讓遠(yuǎn)方的老板贊賞你的5大溝通技巧

5WaystoManageCommunicationwithYourAbsenteeBoss5“Youdon'tgetwhatyoudeserve.Yougetwhatyounegotiate.”“所得并非所值，有所求才能有所得?！盠esterKarrass,NegotiationExpert談判專家萊斯特?嘉洛斯“Communicationworksbyrepetition.Repeat,repeat,andrepeat.”“重復(fù)才能實(shí)現(xiàn)溝通。重復(fù)、重復(fù)、再重復(fù)?！盠eoBurnett廣告大師李?yuàn)W?貝納RecentlyFortuneChinareceivedthefollowingemailfromareaderinChina:最近，一位來自中國(guó)的讀者給我們發(fā)來了下面這封電子郵件："I'mamarketingexecutive.Mybossisnotinthesameofficewithme.IneverreceivedbadcommentsfromherandIthoughtshe'ssatisfiedwithmyworkresult.ButwhenIaskedforaraiserecently,sherefusedandtoldmeshedidn'tseemanyhighlightsinmywork.Actually,Iworkedhardandfinishedmanydifficulttaskswithoutanyguidancebecauseshewassobusy.HowcanIletherknowthat?Idon'twanttoargue."-Frustrated“我是一位營(yíng)銷業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，跟老板不在同一間辦公室。我從來沒有聽到過她對(duì)我有什么負(fù)面評(píng)價(jià)，所以我想她對(duì)我的工作成績(jī)感到滿意。但最近我要求漲工資時(shí)遭到了她的拒絕。她告訴我，她沒有在我的工作中看到多少亮點(diǎn)。實(shí)際上，我工作很努力，而且在沒有任何指導(dǎo)的情況下完成了許多困難的任務(wù)，因?yàn)樗浅Ｃ?。我怎么才能讓她了解到這些情況呢？我不想跟她發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)?！币灰皇б庵薋romthisshortnoteitiseasytosensethatthewriterisworkingveryhard,isverycommittedtodeliveringresultsandalsoveryfrustratedthatherworkisnotbeingrecognizedbyherboss.Soundfamiliar?Ihearthiskindofthingquitefrequently-Asiaisabigregionanditsverycommontoreporttoabossthatlivesandworksinaanothercountry,anothercityorevenfaracrosstown.Assuch,it'seasyforanemployeetobe“outofsight,outofmind.”從這一小段文字中能很容易地感覺到，這位讀者在工作時(shí)非常努力，而且非常愿意做出成績(jī)。但她的工作沒有得到老板的認(rèn)可，這讓她非常沮喪。聽起來很熟悉吧？我聽到這種事的頻率相當(dāng)高——亞洲地域廣闊，自己的老板在另一個(gè)國(guó)家、另一座城市或者同一座城市的另一端生活和工作的現(xiàn)象比比皆是。因此，員工和老板之間很容易出現(xiàn)“看不見，想不到”的情況。HerearefivetipsformanagingcommunicationwithanAbsenteeBoss.(Infact,thesetipswillworkfindevenifyourbosssitsrightnexttoyouinthesameoffice!)以下是跟不在眼前的老板進(jìn)行溝通的五項(xiàng)建議。(實(shí)際上，如果你的老板跟你同處一室而且就在你身邊辦公，這些建議也同樣有效！)No.1.NegotiateCrystalClearPerformanceCriteriawithYourBoss.跟老板清清楚楚地把績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)講明白。IamalwayssurprisedwhenIaskpeoplethatIcoachabouttheiragreedperformancecriteriafortheirjobandtheyaren'tabletoarticulatethestandardsofsuccessforme.Oftennowrittendocumentexists.Usuallytheywillrefertotheirjobdescription!Inreality,yourjobdescriptionoutlinesthekindofworkyouwillbedoing,thecompetenciesrequired,keyjobfocuses,etc.Itspellsoutyourroleintheorganization.給人做培訓(xùn)時(shí)，我會(huì)問對(duì)方他們跟老板商定的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)是什么，他們卻說不清楚自己怎樣才算完成了工作，這讓我很意外。在這個(gè)問題上，很多時(shí)候都沒有形成文字。這些人經(jīng)常把自己的職位描述作為參考！實(shí)際上，職位描述的內(nèi)容是員工要做什么樣的工作，需要具備哪些能力以及工作的主要重心等等。它界定了員工在企業(yè)中的作用。Butajobdescriptionisnotenoughtoclarify“Whatspecificresultsisthebossexpectingfrommeinthenext12monthsandoverthelongerterm?”TogetthatlevelofclarityrequiresaGoalSettingConversation.Sometimessuchaconversationhappensaspartofthecompany'sPerformanceManagementprocess,ifsuchaprocessisinuse.Often,theseconversationsneverhappenatall.Withoutclearlydefinedperformanceexpectations,writteninblackandwhite,howareyougoingtogetafairevaluationofyourwork?Youwon’t!Youwillhavezeroleveragetomanagetheirperceptionofyourperformance.Anditslikelyyouwillendupfrustrated.但職位描述并不足以說明“今后個(gè)月以及更長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)老板對(duì)員工的具體績(jī)效有什么樣的期望？”要明確這樣的問題，員工和老板就得針對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行探討。有時(shí)，如果公司制定了績(jī)效管理流程，這樣的對(duì)話就會(huì)成為這個(gè)流程中的一環(huán)。很多情況下，老板和員工從來都不探討這些問題。在沒有明確績(jī)效預(yù)期，更沒有白紙黑字寫下來的情況下，你們?cè)趺慈ス降卦u(píng)價(jià)自己的工作呢？做不到！你沒有任何辦法來左右老板對(duì)你工作表現(xiàn)的印象。到最后，你很可能會(huì)成為失意的人。Ifyoudon’thavesuchcrystalclarity,IurgeyoutorequestaGoalSettingMeetingwithyourbossandinsistonclarifying:如果沒有把這個(gè)問題講得明明白白，我建議你們馬上要求跟老板開個(gè)會(huì)，確定績(jī)效目標(biāo)，而且你們要堅(jiān)持明確以下問題:?Whatspecificresultswillyouholdmeaccountablefordeliveringinthenext12months?今后個(gè)月你要求我取得哪些具體成績(jī)?Whatspecificsuccesscriteriawillbeappliedinordertoevaluateiftheresultsweredeliveredasexpected??如果我的工作表現(xiàn)達(dá)到預(yù)期，對(duì)我進(jìn)行評(píng)估時(shí)將采用哪些具體的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)？?Inotherwords,howwillyouknow,beyondalldoubtthatIhavemetyourexpectations.?換句話說，怎樣才能徹徹底底地確定我已經(jīng)達(dá)到了你的預(yù)期。Don'tacceptvagueanswersandgeneralizationslike“justdogoodworkandeverythingwillbefine.”O(jiān)ftenbosseshaven'treallyaskedthemselvesthesequestionsandsotheywon'thaveareadyanswer.Ifthat'sthecase,askthemtocomebacktoyouinaweek(orotheragreedtime-frame)withsomeanswers.不要接受含糊不清的答案和籠統(tǒng)的回答，比如“做好工作就萬事大吉”。很多時(shí)候，老板們并沒有真正考慮過這些問題，因此他們也不是有備而來。在這種情況下，建議他們一周后（或者一段時(shí)間以后，具體由你們商定）帶著答案再來和你見面?！癇utwhatiftheynevercomebackwiththecrystalclearsuccesscriteria?”Icanhearpeoplesaying!Inthatcase,sitdownanddraftyourownsuccesscriteriaforyourworkandsendittothemforconsideration.Talktopeoplewhohavemoreexperienceandaskthemtoreviewandcommentonyourdraft.Inanycase,itsuptoyoutoensurethatclearperformancebenchmarksareinplaceifthebossorHRcan'tprovidethemforyou.Showyourcommitmentbytakingtheleadinsteadof'sufferinginsilence.’AreyouaLeader?Thenlead.“要是他們?cè)僖膊桓覐氐字v清楚我怎樣才算完成了工作，那該怎么辦？"我就知道會(huì)有人這么說！要是出現(xiàn)這樣的情況，你們就坐下來，自己起草一份工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，然后請(qǐng)他們過目，同時(shí)作出評(píng)價(jià)。無論如何，如果老板或人事部門不能為你提供明確的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，你們自己就要承擔(dān)起責(zé)任，確保這些標(biāo)準(zhǔn)得到確立。你們要采取主動(dòng)，而不是“默默忍受”，要通過這樣的行動(dòng)來展示自己的責(zé)任感。你們具有領(lǐng)導(dǎo)力嗎？那就采取主動(dòng)吧。Remember:youdon'tgetwhatyoudeserve,yougetwhatyounegotiate.記?。核貌⒎撬担兴蟛艜?huì)有所得。SendYourBossaWrittenCopyofYourPerformanceGoalsandSuccessCriteria給老板一份書面績(jī)效目標(biāo)和完成工作的標(biāo)準(zhǔn)Onceyouhaveagreedcrystalclearperformancegoalsandbenchmarkswithyourboss,sendthemacopyviaemailandbesuretokeepacopypostedinyourworkplacewhereyoucanseeyourgoalseveryday.Letyourbossknowyouarecommittedtoachievethese,andmore,andyouwillstayfocusedontheagreedgoals.Refertoyourgoalsseveraltimesadayandmakesureyouorganizearoundpriorityworkthatwillleadtoachievingyourgoals.(SeemypreviousFortuneChinaarticleonSwallowing3Frogs.)跟老板一清二楚地商定了績(jī)效目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)后，用電子郵件給他們發(fā)一份，同時(shí)一定要在自己工作的地方貼一份，以便每天都能看到自己的目標(biāo)。讓老板知道你決心實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，而且一定要專注于這些你和老板商定的目標(biāo)。每天多看幾次，確保自己先做那些能讓你實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的重要工作(參見此前我在財(cái)富中文網(wǎng)上發(fā)表的文章《時(shí)間管理是空話，集中精力吃青蛙》)。AdvertiseYourProgress.Inthecaseofthefrustratedreader,above,itseemsclearthatshewasfocusedondoinggreatworkandachievinghergoals.Butsinceherbossisfarawayinanotherlocation,itslikelythatherperformancedidnotachieveaveryhigh“ShareofMind.”Therealityis,bossesarehumanandverybusyandyoucannotrelyonthemtosimplyrememberyourgoodwork,especiallywhentheydon'tseeyoueverydayandtheyhaveathousandotherthingsontheirmind.So,asthesayinggoes“Itpaystoadvertise.”Herearesomewaystostayonyourbossesradar:為自己取得的進(jìn)展打廣告。拿上文中那位自稱“失意之人”的讀者來說，她的注意力顯然都放在了出色完成工作和實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)上。然而，由于老板離她很遠(yuǎn)，她的表現(xiàn)在老板的心里可能沒有占據(jù)太多的位置。實(shí)際上，老板也是人，而且非常忙。你們不能指望他們記住你在工作上的出色表現(xiàn)，特別是在他們不會(huì)每天都見到你而他們自己又舊理萬機(jī)”的情況下。因此，就像人們常說的，“廣告值得一做"。你們可以通過下面這些辦法來引起老板的注意：?Sendanemaileverytimeyouachievesomethingsignificant,givingspecificsandlinkingthemtoyouragreedsuccesscriteria.Keepitshortandsweet.Saveacopy.?每實(shí)現(xiàn)一個(gè)重大目標(biāo)就給老板發(fā)一封電子郵件，說明詳情，同時(shí)把它們跟你和老板商定的完成工作的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系起來。郵件要簡(jiǎn)短，措辭要親切，還要把這些郵件備份。?Sendabriefreporteverymonthwithdetailsofprogressyouhavemadetowardsyourgoals.Saveacopy.?每個(gè)月都向老板提交一份簡(jiǎn)報(bào)，具體說明你在向著目標(biāo)邁進(jìn)的過程中取得了哪些進(jìn)展。簡(jiǎn)報(bào)同樣也要備份。?Whenthereissomethingtangibleinvolved,makephotographsandsendthemviaemail.Saveacopy.?涉及具體事務(wù)時(shí)，拍張照片，然后用郵件發(fā)出去，同時(shí)備份。?Whenyourbossisnotavailableandyouneedadvice,proactivelyseekitout,getideasandsuggestionsandfeedbackfrompeopleinyourlocation.Typeupsomenotesonwhatyouarelearninganddoingandsendtoyourboss.Saveacopy.?當(dāng)你需要建議卻找不到老板時(shí)，積極地去找建議，從身邊的人那里收集思路、建議和反饋。把自己從中學(xué)到了什么，做了什么，都形成文字并打印出來，然后交給老板。自己留個(gè)備份。Overtimeyouaresteadilybuildingastrongcasefile,fullofevidenceofyourgoodworkandyourcommitment,andofcourse,yourachievements.Naturallyyouwillbringthismaterialtoyourboss'sattentionwhenitistimeforareview.久而久之，你就能穩(wěn)步建立起一份有力的檔案，其中記錄的事例都能證明你工作出色，有責(zé)任感，當(dāng)然也能證明你的成就。進(jìn)行工作考評(píng)時(shí)，你自然就會(huì)把這份材料擺在老板的面前。InsistonRegularReviews.Inmanyorganizations,oncegoalsaresettheremaybeonlyoneformalreviewoftheirprogressafter6months,or,quiteoftenthereisareviewonlyafter12months.Ifthebossisfaraway,thatisnevergoingtoworkoutwell.PerhapsthisiswhathappenedtoourFrustratedReader!堅(jiān)持定期考評(píng)。許多企業(yè)在制定了目標(biāo)后，可能只會(huì)在個(gè)月以后對(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行一次正式考評(píng)。如果老板身在他鄉(xiāng)，這樣的做法永遠(yuǎn)也不會(huì)有什么好的效果。也許那位“失意”讀者就碰到了這樣的情況。WhatCanYouDo?Arrangea30-minutephonecallwithyourbossatleastonceamonthtoquicklyreviewyourperformanceandanyissuesyouarehaving.Usetheopportunitytoflaganyissuesyouarehavingandaskforcoachingandfeedback.Ican'tstressenoughthevalueandimportanceofexplicitlyaskingyourboss,onaregularbasis“HowdoyoufeelIamdoingbasedonouragreedsuccesscriteria.”Ifthefeedbackisvague,suchas“WellDone!”askthem“what,specificallydidyouthinkIdidwell?”Writeitdown.Writeupareportofthecall,includinganypositivecommentsandareasforimprovement,andsendittoyourboss.Saveacopy.這時(shí)你們能做什么呢？安排跟老板在電話上進(jìn)行分鐘的交流，每個(gè)月至少一次，讓老板快速考評(píng)一下你的表現(xiàn)，同時(shí)了解一下你都有哪些問題。利用這個(gè)機(jī)會(huì)來提出自己面臨的問題，同時(shí)請(qǐng)老板予以指導(dǎo)和提供反饋。要定期向老板明確提出這樣的問題：“根據(jù)我們商定的完成工作的標(biāo)準(zhǔn)，你覺得我干得怎么樣？”如果反饋很模糊，比如“干得不錯(cuò)！”，那就對(duì)他們說：“你覺得我具體在哪些方面干得不錯(cuò)？”把老板的回答寫下來。就這次通話寫一份報(bào)告，內(nèi)容包括所有的積極評(píng)價(jià)和需要改進(jìn)的地方，然后把報(bào)告交給老板。自己留個(gè)備份。Planforsome'QuickWins'andCelebrateYourSuccesses.Assoonasyouhaveclarityabouttheresultsyouneedtodeliver,sitdownandbrainstorm2-3'QuickWins'thatfittheagreedperformancecriteria.Commityourselftoachievingthesebenchmarkachievementthatdemonstratetangibleprogresswithinthefirstfourmonthsoftheyear.Theymaybesmall,buttheyneedtoberealevidenceofprogressandtheyneedtobeunambiguous:anyoneseeingtheseresultswouldbeconvincedyouareachievingmomentumintherightdirection.WhenyouachieveaQuickWin,getafewpeopletogetheroveracakeanddrinksandtakeaphototocommemorateyourvictory.UsethisaspartofyourAdvertisingCampaigntosayonyourboss'sradarthroughouttheyear.準(zhǔn)備好‘速勝’并為自己取得成功而慶祝。明確了自己要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)后，立即坐下來，開動(dòng)腦筋想出兩、三個(gè)符合績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的“速勝”點(diǎn)。專心致志地在每年的前四個(gè)月做出這些基準(zhǔn)績(jī)效，以便實(shí)實(shí)在在地展現(xiàn)工作進(jìn)展。它們可以是一些小成就，但必須是反映工作進(jìn)展的真憑實(shí)據(jù)，而且要一目了然：任何看到這些業(yè)績(jī)的人都會(huì)相信你正在沿著正確的方向加速前進(jìn)。取得一場(chǎng)速勝后，請(qǐng)幾個(gè)人來吃個(gè)蛋糕，喝上幾杯，再拍張照片來慶祝你的勝利。以此作為你“廣告攻勢(shì)”的一部分，以便讓自己一年到頭都受到老板的關(guān)注。Fromthese5tips,itseasytoseethatcreatingawarenessofyourperformanceachievementsisyourresponsibilityanditisn'tgoingtohappenbyitself.Communicationworksbyrepetition.Letmerepeatthat:CommunicationWorksByRepetition.Withoutbecominganuisance,useeveryopportunitytomaintainopencommunicationchannelswithyourbossandkeepyourgoodworkontheirradarscreenthroughouttheyear.Isthisalotoftrouble?Perhaps.Butsuccessfulpeopleknowthatmanagingongoingcommunicationwiththebossistheonlywaytobesureyouwillbefairlyevaluatedwhenitstimetotalkaboutaraise.從這五項(xiàng)建議中很容易看出，讓別人注意到你的表現(xiàn)和成就是你自己的責(zé)任這種情況不會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)。重復(fù)才能實(shí)現(xiàn)溝通。讓我再說一遍：重復(fù)才能實(shí)現(xiàn)溝通。在不惹人討厭的情況下，利用所有的機(jī)會(huì)來保持跟老板的順暢溝通讓他們一年到頭都能看到你出色的工作。這樣做是不是非常麻煩呢？也許吧。但成功人士都知道，要想確保自己跟老板探討加薪問題時(shí)得到公平的評(píng)估唯一的辦法就是設(shè)法跟老板保持溝通。Finally,toourFrustratedReader:itmaytoolateforthisyearbutyoucouldgobackthroughtheyearandassembleaCaseStudythatdemonstratesyournotableachievementsandthemanycontributionsyoumadeeventhoughyouhadanAbsenteeBoss.PutitallinaPowerPointandsendittoyourbossandaskforthechancetopresentyourcasetothem.Betterstill,organizeyourselfproactivelyaroundthese5tipsandyouwillbemuchmoreconfidentofgettingtherecognitionyoudeservenex