公司合同管理制度

公司合同管理制度為加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同法律行為，提高經(jīng)濟(jì)效益，防止不必要的經(jīng)濟(jì)損失及防范其他經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司利益，根據(jù)《合同法》及其他相關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本制度。第一節(jié) 總則第一條公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲(chǔ)合同、服務(wù)合同、設(shè)計(jì)合同、維修合同等，但不包括勞動(dòng)合同的各類合同一律適用本制度。第二條簽訂合同實(shí)行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)互相獨(dú)立、互相配合、互相制約的原則。經(jīng)辦人、審查人、批準(zhǔn)人各司其職，分工負(fù)責(zé)。任何合同均需經(jīng)過評審程序評審后，方可批準(zhǔn)簽訂。凡違反規(guī)定操作而造成公司損失的，追究當(dāng)事人責(zé)任。第三條簽訂合同，必須遵守國家法律、政策，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償和價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約的原則。第四條公司合同簽訂實(shí)行法定代表人簽署和授權(quán)委托簽訂制度，授權(quán)委托人在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。授權(quán)的代理人必須辦理《法人授權(quán)委托書》，并在授權(quán)范圍、期限內(nèi)正確行使代理權(quán)，不得越權(quán)代理。第五條本公司實(shí)行二級合同管理，公司合同管理部門全面負(fù)責(zé)公司的合同管理；銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所在部門的合同管理。第六條簽訂合同，如涉及公司內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商，統(tǒng)一平衡，然后簽約。第二節(jié)合同管理人員第七條除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對外訂立書面經(jīng)濟(jì)合同。第八條訂立合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。第九條授權(quán)委托事宜由公司合同管理部門專門管理。需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后，授權(quán)生效。第十條公司根據(jù)各部門的實(shí)際情況，決定合同法人委托人的設(shè)置及數(shù)額，具體人選由各單位確定，經(jīng)培訓(xùn)考核合格后，發(fā)給合同法人委托書。第十一條需具備下列條件的，才可發(fā)給合同法人委托證書：1.政治素質(zhì)：能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度;依法具有民事權(quán)利能力和民事行為能力;此前無貪污受賄、假公濟(jì)私和損公肥私等損害公司利益行為。業(yè)務(wù)素質(zhì)：熟悉本職工作；有相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)工作能力；能擇優(yōu)簽約，嚴(yán)格履約，節(jié)約資金，增加收益，積極維護(hù)公司利益并取得一定成績；無遺留不良問題。法律素質(zhì)：具有合同法和其它民商法基本知識，并在實(shí)際工作中能靈活運(yùn)用上述法律知識。第十二條合同法人委托書定于每年年終重新審核一次。審核的主要內(nèi)容是：合同法人委托人在本年度的業(yè)務(wù)工作情況，學(xué)習(xí)及思想情況，取得的成績，發(fā)生的問題，違法違紀(jì)行為情況等。審核后，法定代表人可根據(jù)情況分別作出：維持授權(quán)范圍、變更授權(quán)范圍、撤銷授權(quán)及吊銷合同法人委托書等決定。第十三條合同法人委托證書應(yīng)妥善保管，防止遺失。不得將合同法人委托證書轉(zhuǎn)借他人或用作其他證明，否則，除吊銷其合同法人委托證書外，還要追究相應(yīng)的責(zé)任。第十四條合同法人委托人工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)向公司繳銷其合同法人委托證書。第十五條合同法人委托人的主要職責(zé)：1、在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉； 2.對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；對須報(bào)請審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負(fù)責(zé)；對所簽合同的全面履行具體負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報(bào)、并積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理好或協(xié)助有關(guān)部門處理好；負(fù)責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢后應(yīng)立即將資料上交歸檔。第十六條合同管理部門的主要職責(zé)：1、負(fù)責(zé)指導(dǎo)并管理合同的簽訂；負(fù)責(zé)制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本；負(fù)責(zé)對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；對合同負(fù)責(zé)抽查，提供法律幫助。2、負(fù)責(zé)審查簽訂的合同的合法性、完整性和可行性；會(huì)同公司有關(guān)部門對重大、重要合同進(jìn)行評審并出具審查意見；對須報(bào)請公司審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出初步法律論證意見；3、負(fù)責(zé)合同合同法人委托人的日常管理，進(jìn)行法律培訓(xùn)、考試，以提高合同合同法人委托人的法律素質(zhì)；4、根據(jù)法律及本制度的規(guī)定，制定合同管理的實(shí)施細(xì)則，采取切實(shí)措施，搞好合同管理工作；負(fù)責(zé)考評合同管理工作，總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高合同管理水平；5、負(fù)責(zé)合同糾紛的調(diào)查處理，制定解決方案；6、負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行；7、負(fù)責(zé)合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及合同臺(tái)帳的設(shè)立、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)等基礎(chǔ)管理和檔案管理工作；8、參與特定合同的談判、簽約、履行等工作。第十七條公司總經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。第十八條財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行的檢查、督促、監(jiān)督和合同價(jià)款的結(jié)算。第三節(jié)合同專用章和空白合同第十九條簽訂合同實(shí)行合同專用章制度。簽訂合同所加蓋的印章，除特殊情況使用公司公章外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準(zhǔn)代替使用。否則，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理結(jié)算手續(xù)，由此所引起的責(zé)任由有關(guān)人員承擔(dān)，并可給予行政處分。第二十條合同專用章由公司統(tǒng)一刻制、編號和頒發(fā)。公司的合同專用章專人管理，公司行政部、銷售部、采購部各保管一枚，分別編號。嚴(yán)禁任何人私自刻制。第二十一條 合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)的范圍使用，不準(zhǔn)混用、代用或借用。第二十二條空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二十三條合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）應(yīng)妥善保管，若有遺失，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，立即登報(bào)聲明作廢，并追究有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。第四節(jié)簽訂合同前的征信調(diào)查第二十四條訂立合同前，經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)驗(yàn)證對方當(dāng)事人有效證件，驗(yàn)明主體資格，經(jīng)營權(quán)限，了解其資信狀況、履約能力，審查對方經(jīng)辦人代理權(quán)限，審查對方提供資料的真實(shí)性與合法性，并復(fù)印對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。第二十五條不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂履約能力明顯不相符的合同。一般不與自然人簽訂合同，確有必要簽訂合同，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。第五節(jié)合同的形式第二十六條訂立合同，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。除緊急情況或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。有公司統(tǒng)一格式文本的，應(yīng)使用格式文本?！皶嫘问健笔侵负贤瑫?、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等），有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。第二十七條 合同對當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。第二十八條 符合以下情況之一的，應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立合同：單筆業(yè)務(wù)金額達(dá)一萬元的；有保證、抵押或定金等擔(dān)保的；本公司先行履行合同的；有封存樣品要求的；合同對方為外地單位的；第二十九條合同標(biāo)的額不滿一萬元，按規(guī)定應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本制度所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，否則該合同不能成立。第三十條對外訂立的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后本公司才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁本公司簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有特殊需要，須總經(jīng)理特批。第三十一條 單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。第六節(jié)合同內(nèi)容第三十二條當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。第三十三條合同標(biāo)的物：合同標(biāo)的物應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，產(chǎn)品名稱應(yīng)具體寫明牌號、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、產(chǎn)地、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。對于合同標(biāo)的沒有國家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)由合同雙方共同封存樣品，加蓋公章或合同章，分別保管。第三十四條數(shù)量要明確采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位、計(jì)量方法、正負(fù)尾差、合理磅差及自然損耗率等。常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報(bào)、傳真、送貨單、發(fā)票等）。第三十五條技術(shù)質(zhì)量要求要明確、具體。有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品交付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。第三十六條 運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)擔(dān)、裝卸載費(fèi)用應(yīng)具體明確約定。第三十七條交（提）貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法應(yīng)明確。無法約定履行具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約定確認(rèn)履行期間的方式。合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級。買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、倉庫保管員簽單等。第三十八條價(jià)款必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價(jià)或國家指導(dǎo)價(jià)、市場調(diào)節(jié)價(jià)或符合市場行情，在合同中明確數(shù)額或具體計(jì)算方法。采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款。價(jià)款的支付方式，如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確。價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。第三十九條違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計(jì)算方法。第四十條 合同的擔(dān)保訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審查。合同中對方事人要求提供擔(dān)?；蛞髮Ψ疆?dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)。第四十一條合同的解釋：合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。第四十二條保密條款：對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。第四十三條合同聯(lián)系方式：每一合同文本上或留本公司的合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號、電子郵箱，并約定文件送達(dá)方式。如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)理在本公司所留的合同上簽字同意。第四十四條爭議的處理：除合同履行地在本公司住所在地外，簽約時(shí)應(yīng)力爭選擇合同糾紛由公司住所地的區(qū)、縣人民法院管轄。第四十五條結(jié)尾部分：雙方都必須使用合格的印章，即：公章或合同專用章，不得使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章等印章；注明合同有效期限；簽署時(shí)間和地點(diǎn)。應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。第七節(jié)合同的審批第四十六條審批權(quán)限：公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司銷售、采購合同及其他標(biāo)的額較大的合同的審批。重大合同，根據(jù)實(shí)際情況由董事長或董事會(huì)或股東會(huì)審批。第四十七條 合同審查批準(zhǔn)程序?yàn)椋航?jīng)辦人申報(bào)—→部門負(fù)責(zé)人審查—→公司合同管理部門審查—→法人或法人授權(quán)代表批準(zhǔn)第四十八條 申報(bào)程序1、由經(jīng)辦人與對方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，將合同簽約文本、有關(guān)資料、附件、會(huì)審表報(bào)批；合同管理部門編寫合同編號；審查通過后，加蓋合同專用章。2、法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的合同，合同成立后由合同管理部門依法及時(shí)辦理。第四十九條 合同審查的要點(diǎn)是：1、合同的合法性。包括：當(dāng)事人簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容符合國家法律、政策和本制度規(guī)定；當(dāng)事人的意思表示真實(shí)、一致，權(quán)利、義務(wù)平等；訂約程序符合法律規(guī)定。2、合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)具體、明確；文字表述確切無誤。3、合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。第五十條 審查程序、審查人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審閱，必要時(shí)可進(jìn)行調(diào)查研究，簽署明確的審查意見。、審查意見應(yīng)當(dāng)是：A通過；B注明需補(bǔ)報(bào)的具體資料；C提出重新談判的具體要求和注意事項(xiàng)。、對審查人有疑義的部分，經(jīng)辦人應(yīng)予全面解釋。對審查人提出的修改意見，經(jīng)辦人應(yīng)予重視，并協(xié)商完善。應(yīng)審查人的要求，經(jīng)辦人有責(zé)任補(bǔ)充相關(guān)材料。、審查人在會(huì)審表上批注意見后，會(huì)審表一份及合同初稿留底，另一份會(huì)審表連同其他材料發(fā)還申報(bào)單位，由承辦人按批準(zhǔn)的意見辦理。第五十一條所有合同均經(jīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)委托人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)審查人的審查意見，決定合同的批準(zhǔn)。第五十二條公司合同專用章的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)批準(zhǔn)人的批準(zhǔn)意見，在合同文本上加蓋合同專用章。合同加蓋公章或合同專用章方能成立。第五十三條上述審批時(shí)間，一般為12天。特殊情況，經(jīng)批準(zhǔn)或授權(quán)的可不受審批程序的約束。第五十四條合同成立后，憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等職能部門負(fù)責(zé)人。第八節(jié) 合同的履行第五十五條合同依法成立，即具法律約束力，一切與合同有關(guān)的部門人員必須嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同實(shí)際和全面履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。第五十六條合同簽約人和履行部門應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。在合同履行中出現(xiàn)履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知合同管理部門。對未嚴(yán)格履行合同責(zé)任和義務(wù)的行為人應(yīng)要求立即糾正，對因此而造成后果和損失的相關(guān)人員追究其相應(yīng)責(zé)任。履行過程中一旦發(fā)生不可抗力和三人干擾及意外事件，履行部門應(yīng)立即通知對方當(dāng)事人，查明原因，及時(shí)化解，并收集好相關(guān)證據(jù)，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。當(dāng)公司接到對方當(dāng)事人的索賠報(bào)告后，履行部門應(yīng)當(dāng)立即通知公司合同管理部門，共同商定應(yīng)對措施。第五十七條履行部門在履行過程中出現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，立即查明情況，認(rèn)真、穩(wěn)妥地收集證據(jù)，及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，及時(shí)、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r報(bào)告。在履行合同過程中，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查，必要時(shí)可現(xiàn)場考核合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書面上報(bào)合同管理部門處理，并報(bào)總經(jīng)理。1、經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；2、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，逃避債務(wù)；、喪失商業(yè)信譽(yù)；4、有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。第五十八條履行銷售合同交付貨物時(shí)應(yīng)由對方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交與銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條。第五十九條接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對不符合合同質(zhì)量要求的標(biāo)的應(yīng)在約定或法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。履行采購合同付款時(shí)應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。第六十條在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。財(cái)務(wù)部門在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算，依據(jù)合同履行付款工作，對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：1、應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的；2、收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的；3、未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同的。第六十一條付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。第六十二條在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)。第六十三條在對方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。第六十四條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)，需價(jià)款結(jié)清無遺留交涉手續(xù)。合同履行完畢后，對所遺留的問題，履行部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)解決，并規(guī)定解決期限。在期限內(nèi)確定無法解決的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定有關(guān)部門配合解決，并提出具體方案。第六十五條在合同履行過程中，對本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對方確認(rèn)，妥善保存有關(guān)收付憑證。履行部門應(yīng)對合同履行中發(fā)生的情況，建立臺(tái)賬，與合同有關(guān)的來往文書、電報(bào)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。第六十六條合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。第九節(jié) 合同的變更、解除第六十七條在合同履行過程中碰到困難的，履行部門首先應(yīng)盡一切努力克服困難的，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)及時(shí)以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。第六十八條 對方當(dāng)事人不履行或難以履行合同，應(yīng)及時(shí)提出變更或解除合同。第六十九條本公司變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式。按本制度“合同的審查批準(zhǔn)”規(guī)定和程序執(zhí)行，報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理；第七十條對方當(dāng)事人提出變更、解除合同，應(yīng)從維護(hù)公司利益出發(fā)，從嚴(yán)控制。有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知合同管理部門。本公司收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在約定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)；未約定期限的，必須在三個(gè)月內(nèi)作出書面答復(fù)。第七十一條對方當(dāng)事人簽訂合同時(shí)披露存在委托人的，本公司必須告知只得按照變更合同的程序處理，且未達(dá)成變更合同協(xié)議前按原合同履行。第七十二條 變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第七十三條因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，在變更和解除合同的協(xié)議中明確相應(yīng)的責(zé)任。除法律規(guī)定需公司負(fù)責(zé)的以外，均應(yīng)依法要求和落實(shí)對方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第七十四條變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由合同管理部門保管。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本制度的管理范圍。第七十五條 合同變更后，合同編號不予改變。第七十六條 存在下列情形之一的，本公司可以單方解除合同：1、因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；2、在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；3、對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；4、對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；5、法律規(guī)定的其他情形。第七十七條以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。第十節(jié) 糾紛處理第七十八條糾紛處理以雙方協(xié)商為基本方法。雙方友好協(xié)商，公平合理，互諒互商，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。第七十九條企業(yè)在處理糾紛時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)通氣，積極主動(dòng)地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動(dòng)，一致對外。第八十條合同雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)填寫《合同糾紛申報(bào)表》（一式二份）報(bào)告部門經(jīng)理和總經(jīng)理，并擬定處理意見，報(bào)總經(jīng)理決定。對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告合同管理部門和總經(jīng)理。第八十一條合同糾紛的提出，應(yīng)考慮加上由本公司與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間和申請仲裁或起訴的足夠準(zhǔn)備時(shí)間，均能在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)完成。第八十二條 由合同管理部門處理的合同糾紛，有關(guān)部門必須主動(dòng)提供下列證據(jù)材料（原件或影印件）：1、合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報(bào)、圖表等；2、送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證；3、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財(cái)務(wù)財(cái)目；4、產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告；5、有關(guān)違約的證據(jù)材料；6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第八十三條合同管理部門對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認(rèn)為有必要的合同糾紛，經(jīng)公司董事長同意，可申請仲裁或起訴。第八十四條各部門在協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的了解或履行。第八十五條對于對方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿時(shí)沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。第八十六條對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由合同管理部門配合各單位向人民法律申請執(zhí)行。在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯(cuò)。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第八十七條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考。第十一節(jié) 合同檔案第八十八條建立合同管理臺(tái)帳。各部門應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺(tái)帳和總臺(tái)帳。公司必須設(shè)一個(gè)總臺(tái)帳。其主要內(nèi)容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、價(jià)金、對方單位、履行情況及備注等。臺(tái)帳應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。各部門應(yīng)在每月5日之前將上月《合同情況月報(bào)表》填好后報(bào)送總經(jīng)理，同時(shí)抄送財(cái)務(wù)部和合同管理部門。第八十九條業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由合同管理部門做好合同文本及相關(guān)資料的歸檔工作，據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報(bào)。第九十條合同文本原則上本公司應(yīng)持單份，至少應(yīng)持原件二份，由財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門留存。合同蓋章生效后，經(jīng)辦人應(yīng)將合同文本復(fù)印件和相關(guān)資料交合同管理部門進(jìn)行登記，由合同管理部門確認(rèn)一個(gè)不得重復(fù)或遺漏的編號。非書面合同代用單也視作書面合同，統(tǒng)一予以編號。第九十一條各部門應(yīng)根據(jù)合同編號設(shè)立各個(gè)合同臺(tái)帳，每一合同設(shè)一臺(tái)帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。內(nèi)容包括：1、每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應(yīng)妥善保管。 名片、廠家介紹、產(chǎn)品介紹、各類廣告或宣傳資料、各類電話等通訊工具號碼，雖然不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。2、流程中各審核意見簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上，合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。3、已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng)將原件交公司合同管理部門隨合同保管。第九十二條合同履行完畢后，履行部門應(yīng)將與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、傳真、電話記錄、簽證、索賠報(bào)告、合同臺(tái)賬等全部資料及時(shí)移交公司合同管理部門。第九十三條各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，由合同管理部門確認(rèn)后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。第九十四條合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司合同管理