關(guān)于制作技巧及方法

第關(guān)于制作技巧及方法

ppt制作技巧及方法

一、先梳理框架，再進(jìn)行制作

「讓輸出的歸輸出，讓展示的歸展示」。在我來(lái)到無(wú)訟的第一天就聽(tīng)到了這樣一句話。如果大家此前制作PPT，是直接打開(kāi)Powerpoint軟件，開(kāi)始制作PPT封面的話，那我非常強(qiáng)烈地建議你，先梳理演講或展示的提綱，甚至不止是大標(biāo)題和二標(biāo)題的提綱，應(yīng)當(dāng)是整個(gè)展示的主體內(nèi)容。當(dāng)然，主體內(nèi)容并不意味著直接寫一份逐字稿，而應(yīng)當(dāng)是有邏輯的，有結(jié)構(gòu)地梳理整個(gè)展示的框架和內(nèi)容。我們也曾在各個(gè)場(chǎng)合都推薦過(guò)可以方便地幫大家進(jìn)行結(jié)構(gòu)化梳理的工具：

在兩個(gè)軟件之間跳轉(zhuǎn)，看似麻煩，但是實(shí)際上，直接使用用于「展示」的PPT軟件，軟件本身的操作邏輯會(huì)阻礙流暢地思考和梳理。試想一下，直接使用PPT軟件，制作一頁(yè)之后，難免要調(diào)整字體、字號(hào)、布局和顏色，等一頁(yè)調(diào)好了，到下一頁(yè)，又要進(jìn)行「輸出」切換，這樣的切換反而是低效的。

另外，使用結(jié)構(gòu)化思維輸出的軟件，可以強(qiáng)迫大家對(duì)于一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題和內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和梳理，當(dāng)內(nèi)容梳理完畢，開(kāi)始進(jìn)行PPT制作時(shí)，就不用再?gòu)拈L(zhǎng)篇文稿、或者干脆從腦子里，尋找應(yīng)該放在PPT頁(yè)面上的標(biāo)題和內(nèi)容了。

二、使用空白的模板

當(dāng)我們打開(kāi)一個(gè)新的PPT文件的時(shí)候，往往會(huì)有一些自帶的模板，就像這樣：

我建議大家，將這些默認(rèn)的文本框刪掉，當(dāng)你需要輸入文字的時(shí)候，點(diǎn)擊「插入」菜單下的「文本框」按鈕，手動(dòng)插入文本框。

手動(dòng)加入文本框雖然會(huì)增加一個(gè)操作步驟，但可以為后期排版增加更多的可能性。默認(rèn)文本框會(huì)極大地限制排版，例如上次文章舉過(guò)的一個(gè)例子，它最終呈現(xiàn)出的效果是這樣：

但如果我們用自帶的文本框，很可能最終只能實(shí)現(xiàn)這樣的效果了：

三、更改默認(rèn)字體

上次分享我們說(shuō)過(guò)，在制作扁平化風(fēng)格的PPT時(shí)，使用非襯線字體更加穩(wěn)妥。而正常情況下，PPT軟件默認(rèn)輸入的文字是宋體。每次輸入文本后，都需要再更改字體，無(wú)疑非常麻煩，格式刷可以解決一部分問(wèn)題，但是更高效的方式是直接將輸入的默認(rèn)字體改成微軟雅黑。這個(gè)功能在PPT2023及以前的版本中非常好實(shí)現(xiàn)，只要選中一個(gè)已經(jīng)改好字體的文本框，右單擊，選擇「設(shè)置為默認(rèn)文本框」即可，之后在文本框中輸入的所有文字，都會(huì)變成剛剛設(shè)置的字體。但是在PPT2023的版本中，這個(gè)功能被隱藏的非常深，需要我們與下一個(gè)小技巧一起使用。

四、設(shè)置幻燈片母版

作為律師或企業(yè)法務(wù)人員，日常制作PPT時(shí)，通常需要加上律所或者公司的logo。一頁(yè)一頁(yè)地復(fù)制粘貼非常麻煩。我們可以通過(guò)編輯幻燈片母版，解決這個(gè)問(wèn)題，PPT2023版本中「設(shè)置默認(rèn)文本框」的功能，也需要通過(guò)編輯母版來(lái)實(shí)現(xiàn)。

首先，點(diǎn)擊「視圖」菜單下的「幻燈片母版」按鈕。

接著，將我們需要加入每一頁(yè)的Logo，直接插入第一張母版幻燈片中。

如果我們希望整套PPT的字體都是微軟雅黑，那么同樣是選中第一張母版幻燈片，點(diǎn)擊「字體」按鈕，選擇微軟雅黑。

當(dāng)我們把母版幻燈片關(guān)掉之后就會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們每一頁(yè)P(yáng)PT的右下角，都出現(xiàn)了無(wú)訟學(xué)院的Logo，而每一個(gè)文本框輸入的默認(rèn)字體，都變成了微軟雅黑，不需要再手動(dòng)調(diào)整。如果我們對(duì)這一次的設(shè)計(jì)非常滿意，還可以點(diǎn)擊「設(shè)計(jì)」按鈕，在主題方框的下面有一個(gè)下拉箭頭，點(diǎn)擊這個(gè)下拉箭頭，選擇「保存當(dāng)前主題」。

下一次新建幻燈片時(shí)，我們就可以選擇這個(gè)已經(jīng)保存好的主題，不需要再次進(jìn)行Logo插入和設(shè)計(jì)。掌握了母版編輯功能，我們就再也不用到處找PPT模板啦。

五、一鍵去除動(dòng)畫

雖然我在上篇文章中說(shuō)，讓大家在不知道視覺(jué)邏輯如何安排的情況下不要給PPT添加動(dòng)畫效果。但是如果我們已經(jīng)精心為PPT加上了動(dòng)畫效果，但客戶臨時(shí)說(shuō)，我們時(shí)間很緊張，只能給你幾分鐘的.時(shí)間展示，那么這個(gè)時(shí)候，迅速去除PPT上的動(dòng)畫效果就顯得非常重要了。那如果我們既需要在展示時(shí)去除動(dòng)畫效果，又想要保留一份有動(dòng)畫效果的版本，怎么辦呢其實(shí)PPT動(dòng)畫設(shè)置中有一個(gè)非常有用的小功能：

點(diǎn)擊「幻燈片放映」菜單下的「設(shè)置幻燈片放映」，選中「放映時(shí)不加動(dòng)畫」。這樣，我們放映幻燈片時(shí)，就不會(huì)有動(dòng)畫效果了。動(dòng)畫效果本身并不會(huì)被刪除，下次放映時(shí)想要有動(dòng)畫效果，只要不再選中「放映時(shí)不加動(dòng)畫」按鈕，就可以正常播放動(dòng)畫了。

掌握了這五個(gè)小技巧，可以大大提高制作PPT的效率。但在撰寫這篇文章的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)，如果大家使用的是Mac電腦，并在上面安裝Powerpoint軟件使用的話，一些Windows系統(tǒng)里PPT的功能是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，例如「嵌入字體」，即PPT中使用了外部網(wǎng)站下載的字體，在Windows系統(tǒng)的Powerpoint里，在保存設(shè)置的地方可以選擇「嵌入字體」，這樣在使用其他沒(méi)有安裝這個(gè)字體的電腦放映時(shí)，字體不會(huì)被改變。但是在Mac版本的Powerpoint軟件中，要保存字體只能通過(guò)把字體所在的文本框變成圖片來(lái)解決。

制作PPT的要求

制作PPT前，一般要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)步驟：

制作PPT時(shí)，首先得收集內(nèi)容，而內(nèi)容一般來(lái)源于兩個(gè)方面：

1.自己搜集的

2.別人給的(例如做定制PPT時(shí)，就是根據(jù)顧客的內(nèi)容制作)

確定好內(nèi)容后，就需要根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類、提取重點(diǎn)、確定大綱。

把內(nèi)容轉(zhuǎn)化為大綱時(shí)，要注意遵循“標(biāo)題明確-章節(jié)分明-重點(diǎn)明顯”的原則，從而保證PPT的邏輯明確。

一般而言，PPT的封面等于論文的標(biāo)題、目錄內(nèi)容等于章節(jié)名稱、重點(diǎn)等于正文的重點(diǎn)。

用思維導(dǎo)圖設(shè)計(jì)大綱無(wú)疑是合適的，因?yàn)榉奖阏硭悸贰?/p>

思維導(dǎo)圖也叫作心智圖，是一項(xiàng)流行的全腦式學(xué)習(xí)方法，用來(lái)表示詞、思路、任務(wù)或者其他與圍繞一個(gè)中央關(guān)鍵詞語(yǔ)或者項(xiàng)目想法的示意圖。

而常用的整理思維導(dǎo)圖的工具有以下幾種：

1.Xmind等

2.手寫

整理完大綱后，就可以根據(jù)大綱內(nèi)容制作PPT了。

制作PPT時(shí)，應(yīng)該注意PPT的主體顏色、尺寸、場(chǎng)合、時(shí)間等元素。

PPT制作的快捷鍵

Ctrl+T：在句子.小寫或大寫之間更改字符格式

Shift+F3：更改字母大小寫

Ctrl+B：應(yīng)用粗體格式

Ctrl+U：應(yīng)用下劃線

Ctrl+l：應(yīng)用斜體格式

Ctrl+等號(hào)：應(yīng)用下標(biāo)格式(自動(dòng)調(diào)整間距)

Ctrl+Shift+加號(hào)：應(yīng)用上標(biāo)格式(自動(dòng)調(diào)整間距)

Ctrl+空格鍵：刪除手動(dòng)字符格式，如下標(biāo)和上標(biāo)

Ctrl+Shift+C：復(fù)制文本格式

Ctrl+Shift+V：粘貼文本格式

Ctrl+E：居中對(duì)齊段落

Ctrl+J：使段落兩端對(duì)齊

Ctrl+L：使段落左對(duì)齊

Ctrl+R：使段落右對(duì)齊

『幻燈片放映控制快捷鍵』

PowerPoint在全屏方式下進(jìn)行演示時(shí)，用戶可以操作的只有右鍵菜單和放映按鈕.大家還可以使用以下專門控制幻燈片放映的快捷鍵，非常方便!

N、Enter、PageDown、右箭頭(→)、下箭頭(↓)或空格鍵：執(zhí)行下一個(gè)動(dòng)畫或換頁(yè)到下一張幻燈片

P、PageUp、左箭頭(←)，上箭頭(↑)或Backspace：執(zhí)行上一個(gè)動(dòng)畫或返回到上一個(gè)幻燈片

+Enter：超級(jí)鏈接到幻燈片上

B或句號(hào)：黑屏或從黑屏返回幻燈片放映

W或逗號(hào)：白屏或從白屏返回幻燈片放映

s或加號(hào)：停止或重新啟動(dòng)自動(dòng)幻燈片放映

Esc、Ctrl+Break或連字符(-)：退出幻燈片放映

E：擦除屏幕上的注釋

H：到下一張隱藏幻燈片

T：排練時(shí)設(shè)置新的時(shí)間

O：排練時(shí)使用原設(shè)置時(shí)間

M：排練時(shí)使用鼠標(biāo)單擊切換到下一張幻燈片

同時(shí)按下兩個(gè)鼠標(biāo)按鈕幾秒鐘：返回第一張幻燈片

Ctrl+P：重新顯示隱藏的指針或?qū)⒅羔樃淖兂衫L圖筆

Ctrl+A：重新顯示隱藏的指針和將指針改變成箭頭

Ctrl+H：立即隱藏指針和按鈕

Ctrl+U：在15秒內(nèi)隱藏指針和按鈕

Shift+F10(相當(dāng)于單擊鼠標(biāo)右鍵)：顯示右鍵快捷菜單

Tab：轉(zhuǎn)到幻燈片上的第一個(gè)或下一個(gè)超級(jí)鏈接

Shift+Tab：轉(zhuǎn)到幻燈片上的最后一個(gè)或上一個(gè)超級(jí)鏈接

『瀏覽Web演示文稿的快捷鍵』

以下快捷鍵用于在網(wǎng)絡(luò)(包括局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等)上查看Web演示文稿。

Tab：在Web演示文稿的超級(jí)鏈接、“地址”欄和“鏈接”欄之間進(jìn)行切換

Shift+Tab：在Web演示文稿的超級(jí)鏈接、“地址”欄和”鏈接”欄之間反方向進(jìn)行切換

Enter：執(zhí)行選定超級(jí)鏈接的“鼠標(biāo)單擊”操作

空格鍵：轉(zhuǎn)到下一張幻燈片

Backspace：轉(zhuǎn)到上一張幻燈片

『通過(guò)郵件發(fā)送PPT快捷鍵』

被要求將演示文稿作為電子郵件正文發(fā)送時(shí)，可以通過(guò)以