機電設備資料檔案管理規(guī)定

PAGEPAGE1機電設備資料檔案管理規(guī)定機電設備資料檔案管理規(guī)定一、總則1.1本規(guī)定是為規(guī)范機電設備資料的檔案管理，保證檔案的完整、真實、準確、安全和可靠性。1.2本規(guī)定適用于機電設備資料的檔案管理。1.3檔案管理應嚴格遵守有關國家法律、法規(guī)和規(guī)章制度。二、檔案的種類和組織2.1按照機電設備的分類，可將資料檔案分為電氣設備，機械設備，水處理設備，空調設備等。2.2每個設備的資料檔案由設備管理部門負責組織和管理。檔案中應包括的內容有：設備的名稱、型號、制造商、制造日期、啟用日期、運行狀況、保養(yǎng)記錄、維修記錄、備件管理記錄等。2.3設備管理部門應根據管理需要，制定資料檔案的電子數據庫和紙質檔案。電子數據庫應包括設備的基本信息、運行記錄、維修維護記錄、備件管理記錄等。2.4紙質檔案應按設備在地理位置上的區(qū)域分布，規(guī)范地分類、登簿、裝訂。2.5手動檔案應規(guī)范地編號，資料整齊、清晰、完整，不得有涂抹、破損或缺頁。三、檔案存儲的要求3.1電子數據庫應存放在適當的服務器上，保證安全可靠。應制定離線網絡和安全備份措施，確保電子檔案的完整性、可恢復性和安全性。3.2紙質檔案應存放在檔案保管室內，定期進行檢查，維護和備份。檔案保管室內應保持干燥、通風、窗戶封閉、灰塵少等環(huán)境。應劃定檔案保管區(qū)域，設置防火墻。四、檔案的利用4.1檔案利用應嚴格遵守國家、公司有關檔案利用的相關規(guī)定，并制定檔案利用制度。4.2檔案利用須經過設備管理部門的批準，遵守保密原則，確保不泄露相關機密。4.3在利用檔案時，應注意保護好使用的文件、保護好資料的完好無損和完整性。5、檔案的借閱與歸還5.1檔案的借閱應經審核批準，在前期借閱中發(fā)放必要的文件保管單，并記錄借閱者的姓名、借閱部門、借閱資料、借閱時間等。5.2借閱人應妥善保管借閱資料，不得擅自更改或交給別人借用，借閱的文件歸還后應及時通知檔案保管室，并進行登記。5.3檔案的歸還一般按照原則及時歸還，如有特別情況需延期歸還的，應事先與設備管理部門協(xié)調處理。五、違規(guī)處理5.1違反本規(guī)定的行為，將被予以處理，程序和辦法參照《機電設備管理規(guī)定》和公司有關規(guī)定和規(guī)程。5.2對于未按規(guī)定保存檔案、刪除、更改檔案等違規(guī)行為，按照國家、公司有關規(guī)定，嚴格追究責任，如有影響公司安全和財務的，將追究其經濟責任。六、附則6.1本規(guī)定的修訂，須經公司有關部門審議通過，并報總