科技檔案在光伏發(fā)電建設(shè)項目的效用

科技檔案在光伏發(fā)電建設(shè)項目的效用

摘要：光伏發(fā)電是我國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的命脈。在可持續(xù)發(fā)展背景下，光伏發(fā)電的重要性毋庸置疑，是緩解能源壓力的有效手段，光伏發(fā)電能力的提升，對于我國社會的整體性發(fā)展具有非常重要的意義。隨著光伏電力企業(yè)的迅速發(fā)展，光伏科技檔案起著至關(guān)重要的作用，光伏科技檔案是光伏電力工程建設(shè)的歷史記錄，不僅反映工程建設(shè)質(zhì)量，還為今后光伏電力工程的檢修、維護(hù)等工作提供有效的信息，因此，管好、用好光伏科技檔案，使其在光伏、國民經(jīng)濟建設(shè)中充分發(fā)揮作用，是檔案管理者應(yīng)盡的職責(zé)。Keys：光伏發(fā)電；科技檔案；檔案利用；檔案管理；

光伏科技檔案產(chǎn)生于整個光伏工程建設(shè)中，是從光伏項目的核準(zhǔn)、可行性研究、設(shè)計、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、到竣工驗收﹑試運行等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表,聲像等不同形式與載體的原始記錄，是對工程建設(shè)整個過程的真實記載，又是檢驗工程質(zhì)量、結(jié)算工程投資、交付使用、建立固定資產(chǎn)的重要依據(jù)，它還是新建工程投入運營、使用、管理、維修、養(yǎng)護(hù)、確保生產(chǎn)能力的參考依據(jù)。在工程擴建、改建時，也將是不可或缺的重要依據(jù)資料。所以,管理好、利用好光伏發(fā)電項目科技檔案,才能使其在光伏發(fā)電建設(shè)和管理中充分發(fā)揮作用，只有利用和使用檔案才能使檔案的潛在價值變成現(xiàn)實價值，才能使檔案工作得到社會的承認(rèn)。隨著建設(shè)工程的不斷發(fā)展，檔案管理工作也愈以受重視，項目檔案工作事關(guān)各參建單位，如何將各單位有機結(jié)合的在一起，共同創(chuàng)造成績，需認(rèn)清檔案工作中各角色的定位及職責(zé)。1.樹立檔案管理目標(biāo)，加強光伏發(fā)電項目科技檔案管理和利用為了避免工程完工后資料不能按時移交導(dǎo)致項目工作未能按期收尾，很多建設(shè)單位在項目前期就制定了檔案管理目標(biāo)--資料進(jìn)度跟工程進(jìn)度同步；并將檔案管理目標(biāo)納入招標(biāo)文件中作為強制性條款予以規(guī)定，在投標(biāo)單位的心里種下一顆“不可忽視擋案管理工作”的意識種子。

為了讓檔案管理目標(biāo)能順利達(dá)成，建設(shè)項目在合同文件中將目標(biāo)實現(xiàn)所需的主要條件納入相關(guān)條款，如竣工資料的移交份數(shù)及相關(guān)要求，過程管理措施配合要求等。合同文件中明確了檔案管理目標(biāo)以及實現(xiàn)目標(biāo)所需的人力、物力、設(shè)備和階段控制點的完成要求。把檔案工作納人目標(biāo)管理，史新觀念，強化意識，大力宣傳光伏發(fā)電科技檔案管理和利用工作的重要性，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、大家關(guān)心、人人參與的良好氛圍，并真正把光伏發(fā)電科技檔案利用工作擺到新能源光伏發(fā)電事業(yè)發(fā)展的突出位置，努力將光伏發(fā)電科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，使其在新能源光伏發(fā)電工作中發(fā)揮重要作用。2.建立健全檔案管理體系，做好角色定位光伏發(fā)電科技檔案要做到收集完整﹑整理有序﹑甄別正確﹑保管有方,都需要嚴(yán)格的檔案管理。同時,要使每一個工程的檔案資料在今后的利用中發(fā)揮應(yīng)有的作用,很顯然檔案的平時管理工作就顯得尤為重要,因此,必須重視檔案的日常管理工作,著力做好檔案管理的科學(xué)化、信息化、制度化建設(shè)。只有正確地認(rèn)識到檔案對工程建設(shè)的作用及意義，各單位管理層人員才會關(guān)注并建立健全檔案管理體系。所謂的檔案管理體系就是安排合適的人按照系統(tǒng)的工作方式從事專門的工作。項目開工后，施工單位應(yīng)根據(jù)合同要求安排檔案管理專職人員進(jìn)場，并成立檔案管理組織機構(gòu)，明確檔案管理的責(zé)任制。施工單位在建設(shè)管理單位的指導(dǎo)下明確自己的工作職責(zé)，做好角色定位工作。3.根據(jù)需要組織培訓(xùn)，使其掌握檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求除了編制相應(yīng)的檔案管理制度以外，建設(shè)項目要做到規(guī)范統(tǒng)一，必須要統(tǒng)一思想和行為。在項目開工初期，組織檔案管理人員開會，主要有三個目的：了解各單位檔案管理人員的經(jīng)歷，初步評估其能力，方便日后指導(dǎo)工作，傳達(dá)本項目檔案管理目標(biāo)及要求；明確現(xiàn)階段檔案工作方向及階段成果要求。這些活動不是一兩次就可以的，一定是持續(xù)的并且符合工程不同進(jìn)展階段檔案管理工作的需求。檔案是持續(xù)的過程，不同的階段面臨不同的工作重點與難度，保持業(yè)主、監(jiān)理、施工三方的交流，保證信息的暢通也是日常工作中需要注意的。4.開展監(jiān)督檢查及指導(dǎo)工作，確保檔案管理要求有效落實定期與不定期檢查是檢驗工作執(zhí)行情況的一種方式。“實踐是檢驗真理的標(biāo)準(zhǔn)，成果是衡量工作的一把尺子”。檢驗和構(gòu)通會讓我們發(fā)現(xiàn)，檔案管理要求的落實情況及存在問題，找到各單位的提升點。工作檢查一定是區(qū)分工程進(jìn)展階段，有針對性、有重點、有計劃地進(jìn)行的。在項日開始初期，要想規(guī)范、統(tǒng)一必須要抓細(xì)、抓全；最容易成功的方式一定是簡單、可復(fù)制的，所以不同分項開工和完工時，要求各單位做首件上報審核，明確其思路及工作方式。5.把控階段目標(biāo)，確保檔案移交工作順理成章工程質(zhì)量檢驗資料是竣工資料的重要組成部分，其形成直接關(guān)系到質(zhì)量檢驗程序的完善和檔案資料收集的及時性與完整性。資料質(zhì)量控制主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督，建設(shè)單位可以在隨機抽查的基礎(chǔ)上結(jié)合階段控制把控工程資料進(jìn)度，在每個分項工程完工時，監(jiān)理和施工單位上報分項工程完工資料審查，審查通過后，監(jiān)理及施工單位在分項完工證書簽發(fā)后限定日期內(nèi)完成組卷及裝訂準(zhǔn)備工作。6.夯實基礎(chǔ),提高光伏發(fā)電項目科技檔案科學(xué)化管理水平檔案的收集﹑歸檔、整編﹑保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作,只有做好這些基礎(chǔ)工作,才能提高科技檔案的科學(xué)管理水平。（1）實施科學(xué)的“流程控制”方法,對科技檔案進(jìn)行收集﹑整編。明確工程檔案號(項目代號、分類號),使檔案管理在設(shè)計過程之初就反映在設(shè)計文件和每一張設(shè)計圖紙上(包括紙質(zhì)和電子文檔)。這樣,不管這些文件和圖紙是單一的還是散亂的,都能很快地歸納到它應(yīng)在的位置。通過這種管理模式的實施,能將各類檔案在各個環(huán)節(jié)中進(jìn)行有序地控制,保證了檔案資料收集﹑整理的完整性﹑系統(tǒng)性﹑真實性。（2）采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)把檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)。歸檔的工程檔案首先從內(nèi)容及深度上要符合國家有關(guān)設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),檔案資料的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確﹑嚴(yán)謹(jǐn);其次是檔案文件應(yīng)采用耐久性強的載體材料,保證文字清楚﹑圖樣清晰、圖表整潔﹑簽字蓋章手續(xù)完備。（3）紙質(zhì)文檔要根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008。（4）竣工工程圖必須加蓋竣工圖章,設(shè)計單位﹑施工單位等也必須加蓋其專用章再歸檔?？傊?歸檔資料都嚴(yán)格按照歸檔要求和程序進(jìn)行整編、分類、立卷,使歸檔資料都嚴(yán)格按照歸檔要求和程序進(jìn)行整編、分類、立卷,使歸檔資料符合檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。7.嚴(yán)把檔案與入庫關(guān)（1）資料入庫這個階段，審查工作主要涉及檔案資料案卷間的系統(tǒng)組織、目錄關(guān)聯(lián)工作和資料電子案卷的對應(yīng)工作，這項工作直接關(guān)系到檔案利用方便及正確與否，所以至為關(guān)鍵。涉及案卷內(nèi)質(zhì)量及收集整理規(guī)范問題主要在過程中把控，若留到入庫時控制那就是敗筆了。（2）案卷目錄、卷內(nèi)目錄的整合質(zhì)量，很大程度上由各參建單位檔案管理員來決定。建設(shè)單位可根據(jù)檔案接收單位要求，向各參建單位明確資料排列順序，監(jiān)理單位