文檔信息管理制度

文檔信息管理制度一、信息管理目標(biāo)保證工程工程建立資料完整、齊全、精確、整理剛好、收集與工程建立進(jìn)度同步；保證信息的暢通、牢靠、精確和高效；保證使有效的資源得到合理和充分的利用，為實(shí)施最優(yōu)限制、進(jìn)展合理配置和妥當(dāng)協(xié)調(diào)工程建立各方之間的關(guān)系供應(yīng)依據(jù)；保證為發(fā)包人供應(yīng)完整的工程資料。二、信息管理內(nèi)容在合同管理中，須要收集、駕馭、承受、處理大量的信息。內(nèi)容主要包括：1、合同文件；2、圖紙；3、技術(shù)資料；4、會(huì)議紀(jì)要；5、來往信息；6、施工現(xiàn)場檢查記錄；7、試驗(yàn)記錄；8、進(jìn)度準(zhǔn)備與進(jìn)度報(bào)告、資源供應(yīng)準(zhǔn)備、供圖準(zhǔn)備、預(yù)期支付現(xiàn)金流準(zhǔn)備等；9、技術(shù)措施設(shè)計(jì)與質(zhì)量報(bào)告；10、支付申請與憑證；11、變更與指示的申請予批示；12、各種單據(jù)與憑證；13、監(jiān)理日志；14、現(xiàn)場簽證等。三、建立工程信息流程組成1、建立工程的信息流程建立工程的信息流由建立各方各自的信息流組成，監(jiān)理單位〔工程監(jiān)理部〕的信息系統(tǒng)作為建立工程系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，監(jiān)理的信息流僅僅是其中的一局部信息流，流程如圖12-3所示。圖12-3建立工程參建各方信息關(guān)系流程圖建立單位信息信息政府相關(guān)管理部門信息建立單位信息信息政府相關(guān)管理部門信息建筑材料市場信息2、工程監(jiān)理部的信息流程工程工程監(jiān)理部，組織必要的信息流程，加強(qiáng)工程數(shù)據(jù)和信息的微觀管理，流程圖如圖12-4所示。圖12-4工程監(jiān)理部信息流程圖工程總監(jiān)理工程師建立單位工程總監(jiān)理工程師建立單位地質(zhì)、測量專業(yè)監(jiān)理工程師監(jiān)理員水工建筑專業(yè)監(jiān)理工程師機(jī)電、金結(jié)專業(yè)監(jiān)理工程師理工程師工程經(jīng)理部造價(jià)專業(yè)理監(jiān)理工程師四、信息管理方法工程建立信息管理貫穿建立工程的全過程，街接建立工程各個(gè)階段、各個(gè)參建單位和各個(gè)方面，其受理方法包含以下幾個(gè)根本環(huán)節(jié)：信息的收集、傳遞、加工整理、檢索、分發(fā)、儲(chǔ)存。1、信息的收集建立工程參建各方對的數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求各方一樣的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)。建立工程參建各方在不同的時(shí)期對信息和數(shù)據(jù)收集也是不同的，側(cè)重點(diǎn)有不同，但也要標(biāo)準(zhǔn)信息行為。監(jiān)理因介入建立工程的階段不同，確定收集不同的內(nèi)容。監(jiān)理單位介入階段有：工程決策階段、工程設(shè)計(jì)階段、工程施工招投標(biāo)階段、工程施工階段等多個(gè)階段。各不同階段，與建立單位簽訂的監(jiān)理合同內(nèi)容也不盡一樣，因此收集信息要依據(jù)具體狀況確定。本工程監(jiān)理工作的介入主要在施工階段。施工階段的信息收集，可從施工準(zhǔn)備期、施工期、竣工保修期三個(gè)子階段分別進(jìn)展?！?〕施工準(zhǔn)備期施工準(zhǔn)備期指從《施工承包合同》簽訂到工程開工這個(gè)階段，本階段是施工階段監(jiān)理信息收集的關(guān)鍵階段，監(jiān)理工程師從如下幾點(diǎn)入手收集信息：1〕監(jiān)理大綱；施工圖設(shè)計(jì)及施工圖預(yù)算，特別要駕馭構(gòu)造特點(diǎn)，駕馭工程難點(diǎn)，駕馭工程的工藝流程特點(diǎn)、設(shè)備特點(diǎn)，了解工程預(yù)算體系〔按單位工程、分部工程〕；了解施工合同。2〕施工單位工程經(jīng)理組成，進(jìn)場人員資質(zhì)；進(jìn)場設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、保修記錄；施工場地的準(zhǔn)備狀況；施工單位質(zhì)量保證體系及施工單位的施工組織設(shè)計(jì)，重點(diǎn)施工工程的技術(shù)方案，施工進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)備圖表；進(jìn)場材料、構(gòu)件管理制度；平安保安措施；數(shù)據(jù)和信息管理制度；檢測和檢驗(yàn)、試驗(yàn)程序和設(shè)備；總承包單位和分包單位的資質(zhì)等施工單位信息。3〕建立工程場地的地質(zhì)、水文、測量、氣象數(shù)據(jù)；地上、地下管線，地下洞室，地上原有建筑物及四周建筑物、樹木、道路；建立紅線，標(biāo)高、坐標(biāo)；水、電、氣管道的引入標(biāo)記；地質(zhì)勘察報(bào)告、地形測量圖及標(biāo)樁等環(huán)境信息。4〕施工圖的會(huì)審和交底記錄；開工前的監(jiān)理交底記錄；對施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)遵照工程監(jiān)理部要求進(jìn)展修改的狀況；施工單位提交的開工報(bào)告及實(shí)際準(zhǔn)備狀況。5〕本工程需遵循的相關(guān)建筑法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，有關(guān)質(zhì)量檢驗(yàn)、限制的技術(shù)法規(guī)和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。在施工準(zhǔn)備期，信息的來源較多、較雜，由于參建各方相互了解還不夠，信息渠道沒有建立，收集有必需的困難。因此，更應(yīng)當(dāng)組建工程信息合理的流程，確定合理的信息源，標(biāo)準(zhǔn)各方的信息行為，建立必要的信息程序。〔2〕施工實(shí)施期施工實(shí)施期，信息來源相比照擬穩(wěn)定，主要是施工過程中隨時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由施工單位層層收集上來，比擬單純，簡潔實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。目前，建立主管部門對施工階段信息收集和整理有明確的規(guī)定，施工單位也有必需的管理經(jīng)驗(yàn)和處理程序，隨著建立管理部門加強(qiáng)行業(yè)管理，相對簡潔實(shí)現(xiàn)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，關(guān)鍵是施工單位和監(jiān)理單位、建立單位在信息形式上和匯總上不統(tǒng)一。因此，須要統(tǒng)一建立各方的信息格式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、代碼化、標(biāo)準(zhǔn)化。施工實(shí)施期收集的信息應(yīng)當(dāng)分類并由特地的部門或?qū)Ｈ朔旨?jí)管理，工程監(jiān)理部可從以下方面收集信息：1〕施工單位人員、設(shè)備、水、電、氣等能源的動(dòng)態(tài)信息。2〕施工期氣象的中長期趨勢及同期歷史數(shù)據(jù)，每天不同時(shí)段動(dòng)態(tài)信息，特別在氣候?qū)κ┕べ|(zhì)量影響較大的狀況下，更要加強(qiáng)收集氣象數(shù)據(jù)。3〕建筑原材料、半成品、成品、構(gòu)配件等工程物資的進(jìn)場、加工、保管、運(yùn)用等信息。4〕工程經(jīng)理部管理程序；質(zhì)量、進(jìn)度、投資事前、事中、事后限制措施；數(shù)據(jù)采集來源及采集、處理、存儲(chǔ)、傳遞方式；工序間交接制度；事故處理制度；施工組織設(shè)計(jì)及技術(shù)方案執(zhí)行的狀況；工地文明施工及平安措施等。5〕施工中須要執(zhí)行的國家和地方標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)；施工合同執(zhí)行狀況6〕施工中發(fā)生的工程數(shù)據(jù)，如地基驗(yàn)槽及處理記錄，工序間交接記錄，隱藏工程檢查記錄等。7〕建筑材料必試工程有關(guān)信息。8〕設(shè)備安裝的試運(yùn)行和測試工程有關(guān)信息。9〕施工索賠相關(guān)信息：索賠程序，索賠依據(jù)，索賠證據(jù)，索賠處理看法等?！?〕竣工保修期竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息積累的根底上，傳統(tǒng)工程管理和現(xiàn)代工程管理最大的區(qū)分在于傳統(tǒng)工程管理不重視信息收集和標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)據(jù)不能剛好收集整理，往往接受事后補(bǔ)補(bǔ)填或做“假數(shù)據(jù)”應(yīng)付了事。工程管理那么要求數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)記錄，真實(shí)反映施工過程，真正做到積累在平常，竣工保修期只是建立各方最終的匯總和總結(jié)。該階段要收集的信息有：1〕工程準(zhǔn)備階段文件，如：立項(xiàng)文件，建立用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。2〕監(jiān)理文件，如：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種限制和審批文件等。3〕施工資料。4〕竣工圖。5〕竣工驗(yàn)收資料：如工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收鑒定書、電子檔案等。在竣工保修期，監(jiān)理單位遵照現(xiàn)行《建立工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)》〔GB/T50328—2001〕收集監(jiān)理文件并幫助建立單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。2、信息的加工、整理、分發(fā)、檢索和存儲(chǔ)建立工程信息的加工、整理和存儲(chǔ)是數(shù)據(jù)收集后的必要過程。收集的數(shù)據(jù)經(jīng)過加工、整理后產(chǎn)生信息。信息是指導(dǎo)施工和工程管理的根底，要把管理由定性分析轉(zhuǎn)到定量管理上來，信息是不行或缺的要素?！?〕信息的加工整理信息的加工主要是把建立各方得到的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)展鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計(jì)算、匯總、轉(zhuǎn)儲(chǔ)，生產(chǎn)不同形式的數(shù)據(jù)和信息，供應(yīng)應(yīng)不同需求的各類管理人員運(yùn)用。在信息加工時(shí)，往往要求遵照不同的要求，分層進(jìn)展加工。不同的運(yùn)用角度，加工方法是不同的。監(jiān)理人員對數(shù)據(jù)的加工要從數(shù)據(jù)的加工要從鑒別起先，一種數(shù)據(jù)是自己收集的，牢靠度較高；而對由施工單位施工供應(yīng)的數(shù)據(jù)就要從數(shù)據(jù)接受系統(tǒng)是否標(biāo)準(zhǔn)，采樣手段是否牢靠，供應(yīng)數(shù)據(jù)的人員素養(yǎng)如何，數(shù)據(jù)精度是否到達(dá)所要求的精度入手，對施工單位供應(yīng)的數(shù)據(jù)要加以選擇、核對，加以必要的匯總，對動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)要?jiǎng)偤酶拢瑢τ谑┕ぶ挟a(chǎn)生的數(shù)據(jù)要遵照單位工程、分部工程、單元工程組織在一起，每一個(gè)單位、分部、單元工程又把數(shù)據(jù)分為：進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)三個(gè)方面分別組織。〔2〕信息的加工、整理和存儲(chǔ)流程信息處理包括信息的加工、整理和存儲(chǔ)。信息的加工、整理和存儲(chǔ)流程是信息系統(tǒng)流程的主要組成局部。信息系統(tǒng)的流程圖有業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖，一般先找到業(yè)務(wù)流程圖，通過繪制的業(yè)務(wù)流程圖再進(jìn)一步繪制數(shù)據(jù)流程圖，通過繪制業(yè)務(wù)流程圖可以了解到具體處理事務(wù)的工程，發(fā)覺業(yè)務(wù)流程的問題和不完善處，進(jìn)而優(yōu)化業(yè)務(wù)處理過程。數(shù)據(jù)流程圖那么把數(shù)據(jù)在內(nèi)部流淌的狀況抽象化，獨(dú)立考慮數(shù)據(jù)的傳遞、處理、存儲(chǔ)是否合理，發(fā)覺和解決數(shù)據(jù)流程中的問題。數(shù)據(jù)流程圖的繪制從上而下地層層細(xì)化，經(jīng)過整理、匯總后得到總的數(shù)據(jù)流程圖，依據(jù)總的數(shù)據(jù)流程圖可以得到系統(tǒng)的信息處理流程圖。施工階段工程量處理數(shù)據(jù)流程圖如圖12-5所示?！?〕信息的分發(fā)和檢索信息在通過對收集的數(shù)據(jù)進(jìn)展分類加工處理產(chǎn)生信息后，要?jiǎng)偤霉?yīng)應(yīng)須要運(yùn)用數(shù)據(jù)和信息部門，信息和數(shù)據(jù)的分發(fā)要依據(jù)須要來分發(fā)，信息和數(shù)據(jù)的檢索那么要建立必要的分級(jí)管理制度，一般由運(yùn)用軟件來保證明現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息分發(fā)、檢索，關(guān)鍵是要確定分發(fā)和檢索的原那么。分發(fā)和檢索的原那么是：須要的部門和運(yùn)用人，有僅在須要的第一時(shí)間，便利的得到所須要的、以規(guī)定形式供應(yīng)的一切信息和數(shù)據(jù)，而保證不向不該知道的部門〔人〕供應(yīng)任何信息和數(shù)據(jù)。建立分發(fā)數(shù)據(jù)要依據(jù)監(jiān)理工作特點(diǎn)來進(jìn)展，考慮分發(fā)的設(shè)計(jì)時(shí)，主要內(nèi)容有：1〕了解運(yùn)用部門〔人〕的運(yùn)用目的、運(yùn)用周期、運(yùn)用頻率、得到時(shí)間、數(shù)據(jù)和平安要求；2〕確定分發(fā)的工程、內(nèi)容、分布量、范圍、數(shù)據(jù)來源；3〕確定分發(fā)信息和數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)構(gòu)造、類型、精度和如何組合成規(guī)定的格式；4〕確定供應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)介質(zhì)〔紙張、顯示器顯示、磁盤或其他形式〕。檢索設(shè)計(jì)時(shí)側(cè)要考慮：=1\*GB3①允許檢索的范圍、檢索的密級(jí)劃分、密碼的管理；=2\*GB3②檢索的信息和數(shù)據(jù)能否剛好、快速的供應(yīng)，接受什么手段實(shí)現(xiàn)〔網(wǎng)絡(luò)、通信、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)〕；=3\*GB3③供應(yīng)檢索須要的數(shù)據(jù)和信息輸出形式、能否依據(jù)關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)智能檢索。圖12-5施工階段工程量處理數(shù)據(jù)流程圖施工單位工程經(jīng)理部P1工程量匯總〔4〕信息的存儲(chǔ)信息的存儲(chǔ)一般須要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)監(jiān)理工程的實(shí)際狀況，可以遵照以下方式組織：1〕遵照工程進(jìn)展組織，同一工程遵照投資、進(jìn)度、質(zhì)量、合同的角度組織，各類進(jìn)一步遵照具體狀況細(xì)化。2〕文件名標(biāo)準(zhǔn)化，以定長的字符串作為文件名，例如遵照：類別〔3〕工程代號(hào)〔拼音或數(shù)字〕〔2〕開工年月〔4〕組成文件名。3〕各建立方協(xié)調(diào)統(tǒng)一存儲(chǔ)方式，在國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有統(tǒng)一的代碼時(shí)盡量接受統(tǒng)一代碼。4〕有條件時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫形式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，到達(dá)建立各方數(shù)據(jù)共享，削減數(shù)據(jù)冗余，保證數(shù)據(jù)的惟一性。七、信息管理措施1、建立信息管理系統(tǒng)〔1〕文件分類：=1\*GB3①發(fā)包人指示；=2\*GB3②設(shè)計(jì)文件；=3\*GB3③監(jiān)理文件；=4\*GB3④施工文件；=5\*GB3⑤其它?！?〕信息編碼系統(tǒng)：依據(jù)工程施工的所屬單位，分部工程及文件分類、日期等建立屢次信息編碼系統(tǒng)，全部實(shí)行計(jì)算機(jī)幫助管理(歸檔、查詢)，并考慮進(jìn)度限制P3中的作業(yè)分類碼和WBS的統(tǒng)一性?！?〕依據(jù)信息系統(tǒng)構(gòu)造，建立資料數(shù)據(jù)庫。2、建立信息管理制度〔1〕建立文件收發(fā)登記制度及文件借閱制度。〔2〕建立施工現(xiàn)場記錄，填報(bào)工程進(jìn)度登記表，工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收表等。編寫監(jiān)理日志及監(jiān)理大事記?！?〕剛好整理編制各種文件資料，分類歸檔保存?！?〕剛好整理各類會(huì)議記錄。〔5〕建立各級(jí)匯報(bào)制度?！?〕利用計(jì)算機(jī)建立各種資料數(shù)據(jù)庫?！?〕按時(shí)編報(bào)監(jiān)理月報(bào)，剛好供應(yīng)發(fā)包人須要的有關(guān)工程建立的各種資料。3、建立信息處理程序信息處理可分為收發(fā)文的處理程序和工程技術(shù)信息處理程序，但它們都在統(tǒng)一的信息處理系統(tǒng)之中?！靶畔⑻幚沓绦驁D”如圖12-6所示。圖12-6信息處理程序圖監(jiān)理工作任務(wù)分解擔(dān)當(dāng)撰文任務(wù)、收集有關(guān)資料收文登記進(jìn)展文件分類收集有關(guān)施工活動(dòng)信息初步整理撰文監(jiān)理工作任務(wù)分解擔(dān)當(dāng)撰文任務(wù)、收集有關(guān)資料收文登記進(jìn)展文件分類收集有關(guān)施工活動(dòng)信息初步整理撰文分管領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)工程經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)審查領(lǐng)導(dǎo)審查分管領(lǐng)導(dǎo)審查責(zé)任人處理、辦理有關(guān)事項(xiàng)要求分管領(lǐng)導(dǎo)審查責(zé)任人處理、辦理有關(guān)事項(xiàng)修改簽發(fā)完整、正確文檔員簽收錄入電子文檔責(zé)任人簽閱文檔員簽收錄入電子文檔責(zé)任人簽閱并說明處理結(jié)果信息員錄入電子文檔監(jiān)理監(jiān)理工程師進(jìn)展系統(tǒng)分析整理文件歸檔監(jiān)理監(jiān)理工程師進(jìn)展系統(tǒng)分析整理文件歸檔發(fā)文歸檔建立有關(guān)信息臺(tái)建立有關(guān)信息臺(tái)輸入有關(guān)分析成果輸入有關(guān)分析成果歸檔歸檔文檔統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化處理文檔統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化處理移交建立單位移交建立單位4、信息采集〔1〕在工程監(jiān)理過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程師在規(guī)定的時(shí)間，對各自所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)展書面總結(jié)，填寫相應(yīng)的表格，交信息文檔管理部門進(jìn)展匯總；〔2〕定期召開工程監(jiān)理部內(nèi)部的通氣會(huì)，通報(bào)工程的進(jìn)展?fàn)顩r，各專業(yè)監(jiān)理工程師匯報(bào)所負(fù)責(zé)工作的狀況及存在的問題，以及下一步的工作重點(diǎn)和工作目標(biāo)；〔3〕定期主持召開監(jiān)理工作例會(huì)，承包人匯報(bào)工程施工狀況、存在問題及改良措施，監(jiān)理工程師指出承包人施工中沒有發(fā)覺和須要留意的問題；對承包人施工中存在的問題提出建議并督促承包人實(shí)施；〔4〕信息管理監(jiān)理工程師參加上述及其他有關(guān)會(huì)議，收集相關(guān)信息資料；〔5〕信息管理監(jiān)理工程師常常深化現(xiàn)場，收集現(xiàn)場第一