數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)分析

數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)分析

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展，我國進入數(shù)字化信息時代，數(shù)字化技術(shù)的運用有效提升了檔案管理工作效率，解決了實際工作中的一系列問題，節(jié)省了大量的工作時間。為了更好的提升企業(yè)之中檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，在開展檔案管理的過程中，對管理的思路進行不斷的調(diào)整以及優(yōu)化，通過這樣的方式來更好的提升檔案管理信息化建設(shè)的速度，保證企業(yè)可以更加平穩(wěn)的發(fā)展。Keys：數(shù)字化時代；檔案管理；信息化前言：檔案信息化建設(shè)是提升企業(yè)整體信息化水平的必要環(huán)節(jié)。隨著科技的不斷進步，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境和模式都發(fā)展了翻天覆地的變化，也催生了大量不同格式的電子文檔，檔案信息化呈現(xiàn)文檔一體化趨勢。此過程中，管理人員需要充分的對各種信息化技術(shù)進行運用，通過不斷完善檔案管理信息化建設(shè)的方式，不斷對企業(yè)檔案管理工作的整體質(zhì)量進行強化。1、檔案管理信息化建設(shè)的重要性檔案信息化建設(shè)是提升企業(yè)整體信息化水平的必要環(huán)節(jié)。繼工業(yè)和信息時代之后，我們迎來了數(shù)字時代。在此背景下，企業(yè)經(jīng)營面臨的環(huán)境日趨復(fù)雜，如何在海量的內(nèi)外部數(shù)據(jù)中甄別出有價值的信息，服務(wù)于整體戰(zhàn)略決策就顯得至關(guān)重要。隨著企業(yè)內(nèi)外部信息與經(jīng)營活動的進一步交融，檔案資料被賦予了更多的內(nèi)涵和價值。檔案信息化是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的一項重要基礎(chǔ)性工程，可為各業(yè)務(wù)流程電子數(shù)據(jù)歸檔提供基礎(chǔ)性保障。檔案管理信息化，即以計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為核心的現(xiàn)代化檔案管理形態(tài)，在現(xiàn)代技術(shù)的支持下將檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式的檔案信息，在數(shù)字化存儲形式下，檔案管理人員可靈活運用計算機系統(tǒng)進行管理，從根本上規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的問題和不足，通過數(shù)字化處理后傳到統(tǒng)一的檔案管理平臺，系統(tǒng)能夠?qū)Y料進行合理的分類管理，為檔案的保存、檢索、查閱提供更便捷的服務(wù)。同時，通過積極開展信息化建設(shè)工作，結(jié)合各項技術(shù)和設(shè)備管理檔案，不斷提升檔案管理工作的整體信息化水平，能夠在很大程度上降低傳統(tǒng)檔案管理工作對環(huán)境提出的要求，不僅能夠提升檔案的保存質(zhì)量和效率，對現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境進行優(yōu)化。因此，企業(yè)有必要積極創(chuàng)新檔案管理方式，將其與社會發(fā)展的實際需求相結(jié)合，有效利用信息技術(shù)管理檔案，以此順應(yīng)社會的發(fā)展需求，營造信息化的辦公環(huán)境，從而最終促進企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。2、數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理工作的思路隨著科技的不斷進步，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境和模式都發(fā)展了翻天覆地的變化，也催生了大量不同格式的電子文檔，檔案信息化呈現(xiàn)文檔一體化趨勢。現(xiàn)階段，檔案管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營的其他環(huán)節(jié)相互交融，為進一步提升企業(yè)的信息化水平。首先，通過檔案信息化管理體系的建設(shè)，可實現(xiàn)對檔案庫的再度拓展，實現(xiàn)對管理模式的再創(chuàng)新，并通過智能化、數(shù)字化管理，有效實現(xiàn)對檔案信息的錄入、索引，既實現(xiàn)了檔案管理體系的優(yōu)化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對于促使檔案管理的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義。其次，企業(yè)檔案分類應(yīng)將視角全面轉(zhuǎn)向信息分類、簡化整理、深化檢索、簡化實體分類、深化信息分類等。檔案信息分類，是對檔案實體所記錄的信息內(nèi)容進行分類，其特點：一是打破全宗界限，實現(xiàn)跨全宗檢索；二是對檔案內(nèi)容進行多維度、全方位的分類，可從不同的角度查找到內(nèi)容相同或相近的檔案，滿足不同用戶的需求。在實際工作中。在信息化技術(shù)的支撐下，檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內(nèi)容完成分類、分析、總結(jié)等工作，讓檔案管理流程更加系統(tǒng)化、層次化，從根本上確保檔案工作的順利開展。在此過程中，檔案管理人員為適應(yīng)崗位需求，必須不斷從實踐中汲取經(jīng)驗，學(xué)會靈活操作計算機，有效處理檔案信息安全問題，嚴格遵循職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)。在處理檔案管理問題時，其內(nèi)容復(fù)雜、操作要求多，檔案管理人員要保持嚴謹?shù)呐袛嗔θソ鉀Q這些問題，這也會在間接中促進檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。3、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑3.1重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量，直接關(guān)系著檔案管理信息化建設(shè)的進程和效果。完善的配套設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)重要硬件設(shè)施。檔案管理工作者應(yīng)該充分認識到檔案資源數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，需要在整個管理工作中積極引入先進的信息技術(shù)和設(shè)備，并不斷提高人員的思想認識。但是在企業(yè)單位中，隨著年限的增加，業(yè)務(wù)工作的增長，檔案的數(shù)量日益增多，給企業(yè)單位檔案的整理與保管帶來了很大壓力。為此在開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員首先應(yīng)實現(xiàn)檔案管理部門計算機全面覆蓋，通過這樣的方式來保證檔案管理開展過程中可以使用計算機來實現(xiàn)檔案管理過程中的各項工作，同時保證管理人員可使用文檔一體化管理等一系列管理方式。隨著電子媒信息載體的發(fā)展和應(yīng)用，促使傳統(tǒng)的檔案管理形式徹底發(fā)生改變，有利于提高檔案管理的整體效率，并以數(shù)字化形式呈現(xiàn)所有檔案信息。與此同時，企業(yè)的內(nèi)部應(yīng)保證局域網(wǎng)，可實現(xiàn)檔案的快速傳遞交流及分享，來對網(wǎng)絡(luò)平臺進行充分的運用，同時更大化的發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用。為了更好的實現(xiàn)這一目標(biāo)，管理人員應(yīng)選擇規(guī)范化，通用化和穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)以此來為檔案信息的傳輸和交換提供有力的網(wǎng)絡(luò)更好的為檔案管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。3.2檔案信息資源實行專題分類管理檔案數(shù)字化管理不僅僅是對檔案的數(shù)字化加工和存儲，而更多的是對信息資源的再開發(fā)再利用。電子檔案的正確歸檔對于電子檔案發(fā)揮出實際的效用來說是必要的。檔案歸檔有多種標(biāo)準(zhǔn)。為了在歸檔期間何學(xué)合理的進行分類，依次進行歸檔，工作流程必須科學(xué)合理地展開，使其能夠正常運行，并充分發(fā)揮出電子檔案管理的有利作用，從而為檔案管理的創(chuàng)新進步做出貢獻。傳統(tǒng)檔案資料原件的唯一性導(dǎo)致它只能在一個地方進行保存和使用，而檔案數(shù)字化管理徹底改變了這種情況。數(shù)字化后的檔案可以被復(fù)制成多份，能夠根據(jù)檔案的管理需要保存在不同的地方。如一些單位在進行某個專項任務(wù)時，可以根據(jù)實際需要將涉及該方面的所有檔案數(shù)據(jù)資源復(fù)制到一個專題庫中，從而便于信息的使用和掌握。同時，在進行檔案數(shù)字化之前，應(yīng)對檔案進行合理篩選，優(yōu)先對那些具有長期或者永久保存價值、重要但極易消失的檔案資源進行數(shù)字化處理，而那些低價值或者不易數(shù)字化處理的檔案可以酌情處理。3.3保障檔案信息化資料信息安全對企業(yè)而言，保證檔案信息的安全性有著非常重要的意義，在開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需重點注意檔案信息的系統(tǒng)安全。保證電子文件及電子檔案等數(shù)據(jù)的安全，避免人為因素或儲存介質(zhì)因素對其安全性產(chǎn)生影響。在信息化的背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也出現(xiàn)了很多問題，人們只要上網(wǎng)就會存在網(wǎng)頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP地址就能夠快速地查找到另一個人上網(wǎng)的足跡，有可能出現(xiàn)信息泄露的事件。為了更好的發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用，首先需要建立起對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在對檔案信息進行管理的過程中，保證工作人員可以對相關(guān)的各種信息進行匯集和整理。在這樣的情況下，管理人員需要依靠靈活的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對相關(guān)資料的全面管理，充分滿足不同檔案類型在管理過程中的各種需求保證檔案管理工作可以高效、有序的開展。其次，在企業(yè)開展檔案管理的過程中，很多信息資料需要進行應(yīng)用和調(diào)取，可以通過身份驗證的方式來在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)各種終端進行相關(guān)資料的檢索和瀏覽，避免所有員工都需要到企業(yè)檔案部門來進行相關(guān)檔案信息的查閱。最后，工作人員可以將電子文件形成和電子檔案規(guī)定等一系列工作進行全面的合并，并通過計算機來對其進行高效的處理，并使用數(shù)據(jù)加密等措施來更好的保證檔案的安全性，定期對企業(yè)之中檔案數(shù)據(jù)進行備份的工作習(xí)慣，通過這樣的方式來更好的保證企業(yè)檔案信息的安全性，這對于提升企業(yè)檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量有著很大的幫助。4、結(jié)語總之，在信息化時代環(huán)境中，積極構(gòu)建檔案管理創(chuàng)新服務(wù)模式是十分必要的。為了更好地發(fā)揮企業(yè)中檔案信息資源的作用，需要管理人員積極落實企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，充分的利用企業(yè)信息化建設(shè)的各項平臺，對檔案管理的方法和技術(shù)進行不斷的完善。Re