基于信息資源的電子文件管理理論講解篇

基于信息資源的電子文件管理

——理論講解篇

“古無(wú)紙，故用簡(jiǎn)，非主于敬也。今諸用簡(jiǎn)者，皆以黃紙代之。3主要內(nèi)容電子文件與信息資源電子文件管理的特點(diǎn)與原則電子文件管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)電子文件管理模式的選擇電子文件管理流程的構(gòu)建與管理方法配套建設(shè)管理技術(shù)4電子文件與信息資源電子文件是原始性的記錄信息真實(shí)的憑證性信息顯性的知識(shí)信息

美國(guó)情報(bào)學(xué)專家伊恩?戈登指出，企業(yè)所需信息資源的80%來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部，其中絕大部分又主要來(lái)自于文件。

獨(dú)特的、不可替代的一種信息資源數(shù)量激增電子文件的真實(shí)性7電子合同電子文件的產(chǎn)生傳統(tǒng)的：電子公文，數(shù)碼照片，多媒體文件獨(dú)特的（應(yīng)用領(lǐng)域）：電子郵件，博客與微博，QQ，手機(jī)終端。。。。。文件管理的社會(huì)化NARA11電子文件管理的特點(diǎn)與原則什么是電子文件？電子文件=電子+文件電子文件的類(lèi)型：文本文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、程序文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、聲音文件（多媒體文件、超級(jí)文本文件）

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。12為什么要管理電子文件？正——需求反——風(fēng)險(xiǎn)13正：電子文件管理的“應(yīng)需而生”電子文件自身的特點(diǎn)管理電子文件的各種需求14紙質(zhì)文件是穩(wěn)定的（stable）、永久的（permanent）、靜態(tài)的（static）、消極的（inactive）、固定的（fixed）、嚴(yán)格的（rigid）電子文件是不穩(wěn)定的（unstable）、非永久的（impermanent）、動(dòng)態(tài)的（dynamic）、積極的（active）、交互式的（interactive）、流動(dòng)的（fluid）、可變的（transformable）15電子文件的“七大”特點(diǎn)信息的非人工識(shí)讀性系統(tǒng)依賴性信息與特定載體之間的可分離性信息的易變性信息存儲(chǔ)的高密度性多種信息媒體的集成性信息的可操作性一些紙質(zhì)文檔管理辦法在電子環(huán)境中面臨困境！格式多樣化示例：軟件之間的不兼容18現(xiàn)狀多種信息系統(tǒng)不同信息組織結(jié)構(gòu)格式多樣元數(shù)據(jù)差異非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)異構(gòu)軟硬件體系“原件”電子文件的

真實(shí)性——虎照門(mén)管理電領(lǐng)子文件賺的各種狗需求新觀念風(fēng)險(xiǎn)管理成本管理資產(chǎn)管理集成管理新管理原喝則統(tǒng)一管理全程管理規(guī)范標(biāo)癥準(zhǔn)便于利峽用安全保密存儲(chǔ)“節(jié)神話”云存儲(chǔ)中國(guó)首糊臺(tái)千萬(wàn)壁億次超屯級(jí)計(jì)算鍛機(jī)“天伐河一號(hào)爽”填，共享副存儲(chǔ)總嚼容量為庫(kù)１ＰＢ騙。按國(guó)誰(shuí)內(nèi)數(shù)字亞圖書(shū)館暗應(yīng)用軟悠件的圖勉片格式寺ＰＤＧ饅為例計(jì)晉算，如六果平均獻(xiàn)每?jī)?cè)書(shū)娛大小約竿１０Ｍ號(hào)Ｂ的話辱，“天邁河一號(hào)圍”的存故儲(chǔ)量相各當(dāng)于４甩個(gè)國(guó)家賄圖書(shū)館訂（藏書(shū)嘉量為２直７００裕萬(wàn)冊(cè)）諷之和，碗能夠?yàn)檗Z全國(guó)每繩人儲(chǔ)存姻一張大罵小接近字１ＭＢ膜的照片鉤。23反：電子存文件管理葡不當(dāng)導(dǎo)致競(jìng)的風(fēng)險(xiǎn)重要電思子文件你的流失電子文件叼的真實(shí)性我得不到廣杰泛認(rèn)可電子文件欺的安全性史無(wú)法保障電子文件禽的利用不打暢24重要電醬子文件疏的流失收集不到收集不萬(wàn)全收集不囑實(shí)25電子文件攪的真實(shí)性黃得不到廣脈泛認(rèn)可電子真狠實(shí)性的嘉法律認(rèn)遞可電子檔案站長(zhǎng)期可用稅性的維護(hù)26電子文順件的利夜用不暢對(duì)電子文占件命名沒(méi)角有規(guī)范，悠導(dǎo)致重名駝、檢索困氧難。對(duì)電子遺文件格帝式未做糾規(guī)定，紛導(dǎo)致難校以交換全。對(duì)數(shù)據(jù)灘遷移缺漢乏規(guī)則狼，無(wú)法紐奉保證電飼子文件研的長(zhǎng)期拘可讀。缺乏相應(yīng)聚的權(quán)限控猛制措施，供導(dǎo)致電子咳文件內(nèi)容息失密。27電子文牛件管理介風(fēng)險(xiǎn)的寧自我評(píng)烈估形成階段保存階段不真實(shí)不完整不準(zhǔn)確不安全不真實(shí)不完整不可用業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)開(kāi)計(jì)制度組織人員環(huán)境反思：尸電子文浪件管理撞方法體門(mén)系存在碧重大缺背陷跟從業(yè)謊務(wù)而非條支撐業(yè)扛務(wù)自下而上山而非自上績(jī)而下分段交叉聯(lián)而非全程觸統(tǒng)一簡(jiǎn)單粗放緞而非細(xì)致信規(guī)范29電子文件賺管理的原香則全程管接理原則前端控制律原則質(zhì)量控制糠原則制度保障白原則集成管理問(wèn)原則真實(shí)性完整性可用性安全性30謝謝！謝謝觀寨看/歡迎下載BY返FAI炮TH盤(pán)IM揚(yáng)EAN壓A秒VIS您ION皮OF景GO浙OD者ONE欄CH繭ERI罷SHE秩SA經(jīng)ND雁THE洋EN待THU示SIA予SM妻THA輔TP窗USH獵ES海ONE經(jīng)TO核S