時間管理培訓(xùn)師手冊匯編

時間管理培訓(xùn)師手冊精品資料“時間管理”培訓(xùn)師手冊開場白：大家好，歡迎大家參加時間管理課程。今天我們課程的主題是“時間管理”，那么，為什么要學(xué)習(xí)“時間管理”呢？大家都知道，2011年我們集團的工作方針是“提升軟實力，提高硬指標(biāo)”，許總提出要堅持的兩個原則是“要事第一，聚焦專注”，要做到“要事第一，聚焦專注”，就要學(xué)會在工作中合理管理時間，學(xué)會時間管理的原則和方法。（ P1)課程簡介：今天課程的時間大約2個小時，我們將通過對時間管理的概念、發(fā)展歷程和人們?nèi)粘９ぷ髦性跁r間管理上存在的誤區(qū)的剖析，通過對時間管理的原則和方法的講解，通過對小故事和案例的分析，幫助大家認(rèn)識到時間管理的重要性，并學(xué)習(xí)到有效的時間管理的方法，通過時間管理提高工作績效。 （P2）課程目標(biāo)：希望通過“時間管理”課程的學(xué)習(xí)，能夠使大家更加深入地理解“要事第一、聚焦專注”兩個原則，用有限的時間、資源做最有意義和價值的事情，集中資源投入到回報最高和時間最短的項目上、工作上，在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象，學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間。（ P3）課程內(nèi)容： 本課程共分五個部分：一、時間管理的一個概述二、時間管理的兩個殺手三、時間管理的三個觀念四、時間管理的四個發(fā)展歷程五、時間管理的五個實用原則（ P4）第一講 時間管理的一個概述在講時間管理的概述之前，先給大家講一個小故事：【小故事】三枚硬幣—財富、健康、時間，哪一個更重要？僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝2精品資料假設(shè)一個人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財富，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時間，這三枚硬幣哪一個最重要呢？通常人們都趨向于追求財富，如果在這三枚硬幣中，把代表財富的硬幣拿掉，則表示這個人有足夠多的健康，也有足夠多的時間，他有可能重新去創(chuàng)業(yè)，贏得財富，把代表財富的硬幣重新放進自己的生命中。如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，這表示這個人有足夠多的財富，也有足夠多的時間，則他可以花費無以計數(shù)的金錢來治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時間，或借助高科技手段來延長生命，他可能把代表健康的硬幣重新放進自己的生命中。如果把代表時間的硬幣拿走，讓一個人沒有自己的時間了，這時候，即使他有無數(shù)的財富，有很強壯的身體，可是生命留給他的只有一剎那，他無法用 1億美元去換10分鐘，這就好比無數(shù)的0前面沒有了1，是沒有任何意義的，他不僅不能將代表時間的硬幣重新放進自己的人生，而且財富和健康對他也變得毫無意義了。聽了這三個故事，你有何感受？ （P5）從這個故事中，我們能夠總結(jié)出時間有四項特性1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝3精品資料4）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。（P6）正因為時間具有上述四個特性，所以時間是最不為人們理解和重視的，也正因為如此，時間的浪費比其他資源的浪費就更為普遍，也更為嚴(yán)重。因此，當(dāng)人們無所事事，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時，應(yīng)該暫時停下來審視一下自己的時間利用效率，審視一下自己在時間中所處的角色，尋找一條更為合適的途徑，實現(xiàn)自己的目標(biāo)，追求自己的人生價值。這也就是時間管理的必要性。（P7）那么什么是時間管理呢？在日常生活中始終如一、有的放矢地使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時間，這就是時間管理。時間管理不僅僅是工作的管理，也包含著業(yè)余時間的管理；不僅僅是在企業(yè)里的管理，同時也包含著家庭生活、業(yè)余時間、業(yè)余愛好的管理。也就是說，時間管理應(yīng)該是包含著生活中所有時間的合理利用和支配。（ P8）時間究竟價值幾何?讓我們一起來看以下幾段話：要領(lǐng)會一年的價值，只要問個期末考不及格的學(xué)生要領(lǐng)會一月的價值，只要問個生下早產(chǎn)兒的母親要領(lǐng)會一星期的價值，只要問個周刊編輯要領(lǐng)會一天的價值，只要問個每天打零工卻要養(yǎng)活十個孩子的人要領(lǐng)會一小時的價值，只要問個正在等待婚禮的佳偶僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝4精品資料要領(lǐng)會一分鐘的價值，只要問個錯過火車的人要領(lǐng)會一秒鐘的價值，只要問個在意外中大難不死的人（ P9）那么你有沒有意味到時間的價值呢？你有沒有把時間當(dāng)作你所擁有的資本呢？如果問一個人有多少資本，他往往想到的是自己的車子、房子、股票債券等有形資產(chǎn)，而容易忽略掉自己的時間財富。（ P10）愛因斯坦說過：“一切與生俱來的贈品中，時間最寶貴！” 時間不僅寶貴，而且時間最公平，無論一個人多么富?；蚨嗝簇毟F，上天給予的時間是絕對公平的，每人每天24小時，一分一秒都不差，時間不會對任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因為每個人的時間價值是不一樣的，成功人士單位時間的價值非常高，而一般的普通人，時間的單位價值就比較低。但是，不管現(xiàn)在的情況如何，只有利用好當(dāng)前的時間，才能讓“這一刻”不被浪費，才能為下一刻的精彩做好鋪墊。臺灣有句俗語，“只有今天才真正屬于你”。強調(diào)要在最短的時間內(nèi)，更多的學(xué)習(xí)，更多的行動，獲得更多的資訊。P11）現(xiàn)在再讓我們來做一道數(shù)學(xué)題：一個人的時間到底是怎么渡過的，每個人一生的時間是怎樣被利用的，時間哪里去了？為了回答這些問題，科學(xué)家對人們的時間利用做了科學(xué)的研究，將統(tǒng)計的結(jié)果進行匯總，從而得出了如下的結(jié)論。假設(shè)一個人的生命時間是 72歲，則他的時間使用情況可以用下表來表示：P12）僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝5精品資料歲人的一生時間利用表活動內(nèi)容所消耗時間睡覺21年工作14年個人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊5年學(xué)習(xí)4年開會3年打電話1年找東西1年做白日夢、鬧情緒、身體不3年適等其它P13）所以說人們重視生命，樂于理財，卻疏于時間管理。例如，一個人傷風(fēng)感冒咳嗽了，他會到醫(yī)院去治療；一個人丟了 200塊錢或股票損失2000塊，他會很著急和懊惱；可是如果他無謂耗費了 2個小時的時間：浪費了1個小時，1個小時無所事事，他卻不會著急，因為時間太無形了，如空氣，看不見，摸不著。魯迅先生說，“時間像海綿里的水，想擠的話，總還是有的”，魯迅先生本人之所以有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時間都用來學(xué)習(xí)和工作了，這說明了時間有很大的彈性。（ P14）時間管理古而有之，傳統(tǒng)的時間管理觀念蘊含了以下幾個方面的內(nèi)容：古人曰“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，強調(diào)了時間的價值和重要性。僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝6精品資料孔子曰“逝者如斯夫！”他看到滔滔不絕的江水，想到時間也如流水一樣，不斷地、快速地流淌，強調(diào)了時間流失的速度和無法失而復(fù)得的特性。中國古人關(guān)于時間管理的最基本方法是計劃性，俗語常說“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，也就是說在做事之前要有充分的準(zhǔn)備和充分的計劃，強調(diào)時間管理的計劃性。（P15）俗語常說“一年之計在于春，一日之計在于晨”，放到當(dāng)今的競爭激烈的社會中，這句俗語在依然實用的同時，可以稍加變通，改成“一年之計在于去冬，一日之計在于昨夜”，因為到了春天再開始做計劃已經(jīng)來不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的計劃，同樣，一天的計劃要在昨天晚上或昨天下班的時候就做好了。也就是所有的計劃都要提前做。（ P16）第二講 時間管理的兩大殺手時間究竟哪里去了？現(xiàn)在很多人驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的 24小時，對于每小時的60分鐘，似乎都特別容易逝去：時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；做好了工作計劃，但在實際的工作中，卻根本不能按照自己的預(yù)定計劃來完成這些工作；自己總是感覺時間不夠用。那么時間的殺手究竟在哪里？（P17）一般來說，謀殺我們時間的殺手不外乎于內(nèi)、外兩種：一是無形的“時間殺手”，又稱內(nèi)在陷阱，往往在我們不知覺的情況下出現(xiàn)，問題源于我們自己（自己造成）；僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝7精品資料二是有形的“時間殺手”，又稱外在陷阱，也就是明明知道是浪費時間的事情，但迫于無奈地去做（環(huán)境因素造成）。（ P18）下面對謀殺我們時間的兩大殺手分別做一個剖析：1．無形的“時間殺手”有以下幾種類型：計劃不周:有很多人工作沒有很強的計劃性，每天或每周的工作都是跟著感覺走，每天下班回到家后，想不起來自己一天都做了什么；拖延:有些人有非常不好的習(xí)慣，喜歡拖延，什么工作能拖就拖，即使是特別重要的工作，比如預(yù)算、管理制度制定等這些重要的事情，也一拖再拖直到截止日期到了，不得不交了，才去辦，形成了做事拖拖拉拉的作風(fēng)。另外還有：條理不清、不懂授權(quán)、想干的事太多、個人混亂，缺乏個人管理等情況。（P19）2．有形的“時間殺手”有以下幾種類型：電話干擾：電話干擾是時間管理的最大殺手之一，我們的時間往往被辦公電話或者自己的手機攪得七零八落，幾乎沒有一整塊屬于自己的可支配的時間。無效溝通：有些人由于溝通能力欠缺或溝通方法不夠得當(dāng)，所以導(dǎo)致缺乏很好的溝通，從而經(jīng)常和其他部門或人發(fā)生摩擦和誤解，發(fā)生一些工作上的問題。由于沒有時間去溝通，導(dǎo)致出現(xiàn)溝通障礙后，又不得不花很多時間去解決這些障礙，結(jié)果額外又花了更多的時間。另外還有：不速之客、資料不全、工作擱置等情況發(fā)生。（ P20）僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝8精品資料下面請大家做一個練習(xí)：檢視一下圍繞在你身邊有那些“時間殺手”，將他們一一列出，并仔細(xì)想想，這些“時間殺手”哪些你能控制，哪些你不可以控制，并為自己找到對付這些“時間殺手”的方法。（P21）第三講 時間管理的三大觀念時間管理有三大觀念，第一是時間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。對這三大觀念的理解和把握，是時間管理的關(guān)鍵。（ P22）1．時間觀念：1小時與3年的關(guān)系建立時間觀念很重要，有了時間觀念，才能利用瑣碎的時間，才能把點點滴滴的時間珍惜起來。在人們的理解中， 3年是一個很大的時間單位，而 1小時則是一個常被忽略的時間單位，實際上，如果每天能節(jié)約出 1個小時，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出 3年的時間，時間觀念的重要性由此可見一斑。P23）2．效率觀念：速度能使石頭漂起來所謂效率觀念，就是要有速度。石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。（P24）3．效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝9精品資料效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中國人習(xí)慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常?？洫勔粋€人做事很有效率，卻很少夸這個人非常有效能。效能的概念，用毛主席的話來說，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即數(shù)量多、速度快、結(jié)果好、品質(zhì)高、成本節(jié)約，也就是說，僅僅速度快不行，還要方向正確、結(jié)果良好、效果明顯、成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果。在時間管理中，時間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合。（ P25）【小故事】龜兔賽跑（P25）烏龜跟兔子賽跑，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因為兔子驕傲自滿，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點。賽跑的裁判大象批評白兔說：“兔子，你這樣不行，不可以驕傲自滿，要腳踏實地，要勤奮努力，懂不懂啊？”兔子說，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不過烏龜。”于是它們又舉行了第二次賽跑。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去，一會兒就沒有影子了。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬，爬了很長時間，烏龜終于爬到了終點，卻不見兔子的影子。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝10精品資料這個小故事告訴我們：兔子沒有看準(zhǔn)方向，它跑得越快離目標(biāo)就越遠，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的時候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會有正確的結(jié)果。效能的重點是不但要完成任務(wù)，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。我們不但要意識到時間很重要，要去抓點點滴滴的時間，要注意做事情的數(shù)量和速度，同時還要追求價值，要多、快、好、省。P26）第四講 時間管理的四個發(fā)展歷程時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，人們從認(rèn)識到時間管理的重要性，到開始進行時間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點的轉(zhuǎn)移。1．第一代：時間增加和備忘錄2．第二代：工作計劃和時間表3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向（P27）1．第一代：時間增加和備忘錄第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄。時間的增加是指當(dāng)時間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。備忘錄就是把所有要做的項目列出來，制作成一個工作任務(wù)清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進行時間的分配和使用管理。（ P28）僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝11精品資料2．第二代：工作計劃和時間表第二個階段稱為工作計劃和時間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來，在每一項任務(wù)之前定一個時間的期限，例如早晨 8點～9點做什么，9點～10點做什么，下午1點～2點做什么，每一項任務(wù)都有開始和結(jié)束的時間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項任務(wù)。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。（P29）3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來越多，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管理的內(nèi)容進行一定的更改，第一，對工作任務(wù)要做一些取舍；第二，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點做哪一件，非重點做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限工作法進行。（ P30）如果按照重要程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo)，可以構(gòu)成一、二、三、四個象限，第一象限是又重要又緊急的工作，第二象限是重要但不緊急的工作，第三象限是緊急但是不重要的工作，第四象限是不重要也不緊急的工作。如圖所示（ P31-32）象限工作法將在后面進行具體的講解，在這里就不做過多的介紹了。4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝12精品資料第四代時間管理的代表是時間管理的二八理論。意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八理論，也稱為帕累托法則，即 80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因為20%的關(guān)鍵因素所致。（P33）所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作，在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而獲得 80%的工作價值和結(jié)果。同時，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。二八理論我們也將在下一部分進行詳細(xì)的講解。（ P34）下面讓我們學(xué)習(xí)一下艾森豪威爾將軍的時間管理原則艾森豪威爾將軍認(rèn)為，面對一、二、三、四個象限的工作時，應(yīng)該采取不同的應(yīng)對措施：、第一象限緊急且重要的突發(fā)事件要本人做，而且要立即做；、對重要不緊急的第二象限工作，要本人花大量的時間聚焦在此類工作上；、對第三象限緊急但不重要的工作，要盡量不安排自己做，而是要委托授權(quán)給別人做。如果必須自己做，則要減少它的工作量；、對不重要且不緊急的工作，要把它扔進廢紙簍。（P35）艾森豪威爾將軍的時間管理原則是屬于第三代和第四代時間管理之間的一個管理原則，這個原則既提倡緊急又重要的突發(fā)事件由本人立即做；同時按照第四代時間管理原則，每一分、每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情，也就是做最僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝13精品資料重要的事情；對于緊急性程度很高但不是很重要的任務(wù)，如果可以授權(quán)，也可以授權(quán)于他人來完成。（ P36）第五講 時間管理的五個原則在講時間管理的原則之前，先請大家做一個自我檢查：我是否會時間管理？1、我是否難以說清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？3、我是否做了實際上不需要做的事？4、我是否往往對某些任務(wù)要花費更多的時間？5、我是否難以按時赴約？6、我是否經(jīng)常會忘記接下去準(zhǔn)備做的事？如果你經(jīng)常遇到上述這些問題，那么請認(rèn)真聆聽接下來的內(nèi)容，它將帶給你解決這些問題的原則和方法。（ P37）時間在使用過程中，確定存在著一些不可抗拒的原則和方法，如果我們了解并遵循這些原則，就會使時間很好地為我們所用；如果不知道、不遵循時間管理的原則和方法，就會盲目地將時間浪費掉。（ P38）你是否問過自己：自己的時間是否缺乏詳細(xì)和有效的計劃？壞的時間使用習(xí)慣是否左右著自己？我的工作是否沒有輕重和優(yōu)先次序？如果答案是肯定的，基本原因就是你沒有遵循時間管理的原則和方法。時間管理具有如下五個原則和方法：（ P39）僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝14精品資料時間管理的五個原則和方法：1、二八理論2、目標(biāo)ABC原則3、象限工作法4、計劃原則5、養(yǎng)成習(xí)慣（P40）一、原則一：二八理論二八理論，又叫作帕列托 Pareto 法則，被認(rèn)為是最省力的企業(yè)成功與個人幸福法則：也就是說在因和果、投入和產(chǎn)出、努力和收獲之間，存在著不平衡關(guān)系：80%的收獲來自20%的努力，其它80%的投入只帶來20%的產(chǎn)出，如圖所示（P41)具體而言，二八理論就是：假如工作項目是以某價值序列排定的，則 80％的價值來自于20％的項目，而剩下的20％的價值則來自于80％的項目。當(dāng)然有時可能會稍微多一些，有時也可能會少一些，但是如果你認(rèn)真去實踐這個原則，你會發(fā)現(xiàn)這個原則是正確的。（ P42）20％的工作占整個工作80％的價值。集中80％的精力要做20％的工作，投入20％的精力做另外80％的工作。P43）仔細(xì)觀察，我們經(jīng)常遇到以下一些現(xiàn)象：80%的銷售額是源自20%的顧客；僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝15精品資料％的電視時間用來收看20％的你最喜歡的電視節(jié)目；％的閱讀時間用在20％的報刊和雜志上；80%的電話是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；80%的財富集中在20%的人手中；（P44）下面讓我們舉例說明二八理論：你一天的工作有15件工作要完成，依據(jù)80/20的原則，其中只有3件事是需要你集中80％的精力和時間完成的，這樣你就可以取得 80％的價值，也就是最大的價值。所以你要認(rèn)真地挑選價值為 80％的3件工作，然后就去做。而其它的 12件事可以慢慢去做或沒有時間就不做，因為這八項工作所取得的價值，遠遠低于你所挑選出的3個項目的價值。（P45）既然存在著這樣一個原則，那么你也一定希望把自己的時間用在更有意義的事情上。如果你想得到更多的時間并想做有效利用時間的人，就應(yīng)該牢記和活用80/20的原則。那么如何運用這一原則呢？（ P46）步驟一：首先將你每天的工作全部列出，分為工作一、二、三、四、五、六。。。（P47）僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝16精品資料步驟二：對工作進行如下分類：哪些屬于價值 80%的工作；哪些屬于價值20%的工作；(P48)步驟三：進行時間和精力的分配（如圖所示， P49）在實際工作中，如果我們不遵循這個原則，就會走入一些常見的誤區(qū)：面面俱到——都想做好完全主義——都想做完平均分配時間和精力（P50）我們會認(rèn)為所有的電話都是重要的，平等對待銷售量不同的客戶等等。而按照二八理論，我們就會有目的地去分配時間，進行分類，找尋最佳點。（P51）我們會：努力去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域；集中精力解決少數(shù)重要問題 ,而不是解決所有問題；在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作。（ P52）下面讓我們看一看用一般做法和運用二八理論處理事務(wù)的結(jié)果有什么不同：一般做法：每天接聽所有的電話會見所有的客戶每天要做完所有的工作僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝17精品資料結(jié)果肯定是忙碌，而且可能還不知道自己究竟忙了些什么按照二八理論先處理重要電話先會見占銷售量80％的20％的客戶先做完20％重要性是80％的工作結(jié)果將是時間充裕，成效顯著，能夠體現(xiàn)出工作和自身的價值（ P53)二、原則二：目標(biāo) ABC原則目標(biāo)ABC原則就是在最有價值的那些項目旁邊，標(biāo)上大寫的 A字，在稍低價值的項目旁邊標(biāo)上大寫的 B字，在價值最低的項目旁邊標(biāo)上 C字。當(dāng)你這樣做時盡管好像是在猜測和估計，但是當(dāng)你把這些目標(biāo)項目進行比較后，就可以更清楚地認(rèn)識表上每一項重點的選擇，從而減少工作的盲目性。P54)標(biāo)A的項目是最有價值的，因此要盡量優(yōu)先去做。把標(biāo)有B、C的項目留到后面去做，還要根據(jù)時間把A項分別列出：“A-1”、A“-2”等等。簡單地說，目標(biāo)A、B、C原則就是首先要將工作目標(biāo)分成三類：(P55)A是必須做的，B是應(yīng)該做的，C是不值得做的。（P56)如果你想得到更多的時間并想做有效利用時間的人，就應(yīng)該牢記和活用80/20的原則。那么如何運用這一原則呢？（ P57)僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝18精品資料、B、C的優(yōu)先序列一般是通過比較確定的，A項與B、C項對照以后，他們的重要性就會逐步顯露出來，你確定的 A項就是他們的重中之重；計劃中A、B、C的優(yōu)先順序是可以改變的，今天看來重要的工作明天可能就變得不那么重要，反過來也是一樣，今天不那么重要的工作明天就很可能變成重要的工作了；（P58)計劃中盡管已經(jīng)列出了 A、B、C項，但還要根據(jù)不斷變化的實際情況不斷地加以調(diào)整和修正，以便把時間真正用在處理最重要的工作上；設(shè)定一項工作的A、B、C項，究竟是A項，還是B、C項，要根據(jù)你在這件工作中所花費的時間的多少對你的工作、對企業(yè)等帶來影響的大小來具體確定。（P59)原則三：象限工作法在實際工作中，許多工作都是可以從兩個方面分析：第一個方面：緊急程度。有些工作是需要特別緊急處理的，因此優(yōu)先順序的原則就是緊急在前；有些事不太緊急或不緊急的，可以往后緩一緩?fù)埔煌疲虼烁鶕?jù)優(yōu)先順序原則就是不緊急在后。 (P60)第二個方面：重要程度。工作也可以按照重要程度來劃分，對于重要的工作要花費較多的時間和精力去做，對于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費很少時間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的在前，不重要的在后。在實際工作中時間的四個象限。所有的工作都既有緊急程度的不同，同時也有重要程度的不同。根據(jù)這兩個維度，我們可以將工作分解到四個象限里。P61)僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝19精品資料如圖所示，第一象限是既緊急又重要的工作；第二象限是重要但是不緊急的工作；第三象限是緊急但是不重要的工作；第四象限是既不緊急也不重要的工作。（P62)下面我們對四個象限的工作逐一進行分析：第一象限是既緊急又重要的工作，例如作為一名銷售部門經(jīng)理，要處理的客戶投訴。說緊急是指必須馬上就要做的工作；說重要是指對公司、部門或個人有重大影響的工作。遇到客戶投訴，需要銷售部門經(jīng)理臨危不亂，根據(jù)自己的工作經(jīng)驗和知識技能來處理，不使事情擴大化，又要使客戶對你的解釋或處理結(jié)果能夠接受和滿意。所以第一象限的工作通常被形象地稱為救火行動。（ P63)第二象限是重要但是不緊急的工作，例如銷售部門經(jīng)理對新上崗的銷售人員進行銷售技巧培訓(xùn)等是非常重要的，但是可以拖延一定時間。然而一旦這些重要的工作沒有在限定的時間內(nèi)完成，等到要上交、實施或發(fā)現(xiàn)問題時才著急去做，則這一象限的工作就變成了第一象限的工作了，變得既重要又緊急。一般情況下，重要的工作都是可以在一定的時間內(nèi)完成的，一般有較充足的時間安排，能處理得很好。但是在事務(wù)處理過程中，由于我們每天都忙于瑣碎的事務(wù)，經(jīng)常把重要的工作擱置起來或認(rèn)為反正還有的是時間，結(jié)果是做了次要的事將重要的工作一直推到最后一刻，不僅時間上非常倉促，工作質(zhì)量和效果也不能得到滿意。（ P64)第三象限是緊急但是不重要的工作，很多人面對一大堆繁雜事務(wù)的時候，習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性，就是總僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝20精品資料把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度。第三象限的工作描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是 2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴大后的結(jié)果會導(dǎo)致第三象限的工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。下面讓我們一起看一個案例： (P65)【案例】籮筐任務(wù)測試（P65）美國的專家曾經(jīng)做過一個針對中國經(jīng)理人時間管理基本狀況的測試。任務(wù)要求是：一個籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù)，請中國的經(jīng)理人進行挑選，并完成自己挑選出來的任務(wù)。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因為做起來很簡單，所以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了?；j筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點：不緊急、做起來不簡單、花費的時間很長、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件?；j筐任務(wù)測試的啟示僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝21精品資料中國人在時間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點，即在問題的分類概念上模糊。在工作中，屬于第二象限的工作一般包括開發(fā)新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、建立完善工作流程、制度等。對個人而言，學(xué)習(xí)進修和職業(yè)成長問題、健康問題等都是很重要但是不緊急的事情，但都需要在當(dāng)前就進行改善處理。要把上述這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。（ P66)對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時間使用的后面，一定不能使其占用第二象限工作的時間。時間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間。（ P67)第四象限是既不緊急也不重要的工作 ,既不緊急也不重要，那就不去做好了。所謂“有所不為才能有所為”。(P68)綜上所述，四象限的工作大致可以歸納為：第一象限工作包括危機處理、急迫的問題：如貨物短缺、限期完成的會議或工作等；第二象限工作包括準(zhǔn)備工作、預(yù)防措施、工作計劃、學(xué)習(xí)、身體鍛煉、建立人際關(guān)系、開發(fā)新的市場和客戶、提高自己的能力等；第三象限工作包括造成干擾的訪問、電話、某些會議、煤氣帳單到期、打印某些文件等；僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝22精品資料第四象限工作包括與無關(guān)人物閑談、浪費時間的事情、應(yīng)付人情、自己認(rèn)為有趣的活動（看電視、上網(wǎng)聊天）等。（ P69)對四個象限的工作有一個清晰的認(rèn)識后，讓我們來分析一下第一象限突發(fā)事件出現(xiàn)的原因？第一象限在時間管理中，突發(fā)事件的出現(xiàn)總是讓管理者感到棘手，為什么會出現(xiàn)如此多的第一象限突發(fā)事件，是哪個環(huán)節(jié)的工作沒有做好呢？通過管理專家的研究，第一象限突發(fā)事件一般都是因為第二象限的工作處理存在問題導(dǎo)致的，也就是說，當(dāng)對重要但不緊急的事件未做妥善處理時，這些事件會隨著時間的推移而不斷增加緊急成分，最終，重要但不緊急的事件都會轉(zhuǎn)換為第一象限重要且緊急的突發(fā)事件。（ P70)而影響第二象限工作完成的原因則是由于第三象限工作遮住了我們的眼睛，使得我們忽略了第二象限工作，卻花了很多精力去處理第三象限工作了，結(jié)果第二象限工作會慢慢變成第一象限的突發(fā)事件。在日常的工作中，第二象限工作轉(zhuǎn)化為第一象限突發(fā)事件的情況經(jīng)常發(fā)生，當(dāng)這些轉(zhuǎn)化發(fā)生之后，我們只能馬上停下手邊的任何工作，全力以赴地處理這些突發(fā)事件，突發(fā)事件處理完后，才能又回到原來的工作上，于是這種管理不善的情況就不停地在我們的時間表上循環(huán)出現(xiàn)。（ P71)想一想，我們每天是不是這樣渡過的：花 50%左右的時間處理瑣碎的雜事，也就是第三象限緊急但不重要的事情；又會花 50%左右的時間處理第一象限緊急的突發(fā)事件，每天，在第三象限工作和第一象限突發(fā)事件之間來回奔波，成了僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝23精品資料時間管理的救火隊員，而第二象限工作則被扔在一邊，雖然第二象限工作非常重要、很有價值，但卻被遺忘或無暇顧及。（ P72)綜上所述，我們之所以有那么多的第一象限突發(fā)事件，是因為第二象限重要不緊急的工作做得不夠，所以從時間分配的角度看，對緊急與重要的突發(fā)事件需要安排20%～25%的時間，且一定要控制在 25%以下；對重要不緊急的工作需要安排65%～80%的時間，也就是要把絕大部分工作時間花在重要但不緊急的第二象限工作上，把重要不緊急的工作變成緊急又重要的去做，對緊急不重要的第三象限工作花15%的時間處理，不緊急也不重要的第四象限工作則可以扔掉。如圖所示，這也就是成功人士的時間安排。（ P73、P74)因此，我們所說的象限工作法，就是讓你從優(yōu)先次序原則出發(fā)，規(guī)劃和排列出工作的優(yōu)先順序，并嚴(yán)格按照已經(jīng)排列的優(yōu)先順序進行工作！ (P75)四、原則四：計劃原則所謂計劃，就是事先對時間進行全面規(guī)劃，以提高時間的利用效能，充當(dāng)時間的主人。計劃的目的就是幫助自己獲得清楚的想法，以便獲得清晰的行動。（ P76)簡單地說，計劃原則就是：必須事先對工作做出計劃；必須按照計劃去執(zhí)行、去實施；必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間。 (P77)那么如何制定計劃呢？僅供學(xué)習(xí)與交流，如有侵權(quán)請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 謝謝24精品資料計劃按照時間和內(nèi)容可以分為：日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃、專項計劃等。而時間管理的重點是日計劃、周計劃、月計劃。不管是日計劃還是周計劃還是月計劃，都要落實在紙上。不要一次做的計劃太多，要充分考慮到一些無法預(yù)知的情況。要考慮所花費的時間，計劃的目標(biāo)要明確，否則，你的計劃就有可能變成無效的工具、失望的來源。適當(dāng)?shù)挠媱澥菍嵤┖屯瓿傻幕A(chǔ)。（ P78)下面讓我們舉例說明：如何進行日計劃日計劃有五個步驟1、列出工作任務(wù)；2、估計工作需要的時間；3、預(yù)留機動時間給意外的工作；4、決定優(yōu)先順序；5、事后的檢查。（P79)堅持執(zhí)行計劃是時間管理的共同原則，如果不去堅持執(zhí)行計劃，什么樣的時間管理的原則和方法都是沒有用的。（ P80)五、原則五：養(yǎng)成習(xí)慣人們不會認(rèn)為習(xí)慣也會成為一種原則，但在時間的原則中它確實也是一種存在形式，即：你要知道什么是好的時間管理