辦公用品采購管理制度及流程

辦公用品采購管理制度及流程辦公用品采購管理制度一、總則為加強公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工。二、辦公用品分類本制度所指的辦公用品主要包括各種辦公室所需耗材、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦及配件、其他零星物品以及機器設(shè)備、運輸工具、大額資產(chǎn)等固定資產(chǎn)。具體包括：1.辦公室家具，如桌椅、文件柜、飲水機、電風扇等；2.辦公設(shè)備及辦公用具，如電腦、計算機、投影儀、打印機等；3.日常辦公用品、耗材，如筆記本、筆、打印紙等；4.其他。三、采購原則1.所有辦公用品的采購、發(fā)放、管理工作由行政部統(tǒng)一負責。2.行政部負責辦公用品的采購和日常管理，當庫存低于一定數(shù)額時，應(yīng)及時補充。3.行政部經(jīng)理負責對辦公用品的采購流程以及價格、供應(yīng)商等情況進行嚴格審核，并直接負責大宗辦公用品的洽談和采購。4.財務(wù)主管負責對辦公用品采購價格的審計，并定期審核辦公用品臺賬。5.總經(jīng)理對行政部的辦公用品采購管理實施嚴格監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾偏。6.采購人員嚴格按照采購審批計劃進行采購，不得隨意增加采購品種和數(shù)量。凡是沒有列入采購計劃的或未經(jīng)批準的辦公物品，任何人不得擅自購買，否則后果自負。四、采購辦法1.所申購物資總價格在500元以下的辦公用品，由行政經(jīng)理審核后直接采購。2.總價格在500元以上的，經(jīng)由總經(jīng)理簽字確認后采購。五、采購審批程序1.總價格在500元以下的物品：申購人填寫《物品申購單》→部門負責人審批→行政經(jīng)理審批→行政人員采購。2.總價格在500元以上的物品：申購人填寫《物品申購單》→部門負責人審批→總經(jīng)理審批→行政人員采購。3.行政專員依據(jù)各部門的辦公用品領(lǐng)用計劃，及時查對庫存，對確有缺項的，應(yīng)及時編制辦公用品購置計劃，后進行采購。六、核銷1.辦公用品采購后，行政部負責驗收、核對，確認無誤后登記入庫。2.采購物資時，行政人員須向供應(yīng)商索取正規(guī)發(fā)票和物品清單。如供應(yīng)商未能開具正式物品清單，行政人員須依據(jù)實際購買的物品、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量等，自行編制采購物資清單，作為報銷憑證。物資采購?fù)瓿珊螅仨氃?0個工作日內(nèi)填寫《費用報銷單》，并經(jīng)行政部經(jīng)理和總經(jīng)理審核后，按實際支出報銷費用。財務(wù)部門必須對報銷憑證進行嚴格審核，對于不符合申購流程和報銷憑證不全的情況，應(yīng)該予以拒銷。辦公用品備用品由行政部門統(tǒng)一保管，以防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，確保辦公用品的功用和性能。對于固定資產(chǎn)，實行使用人、領(lǐng)用人和保管責任人三合一的辦法。誰領(lǐng)取，誰保管；誰使用，誰保管。如果辦公用品在使用過程中出現(xiàn)故障，應(yīng)該及時通知行政部門進行維修。對于因個人工作失誤或非正當使用而造成的辦公用品重大損失，將根據(jù)個人錯誤的程度由責任人承擔相應(yīng)的損失。員工離職前必須如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的非消耗性辦公用品，并由人事行政部門確認。員工領(lǐng)用辦公用品時，必須填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，并確認簽字。按照《辦公用品領(lǐng)用登記表》發(fā)放辦公用品，并做好出庫登記，建立臺賬。如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用的辦公用品不適用或未使用完畢，行政專員將統(tǒng)一調(diào)換或回收。使用人在使用辦公設(shè)施時，必須嚴格按照要求進行操作，并注意日常保養(yǎng)維護。新員工入職時，每人可配備記事本一本和簽字筆一支，由行政部門統(tǒng)一發(fā)放。員工離職時，必須根據(jù)有關(guān)規(guī)定與行政專員做好相關(guān)辦公用品交接。行政專員必須建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。財務(wù)部門必須會同行政專員定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。辦公用品存放過程中應(yīng)避免受潮、蟲蛀、損壞或丟失，以保證辦公用品的功用和性能。行政專員必須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。本制度由行政部門制定，經(jīng)總經(jīng)理審批后予以實施。本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸行政部門所有，根據(jù)實際情況，行政部門將定期對本制度進行修訂。如果今后有未盡事宜，行政部門將