公文制度和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

鵬達(dá)集團(tuán)公文管理規(guī)定為規(guī)范集團(tuán)用文行為，加強(qiáng)公文管理，保證公文形式的嚴(yán)肅、整潔、統(tǒng)一，提高集團(tuán)公文管理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家相關(guān)辦法及標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，制訂本制度。一、公文種類（一）文件1、集團(tuán)發(fā)文。文號(hào)：鵬達(dá)字[年份]XX號(hào)。2、部室發(fā)文。文號(hào)：鵬達(dá)（部門簡(jiǎn)稱）字[年份]XX號(hào)。3、建設(shè)公司發(fā)文。文號(hào)：鵬達(dá)建字[年份]XX號(hào)。4、房地產(chǎn)公司發(fā)文。文號(hào)：鵬達(dá)房字[年份]XX號(hào)。5、農(nóng)業(yè)科技公司發(fā)文。文號(hào)：鵬達(dá)農(nóng)字[年份]XX號(hào)。如：集團(tuán)辦公室下發(fā)2012年4號(hào)文件，即文號(hào)：鵬達(dá)辦字[2012]4號(hào)。（二）函件。適用于不相隸屬關(guān)系單位之間相互商洽、詢問(wèn)和答復(fù)，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。1、集團(tuán)發(fā)函。文號(hào)：鵬達(dá)函字[年份]XX號(hào)。2、建設(shè)公司發(fā)函。文號(hào)：鵬達(dá)建函字[年份]XX號(hào)。3、房地產(chǎn)公司發(fā)函。文號(hào)：鵬達(dá)房函字[年份]XX號(hào)。4、農(nóng)業(yè)科技公司發(fā)函。文號(hào)：鵬達(dá)農(nóng)函字[年份]XX號(hào)。如：集團(tuán)發(fā)2012年4號(hào)函，即文號(hào)：鵬達(dá)函字[2012]4號(hào)。（三）簽報(bào)。適用于公司內(nèi)部單位或部門向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作請(qǐng)示、報(bào)告等。簽報(bào)不可越級(jí)使用。1、集團(tuán)簽報(bào)。文號(hào)：鵬達(dá)簽字[年份]XX號(hào)。2、集團(tuán)部室簽報(bào)。文號(hào)：鵬達(dá)（部門簡(jiǎn)稱）簽字[年份]XX號(hào)。3、建設(shè)公司簽報(bào)。文號(hào)：鵬達(dá)建簽字[年份]XX號(hào)。4、房地產(chǎn)公司簽報(bào)。文號(hào)：鵬達(dá)房簽字[年份]XX號(hào)。5、農(nóng)業(yè)科技公司簽報(bào)。文號(hào)：鵬達(dá)農(nóng)簽字[年份]XX號(hào)。（四）報(bào)告。適用于向上級(jí)單位或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議或答復(fù)有關(guān)詢問(wèn)等。（五）會(huì)議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。不需下發(fā)的紀(jì)要，不必編寫(xiě)文號(hào)，原件留集團(tuán)辦公室存檔。1、集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要。文號(hào)：鵬達(dá)紀(jì)要[年份]XX號(hào)。2、建設(shè)公司會(huì)議紀(jì)要。文號(hào)：鵬達(dá)建紀(jì)要[年份]XX號(hào)。3、房地產(chǎn)公司會(huì)議紀(jì)要。文號(hào)：鵬達(dá)房紀(jì)要[年份]XX號(hào)。4、農(nóng)業(yè)科技公司會(huì)議紀(jì)要。文號(hào)：鵬達(dá)農(nóng)紀(jì)要[年份]XX號(hào)。二、發(fā)文管理辦公室負(fù)責(zé)公文管理工作，包括公文擬制（部分）、會(huì)商、核稿、簽發(fā)、印制、用印、分發(fā)、發(fā)送與接收、歸檔等內(nèi)容。（一）擬制公文內(nèi)容須符合國(guó)家法律、法規(guī)及集團(tuán)有關(guān)規(guī)定，形式按規(guī)定格式進(jìn)行公文擬制。行文應(yīng)觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，篇幅力求簡(jiǎn)短。（二）會(huì)商（會(huì)簽）對(duì)涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文。主辦部門填寫(xiě)《發(fā)文審批表》，擬稿人簽名確認(rèn)，相關(guān)部門在《發(fā)文審批表》的“會(huì)簽部門意見(jiàn)”欄內(nèi)簽署具體意見(jiàn)，呈交主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。審批表原件由辦公室存檔。（三）核稿擬好的公文一律送辦公室進(jìn)行核稿。由辦公室對(duì)其行文的必要性、內(nèi)容的合理性及行文的方式、文種的使用、格式是否符合規(guī)定進(jìn)行審核，并確定公文的發(fā)送范圍、印制份數(shù)、主題詞和密級(jí)后呈交主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）簽發(fā)簽發(fā)人簽發(fā)審批意見(jiàn)及日期，簽發(fā)日期為發(fā)文日期。（五）印制簽發(fā)人簽批后，由辦公室進(jìn)行編號(hào)、印制和分發(fā)。（六）用印須攜帶前附《發(fā)文審批表》原稿，由辦公室印章管理員審核后即可用印。（七）分發(fā)公文主送范圍為：集團(tuán)各部室、下屬公司、相關(guān)單位；抄送范圍為：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及單位、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。主辦部門可根據(jù)文件情況縮減或擴(kuò)大主、抄送范圍，并將文稿電子版?zhèn)髦赁k公室，由辦公室依據(jù)定稿及發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)。（八）發(fā)送與接收非涉密文件通過(guò)集團(tuán)辦公平臺(tái)（OA）進(jìn)行公布。電子文件要求電子回執(zhí)確認(rèn)；涉密文件以紙質(zhì)文件發(fā)送。發(fā)送時(shí)，接收人員在《發(fā)文簽收表》上登記。（九）文件歸檔公文辦理完畢后，根據(jù)行政檔案管理規(guī)定，要及時(shí)整理歸檔，并做好文件存檔記錄。公文主經(jīng)辦人有責(zé)任將公文涉及的相關(guān)資料收集齊全，并妥善保管。人員調(diào)動(dòng)時(shí)，須做好歸檔材料的交接工作。（十）公文格式1、公文用紙采用標(biāo)準(zhǔn)A4型（210毫米×297毫米），60克～80克的膠版印刷紙或者復(fù)印紙。2、公文版面尺寸公文版心尺寸為：156mm×241mm（不含頁(yè)碼）。頁(yè)邊距上白邊為：28毫米±1毫米，下邊為28毫米±1毫米；左邊為28毫米±1毫米，右邊為26毫米±1毫米。3、公文裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。騎馬訂或平訂2個(gè)，距上下邊各1/4處，無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。4、公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。4.1眉首4.1.1秘密等級(jí)如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。4.1.2緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。4.1.3發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。集團(tuán)發(fā)文標(biāo)識(shí)為“鵬達(dá)集團(tuán)文件”，字體使用小標(biāo)宋體字，采用紅色，每個(gè)字大小不超過(guò)22mm×15mm。4.1.4發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“[]”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。4.2主體4.2.1公文標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。4.2.2主送單位標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送單位名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送單位名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。4.2.3公文正文主送單位名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文內(nèi)容采用3號(hào)仿宋體字，第一層小標(biāo)題采用3號(hào)黑體字。數(shù)字、字母采用3號(hào)TimesNewRoman字。段落間距為固定值30磅。公文的數(shù)字編號(hào)層級(jí)為：一、（一）、1、1.1、1.1.1以后依次類推。4.2.4附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。4.2.5成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“○”。4.2.6公文生效標(biāo)識(shí)單一發(fā)文印章單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦單位印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦單位印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。特殊情況說(shuō)明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。4.3版記4.3.1主題詞“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。4.3.2抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。如主送單位移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送單位。4.3.3印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間位于抄送單位之下（無(wú)抄送單位在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。4.3.4版記中的反線版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。4.3.5版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。5.頁(yè)碼用小4號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，字體為TimesNewRoman，置于版心下邊緣之下一行。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。三、收文管理集團(tuán)各級(jí)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)收到公文的管理，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。（一）簽收、登記辦公室公文管理員接收公文后，須對(duì)公文資料按內(nèi)容類型進(jìn)行登記、編號(hào)。（二）審核辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)公文進(jìn)行審核，并按領(lǐng)導(dǎo)分工批分后，由公文辦理人員送公司主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）辦理公文經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)閱批相關(guān)部門辦理，由公文管理員將文件復(fù)印件送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并要求其在《發(fā)文簽收單》上簽字，由其進(jìn)行公文的具體辦理工作；公文管理員按主管領(lǐng)導(dǎo)批示要求，負(fù)責(zé)相關(guān)事宜的催辦工作。涉及密級(jí)的公文須妥善保管，并交指定的人員閱辦。閱辦人要注意公文的安全、保密和完整性，避免遺失。不得私自帶入家中或轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、抄錄。（四）歸檔辦公室負(fù)責(zé)紙質(zhì)、電子公文的整理歸檔工作。公文原件由辦公室留存歸檔。（五）文件收發(fā)工作流程圖辦公室簽收登記編號(hào)送主管領(lǐng)導(dǎo)閱批按批示內(nèi)容送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人外來(lái)公文辦公室簽收登記編號(hào)送主管領(lǐng)導(dǎo)閱批按批示內(nèi)容送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人外來(lái)公文收文流程收文流程相關(guān)人員閱辦相關(guān)人員閱辦原件存辦公室部門擬稿、負(fù)責(zé)人審核辦公室核稿部門擬稿、負(fù)責(zé)人審核辦公室核稿發(fā)文流程主管領(lǐng)導(dǎo)簽批辦文部門審核相關(guān)部門審批會(huì)簽發(fā)文流程主管領(lǐng)導(dǎo)簽批辦文部門審核相關(guān)部門審批會(huì)簽辦公室編文號(hào)辦公室辦公室編文號(hào)辦公室存檔印發(fā)公文（OA平臺(tái)電子版）附件1：收文登記表收文時(shí)間順序號(hào)文件受控號(hào)來(lái)文單位文件編號(hào)轉(zhuǎn)出或傳閱單位催辦備注附件2：發(fā)文登記表本表編號(hào)：?jiǎn)挝唬盒蛱?hào)文件編號(hào)文件名稱文件份數(shù)發(fā)文日期擬稿人簽名123456789101112131415161718附件3：發(fā)文簽收單文件名：日期：年月日編號(hào)接文單位（個(gè)人）件數(shù)備注收件人編號(hào)接文單位（個(gè)人）件數(shù)備注收件人編號(hào)接文單位（個(gè)人）件數(shù)備注收件人115292163031731418325193362034721358223692337102438112539122640132741142842附件4：發(fā)文審批表發(fā)文審批表文件名稱發(fā)文編號(hào)密級(jí)文件起草單位擬稿人職務(wù)辦公室意見(jiàn)年月日會(huì)簽部門意見(jiàn)⒈年月日⒉年月日⒊年月日⒋年月日領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)年月日主題詞：抄送：打?。盒：耍捍鏅n（）份共印份注：密級(jí)分為秘密機(jī)密特密三個(gè)等級(jí)鵬達(dá)集團(tuán)文件鵬達(dá)集團(tuán)文件鵬達(dá)字[2012]1號(hào)關(guān)于XXXXXX的通知XXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXX：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1、XXXXXX2、XXXXXX二○一一年九月一日主題詞：XXXXXXXXX抄送：xxxxxxxx鵬達(dá)集團(tuán)辦公室年月日印發(fā)附件6：簽報(bào)簽報(bào)鵬達(dá)集團(tuán)部（室）鵬達(dá)簽[]號(hào)領(lǐng)導(dǎo)批示：呈報(bào)：呈報(bào)部門負(fù)責(zé)人：會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人：標(biāo)題擬稿人辦公室審核人電話辦公室經(jīng)辦人附件7：鵬達(dá)函字[]號(hào)地址：北京市豐臺(tái)區(qū)張儀村路甲22號(hào)郵編：100071電話真址：Email：admin@附件8：鵬達(dá)鵬達(dá)集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要鵬達(dá)紀(jì)要[]號(hào)會(huì)議名稱：會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主持：出席人員：列席人員：會(huì)議內(nèi)容：主持人簽字：記錄人：年月日主題詞：抄送：鵬達(dá)集團(tuán)辦公室年月日印發(fā)鵬達(dá)集團(tuán)外來(lái)文件處理表來(lái)文單位來(lái)文時(shí)間來(lái)文名稱文件編號(hào)辦公室意見(jiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)責(zé)任部門落實(shí)情況落實(shí)結(jié)果備注印鑒管理制度為規(guī)范印鑒的管理，強(qiáng)化印鑒使用的流程建設(shè)，保證集團(tuán)各類印章的使用安全，特制訂本制度。第十八條印鑒種類(一)印鑒：集團(tuán)及下屬分、子公司，向主管機(jī)關(guān)登記的印章或指定業(yè)務(wù)專用章。(二)職章：刻有集團(tuán)董事長(zhǎng)、總裁及下屬分、子公司負(fù)責(zé)人、法人或總經(jīng)理職銜的印章。(三)部門章：刻有集團(tuán)部門（含下屬單位）名稱的印章。第十九條用章權(quán)限（一）集團(tuán)總部事務(wù)類（行政辦公、外聯(lián)事務(wù)、物資領(lǐng)用等）用章，須填寫(xiě)《用章申請(qǐng)單》，經(jīng)集團(tuán)辦公室主任審批同意后，方可用章。（二）集團(tuán)總部合同類（房屋租賃、對(duì)外協(xié)議等）用章，用章部門須填寫(xiě)《用章申請(qǐng)單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)集團(tuán)辦公室主任審批，經(jīng)其簽字同意后，報(bào)集團(tuán)總裁簽字同意后，方可用章。（三）集團(tuán)各板塊、下屬分/子公司用章權(quán)限參照集團(tuán)總部制訂，并結(jié)合各自工作和業(yè)務(wù)實(shí)際制定與之相契合的有關(guān)用章審批權(quán)限及流程規(guī)定的實(shí)施細(xì)則，報(bào)集團(tuán)辦公室審批通過(guò)后，由集團(tuán)辦公室下發(fā)《規(guī)定》，方可執(zhí)行。第二十條印鑒使用（一）集團(tuán)各單位、各部門一把手，對(duì)其所轄范圍內(nèi)的各類印鑒負(fù)責(zé)。對(duì)于符合流程規(guī)定的正常用章，應(yīng)積極配合；對(duì)于不符合審批流程、情況不明尚存風(fēng)險(xiǎn)的用章要求，應(yīng)堅(jiān)決拒絕。因違規(guī)用章，造成后續(xù)問(wèn)題的，一切后果由用章人和用章審批人負(fù)責(zé)。（二）用章流程。集團(tuán)任何需要蓋印的文件、合同等材料，用章人須嚴(yán)格按照用章審批權(quán)限規(guī)定，持《用章申請(qǐng)單》履行逐級(jí)審批手續(xù)。未按審批流程，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的任何材料，印章管理員一律不予加蓋。任何情況，不得出現(xiàn)在空白介紹信或空白紙上蓋章的情況。（三）評(píng)審用章。對(duì)于按照集團(tuán)規(guī)定須部門評(píng)審的資料，用章人須嚴(yán)格履行評(píng)審手續(xù)，凡僅憑董事長(zhǎng)、總裁簽字或電話通知許可用章，而未見(jiàn)評(píng)審單，辦公室有權(quán)拒絕加蓋印章。董事長(zhǎng)、總裁在《用章申請(qǐng)單》上特殊標(biāo)注“無(wú)需部門評(píng)審”情況除外。（四）原則上，集團(tuán)印鑒不得外借或攜帶外出。對(duì)于需外借或攜帶外出的，用章人須在履行用章審批流程的基礎(chǔ)上，經(jīng)所在單位（部門）主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)；原則上，如果印鑒被外借或攜帶外出，須在借出或帶出當(dāng)日歸還，嚴(yán)禁夜間滯留在借用人手中；印鑒保管人員負(fù)責(zé)及時(shí)督促檢查借用者是否按時(shí)歸還。如遇有特殊情況，須報(bào)單位負(fù)責(zé)人或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。（五）印章保管員，須設(shè)《印章使用登記表》，對(duì)每一次用章做好使用記錄；需要借出時(shí)，同樣須在具備齊全審批手續(xù)的前提下，做好借用記錄。（六）印章管理員須熟悉用章審批流程，且在每次用章前，仔細(xì)核對(duì)審批信息，確認(rèn)無(wú)誤后，方可蓋章。第二十一條印鑒保管（一）集團(tuán)辦公室應(yīng)對(duì)所有印章建立臺(tái)帳進(jìn)行統(tǒng)一備案管理。同時(shí)，根據(jù)印章的種類和使用情況，由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指定負(fù)責(zé)印章保管部門。保管印章的部門須指派專人負(fù)責(zé)管理印章。（二）集團(tuán)下屬分、子公司所有印章須在本單位辦公室做備案管理，同時(shí)將本單位《印章使用登記表》每月25日之前上報(bào)集團(tuán)辦公室。（三）印章應(yīng)安全存放，應(yīng)有專門的檔案柜進(jìn)行保存。保管印鑒的地方（桌、柜等）要牢固加鎖，使用后要及時(shí)收存鎖好；不得將印鑒隨意放置。（四）印章保管員，須嚴(yán)格遵守保密制度，按流程和規(guī)矩辦事；集團(tuán)所有印章管理員姓名及聯(lián)系方式須由集團(tuán)辦公室做備案管理。第二十二條印鑒刻制與廢止（一）集團(tuán)各部門及下屬分、子公司（部門）因公需要新刻、加刻公章的，須先簽報(bào)申請(qǐng)，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理/部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)同意后，由辦公室負(fù)責(zé)辦理，其它人員不得擅自刻制，并將刻章情況報(bào)備集團(tuán)辦公室。（二）集團(tuán)各級(jí)辦公室新刻印鑒須及時(shí)辦理備案手續(xù)。公章辦理備案手續(xù)后，各單位方可使用；部門業(yè)務(wù)章刻制后由本單位辦公室辦理備案手續(xù)后，各部門方可使用。（三）集團(tuán)（下屬單位）的印鑒在遇到遺失、損毀、被盜時(shí)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)迅速向本單位最高領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面情況說(shuō)明，領(lǐng)導(dǎo)須迅速給出處理意見(jiàn)。附件1：用章申請(qǐng)單用章申請(qǐng)單年月日用章事由申請(qǐng)人事由詳述規(guī)模印章類型公章合同章法人章份數(shù)總裁審批：辦公室主任審批：部門領(lǐng)導(dǎo)審批：蓋章人：附件2：印章使用登記表印章使用登記表本表編號(hào)：序號(hào)用章理由審批領(lǐng)導(dǎo)用章單位蓋章人借出時(shí)間歸還時(shí)間備注第四節(jié)證照管理制度為加強(qiáng)集團(tuán)證照管理，規(guī)范證照使用，確保證照安全，特制訂本制度。第二十三條證照使用（一）集團(tuán)證照主要包括：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、安全生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書(shū)、體系認(rèn)證書(shū)以及各類人員崗位證書(shū)等。（二）集團(tuán)總裁、下屬分/子公司總經(jīng)理對(duì)證照的使用和保管負(fù)責(zé)。（三）使用證照時(shí)，使用單位或個(gè)人須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》，經(jīng)集團(tuán)/本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。（四）辦公室須由專人負(fù)責(zé)證照管理。集團(tuán)辦公司須對(duì)集團(tuán)范圍內(nèi)所有證照做備案管理。證照管理員須建立統(tǒng)一臺(tái)帳，并做好證照使用記錄。第二十四條證照保管（一）集團(tuán)（下屬分、子公司）證照須由總裁（總經(jīng)理）辦公室專人保管，未經(jīng)總裁（總經(jīng)理）同意，不得擅自委托他人保管，更不允許任何私自動(dòng)用。（二）證照保管人須遵守保密原則，嚴(yán)格按照規(guī)定保管，平時(shí)將其鎖于保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得隨意放置，確保證照安全。第二十五條證照年檢與變更（企劃部？？）（一）辦公室須設(shè)專人嚴(yán)格按照當(dāng)?shù)毓ど叹帜陮彆r(shí)間期限，負(fù)責(zé)所轄范圍各類證照的年檢與變更工作。集團(tuán)下屬分、子公司須將年檢結(jié)果報(bào)至集團(tuán)辦公室。（二）年審期間，年檢人員須對(duì)集團(tuán)及下屬分、子公司證照、印鑒等重要資料，妥善保管、安全攜帶。（三）負(fù)責(zé)證照年審的人員網(wǎng)上填報(bào)年審表時(shí)，須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總裁、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行申報(bào)，且須嚴(yán)格按營(yíng)業(yè)執(zhí)照內(nèi)容填寫(xiě)，不得有誤。（四）年審中，各單位如遇手續(xù)等問(wèn)題隨時(shí)向集團(tuán)辦公室、財(cái)務(wù)部或法務(wù)部咨詢，不要擅自決定申報(bào)。如需集團(tuán)辦公室出面處理解決的，需以書(shū)面形式將情況報(bào)告本企業(yè)總經(jīng)理，并由總經(jīng)理簽字同意。（五）對(duì)于證照（資質(zhì)證書(shū)等）需要變更內(nèi)容時(shí)，辦公室須嚴(yán)格遵照各項(xiàng)審批手續(xù)執(zhí)行，如集團(tuán)級(jí)證照內(nèi)容變更須有總裁簽字確認(rèn)的書(shū)面材料為據(jù)；集團(tuán)下屬分、子公司證照內(nèi)容變更，須有總經(jīng)理簽字確認(rèn)以及相關(guān)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的書(shū)面材料為據(jù)。附件1：證照使用申請(qǐng)單證照使用申請(qǐng)單年月日使用事由證照名稱申請(qǐng)人使用日期總裁（總經(jīng)理）審批：辦公室主任審批：部門領(lǐng)導(dǎo)審批：申請(qǐng)人：附件2：證照使用登記表證照使用登記表本表編號(hào)：序號(hào)證照使用事由審批領(lǐng)導(dǎo)使用單位/部門使用人借出時(shí)間歸還時(shí)間備注第五節(jié)檔案管理制度為進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)檔案管理，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)發(fā)展中的作用，特制訂本制度。第二十六檔案收集（一）集團(tuán)檔案管理工作歸口為集團(tuán)辦公室，其對(duì)下屬分、子公司檔案管理工作負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)和管理職能。（二）集團(tuán)各部門、下屬子/分公司（部門）均應(yīng)指定檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔等管理工作，且應(yīng)保持人員相對(duì)穩(wěn)定。（三）集團(tuán)各部門、下屬分/子公司須于次年三月份前，將上一年所有檔案上交集團(tuán)辦公室統(tǒng)一存檔（其中含財(cái)務(wù)檔案，不含建筑施工檔案。后者由建設(shè)公司自行保管）。（四）收集范圍1、集團(tuán)繕印發(fā)出的公文。2、重要會(huì)議材料，如會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、影像資料等。會(huì)議資料由主辦單位（部門）收集并負(fù)責(zé)移交本單位辦公室歸檔；根據(jù)密級(jí)核定，將有關(guān)材料移交集團(tuán)辦公室歸檔。3、本單位（部門）工作計(jì)劃、項(xiàng)目方案、與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等。4、本單位公關(guān)活動(dòng)、企業(yè)文化活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作中的批示、講話、題詞、照片、錄音、錄像等文件資料。5、記錄本單位歷史沿革、發(fā)展變化的資料（錄音、錄像、照片等）。第二十七條密級(jí)核定（一）檔案分密級(jí)與非密級(jí)兩類，密級(jí)分特密、機(jī)密、秘密三級(jí)。（二）集團(tuán)各部門檔案，由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)密級(jí)核定。（三）集團(tuán)下屬分、子公司及其部門檔案，由本單位總經(jīng)理負(fù)責(zé)密級(jí)核定；初核為“機(jī)密”級(jí)別以上的文件，須報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核。第二十八條歸卷要求（一）集團(tuán)各單位、各部門須建立健全日常歸檔制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專人集中統(tǒng)一保管，并認(rèn)真填寫(xiě)“檔案管理清單”。（二）集團(tuán)各單位、各部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料歸檔使用的“案卷類目”，“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編寫(xiě)條款號(hào)。各級(jí)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款順序存放。（三）承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文件材料，收集齊全，加以整理，送交檔案管理人員歸檔。第二十九條檔案立卷（一）集團(tuán)部門及下屬公司部門立卷工作由所在部門兼職檔案管理員具體負(fù)責(zé)，同時(shí)接受本單位辦公室檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案、文書(shū)的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。各級(jí)辦公室（檔案室）檔案員應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)需要，編寫(xiě)“案卷目錄”?！鞍妇砟夸洝钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，例如：證照類、文件類、合同類、活動(dòng)類等。（三）立卷時(shí)，要求把檔案的批復(fù)、正本、底稿、底片、備份電子檔、主件、附件收集齊全，以保持檔案材料的完整性。（四）要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，須及時(shí)立卷歸檔。（五）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合一立卷，絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切關(guān)系，也可隨同絕密文電立卷。（六）不同年度的檔案文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議的開(kāi)幕年立卷。（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)分別區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（八）卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按序列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。（九）文書(shū)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作應(yīng)在次年的3月底之前完成，設(shè)備檔案立卷應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)完成；基建檔案的立卷工作應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。（十）各級(jí)檔案管理員要對(duì)所有檔案目錄詳細(xì)編寫(xiě)電子文檔目錄，做到檔案與目錄相符。第三十條檔案借閱、復(fù)制（一）集團(tuán)檔案的借閱、復(fù)制1、密級(jí)檔案禁止調(diào)閱、復(fù)制、外借，確因工作需要須經(jīng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理。2、因工作需要查閱、借出、復(fù)制集團(tuán)非密級(jí)檔案時(shí)，應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱（底片不能借出檔案室）。3、集團(tuán)各下屬企業(yè)總經(jīng)理借閱、復(fù)制集團(tuán)檔案室非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)，因工作需要復(fù)制的，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)制、發(fā)放，不得擅自復(fù)制。4、除總經(jīng)理外的企業(yè)人員借閱集團(tuán)檔案室非密級(jí)檔案，應(yīng)由下屬企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，通過(guò)集團(tuán)檔案管理員辦理借閱手續(xù)，因工作需要復(fù)制的，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)制、發(fā)放，不得擅自復(fù)制。5、非集團(tuán)企業(yè)內(nèi)人員因相關(guān)業(yè)務(wù)需借閱、復(fù)制密級(jí)、非密級(jí)檔案時(shí)，需集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱、復(fù)制。（二）集團(tuán)下屬分、子公司內(nèi)部檔案（非密級(jí)）借閱1、確因工作需要查閱企業(yè)檔案時(shí)，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱，如需借出、復(fù)制，應(yīng)辦理借閱、復(fù)制手續(xù)（底片不能借出檔案室）。2、總經(jīng)理辦公會(huì)成員、辦公室主任借閱檔案可直接通過(guò)檔案管理人員辦理手續(xù)，可以借閱、復(fù)制。3、公司其他人員因工作需要需借閱、復(fù)制檔案時(shí)，需經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱、復(fù)制手續(xù)。第三十一條檔案銷毀（一）經(jīng)過(guò)鑒定后，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值或保管期限已滿失去利用價(jià)值需銷毀的檔案，須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，并