯賬的假象所蒙蔽而滑過去，如有滑過去又必須從頭查起，對此，只要仔細認真去查錯賬一定會暴露出來的。3w/b+l:F!b8v"f9s八、優(yōu)選法為了能較快的查出錯賬，必須在各種查錯賬方法上進行優(yōu)選和在查錯賬的程序上進行優(yōu)選：+y-m+G-S%`.C5W-S6z0]1.查錯賬方法上的優(yōu)選，首先根據(jù)錯賬差數(shù)進行分析，適用哪種方法的就采用哪種方法，適用兩種方法以上的應(yīng)按“先易后難、先逆查后順查”的優(yōu)選程序進行。查錯賬方法選擇當否與查錯賬速度有關(guān)。8B5S.^5f4m3W0f2.查錯賬的程序上也要用優(yōu)選法，就是在查賬時間的程序上先查什么時間較好，這要看企業(yè)大小而定，一般采用三分法。如某企業(yè)一月份資產(chǎn)負債表不平衡，如差數(shù)是資產(chǎn)方多1001元。本月記賬憑證共三冊共1-30號，那么就將第一冊1-10號的各科目余額先進行試算是否平衡，若不平衡，差數(shù)也是1001元，這說明錯賬就發(fā)生在第一冊1-10號的賬上若1至10號是平衡的，這說明錯賬在11號憑證以后的賬上，那么再將第二冊11-20號上的總賬各科目余額進行試算，試算后即可確定，錯賬究竟發(fā)生在第二冊11至20號憑證上呢還是在第三冊21至30號憑證上了，這樣錯賬的目標縮小了，就便于集中精力在小范圍中查找錯賬，就容易查找。九、防錯法5C-P5p4z3n.H;w當掌握錯賬各種規(guī)律后，可采取一些預(yù)防發(fā)生錯賬的方法，主要有以下幾種：!n;k#m*B5T6A1.首先要加強復核工作。有條件的單位要配備專職復核，人員少的可以采取相互復核或自我復核。復核必須從編制記賬憑證、記賬憑證匯總、記賬、結(jié)賬、報表層層進行復核。這是預(yù)防發(fā)生錯誤的最基本方法。5U+D4h5x"a)V2.憑證編制和記賬時書寫數(shù)字要按標準書寫，不要寫奇形數(shù)字，而讓記賬人員誤認誤記，從而造成“象形”的錯誤，這是避免錯賬的重要環(huán)節(jié)。3.凡是制證、記賬、算賬、編制報表時思想必須高度集中。切不可一面記賬一面閑談，那樣會容易發(fā)生錯賬。會計記賬時思想要高度集中，這是防止發(fā)生錯賬的根本條件。)J)Z6?+n

l'h6E6n.V#Y&b(^0?#["S

E$_2{,~4.掌握錯賬規(guī)律后，在記賬時，時刻警惕著反向、移位、顛倒、錯字、錯格、串戶等差錯的發(fā)生，這就有效地減少差錯。*j6I,v

L,Q&N;`十、糾錯法;x$];J)