第九章-各項(xiàng)管理規(guī)章制度及檔案管理情況

第九章各項(xiàng)管理規(guī)章制度及檔案管理狀況提要：建立切合實(shí)際、可操作性強(qiáng)的檔案管理制度。檔案建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化，以《全國(guó)物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)》為藍(lán)本，融匯各規(guī)章制度的精華，實(shí)行“雙檔”管理（電腦檔案、文本檔案）?，F(xiàn)代企業(yè)管理重視企業(yè)理念和企業(yè)文化的建設(shè)，但更須要科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度和檔案管理系統(tǒng)作支持。完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件；科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理，能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展供應(yīng)強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是供應(yīng)專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效地為物業(yè)及公用設(shè)施的運(yùn)用、修理以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作供應(yīng)引導(dǎo)和服務(wù)。龍城物業(yè)在管理制度和檔案管理建設(shè)方面積累了豐富的閱歷，我們將以已有的規(guī)章制度和ISO9001質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ)，依據(jù)《全國(guó)物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)》和國(guó)家、省、市有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)以及我公司多年物業(yè)管理的勝利閱歷，提煉形成貴州廣播電視高校物業(yè)管理規(guī)章制度體系和檔案管理規(guī)范。一、檔案資料的建立貴州廣播電視高校物業(yè)管理檔案的建立與管理主要是圍繞執(zhí)行規(guī)章制度而進(jìn)行的。嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，就須要通過(guò)檔案管理手段對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔。做到每一項(xiàng)管理工作都有支配、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，并配備檔案管理人員，對(duì)全部檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個(gè)管理工作的分析、改進(jìn)、預(yù)防和提高供應(yīng)牢靠的依據(jù)。（一）建立物業(yè)管理檔案資料的重要性1．物業(yè)管理檔案是所做工作的見(jiàn)證。推行整合型管理體系，對(duì)所開(kāi)展的每一項(xiàng)工作進(jìn)行記錄，作為分析前期工作成效、改進(jìn)后期工作的依據(jù)。2．有利于規(guī)范管理，理順管理關(guān)系。物業(yè)管理的對(duì)象是物業(yè)，包括房屋主體建筑、配套公共設(shè)施、機(jī)電設(shè)備、環(huán)境衛(wèi)生、社區(qū)服務(wù)等，服務(wù)對(duì)象是物業(yè)運(yùn)用人，服務(wù)范圍廣泛，管理對(duì)象多而困難，監(jiān)督困難。建立一套完善、規(guī)范的物業(yè)管理檔案，既便于有條不紊地開(kāi)展工作，又便利客戶對(duì)管理工作進(jìn)行監(jiān)督，使我們的服務(wù)始終能滿足客戶的要求。這樣，就不僅僅要求我們開(kāi)展實(shí)實(shí)在在的工作，而且要求我們能想客戶之所想，客戶未想到的我們也已想到，客戶想到的我們已做好，真正做到“超前”服務(wù)。在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中或之后必需做好記錄，并剛好對(duì)客戶進(jìn)行回訪，依據(jù)客戶反饋的看法不斷完善我們的服務(wù)工作。做到管理規(guī)范化，決策科學(xué)化，工作程序化，最終達(dá)到客戶滿足。3．有利于收集有關(guān)法律、法規(guī)，剛好引進(jìn)管理的新方法、新理念，做好來(lái)往文件、信息、看法的記錄、歸檔和處理工作。使我們的工作做到有法可依、有法必依，并不斷改進(jìn)和提高，始終保持管理的科學(xué)性、規(guī)范性和高效率。綜前所述，檔案資料管理工作作為物業(yè)管理的軟件部分，與硬件的管理同等重要，缺一不行，兩方面的工作必需齊頭并進(jìn)才能達(dá)到規(guī)范化管理的要求。（二）物業(yè)管理檔案資料的建立1．我公司在建立完善檔案資料過(guò)程中，為使其更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，已勝利導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系，結(jié)合貴州廣播電視高校的詳細(xì)狀況，依據(jù)公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄限制等程序，使物業(yè)管理檔案的建立有章可循，有據(jù)可查。2．在詳細(xì)執(zhí)行過(guò)程中，我公司采納三個(gè)層次的檔案資料管理模式。因?yàn)檎闲凸芾眢w系并不是應(yīng)有盡有的，很多規(guī)章制度的建立與實(shí)施在管理體系的限制之外（如財(cái)務(wù)管理等）。另外，須接受行業(yè)主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，并執(zhí)行相關(guān)法律規(guī)范，結(jié)合這一特點(diǎn)，管理處檔案管理的三個(gè)層次如下：（1）以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，整個(gè)公司的檔案資料架構(gòu)都采納統(tǒng)一格式，此為檔案管理的第一層次；（2）結(jié)合貴州廣播電視高校的實(shí)際狀況，對(duì)公司ISO9001質(zhì)量管理體系文件及公司行政、公共事務(wù)、公眾管理制度進(jìn)行適應(yīng)性修改，并融入到架構(gòu)中形成貴州廣播電視高校檔案資料的其次層次；（3）在物業(yè)管理實(shí)際運(yùn)作中，以執(zhí)行整合型管理體系文件及相關(guān)規(guī)章制度形成的各種現(xiàn)場(chǎng)、實(shí)際記錄為內(nèi)容，補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案資料管理第三層次。公司質(zhì)量管理部依據(jù)這三個(gè)層次建立出一套檔案資料范本（包括書目和詳細(xì)內(nèi)容樣本），然后由各部門依此范本完善本部門整個(gè)管理檔案體系。3．按資料載體的類型采納恰當(dāng)且平安的保存方式。貴州廣播電視高校物業(yè)管理資料的涉及面既多且廣，因此，很多原始文件資料必需以分類別、分層次并以保密方式保存，對(duì)常常運(yùn)用的日常管理檔案采納定期歸檔方式保存，嚴(yán)格按檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行。4．全部資料實(shí)行“雙檔”（電腦檔案、文本檔案）管理。

收集（三）檔案資料的建立流程收集整理分類竣工驗(yàn)收資料，接管驗(yàn)收資料，修理、改造資料，日常巡察維護(hù)記整理分類編號(hào)登記編號(hào)登記保存資料，按分類依次編號(hào)、登記造冊(cè)，形成文件書目，為便利管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，檔案實(shí)行開(kāi)架管理。輸入電腦按規(guī)定設(shè)置子書目進(jìn)行分類文件整理，定期輸入資料并維護(hù)。輸入電腦入柜入柜依據(jù)管理?xiàng)l例分類保存：A．定期性管理檔案；B．保密、永久性管理檔案。利用利用檔案出室必需由具備資格的人員登記后方可借閱，按借閱時(shí)限，剛好回收檔案復(fù)位，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄。查復(fù)信信閱印息息依據(jù)公司行政管理制度中的相關(guān)檔案制度、管理體系信信公處中的相關(guān)文件規(guī)定進(jìn)行利用。息息布理檢查定期、不定期的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督。檔案資料建立流程圖

（四）檔案資料分類貴州廣播電視高校管理檔案分類表（若我公司獲得管理權(quán)，屆時(shí)將依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行調(diào)整）類別資料內(nèi)容基礎(chǔ)管理前期移交資料工程建筑產(chǎn)權(quán)資料：A．項(xiàng)目批準(zhǔn)文件；B．用地批準(zhǔn)文件；C．規(guī)劃許可證；D．施工許可證；E．拆遷資料。工程建筑技術(shù)資料：A．竣工圖——包括總平面、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程有隱藏管線的全套圖紙；B．地質(zhì)勘察報(bào)告；C．工程合同及開(kāi)、竣工報(bào)告；D．工程預(yù)決算；E．圖紙會(huì)審記錄；F．工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單位（包括質(zhì)量事故處理記錄）；G．隱藏工程驗(yàn)收簽證；H．沉降觀測(cè)記錄；I．竣工驗(yàn)收證明書；J．規(guī)劃綜合驗(yàn)收證書；K．鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書；L．新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書；M．N．砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告；O．供水、管道煤氣的試壓報(bào)告。接管驗(yàn)收資料A．固定資產(chǎn)交接證明；B．物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收交接表；C．物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收記錄；D．物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收單項(xiàng)（綜合）報(bào)告；E．移交清單。專業(yè)化管理A．公司簡(jiǎn)介；B．公司組織機(jī)構(gòu)；C．公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照；D．公司稅務(wù)登記；E．公司資質(zhì)證書；F．管理處組織機(jī)構(gòu)及人員分布圖。管理合同資料A．前期物業(yè)管理協(xié)議；B．物業(yè)管理托付合同。

貴州廣播電視高校管理檔案分類表(續(xù)一)類別資料內(nèi)容基礎(chǔ)管理基金管理資料A．修理基金的建立、管理、運(yùn)用相關(guān)管理規(guī)定；B．修理基金運(yùn)用申請(qǐng)審批表。公眾制度資料A．裝修管理規(guī)定等公眾管理制度；B．房屋運(yùn)用手冊(cè)；C．管理（業(yè)主）公約。業(yè)主管理委員會(huì)資料A．籌備成立期間的資料；B．成立后運(yùn)行資料。管理目標(biāo)及實(shí)施方案A．爭(zhēng)創(chuàng)物業(yè)管理“示范大廈”規(guī)劃；B．物業(yè)管理實(shí)施方案。培訓(xùn)、考核等管理規(guī)章制度A．員工培訓(xùn)程序文件；B．員工聘用和考核程序文件；C．各崗位職責(zé)；D．公司員工考核制度及評(píng)分細(xì)則；E．管理處工作流程圖；F．員工培訓(xùn)資料（培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)支配、培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)效果評(píng)估表、培訓(xùn)簽到表、考試試卷等）。員工資質(zhì)檔案A．管理處員工資質(zhì)狀況統(tǒng)計(jì)表；B．員工個(gè)人檔案。計(jì)算機(jī)管理資料A．物業(yè)管理系統(tǒng)軟件及運(yùn)用說(shuō)明；B．秩序維護(hù)監(jiān)控、消防報(bào)警等系統(tǒng)簡(jiǎn)介?？蛻糍Y料及權(quán)屬清冊(cè)A．客戶登記表；B．房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊(cè)；C．設(shè)備臺(tái)帳。值班、報(bào)修、修理、回訪資料A．管理處值班制度；B．回訪制度；C．客戶投訴處理程序；D．管理處值班記錄表；E．客戶投訴登記表；F．報(bào)修、修理服務(wù)工作規(guī)定；G．報(bào)修登記表；H．修理登記表;I．服務(wù)工作單；J．回訪記錄表；K．管理處常用電話聯(lián)系表。

貴州廣播電視高校管理檔案分類表(續(xù)二)類別資料內(nèi)容基礎(chǔ)管理客戶看法征詢A．客戶看法調(diào)查和分析程序文件；B．客戶看法調(diào)查方案；C．客戶看法調(diào)查表；D．客戶看法調(diào)查表發(fā)放、回收狀況一覽表；E．客戶看法調(diào)查表發(fā)放、回收率統(tǒng)計(jì)表；F．客戶看法調(diào)查統(tǒng)計(jì)表；G．客戶看法調(diào)查分析報(bào)告；H．看法處理措施及回訪記錄。修理服務(wù)承諾A．服務(wù)承諾；B．質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表；C．質(zhì)量目標(biāo)年度統(tǒng)計(jì)表。行政管理A．文件書目；B．文件限制單；C．文件發(fā)放（借閱）登記表；D．員工登記表；E．用車申請(qǐng)單；F．會(huì)議簽到表；G．上班簽到表。房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)裝修管理A．物業(yè)裝修管理程序文件；B．裝修管理規(guī)定；C．裝修申請(qǐng)審批表；D．監(jiān)督檢查記錄表；E．整改通知；F．裝修人員登記表。房屋修理養(yǎng)護(hù)管理A．區(qū)域分布圖；B．樓層號(hào)、單元號(hào)、棟號(hào)、房號(hào)、導(dǎo)向標(biāo)記；C．建筑物的管理程序文件；D．建筑物巡察維護(hù)規(guī)定；E．建筑物修理養(yǎng)護(hù)服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；F．樓宇管理規(guī)定；G．建筑物完損等級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)；H．建筑物巡察維護(hù)表；I．建筑物年度養(yǎng)護(hù)支配；J．監(jiān)督檢查記錄表；K．服務(wù)工作單；L．零星工程驗(yàn)收評(píng)審表；M．房屋完損等級(jí)評(píng)定表；N．質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。

貴州廣播電視高校管理檔案分類表(續(xù)三)類別資料內(nèi)容共用設(shè)備管理綜合類A．設(shè)備設(shè)施管理程序文件；B．設(shè)備管理各崗位人員職責(zé)；C．各系統(tǒng)操作規(guī)程、巡察維護(hù)規(guī)定；D．檔案管理相關(guān)規(guī)定；E．監(jiān)督檢查記錄表；F．整改通知。供電系統(tǒng)應(yīng)急處理A．限電、停電管理規(guī)定；B．臨時(shí)用電管理規(guī)定；C．臨時(shí)用電申請(qǐng)表；D．停電應(yīng)急處理方案及流程圖；E．緊急事務(wù)處理記錄表。發(fā)電機(jī)A．發(fā)電機(jī)操作規(guī)程；B．發(fā)電機(jī)運(yùn)行記錄表。供電系統(tǒng)日常運(yùn)行與維護(hù)A．供配電系統(tǒng)管理程序；B．避雷系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；C．設(shè)備設(shè)施清單；D．配電房管理制度；E．節(jié)能管理方案；F．值班記錄表；G．配電房抄表記錄；H．電氣工作票；I．停電通知單；J．質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表；K．供配電系統(tǒng)巡察維護(hù)表；L．避雷系統(tǒng)巡察維護(hù)表。秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)A．秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B．設(shè)備設(shè)施清單；C．秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶運(yùn)用規(guī)定；D．質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表；E．秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)巡察維護(hù)表。消防系統(tǒng)消防設(shè)備管理A．消防中心管理制度；B．設(shè)備設(shè)施清單；C．消火栓封簽；

貴州廣播電視高校管理檔案分類表(續(xù)四)類別資料內(nèi)容共用設(shè)備管理消防系統(tǒng)消防設(shè)備管理D．滅火器合格證；E．消防電話一覽表；F．消防通訊工具一覽表；G．值班支配表；H．值班記錄表；I．消防報(bào)警系統(tǒng)管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；J．消防報(bào)警系統(tǒng)巡察維護(hù)表；K．氣體消防系統(tǒng)巡察維護(hù)表；L．質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。消防演習(xí)A．義務(wù)消防隊(duì)員名單；B．消防標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)；C．消防演習(xí)方案；D．消防演習(xí)記錄；E．消防演習(xí)報(bào)告。消防學(xué)習(xí)責(zé)任劃分A．組織消防法規(guī)學(xué)習(xí)支配；B．消防學(xué)習(xí)報(bào)告；C．防火區(qū)域管理規(guī)定；D．區(qū)域防火責(zé)任人劃分表；E．消防宣揚(yáng)圖片。消防平安與應(yīng)急處理A．火災(zāi)等事故應(yīng)急處理方案及指揮流程圖；B．消防疏散示意圖；C．疏散通道暢通、應(yīng)急照明設(shè)施、引路標(biāo)記；D．客戶主要聯(lián)系人名單；E．食堂液化氣體運(yùn)用的平安防范措施；F．重點(diǎn)平安防火部位登記表；G．緊急事務(wù)處理記錄表；H．動(dòng)火作業(yè)申請(qǐng)表；I．無(wú)火災(zāi)事故證明。電梯系統(tǒng)電梯運(yùn)行及維護(hù)A．電梯準(zhǔn)用證；B．電梯合格證；C．保養(yǎng)合同；D．電梯系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；E．設(shè)備設(shè)施清單；F．電梯系統(tǒng)巡察維護(hù)表；G．質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。

貴州廣播電視高校管理檔案分類表(續(xù)五)類別資料內(nèi)容共用設(shè)備管理電梯系統(tǒng)應(yīng)急處理A．電梯應(yīng)急處理方案及流程圖；B．緊急事務(wù)處理記錄表。給排水系統(tǒng)給排水系統(tǒng)運(yùn)行及維護(hù)A．給排水系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B．設(shè)備設(shè)施清單；C．用水、供水管理制度；D．用水、節(jié)水支配；E．節(jié)能管理方案；F．供水系統(tǒng)巡察維護(hù)表；G．排水系統(tǒng)巡察維護(hù)表；H．質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。水池、水箱管理A．供水系統(tǒng)月測(cè)試記錄表；B．水池、水箱清洗記錄表；C.水池、水箱消毒記錄表；D．水池、水箱藥品投放狀況記錄表；E．二次供水衛(wèi)生許可證；F．操作人員健康合格證；G．水質(zhì)化驗(yàn)單。給排水系統(tǒng)應(yīng)急處理A．高壓水泵、水池、水箱管理措施；B．限水、停水管理規(guī)定；C．停水通知單；D．給排水系統(tǒng)事故應(yīng)急處理方案及流程圖；E．緊急事務(wù)處理記錄表。共用設(shè)施管理A．公共設(shè)施管理制度。

貴州廣播電視高校管理檔案分類表(續(xù)六)類別資料內(nèi)容保安及車輛管理治安保衛(wèi)管理A．物業(yè)的秩序維護(hù)服務(wù)程序文件；B．二十四小時(shí)值班制度及巡邏制度；C．秩序維護(hù)員巡邏制度；D．秩序維護(hù)員培訓(xùn)大綱；E．警械、警具配備、運(yùn)用、保管及檢查規(guī)定；F．警械、警具檢查記錄表；G．秩序維護(hù)值班支配表；H．值班記錄表；I．來(lái)訪人員登記表；J．秩序維護(hù)訓(xùn)練支配表；K．秩序維護(hù)訓(xùn)練記錄表；L．巡邏簽到表；M．巡邏記錄表；N．宿舍值日支配表；O．監(jiān)督檢查記錄表。車輛管理A．車輛管理程序文件；B．車輛出入登記表；C．車輛保管區(qū)分規(guī)定；D．停車場(chǎng)管理規(guī)定；E．車輛出入登記表；F．摩托車、自行車管理制度。應(yīng)急處理A．平安警告標(biāo)記；B．危及人身平安的防范措施；C．突發(fā)事務(wù)應(yīng)急處理方案及流程圖；D．緊急事務(wù)處理記錄表；E．無(wú)因物業(yè)公司管理責(zé)任發(fā)生重大刑事案件證明。環(huán)境衛(wèi)生管理清潔設(shè)備管理A．垃圾中轉(zhuǎn)站清潔制度；B．設(shè)備設(shè)施清單。清潔衛(wèi)生日常管理及消殺A．清潔消殺管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B．消殺管理制度；C．日常衛(wèi)生保潔承包合同；D．清潔衛(wèi)生工作責(zé)任制；E．責(zé)任分工表；F．監(jiān)督檢查記錄表；G．整改通知。綠化管理A．園林綠化管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B．綠化平面圖及說(shuō)明；C．大廈內(nèi)部、天臺(tái)、屋頂綠化管理措施。D．責(zé)任分工表；E．園林綠化維護(hù)表；

貴州廣播電視高校管理檔案分類表(續(xù)七)類別資料內(nèi)容精神文明建設(shè)管理（供參考）A．精神文明建設(shè)公約；B．社區(qū)文化管理程序文件；C．社區(qū)文化活動(dòng)實(shí)施支配表；D．社區(qū)文化活動(dòng)場(chǎng)所運(yùn)用申請(qǐng)表；E．社區(qū)文化活動(dòng)記錄表；F．社區(qū)文化活動(dòng)年度支配及實(shí)施狀況；G．社區(qū)文化活動(dòng)年度總結(jié)；H．好人好事記錄表；I．客戶感謝信；J．公共消遣場(chǎng)所未發(fā)生重大違紀(jì)違法案件。管理效益經(jīng)濟(jì)效益A．收支狀況表；B．年度財(cái)務(wù)明細(xì)表；C．有償服務(wù)價(jià)目表；D．有償服務(wù)記錄表。社會(huì)效益A．本物業(yè)管理項(xiàng)目所獲得的榮譽(yù)稱號(hào)；B．輿論相關(guān)報(bào)導(dǎo)。二、檔案資料的管理（一）檔案資料管理的原則和方法1．做到全而細(xì)的原則：“全”指全面，包括物業(yè)管理工作的各個(gè)方面，不能有漏項(xiàng)；“細(xì)”指細(xì)致、細(xì)心，檔案資料的收集、檢查、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)工作要細(xì)心。2．切合實(shí)際的原則：全部記錄是我們實(shí)實(shí)在在開(kāi)展的工作，與實(shí)際要對(duì)應(yīng)一樣。3．連續(xù)性原則：要求檔案資料管理工作要堅(jiān)持不懈，要留意工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性，中途不能脫節(jié)，否則，就不符合切合實(shí)際的原則。4．按崗位進(jìn)行分工，落實(shí)各項(xiàng)工作的責(zé)任人并開(kāi)展培訓(xùn)。5．各部門依據(jù)公司質(zhì)量管理部的范本建立出整套檔案后，依據(jù)公司質(zhì)量管理體系中編制的質(zhì)量記錄限制等程序定期并剛好對(duì)本部門的檔案進(jìn)行收集、檢查，做到項(xiàng)項(xiàng)工作有支配，實(shí)施剛好，監(jiān)督有力，最終有反饋看法，假如某一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施不好，就必需重新制定措施，并實(shí)施、監(jiān)督、反饋，使每一個(gè)環(huán)節(jié)都在一個(gè)閉環(huán)的限制中。（二）檔案資料的管理方式┌────────────┐│管理處檔案管理室│└─────┬──────┘│┌───┬───┬───┬───┼───┬───┬───┬───┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐│制││電││保││保││收││檔││多││多││經(jīng)││度││腦││存││密││集││案││媒││種││常││化││化││檔││措││檔││分││體││貯││性││管││管││案││施││案││類││信││存││檢││理││理││措││││資││管││息││方││查││││││施││││料││理││查││式││││││││││││││││詢│││││└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘檔案管理方式圖（三）檔案資料的管理措施1．檔案資料歸檔。大體分為兩類：即ISO9001質(zhì)量體系受控范圍的檔案資料、公司內(nèi)部管理相關(guān)檔案資料（非受控范圍），受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行體系文件之《文件和資料限制程序》、《質(zhì)量記錄限制程序》及對(duì)應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量記錄；非受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行行政管理制度之《檔案管理規(guī)定》。最終達(dá)到崗位責(zé)任分工細(xì)化、明確，分類清楚，運(yùn)用合理，管理完善。2．檔案資料的借閱。需借用人填寫《文件發(fā)放/借閱登記表》，由運(yùn)用人簽字和綜合管理部資料負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理借閱手續(xù)；對(duì)重要、保密資料的借閱需經(jīng)過(guò)管理處經(jīng)理的批準(zhǔn)。一般的借閱時(shí)間為三天，三天后，資料負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追回，如需續(xù)借，需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案資料應(yīng)留意要愛(ài)惜檔案，不得丟失；不得隨意涂寫、勾畫；不得折疊和拆散；對(duì)保密的資料不得泄露機(jī)密，如有泄密、丟失或損毀，要馬上追究當(dāng)事者責(zé)任。資料的復(fù)印程序與借閱等同。3．檔案資料的保密管理（1）在日常管理中，物業(yè)的檔案資料管理由綜合管理部統(tǒng)一管理保存。對(duì)重要的原始資料和保密資料實(shí)行按保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、隱私三級(jí)儲(chǔ)存保管，其他資料為一般檔案，不同密級(jí)的檔案資料的運(yùn)用和保管將區(qū)分對(duì)待，絕密和機(jī)密資料干脆由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，隱私資料由綜合管理部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管，一般資料由資料管理員負(fù)責(zé)保管。全部保密資料隨時(shí)接受公司領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量管理部的檢查。（2）檔案資料管理人員必需嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密制度，增加保密意識(shí)，接受保密教化和檢查，嚴(yán)禁任何人以任何方式索取、泄露或擅自向外公布保密檔案的內(nèi)容。檔案資料管理人員定期進(jìn)行檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題剛好向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后妥當(dāng)處理解決，嚴(yán)防一切泄密漏洞狀況的發(fā)生。4．檔案資料的監(jiān)督檢查（1）各部門負(fù)責(zé)人會(huì)同資料管理員定期（按要求的日、周、月檢查時(shí)間）對(duì)本部門的資料管理狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（2）公司質(zhì)量管理部日常定期組織人員對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次質(zhì)量大檢查，其檢查結(jié)果干脆與各崗位的浮動(dòng)工資掛鉤；公司及質(zhì)量管理部本身每年接受第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督審核。（3）通過(guò)參與各級(jí)物業(yè)管理考評(píng)工作來(lái)驗(yàn)證其檔案管理工作的有效性。管理檔案作為軟件建設(shè)在考評(píng)工作中分?jǐn)?shù)占據(jù)過(guò)半比例，現(xiàn)在，各級(jí)物業(yè)管理考評(píng)均等同采納建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)》，該標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)面廣，在貴州廣播電視高校的物業(yè)管理中，我們將主動(dòng)參與物業(yè)管理考核評(píng)比，并在資料管理工作中力求創(chuàng)新。三、檔案管理制度（一）檔案員崗位責(zé)任制度為了保證檔案管理工作規(guī)范、高效，結(jié)合貴州廣播電視高校管理處的實(shí)際，特制定檔案員崗位責(zé)任制度。1．酷愛(ài)檔案事業(yè)、忠于職守、努力鉆研業(yè)務(wù)。2．仔細(xì)貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的方針政策。3．制定檔案工作支配和檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。4．制訂、完善檔案管理制度。5．負(fù)責(zé)文件材料的收集、分類整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。6．參與購(gòu)進(jìn)設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收、科研成果評(píng)審等工作，并驗(yàn)收其檔案。7．加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房管理，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查。8．做好檔案利用工作。9．檔案員崗位職責(zé)（1）忠于職守，嚴(yán)守機(jī)密，嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)及檔案管理的有關(guān)制度，主動(dòng)開(kāi)展工作。（2）負(fù)責(zé)收集、接收本部門經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、管理、科技等檔案資料。作好積累、補(bǔ)充、配套、保管和供應(yīng)查閱。（3）剛好立卷歸檔，編制總書目、卷內(nèi)書目及檔案形成說(shuō)明書，編排入柜。熟識(shí)所管理的檔案，幫助查閱檢索。（4）嫻熟駕馭計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。（5）妥當(dāng)管理檔案。嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，建立借閱登記，對(duì)借出資料按期催還。（6）定期清查、鑒定檔案。每年進(jìn)行全部檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查。作到帳物相符，剛好修補(bǔ)和復(fù)制已破損或變質(zhì)的檔案。（7）確保檔案平安，對(duì)檔案庫(kù)要做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲的“七防”工作，保持檔案庫(kù)房整齊清潔。（8）對(duì)各部門兼職資料人員進(jìn)行資料和檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（9）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（二）檔案管理規(guī)定1．目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。2．職責(zé)（1）經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。（2）綜合管理部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理的實(shí)施工作。（3）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。3．程序要點(diǎn)（1）編碼規(guī)定A．各部門編寫完一項(xiàng)制度、記錄表格后，由檔案管理員依據(jù)本規(guī)定的要求進(jìn)行登記、編碼，每一份文件只允許有唯一的一個(gè)編碼。B．公司的各類文件（質(zhì)量體系文件除外）由行政部統(tǒng)一編號(hào)。C．部門名稱與部門代號(hào)公司各職能部門：行政部（XZB）；質(zhì)量管理部（ZLB）；財(cái)務(wù)室（CWS）；秩序維護(hù)部(CXWH)；技術(shù)委員會(huì)（JWH）；經(jīng)營(yíng)部（JYB）；人力資源部（RZB）。公司各管理處：依據(jù)管理拼音字母而定。（2）編碼方法A．《質(zhì)量手冊(cè)》的編碼由文件類別代號(hào)和要求編號(hào)組成，如下圖：QM-□□·□□此文件在該要求中的依次號(hào)（從1、2、3……）對(duì)應(yīng)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的要求號(hào)（從1、2、……20）質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)B．《程序文件》的編碼由文件類別代號(hào)、對(duì)應(yīng)SIO9002標(biāo)準(zhǔn)中的要求號(hào)、文件依次號(hào)三部分組成，表達(dá)形式如下圖：QP-□□·□□此文件在該要求中的依次號(hào)（從1、2、3……）對(duì)應(yīng)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的要求號(hào)（從1、2、……20）程序文件代號(hào)例：《合同評(píng)審程序》編碼為QP-3.1C．《作業(yè)指導(dǎo)書》的編碼方式管理處工作規(guī)程的編碼由文件類別代號(hào)、部門代號(hào)、作業(yè)指導(dǎo)書對(duì)應(yīng)程序文件的代號(hào)、文件依次號(hào)四部分組成，表達(dá)形式如下圖：WI/□□-□□-□□部門代號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書對(duì)應(yīng)代號(hào)：WI-規(guī)定、方法OR-操作規(guī)程SM-巡察維護(hù)規(guī)定QS-服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)SW-修理保養(yǎng)規(guī)定D．質(zhì)量記錄表格的編碼分三種：①．通用質(zhì)量記錄的編碼一般由文件類別代號(hào)、對(duì)應(yīng)代號(hào)、依次號(hào)組成，如發(fā)生修改，則加上修改序號(hào)，表達(dá)形式為：QR-□□-□□（-□□）此項(xiàng)記錄表格修改依次號(hào)（從01、02、03……）記錄表格對(duì)應(yīng)在程序文件中相關(guān)文件的編碼質(zhì)量記錄代號(hào)例:《電氣工作票》編碼為：QR-；如進(jìn)行了第一次修改，則其編碼為：QR-。②．各部門專用質(zhì)量記錄表格的編碼形式為：□□/□□-□□-□□(-□□）部門代號(hào)質(zhì)量記錄代號(hào)各部門專用質(zhì)量記錄表格代號(hào)為：SMR-巡察維護(hù)表SWR-修理保養(yǎng)表QD-設(shè)施清單③．其他的不在質(zhì)量體系文件限制中的記錄表格編碼形式為：□□/□□-□□-□□（-□□）部門代號(hào)制度編碼（見(jiàn)4．2．6）例：執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)所運(yùn)用的記錄表格用此形式編碼。E．往來(lái)文件的編碼由文件代號(hào)、部門代號(hào)、文件類別代號(hào)、文件依次號(hào)四部分組成，表達(dá)形式如下圖：□□/□□-□□-□□□文件依次號(hào)（從001、002、003……）各部門對(duì)各類文件進(jìn)行分類的類別名部門代號(hào)往來(lái)文件代號(hào)往來(lái)文件代號(hào)為：與外單位去文用“GF”代號(hào)；外單位來(lái)文用“CF”代號(hào)；本部門內(nèi)部文件用“OF”代號(hào)；公司文件的編碼方式參照《文書管理規(guī)定》。F．ISO9001質(zhì)量體系文件外的規(guī)章制度編碼其它規(guī)章制度編碼由制度代號(hào)、制度類別名、制度依次號(hào)組成，表達(dá)形式如下圖：BL/□□-□□-（□□）□□制度的修改號(hào)（從1、2、3……）該項(xiàng)制度必備的附件（從01、02……）同類制度依次號(hào)（從01、02、03……）制度類別代號(hào)制度代號(hào)各種制度類別代號(hào)為：PB-公眾制度CP-公共事務(wù)管理制度AM-行政管理制度TP-臨時(shí)管理制度（3）編碼其他留意事項(xiàng)A．文件編碼中的部門代號(hào)是指該文件的運(yùn)用部門的代號(hào)。B．各部門可依據(jù)實(shí)際須要在上述各類文件編碼后增加適當(dāng)后綴；如有其他類型文件須要編號(hào)，也可自行規(guī)定編碼方法，但均應(yīng)報(bào)質(zhì)量管理部備案。（4）文件的版本號(hào)和修改編號(hào)A．文件的版本號(hào)用大寫字母“A、B、C……”表示，每修改一次文件后依據(jù)質(zhì)量管理體系要求，須要對(duì)版號(hào)進(jìn)行更改進(jìn)，以此方法遞增下去對(duì)版號(hào)進(jìn)行更改。B．質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書文件每頁(yè)均設(shè)有“更改人”等一行，其后的更改號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從起先每修改一次某章節(jié)，遞加1，依次依次為1、2、3……；質(zhì)量記錄表格，如發(fā)生修改，在質(zhì)量記錄表格編碼后增加修改編號(hào)，從1起先，每修改一次，遞加1。（5）章節(jié)編號(hào)A．文件章節(jié)編寫采納阿拉伯?dāng)?shù)字編排，如1.0；1.1；1.1.1依次表示第一章；第一章第一節(jié)；第一章第一節(jié)第一條，到第三層次為止。B．章節(jié)以下內(nèi)容是并的關(guān)系時(shí)，可采納英文大寫字母編排如A；B；C；……表示。C．在A、B、C……中如仍需分段敘述，則用先用“—”；再用①、②、③……表示。（6）檔案的保管期限A．檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。B．各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作狀況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定（詳見(jiàn)《質(zhì)量記錄檢索書目》），在處理檔案記錄時(shí)，按程序文件的《質(zhì)量記錄限制程序》進(jìn)行。（7）檔案的保管A．檔案保管的工作任務(wù)是：①便于查閱；②保證檔案的平安；③防止檔案的損壞；④實(shí)行修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。B．檔案保管的責(zé)任部門：管理處綜合管理部保管學(xué)院的工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員