物業(yè)管理檔案分類目錄

物業(yè)管理檔案分類目錄,,,,,

,,,,,,

類別,類別名稱,卷冊(cè)編號(hào),檔案名稱,頁(yè)數(shù)/份數(shù),備注

序號(hào),,,,,

一,基礎(chǔ)管理,1.1,文件資料管理,,

,,1.1.1,質(zhì)量體系文件,,

,,1.1.1.1,質(zhì)量手冊(cè)\工作手冊(cè),,

,,1.1.1.2,內(nèi)審資料/外審資料,,

,,1.1.1.3,管理評(píng)審資料(質(zhì)檢報(bào)告),,

,,1.1.1.4,質(zhì)量記錄清樣,,

,,1.1.1.5,管理辦法流程(作業(yè)指導(dǎo)書(shū)),,

,,1.1.2,公司\相關(guān)單位\項(xiàng)目文件,,

,,1.1.2.1,公司發(fā)文,,

,,1.1.2.2,物業(yè)管理處、各部門(mén)上報(bào)公司文件,,

,,1.1.2.3,外來(lái)文件（上級(jí)部門(mén)、開(kāi)發(fā)建設(shè)單位、相關(guān)單位）,,

,,1.1.3,證照\(chéng)法律法規(guī)\收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),,

,,1.1.3.1,證照管理,,

,,1.1.3.2,法律法規(guī)及相關(guān)資料（見(jiàn)書(shū)目及卷內(nèi)目錄）,,

,,1.1.3.3,收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),,

,,1.1.4,項(xiàng)目資料／創(chuàng)優(yōu)資料,,

,,1.1.5,合同協(xié)議,,

,,1.1.5.1,物業(yè)管理合同,,

,,,(1)前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議,,

,,,(2)業(yè)主臨時(shí)公約,,

,,1.1.5.2,專項(xiàng)服務(wù)合同,,

,,1.2,基礎(chǔ)技術(shù)資料管理,,

,,1.2.1,總平面圖、平面圖,,

,,1.2.2,竣工資料、竣工圖,,

,,1.2.2.1,竣工資料,,

,,1.2.2.2,竣工圖,,

,,,（1）建筑竣工圖,,

,,,（2）結(jié)構(gòu)竣工圖,,

,,,（3）水施竣工圖,,

,,,（4）電施竣工圖,,

,,,（5）設(shè)施竣工圖,,

,,1.2.3,工程決算、竣工驗(yàn)收,,

,,1.2.3.1,供電系統(tǒng),,

,,1.2.3.2,弱電系統(tǒng),,

,,1.2.3.3,電梯系統(tǒng),,

,,1.2.3.4,給排水系統(tǒng),,

,,1.2.3.5,消防系統(tǒng),,

,,1.2.4,房屋權(quán)屬清冊(cè)（清冊(cè)及房屋權(quán)屬變更清單）,,

,,,房號(hào)對(duì)照一覽表,,

,,,權(quán)屬清冊(cè)變更表,,

,,1.2.5,公共設(shè)施設(shè)備清單,,

,,,設(shè)施設(shè)備清單,,

,,,設(shè)施設(shè)備變更記錄,,

,,1.3,業(yè)主檔案,,

,,1.3.1,客戶通訊錄,,

,,1.3.2,業(yè)主檔案分戶資料,,

,,1.3.2.1,一期一單元（01—01）,,

,,1.3.2.2,一期二單元（01—02）,,

,,1.4,人力資源管理,,

,,,(1)人員花名冊(cè),,

,,,（2）個(gè)人培訓(xùn)計(jì)劃,,

,,,（3）離職人員照片\資料,,

,,1.5,標(biāo)識(shí)資料管理,,

二,服務(wù)管理,2.1,財(cái)務(wù)管理,,

,,2.1.1,主營(yíng)業(yè)務(wù)收費(fèi)情況,,

,,,(1)費(fèi)用減免報(bào)告,,

,,,(2)年度財(cái)務(wù)現(xiàn)金預(yù)算編制底稿,,

,,2.1.2,財(cái)務(wù)聯(lián)派工單統(tǒng)計(jì)情況,,

,,,(1)特約服務(wù)派工單（維修費(fèi)）,,

,,,（2）特約服務(wù)派工單（臨時(shí)抄水電表單子）,,

,,,（3）特約服務(wù)派工單（家政）,,

,,2.1.3,收費(fèi)統(tǒng)計(jì)情況,,

,,,(1)電費(fèi)發(fā)票復(fù)印件,,

,,,(2)水電費(fèi)催款通知書(shū)(復(fù)印件)？,,

,,,(3)水電抄表記錄,,

,,2.1.4,財(cái)務(wù)報(bào)表(見(jiàn)電子文檔),,

,,,(1)月財(cái)務(wù)工作目標(biāo)報(bào)表,,

,,,(2)水電氣應(yīng)收應(yīng)付統(tǒng)計(jì)表,,

,,,(3)住戶入住變動(dòng)情況表,,

,,,（4）財(cái)產(chǎn)物資申購(gòu)表,,

,,2.1.5,物資物品的管理,,

,,,(1)物資物品申購(gòu),,

,,,(2)庫(kù)存材料盤(pán)點(diǎn)表,,

,,,(3)辦公設(shè)施資料(清單/說(shuō)明書(shū)清單),,

,,,(4)入庫(kù)單存根,,

,,,(5)出庫(kù)單存根,,

,,,(6)鑰匙管理,,

,,2.2,內(nèi)部管理記錄,,

,,2.2.1,項(xiàng)目?jī)?nèi)部發(fā)文,,

,,,（1）內(nèi)部發(fā)文,,

,,,（2）發(fā)文簽收表,,

,,2.2.2,計(jì)劃總結(jié)(質(zhì)量目標(biāo)管理報(bào)告、個(gè)人工作計(jì)劃),,

,,2.2.3,會(huì)議紀(jì)要及內(nèi)部溝通,,

,,,會(huì)議紀(jì)要,,

,,,內(nèi)部通知、通報(bào)。,,

,,2.2.4,培訓(xùn)(培訓(xùn)記錄、教案）,,

,,2.2.4.1,培訓(xùn)記錄,,

,,2.2.4.2,相關(guān)資料收集(剪報(bào)/公司案例集等),,

,,2.2.5,考核、考勤,,

,,,(1)維修工月績(jī)考核表,,

,,,(2)保安隊(duì)員月績(jī)考核表,,

,,,(3)物管處考勤簽到表,,

,,,(4)物管處考勤表及考勤統(tǒng)計(jì)表,,

,,,(5)保潔考勤表及考核表,,

,,2.3,服務(wù)管理,,

,,2.3.1,敬告住戶(包括月度物業(yè)服務(wù)報(bào)告),,

,,2.3.2,服務(wù)記錄,,

,,2.3.3,特約服務(wù)派工單(維修、家政）,,

,,2.3.4,郵件管理(郵件收發(fā)登記表),,

,,2.3.5,保潔特約服務(wù)管理,,

,,2.3.6,外來(lái)人員辦證記錄,,

,,2.3.7,拾遺物品記錄,,

,,2.4,服務(wù)的監(jiān)視、測(cè)量,,

,,2.4.1,日巡視記錄,,

,,2.4.2,客戶意見(jiàn)回訪單,,

,,2.4.3,客戶意見(jiàn)征詢統(tǒng)計(jì),,

,,,上半年住戶意見(jiàn)征詢,,

,,,(1)上半年住戶意見(jiàn)征詢表,,

,,,(2)上半年住戶意見(jiàn)征詢表統(tǒng)計(jì)匯總,,

,,,(3)上半年住戶意見(jiàn)分析報(bào)告,,

,,,下半年住戶意見(jiàn)征詢,,

,,,(1)下半年住戶意見(jiàn)征詢表,,

,,,(2)下半年住戶意見(jiàn)征詢表匯總,,

,,,(3)下半年住戶意見(jiàn)分析報(bào)告,,

,,2.4.4,客戶投訴受理記錄本,,

,,2.5,裝修管理,,

,,,（1）裝修進(jìn)程,,

,,,(2)維修日巡視記錄表（裝修進(jìn)程）,,

,,,（3）秩序維護(hù)隊(duì)裝修巡視記錄,,

,,,(4)裝修協(xié)議及裝修驗(yàn)收單(見(jiàn)業(yè)主分戶檔案),,

,,,(5)違章通知書(shū)(見(jiàn)業(yè)主檔案),,

,,2.6,空置房管理,,

,,,空置房巡視記錄,,

,,2.7,公共設(shè)施設(shè)備管理,,

,,2.7.1,共用設(shè)施設(shè)備年度維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、監(jiān)視測(cè)量裝置檢定計(jì)劃,,

,,2.7.2,日常管理,,

,,,(1)重點(diǎn)設(shè)施巡查記錄,,

,,,(2)設(shè)施設(shè)備事故報(bào)告單,,

,,,(3)裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查表,,

,,,(4)庫(kù)房管理記錄,,

,,2.7.3,強(qiáng)電系統(tǒng),,

,,,(1)發(fā)電機(jī)運(yùn)行記錄,,

,,,(2)配電室運(yùn)行記錄,,

,,,(3)配電室值班交接記錄,,

,,,(4)停送電操作票,,

,,,(5)配電柜檢修工作票,,

,,,(6)強(qiáng)電系統(tǒng)巡檢報(bào)告,,

,,2.7.4,弱電系統(tǒng),,

,,,(1)弱電系統(tǒng)巡檢報(bào)告,,

,,,(2)網(wǎng)絡(luò)地址分配,,

,,2.7.5,電梯系統(tǒng),,

,,,(1)電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告,,

,,,(2)安全檢驗(yàn)合格證（準(zhǔn)用證）,,

,,,(3)電梯維保記錄,,

,,,(4)電梯系統(tǒng)巡檢報(bào)告,,

,,2.7.6,給排水系統(tǒng)（二次供水）,,

,,,(1)二次供水相關(guān)資料,,

,,,(2)給排水系統(tǒng)巡檢報(bào)告,,

,,,(3)化糞池清淘記錄,,

,,,(4)總水表讀數(shù)記錄,,

,,2.7.7,消防系統(tǒng),,

,,,(1)消防器材清冊(cè)(見(jiàn)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬),,

,,,(2)消防設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)檢查記錄,,

,,,(3)消防系統(tǒng)巡檢記錄,,

,,2.7.8,避雷裝置系統(tǒng),,

,,,避雷裝置系統(tǒng)巡檢記錄,,

,,2.8,突發(fā)公共事件管理,,

,,,各種應(yīng)急預(yù)案,,

,,2.9,秩序維護(hù)管理,,

,,2.9.1,值班交接記錄（各崗位）,,

,,2.9.2,巡視簽到記錄,,

,,,（1）裝修巡視記錄,,

,,,（2）日巡視記錄表,,

,,2.9.3,來(lái)訪登記表,,

,,2.9.4,物品出門(mén)條,,

,,2.9.5,內(nèi)部管理記錄（物資物品領(lǐng)用/發(fā)文記錄/夜間報(bào)崗/服務(wù)記錄）,,

,,2.1,消防管理,,

,,,（1）建筑消防設(shè)施系統(tǒng)圖,,

,,,（2）火災(zāi)報(bào)警、處理記錄,,

,,,（3）消防封條使用記錄,,

,,,（4）消防培訓(xùn)記錄：消防應(yīng)急預(yù)案、消防演練,,

,,,（5）消防設(shè)備檢測(cè)報(bào)告,,

,,,（6）公共部位消防設(shè)施、設(shè)備檢查記錄,,

,,,(7)消防管理,,

,,2.11,環(huán)境衛(wèi)生管理,,

,,2.11.1,巡崗記錄,,

,,2.22.2,消殺記錄,,

,,2.11.3,生活垃圾清運(yùn)記錄,,

,,2.11.4,室內(nèi)保潔服務(wù)記錄,,

,,2.11.5,保潔物資物品管理,,

,,,（1）