采購部管理制度及操作流程

采購部管理制度及操作流程一、目的為了進一步加強公司制度管理，健全企業(yè)采購管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定此制度。二、工作程序（一）采購原則1.采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。2.采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮質(zhì)量、價格、供應(yīng)商的資質(zhì)條件及客戶，擇優(yōu)選取。3.一般日常辦公用品及其它消耗用品由行政后勤人員負責采購；4.物料采購應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。5.采購后直接發(fā)貨的，雖貨物不直接入庫，但要補出入庫單流程，登記進出臺賬。（二）采購申請1.采購之前，采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量，需求日期，供應(yīng)商聯(lián)系方式，身份證（如需），匯款賬號，供應(yīng)商為個人或公司及注意事項填寫“采購申請單”。2.緊急采購時，由采購部門在“采購申請單”上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。3.若撤銷采購，應(yīng)立即通知財務(wù)和采購人員，以免造成不必要的損失。（三）采購流程1.采購經(jīng)辦人在“采購申請單”內(nèi)需填寫所購物品的價格、數(shù)量、總金額和提供票據(jù)方式（收據(jù)、普通發(fā)票、增值稅發(fā)票）。2.各采購經(jīng)辦人在采購之前必須填寫“采購申請單”，由部門主管審核簽字，由采購部詢價，確定供應(yīng)商和產(chǎn)品后，交到財務(wù)部進行備案，并報總經(jīng)理和董事長審批后，方能進行采購。(四)采購經(jīng)辦人職責1.建立供應(yīng)商資料與價格記錄。2.做好所購產(chǎn)品市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。詳細列出1——5類價目表（注：從最高依次向下）。3.詢價、比價、議價及定購作業(yè)。4.所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進度的控制和出現(xiàn)質(zhì)量問題后的售后服務(wù)跟進工作。5.做好平時的采購記錄及對帳工作。6.建立《價格異動表》，如所購物品價格出現(xiàn)變動，須登記填寫價格異動表并詳細注明異動原因，上報總經(jīng)理和董事長簽字。（五）采購方式1.長期報價采購：凡公司采購的物料須選定供應(yīng)商議定長期供貨價格。3.每月第一周重新審定上月度供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談需兩人以上進行，并對供應(yīng)商評審，且作出相關(guān)評審記錄。（六）采購實施1.“采購申請單”批準簽字且到財務(wù)部備案后，辦理借支采購金額或通知財務(wù)辦理匯款手續(xù)。2.采購人員按核準的“采購申請單”向供應(yīng)商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入庫手續(xù)。（七）采購付款方式1.物品采購無論金額多少，一律由經(jīng)辦人簽字，部門主管審核，總經(jīng)理和董事長核準簽字后方可報銷。2.物料采購付款必須見供應(yīng)商提供送貨單及我司開出的入庫單、采購定單、正式發(fā)票（非正式票據(jù)須經(jīng)總經(jīng)理和董事長同意）方可辦理結(jié)款。（八）采購經(jīng)辦人行為規(guī)范1.采購人員應(yīng)本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則，經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫定“采購申請單”。2.采購經(jīng)辦人應(yīng)盡職盡責，不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反XX科技干部員工行為準則，給予辭退，情節(jié)嚴重者提交公安機關(guān)處理。三、附則1.各部門需要采購時，凡是沒有按上述審批手續(xù)審批和流程采購的，財務(wù)部將拒絕付款。四、本制度經(jīng)部門經(jīng)理，總經(jīng)理和董事長核準后實施。五、附生產(chǎn)物料采購流程圖：產(chǎn)品采購流程采購申請單審批流程簽訂供貨協(xié)議或采購合同財務(wù)部備案簽訂供貨協(xié)議或采購合同財務(wù)部備案采購部門詢價采購需求部門填寫《采購申請表》并編號，主管批準簽字采購部門詢價采購需求部門填寫《采購申請表》并編號，主管批準簽字（一份）（一份）總經(jīng)理、董事長批準采購人員分發(fā)“采購申請單”給相關(guān)部門并自己保留一份?？偨?jīng)理、董事長批準采購人員分發(fā)“采購申請單”給相關(guān)部門并自己保留一份。采購人員根據(jù)已批準“采購申請單”實施采購并通知倉庫驗貨事宜采購人員根據(jù)已批準“采購申請單”實施采購并通知倉庫驗貨事宜倉庫驗收入庫倉庫驗收入庫 入庫單傳送流程圖財務(wù)審核入庫單，票據(jù)核對簽字付款倉庫驗收物料并登記存賬，根據(jù)送貨單開具入庫單，入庫單必須注明《采購申請單》單號并留存一聯(lián)財務(wù)審核入庫單，票據(jù)核對簽字付款倉庫驗收物料并登記存賬，根據(jù)送貨單開具入庫單，入庫單必須注明《采購申請單》單號并留存一聯(lián)第三聯(lián)憑入庫單、送貨單、注明編號的《采購申請單》及票據(jù)結(jié)款憑入庫單、送貨單、注明編號的《采購申請單》及票據(jù)結(jié)款第二聯(lián)第二聯(lián)