《高效會(huì)議組織技巧》

高效會(huì)議組織技巧

整理pptLOGO簡(jiǎn)介在會(huì)議策劃當(dāng)中，除了安排好會(huì)場(chǎng)、人員、主題、內(nèi)容、議程等，更多的是如何讓一場(chǎng)會(huì)議更加高效。很多情況下會(huì)議的組織不到位就會(huì)導(dǎo)致原來(lái)幾分鐘的會(huì)議要開(kāi)幾個(gè)小時(shí)。一個(gè)小問(wèn)題能延伸出很多其他問(wèn)題，導(dǎo)致會(huì)議主題的偏離，往往會(huì)后與會(huì)人員會(huì)覺(jué)得是在浪費(fèi)時(shí)間。

這里我們會(huì)講下如何剔除會(huì)議中那些浪費(fèi)時(shí)間的方面，留下精華部分？嘗試將會(huì)議時(shí)間壓縮到22分鐘。

整理ppt整理ppt1、制定22分鐘時(shí)間的會(huì)議

誰(shuí)規(guī)定所有的會(huì)議時(shí)間需要花半個(gè)小時(shí)甚至一個(gè)小時(shí)？這有何數(shù)據(jù)依據(jù)？當(dāng)然沒(méi)有。

其實(shí)，這點(diǎn)時(shí)間留給人們?nèi)リU述、辯論自己的觀點(diǎn)顯然不足夠。因此反過(guò)來(lái)講，也不可能所有的會(huì)議在22分鐘之內(nèi)搞定。

但你可以嘗試盡可能將會(huì)議時(shí)間控制得越來(lái)越短，而不是越來(lái)越長(zhǎng)。整理ppt2、有個(gè)共同的議程

有個(gè)明確目標(biāo)的議程將會(huì)使會(huì)議錦上添花、有的放矢。

可以考慮在白板上寫(xiě)出議程的內(nèi)容，同時(shí)加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點(diǎn)，由此不斷提醒大家我們這個(gè)會(huì)議需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。整理ppt3、提前3天發(fā)送邀請(qǐng)和相關(guān)必讀內(nèi)容

雖然這可能是會(huì)議組織者的負(fù)擔(dān)，但這能為組員降低盡可能小的成本。

千萬(wàn)不要讓會(huì)議變成“大家盡可能得先了解文檔中的內(nèi)容，然后必須提交相應(yīng)的作業(yè)”等這種情況。整理ppt4、準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始

會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始的這種情況發(fā)生的幾率有多少？該死，實(shí)際情況是幾乎沒(méi)有。

你可能會(huì)說(shuō)，部分的情況可能是由于Outlook等程序可能沒(méi)有設(shè)置足夠的提醒時(shí)間的問(wèn)題。當(dāng)然純粹依靠軟件是不靠譜的，甚至我建議你可以使用便簽等“土辦法”。

同時(shí)22分鐘的時(shí)間對(duì)于個(gè)人而言，也可以當(dāng)作是做個(gè)緩沖休息時(shí)間。整理ppt5、站著開(kāi)會(huì)

舒適的椅子會(huì)讓人“變懶”，而同時(shí)站著開(kāi)會(huì)能提醒大家目標(biāo)是不是需要說(shuō)明或者補(bǔ)充。

同時(shí)，你需要保持你的觀點(diǎn)，如有必要請(qǐng)保持沉默，將它留到會(huì)議外去單獨(dú)處理。整理ppt6、不要帶筆記本，但記得帶紙筆

如果你承諾會(huì)議會(huì)在22中之內(nèi)搞定，那么就沒(méi)有必要帶其他無(wú)關(guān)的物品。

我甚至認(rèn)為帶上這些東西你將重復(fù)你中學(xué)時(shí)的覆轍—看起來(lái)你在開(kāi)會(huì)，而其實(shí)你的心已經(jīng)飛往他處。

紙和筆會(huì)讓你的頭腦清醒，也有利于分工：一個(gè)人討論問(wèn)題，另外一個(gè)人記錄。整理ppt7、同時(shí)禁止帶手機(jī)

理由與6相同整理ppt8、注意！記錄所有的話題相關(guān)的反饋

如果是個(gè)會(huì)議，那必定有個(gè)人會(huì)擔(dān)當(dāng)組織者的角色，記錄所有應(yīng)該注意的點(diǎn)。

同時(shí)，反饋中可能會(huì)有支線等情況發(fā)生，你應(yīng)該避免這些話題不會(huì)離會(huì)議本身的議題太遠(yuǎn)。整理ppt9、盡可能快的發(fā)送會(huì)議記錄

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