員工檔案管理辦法文書和檔案的關系

目的為規(guī)范公司人事檔案管理工作，維護人事檔案材料完整性和安全性，結合公司實際情況，制定本制度。范圍本制度適用于**物業(yè)管理有限責任公司總部（以下簡稱總部）及各分/子公司的人事檔案管理工作。職責總部人力資源部：負責人事檔案管理制度的擬定與執(zhí)行；負責總部的人事檔案收集、歸檔與整理工作，并確保檔案的完整、安全及保密性；負責指導、監(jiān)督各分/子公司人事檔案管理工作，并定期進行檢查。 分/子公司人事行政部：負責根據(jù)制度的要求，建立健全人事檔案資料，并確保檔案的完整、安全及保密性；負責定期檢查檔案資料，對遺失、缺漏項及時進行補充。方法和過程控制人事檔案資料歸檔范圍公司全體員工的個人檔案（基本信息、入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、晉升檔案、異動檔案、離職檔案、薪酬檔案等相關檔案）及通知、協(xié)議書、任命書、合同、委托書等資料都應該進行歸檔，以便查找使用。 人事檔案管理的內(nèi)容及操作要求員工基本信息1)內(nèi)容包括：員工個人身份證復印件、學歷證書復印件、4張1寸白底免冠照、個人簡歷表、銀行卡復印件、與原單位解除勞動合同的證明、崗位技能證書及各類資格證書復印件；2)操作要求：⑴員工個人身份證、學歷證書應在相關網(wǎng)站查詢辨別真?zhèn)?，打印歸檔；⑵員工入職后，其崗位技能證書和職稱資格證書原件應無條件給公司使用；⑶員工必須在工資卡復印件簽署：“請將個人工資發(fā)放該卡”并署名；⑷財務崗、技術崗員工必須具備上崗證或從業(yè)資格證書入職。員工入職檔案內(nèi)容包括：員工入職登記表、規(guī)章制度學習回執(zhí)書、廉潔承諾書、員工體檢證明、面試評價表、錄用審批表、薪資核定表、勞動合同書/實習協(xié)議書、聘用協(xié)議書、保密協(xié)議、背景調(diào)查證明等個人入職基本信息資料；操作要求：⑴員工入職登記表中緊急聯(lián)系人及其聯(lián)系方式、員工詳細的家庭地址或通訊地址必須清晰完善；⑵勞動合同主管級以上員工首簽3年以上，續(xù)簽5年以上；⑶財務崗、項目經(jīng)理、部門負責人及以上員工必須進行背景調(diào)查；⑷入職資料應齊全并及時收集歸檔，定期檢查；⑸針對接觸公司或員工涉及信息人員必須簽訂《保密協(xié)議》。員工培訓檔案內(nèi)容包括：員工在職期間參與的培訓簽到表、培訓效果評估表、培訓成績、委外培訓時簽訂的培訓服務協(xié)議書以及培訓所得證書等；操作要求：⑴員工參加公司出資組織的外部培訓，若與公司有簽訂《培訓服務協(xié)議》的，《培訓服務協(xié)議》應一周內(nèi)收集歸檔；⑵員工參加公司出資培訓且單項金額超過2021元以上的，若有取得相關資格證書，其證書復印件應交由人力資源部一周內(nèi)收集歸檔；⑶公司全額出資幫助員工培訓并取得上崗證或技能職稱證書的，原件和復印件須存放公司。員工晉升檔案內(nèi)容包括：員工異動審批表、員工任命書、薪資調(diào)薪表；操作要求：員工任命審批表、薪資調(diào)薪表審批結束后即進行歸檔。員工調(diào)動檔案內(nèi)容包括：員工調(diào)動函、調(diào)動審批表；操作要求：審批結點結束后即進行歸檔。員工離職檔案內(nèi)容包括：離職手續(xù)會簽單、物品資料工作交接清單、離職面談表、離職申請表、離職證明存根單、（補償金協(xié)議）；操作要求：⑴資料必須齊備；⑵員工辦理離職手續(xù)完善后即收集資料并歸檔。薪酬考核檔案內(nèi)容包括：試用期考核表、員工試用期轉(zhuǎn)正表；季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談表；調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄單；操作要求：及時存檔，資料應保密。其他檔案1)各類獎勵、處罰記錄，等其他補充協(xié)議。人事檔案的借閱管理員工個人檔案原則上不允許私人借閱，如因工作需要借閱員工檔案的，應事先征得部門負責人、分管領導、人力資源分管領導同意，并填寫《檔案借閱申請表》報批。人事檔案管理員應針對檔案的借閱嚴格填寫《檔案借閱登記表》，建立借閱登記臺帳，及時更新并接受檢查。所有借閱檔案不得超過一周，并保持檔案的完整，不得遺失或造成損壞。員工借閱檔案時，不得對檔案進行涂改、不得私自泄露檔案的內(nèi)容，如需對檔案進行復制取證時，應事先征得人力資源部同意。人事檔案的借閱權限本人可查閱個人檔案；人力資源部負責人及人事檔案管理員可查閱本公司全體員工檔案；各部門經(jīng)理可查閱本部門員工檔案，分管領導可查詢所分管的人員的檔案；人力資源分管領導及總經(jīng)理可查閱本公司全體員工檔案；總部人力資源負責人、人力資源分管領導、總經(jīng)理、董事長可查閱資產(chǎn)公司全體員工檔案；員工申請調(diào)入或因工作需要擬將其調(diào)入其他部門時，調(diào)入部門經(jīng)理或分管領導可申請查閱該員工檔案。檔案的保存管理在職員工個人檔案，應當永久保存，并確保檔案完整。員工離職后，其檔案應至少保存兩年以上備查。員工離職兩年后，必須在征得公司領導、人力資源分管領導或總經(jīng)理同意后進行檔案銷毀，人力資源部負責人、人事檔案管理員不得擅自決定檔案銷毀。經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。人事檔案的存放管理檔案管理原則：歸檔及時、排列有序、整理規(guī)范、保存完整。檔案基礎管理新員工報到一周內(nèi)，由檔案管理人員嚴格根據(jù)以上款要求收集相關資料，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別等基本信息；人力資源部檔案管理人員，應及時更新員工信息，包括但不限于員工基本信息、教育信息、晉升信息、調(diào)動信息、勞動合同信息等，應定期檢查公司人事檔案建立健全性，對發(fā)現(xiàn)遺失或資料缺失的檔案及時予以補足；同時，確保檔案保管的安全性。原則上，員工檔案1年內(nèi)至少進行一次大清理；員工檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案在HR管理信息系統(tǒng)平臺建立前以電子表格形式進行統(tǒng)一管理；檔案應編號入列，方便查找；檔案的存放應注意防火、防潮等，避免檔案的損壞和缺失；總部人力資源部每年度組織對各分/子公司人事檔案管理情況進行檢查，檢查結果納入人力條線考核。檔案的移交管理員工工作調(diào)動，檔案隨之調(diào)離。因員工工作調(diào)動需要辦理檔案移交手續(xù)的，由調(diào)入方人力資源部出具調(diào)檔函遞交調(diào)出方人力資源部，調(diào)出方人力資源部依據(jù)調(diào)檔函，將調(diào)出員工的檔案資料密封蓋章以郵寄或?qū)Ｈ宿D(zhuǎn)交的形式交給調(diào)入方單位。人事檔案管理員在員工移交過程中，應嚴格填寫《檔案移交登記表》建立移交臺帳，及時更新并接受檢查。檔案調(diào)動過程中發(fā)生涉密資料泄露或檔案遺失的，對相關責任人處于100—500元罰款；若因此給公司或員工本人造成經(jīng)濟損失的，賠償損失。檔案轉(zhuǎn)遞不得由調(diào)動人自行轉(zhuǎn)交。附則本管理制度自頒布之日起生效實施,本管理制度由**物業(yè)管理有限責任公司總部人力資源部負責解釋與修訂。附件SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F1檔案借閱申請表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F2檔案借閱登記表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F3檔案移交登記表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F4花名冊文書和檔案的關系文書工作是現(xiàn)代機關單位和企事業(yè)單位管理過程中一項不可或缺的重要工作，他對于提升機關、企事業(yè)管理實效、對內(nèi)提高文秘工作效率、對外樹立機關、企事業(yè)以及公司良好形象具有重要作用。文書工作質(zhì)量的好壞和辦事的速度，既體現(xiàn)一個單位的工作面貌和工作作風，又直接影響一個單位的工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作來源于文書工作，而檔案管理工作是由文書工作演化而來的。文書工作是指文書工作人員運用科學的原則、程序和方法完成文書的收發(fā)、文書的撰寫、文書的制發(fā)、文書的處理和文書的管理等一系列工作。文書工作在機關工作的活動中是一項最主要、最大量的日常工作，它通過文書的制發(fā)、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié)，構成機關信息轉(zhuǎn)運與處理的流程。文書工作可以有效的推進機關工作，溝通對內(nèi)對外聯(lián)系，為機關領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。其主要內(nèi)容有三點：1、文書的制作。2、文書的處理。3、文書的管理。因此，文書工作人員必須一絲不茍，高質(zhì)量的完成好各項任務。檔案管理被稱為檔案工作，它是指利用科學的原則、良好的方法和組織管理檔案，為國家提供各種各樣的一項服務的工作。它的內(nèi)容主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等各項工作，既通常所說的檔案工作的六個環(huán)節(jié)。其中，收集，整理，鑒定，保管、統(tǒng)計這五個環(huán)節(jié)叫做基礎工作環(huán)節(jié)，屬于檔案管理工作最基本的內(nèi)容。提供利用是檔案工作的目的，屬于服務工作的核心內(nèi)容。前五個環(huán)節(jié)是基礎，而為第六個環(huán)節(jié)提供良好的物質(zhì)基礎和基本條件，二者相輔相成，相互促進。1、二者的工作對象各不相同。文書工作與檔案管理工作的基本對象都是文字性材料。文書工作是形成和處理文字材料，是對文字材料的提前處理，并實現(xiàn)其現(xiàn)行效用；檔案工作是有規(guī)律的保存了文字的材料，是對文字材料進行后期處理，并實現(xiàn)其備考利用價值。檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的2、二者的某些工作環(huán)節(jié)相同。文書的整理與歸檔是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，但同時又是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)收集。歸檔和收集是文書工作與檔案工作的臨界點和交叉點。它們從不同的角度覆行了同一道手續(xù)。歸檔文書的整理工作是檔案工作的基礎工作，因此，必須符合檔案管理的要求，它既是文書工作的任務，也是檔案工作的任務。3、二者互為條件。文書是檔案管理的前處理階段，是檔案管理的基礎，檔案管理是文書工作的延續(xù)和深入，是文書工作的歸結，沒有文書工作就沒有檔案管理工作。在某些情況下，文書工作又需要利用檔案材料，否則將不能更好的展開文書工作。4、二者的工作任務不同。文書的任務主要是形成高質(zhì)量、高品質(zhì)的文書，非常及時準確的處理來往的文書，有條不紊，安全的運轉(zhuǎn)文書，完完整整妥善的保管文書，正確發(fā)揮文書的獨特作用；溝通內(nèi)外的聯(lián)系，有效的推進并開展機關工作，為機關領導工作服務。檔案管理的任務主要是堅持集中、統(tǒng)一和科學的管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)在化，科學化，更好的提供檔案準確性，為社會主義現(xiàn)代化建設更好的服務。5、二者工作的不同。文書工作的主要內(nèi)容是文書的形成，文書的處理及文書的整理與歸檔；檔案管理的內(nèi)容主要是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等。6、二者的服務對象不同。文書工作主要是為機關領導工作和業(yè)務工作服務；檔案管理是為全社會提供服務，檔案提供利用的對象越廣泛，其價值效應也就越大。文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)。正確處理二者關系，使之有機結合，規(guī)范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

論大學生寫作能力寫作能力是對自己所積累的信息進行選擇、提取、加工、改造并將之形成為書面文字的能力。積累是寫作的基礎，積累越厚實，寫作就越有基礎，文章就能根深葉茂開奇葩。沒有積累，胸無點墨，怎么也不會寫出作文來的。寫作能力是每個大學生必須具備的能力。從目前高校整體情況上看，大學生的寫作能力較為欠缺。一、大學生應用文寫作能力的定義那么，大學生的寫作能力究竟是指什么呢？葉圣陶先生曾經(jīng)說過，“大學畢業(yè)生不一定能寫小說詩歌，但是一定要寫工作和生活中實用的文章，而且非寫得既通順又扎實不可。”對于大學生的寫作能力應包含什么，可能有多種理解，但從葉圣陶先生的談話中，我認為：大學生寫作能力應包括應用寫作能力和文學寫作能力，而前者是必須的，后者是“不一定”要具備，能具備則更好。眾所周知，對于大學生來說，是要寫畢業(yè)論文的，我認為寫作論文的能力可以包含在應用寫作能力之中。大學生寫作能力的體現(xiàn)，也往往是在撰寫畢業(yè)論文中集中體現(xiàn)出來的。本科畢業(yè)論文無論是對于學生個人還是對于院系和學校來說，都是十分重要的。如何提高本科畢業(yè)論文的質(zhì)量和水平，就成為教育行政部門和高校都很重視的一個重要課題。如何提高大學生的寫作能力的問題必須得到社會的廣泛關注，并且提出對策去實施解決。二、造成大學生應用文寫作困境的原因：（一）大學寫作課開設結構不合理。就目前中國多數(shù)高校的學科設置來看，除了中文專業(yè)會系統(tǒng)開設寫作的系列課程外，其他專業(yè)的學生都只開設了普及性的《大學語文》課。學生寫作能力的提高是一項艱巨復雜的任務，而我們的課程設置僅把這一任務交給了大學語文教師，可大學語文教師既要在有限課時時間內(nèi)普及相關經(jīng)典名著知識，又要適度提高學生的鑒賞能力，且要教會學生寫作規(guī)律并提高寫作能力，任務之重實難完成。（二）對實用寫作的普遍性不重視?！按髮W語文”教育已經(jīng)被嚴重地“邊緣化”。目前對中國語文的態(tài)度淡漠，而是呈現(xiàn)出全民學英語的大好勢頭。中小學如此，大學更是如此。對我們的母語中國語文，在大學反而被漠視，沒有相關的課程的設置，沒有系統(tǒng)的學習實踐訓練。這其實是國人的一種偏見。應用寫作有它自身的規(guī)律和方法。一個人學問很大，會寫小說、詩歌、戲劇等，但如果不曉得應用文寫作的特點和方法，他就寫不好應用文。（三）部分大學生學習態(tài)度不端正。很多非中文專業(yè)的大學生對寫作的學習和訓練都只是集中在《大學語文》這一門課上，大部分學生只愿意被動地接受大學語文老師所講授的文學經(jīng)典故事，而對于需要學生動手動腦去寫的作文，卻是盡可能應付差事，這樣勢必不能讓大學生的寫作水平有所提高。（四）教師的實踐性教學不強。學生寫作能力的提高是一項艱巨復雜的任務，但在教學中有不少教師過多注重理論知識，實踐性教學環(huán)節(jié)卻往往被忽視。理論講了一大堆，但是實踐卻幾乎沒有，訓練也少得可憐。閱讀與寫作都需要很強的實踐操作，學習理論固然必不可少，但是閱讀方法和寫作技巧的掌握才是最重要的。由于以上的原因，我們的大學生的寫作水平著實令人堪憂，那么如何走出這一困境，筆者提出一些建議，希望能對大學生寫作水平的提高有所幫助。三、提高大學生應用寫作能力的對策（一）把《應用寫作》課設置為大學生的必修課。在中國的每一所大學，《應用寫作》應該成為大學生的必修課。因為在這個被某些人形容為實用主義、功利主義甚囂塵上的時代，也是個人生存競爭最激烈的時代，人們比任何時代都更需要學會寫作實用性的文章，比如職場競爭中的求職信，生活中的財經(jīng)文書、法律文書等，以提高個人的生存競爭能力。（二）端正大學生的學習態(tài)度。首先，要讓大學生充分認識到實用寫作課的重要性，這門課關乎到他人生的每一個方面，諸如就職，求愛，理財，人際交往等，是他終生都需要使用的一些基礎性的知識，也是他必備的一項生存技能。其次，實用寫作有它自身的規(guī)律和方法。它不是你想怎樣寫都行的，它有嚴格的格式性的要求，所以需要系統(tǒng)的研究學習。最后，實用寫作課的實踐性非常強，所以學生們不能只學不練，并且要克服手懶的壞習慣，勤學勤練，為今后的工作生活打好基礎。（三）注重實踐課的訓練。要提高大學生的實用寫作能力，那么實踐寫作環(huán)節(jié)是必不可少的