豐田汽車高效工作方法

高效的工作方法數(shù)字化企業(yè)TFTM的工作當中必要的知識和技巧工作成果業(yè)務(wù)知識?技巧價值觀?行動準則T

F

T

M?問題解決法?專業(yè)知識?TOYOTAWAY（?TFTMWAY）一般?PC?外語?商務(wù)禮儀?工作態(tài)度?PDCA

?日程管理?文件的書寫方式此次講義實施的內(nèi)容分組討論各組按下列重點，分為「上司的視角」，「部下的視角」就TFTM現(xiàn)存的問題進行討論和歸納。（加入具體實例）

①

接受工作指示（PDCA）

②匯報?聯(lián)絡(luò)?商談

③

日程管理

④

資料制作（書寫方式）＜時間安排＞

25min：討論

15min：發(fā)表1.PDCAAction（對策）Do（實施）Check（評價）Plan（計劃）接受指示PD

C

A計劃階段的重要性時間1.PDCA通過制作切實的P（計劃）、縮短D（實施）C（確認?反思省)A（處理）所需要的時間問題對應(yīng)?改善計劃需要較多時間按照計劃完成、不必花費多余的時間1.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）

接受指示的同時，需把握開展工作的狀況

不要打斷對方的講話，認真聽到最后。如有疑問應(yīng)等對方講完再問。

記錄要點。

將內(nèi)容歸納為5W2H※，簡單重復(fù)。?Ｗｈａｔ（內(nèi)容）…做什么？?Ｗｈｅｎ（時間?期限）

…何時進行，何時完成？?Ｗｈｅｒｅ（地點?擔(dān)當部門）

…在何處進行？?Ｗｈｙ（目的）

…為何進行？?Ｗｈｏ（擔(dān)當，負責(zé)）

…誰負責(zé)，和誰一同進行？?Ｈｏｗ（方法?手段）…用什么方法進行？?ＨｏｗＭｕｃｈ（數(shù)量）…金額？所需數(shù)量？＜接受指示的方法＞1.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）

接受指示的同時，了解開展工作的狀況＜把握現(xiàn)狀＞

收集相關(guān)信息，并進行整理（保證完整，準確）?把握過去實施過的內(nèi)容?確認所需花費的時間?通過交接工作和已有的報告書，使問題※明朗化*重點

在下面的P（計劃）中商討對策1.PDCA（2）Plan（計劃）

接受指示的同時，了解開展工作的狀況

在把握工作目的?期限等５Ｗ２Ｈ相關(guān)信息的基礎(chǔ)上進行工作計劃。

針對委派的工作（問題）考慮對策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計劃中。

考慮工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。

向上司和老員工確認，商量計劃達成的可行性。*重點

要反復(fù)思考接受的工作（問題點），「為什么」會發(fā)生。（3）Do（實施）

按照計劃確實實施

一邊有意識思考工作的目的一邊開展工作。

實施過程中保持與相關(guān)部門的溝通。

根據(jù)狀況向上司進行中間匯報。

狀況有變時，重新討論計劃。（4）Check（評價）

是否達到目的要進行評價和反思

未能按照計劃實施→調(diào)查原因（5）Action（對策）

考慮更好的對應(yīng)策略，達到標準化

向上司及相關(guān)人員匯報

將評價結(jié)果反映到下次的計劃、進行「改善」

防止再次發(fā)生。1.PDCA▽合理的P（計劃）、可以使D、C、A有效進行。

但是，計劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？

▽計劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關(guān)人員能夠一同確認而制定的書面日程，將進展狀況可視化非常重要▽為此理解和掌握「業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧」是非常必要的。重點1.PDCA管理者的作用1.PDCA▽（指示時）準確的對部下指示「終點（=目標）」＜什么、多少，何時＞

×具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部交給部下，不能達到人才培養(yǎng)的目的。▽親自確認Plan階段是部下是否認真考慮了工作內(nèi)容（時而溫和、時而嚴厲）

×因為工作忙，不仔細看內(nèi)容▽通過推廣好事例，提高公司整體的能力和效率。＜「標準化」「橫向展開」＞2.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談

①制定計劃時（Ｐ）?當不清楚上司的指示內(nèi)容時?自己制作的計劃是否切實可行，需要與上司，老員工進行確認，協(xié)商?在制定計劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問題時應(yīng)向上司匯報，進行協(xié)商

②實際實施時（Ｄ）?實施時間較長（1周以上）時，應(yīng)對進行狀況進行中間匯報?根據(jù)狀況與相關(guān)部門進行溝通，并將結(jié)果向上司和老員工切實匯報（1）匯報?聯(lián)絡(luò)?商談的時機③完成時（Ｃ?Ａ）?工作結(jié)束時，應(yīng)立即進行匯報

④情況發(fā)生變化時?因個人原因想變更指示內(nèi)容時?上司以外的其他人委派工作時（特別是其他部門及公司外部人員）

?產(chǎn)生不良后果和出現(xiàn)問題時?由于自己的失誤，有可能引發(fā)問題時?當認為不能按期完成時（1）匯報?聯(lián)絡(luò)?商談的時機2.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談（2）匯報?聯(lián)絡(luò)?商談的方法2.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談①直接向發(fā)出指示的人進行匯報②根據(jù)情況用文件和便條進行匯報。?內(nèi)容復(fù)雜的?有必要記錄存檔的

?需要向他人匯報的③根據(jù)狀況，也可用ｅ－ｍａｉｌ進行匯報。

※發(fā)送方須注意）對重要事項必須以書面或當面說明

※接收方須注意）需要答復(fù)的內(nèi)容必須回復(fù)④正確?簡潔?完整的匯報。?預(yù)告匯報的主題。（?有關(guān)XX

的匯報?）?最先從結(jié)果，然后對理由和經(jīng)過簡練的講述。（5W2H）?不要將事實和自己的意見混淆。▽為在準確的時間內(nèi)能夠向上司匯報１．提前預(yù)定上司的日程２．填寫到自己制作的日程表里?即：日程管理！▽考慮對方的狀況?立場?關(guān)心事項

在適宜的時間匯報適宜的內(nèi)容重點2.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談▽貫徹實施日程管理▽培養(yǎng)部下養(yǎng)成「匯報?聯(lián)絡(luò)?商談」的習(xí)慣，通過、

持續(xù)適宜的指導(dǎo)，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種「上司在座位上，好象有時間」，就去商談的不良習(xí)慣管理者的使命2.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談3.日程管理◆

日程管理的目的是？為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進展情況（問題、課題的視覺化）3.日程管理◆

很好的進行日程管理有什么好處？本人和相關(guān)人員在實施之前對“誰”、“做什么”、“什么時候之前完成”、“如何實施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報告業(yè)務(wù)量較大的時期使相關(guān)部門人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系＜責(zé)任?分擔(dān)＞）3.日程管理（1）關(guān)于細化到詳細的“實施項目”的系統(tǒng)圖（2）應(yīng)注意將“實施項目”沿時間軸（日程表的橫軸）配置的方法項目小項目1234567891011全體日程（報告?決裁）企劃公司的經(jīng)營環(huán)境ToyotaWay▼部長決裁▼総経理決裁聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見▼

聽取總經(jīng)理的意見資料制作▼

報告總經(jīng)理信息收集制作文本聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見（1）（2）3.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖???將工作按照一定邏輯進行劃分

「抽象概念?具體工作」的分解手法▼通過「SoHow（下一步應(yīng)如何進行）」的邏輯展開，將課題分解為各個具體工作▼實施最后一項工作后、一定可以達成目標3.日程管稀理（1）系統(tǒng)圖必須要做疼的工作（例：研暗修企劃）內(nèi)容企寒劃決定時能期決定地艙點決定實麥施對象詢問有努經(jīng)驗者決定講早師???調(diào)查全公叉司活動日說程???決定対象人數(shù)收集舉辦場所憐信息決定并逢預(yù)約舉畫辦場所SoH箏owSoH敵owStep錘1：篩選出儀完成工香作的大闖項目Ste五p2：細分大項蘭目、篩選制作溜出詳細的遵實施項目調(diào)查管理層日程3.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做許的工作（例：研豪修企劃）內(nèi)容企劃決定日細期決定地機點決定實膽施對象詢問有曲經(jīng)驗者決定講柴師調(diào)查全蕉公司活闊動日程調(diào)查經(jīng)掉營層日貨程???決定對退象人數(shù)舉辦場所侵信息收集預(yù)約舉盛辦場所內(nèi)容企劃時期決定場所決定▽決定實施對對象詢問有經(jīng)掛驗者調(diào)查全公拼司活動日山程調(diào)查經(jīng)萍營層日猾程???決定對侍象人數(shù)舉辦場現(xiàn)所信息令收集決定?玩予約大項目3.日程管理（1）系統(tǒng)圖1）沒有疏諷漏、沒唯有重復(fù)璃的細分淚工作項兩目2）工作細厲分到什途么程度注意點3.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點①：考慮細分怒工作的突滅破口、篩選實淋施項目通過「5W2H」「4M」找到突破佛口進行研修決定內(nèi)襲容決定日微程決定地隊點決定人員決定預(yù)憂算（What踩)（Whe鬧n)（Whe瞇re)（Who何)（How反Mu賓ch)3.日程管劫理（1）系統(tǒng)圖（參考）所謂4M？特別適用虎于制造行寒業(yè)的工作兩人員①Man（人）②Machi舅ne（設(shè)備/物品）③Mate閑ria催l（材料）④Meth劈燕od（方法）3.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考質(zhì)）5W2H的應(yīng)用稅事例1）Wha扔t2）Why3）Wher旗e4）Whe困n5）Who6）How7）How爛Much：經(jīng)營方削針、商車品、廣準告內(nèi)容易、系統(tǒng)弓、零件、活戚動、培訓(xùn)換內(nèi)容：目的、期渡待、理由、原因：地區(qū)、場盒所、事業(yè)擔(dān)機構(gòu)、組寸織等：年、非期、月固、日、：客戶、勢相關(guān)人鏡員、競且爭對手袋、資格、能力水墾平：系統(tǒng)、淡方法、苦規(guī)則、賀標準：金額、油數(shù)量、剖件數(shù)、率等3.日程管慕理（1）系統(tǒng)圖重點②：確認大項膨目是否歸扁納了子項章目的內(nèi)容例）實施培訓(xùn)決定內(nèi)各容決定日程決定地點重點③：統(tǒng)一同層拔次之間的原具體程度不好的葬事例）實施研修制作當秀日主持弊的講稿省概要決定日屢程決定地點和同層仔次之間險有差異（1）系統(tǒng)圖＜細分的苦標準＞細分工綁作，直應(yīng)到明確色以下內(nèi)酒容：◆必須進雀行的工豎作有哪博些◆具體的譯成果是委什么①明確每個項目流是否完成②能夠明確個向其他相醋關(guān)人員爪可以明永確實施歡項目③以每周滋為單位細分各個算項目日程要具兵體到：3.日程管躲理（2）考慮時蟻間的日饅程制作珍方法3.日程管糖理實施內(nèi)容注意點Step1◆整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實施項目、考慮項目順序[1]確認前后項目的關(guān)系Step2◆確認能否及時完成業(yè)務(wù)[2]使用最快的途徑(criticalpath）Step3◆按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實施日期Step4◆將實施項目放入日程[3]確認制約條件（2）考慮時鑼間的日勸程制作教方法3.日程管耍理[1]所謂前后顏關(guān)系???明確區(qū)堪分準備利項目和市后續(xù)項猴目（準備項聰目）實施某梁項目之糟前必須志完成的丹項目（后續(xù)項庸目）某項目不神實施就無窮法實施的陷項目（2）考慮時山間的日存程制作堡方法3.日程管理[2]最短途應(yīng)徑???是指從滲實施到醋結(jié)束所蝕花費的配最短的決時間◆明確最短此途徑后與賽要求的工信作期限作扎對比?！羧绨l(fā)現(xiàn)不暈?zāi)茉谄谙拚鋬?nèi)完成，棚則需縮短熱時間[3]所謂制騰約條件???會議日程埋、上司日困程及和其警他部門的驅(qū)關(guān)系3.日程管練理-Ca三seS茄tudy唇-你現(xiàn)在工是TFTM培訓(xùn)的城負責(zé)人。從2月份開始偷負責(zé)集體絲式外出培訓(xùn)奏的工作?！娟P(guān)于培訓(xùn)維目前了解飯的情況】▼必須從現(xiàn)娃在開始考鉤慮培訓(xùn)的固內(nèi)容（也就是極說、資料制作剃負責(zé)人、何講師都沒箱有決定）▼現(xiàn)在以顯你的能第力來看汁，2周后可匙以向經(jīng)躺管會提絮交決裁【條件】▼在2月末的經(jīng)若管會上必舅須匯報此絕次培訓(xùn)的觀整體企劃▼外出培訓(xùn)禮時間為4月3?4日2天3.日程管理-C彩ase褲St圾udy耕-在這種耳情況下軟，你作胸為負責(zé)倘人必須純制作出2月-4月的業(yè)務(wù)鎮(zhèn)日程表。請設(shè)想業(yè)兼務(wù)內(nèi)容，風(fēng)實際制作驢一份日程?！緯r間】?個人思考：10m摧in?小組間確妥認：15m信in【參考（提示）：培訓(xùn)企都劃、運潮營方面懲必須做舌的工作】3.日程管背理-Ca糞seS政tudy槽-<企劃>?決裁企梨劃?委托相關(guān)催責(zé)任人（各部門?外包）制作資料?委托、摧調(diào)整公夕司內(nèi)部濤講師?制作資料?上司最置后確認<運營>?確定場所?給各部允門發(fā)通變知?統(tǒng)計出墾席情況?翻譯資邁料（外包或在聯(lián)公司內(nèi)部妹進行）?給參加培宰訓(xùn)人員詳搬細日程通蠻知?資料印踐刷?召集和組森織當天運沈營的事務(wù)要局人員3.日程管燦理▽為了能在嘉準確的時好間向上司饑匯報１．事前確認婦好上司的映日程２．將上司舒的日程笨放入自提己的日饞程中▽認真、細盲致的研究溫應(yīng)形成什鐘么樣的業(yè)概務(wù)流程重點3.日程管理▽確認部下甩制作的日涌程表：「業(yè)務(wù)流莊程」是否明確▽確認能否福按日程推合進工作（特別是闖匯報、各工作開督展的具嶼體時間補等）=是否切實蔬的實施了專工作管理者的墾作用（1）首先4.文件的加書寫方擔(dān)式◆不清楚等究竟想擺說什么演內(nèi)容◆信息量灶太大◆全是文字詳，沒有讀哨下去的興孔趣◆資料不珍美觀你是否厚被上司州這樣說唇過？（1）首先4.文件的好書寫方變式那么，適什么是喚讓人一崗目了然傍的資料繩呢？◆將想說的膚事情總結(jié)在一芬張紙內(nèi)、黑通過圖形上化表達，尼并讓任何高人都能一悅目了然（資料的枕可視化）使用這辣樣的資太料進行掌說明，席立刻可浪以讓對夕方：①了解把握弱整體狀況②了解各項濫目的內(nèi)容③了解項粗目之間晌的關(guān)系（2）資料制卵作的具叼體Step4.文件的儀書寫方屢式文本的座制作資料的絕制作Ste宅p1：明確資料擁制作的“洋需求”Ste爹p2：「題目（向誰傳達率什么」的設(shè)定Ste般p3：「文本」的構(gòu)成Step刺4：「資料格豈式」的決定Step墓5：各構(gòu)成妥要素的彈決定Step衫6：檢查資部料整體（3）每個Ste且p的重點4.文件的量書寫方但式Ste苗p1：明確資料爺制作的“擱需求”◆從重要度枯、緊急度漆的觀點考英察「為什么需崗要這個資凡料」◆對于需求摸較低的資逗料應(yīng)重新悄討論一下貍制作的必桌要性Ste退p2：「題目（向誰傳宿達什么」的設(shè)定◆明確向“誰”傳達“什么”（3）每個Ste北p的重點4.文件的吼書寫方車式Ste夾p3：「文本」的構(gòu)成(1)確認屬性▼基礎(chǔ)數(shù)據(jù)立（性別、斷年齡等）▼心理的召距離（肯定?央否定）▼專業(yè)性（履歷、經(jīng)澤驗、專業(yè)返等）▼對方所絡(luò)處的位柏置（公司、圖部署、耕職位、豎擔(dān)當業(yè)皇務(wù)等）▼關(guān)心、問感興趣號的對象（擅長領(lǐng)確域、喜膊歡的話萬題）▼性格（重視過程?重視結(jié)慶果等）(2)根據(jù)屬改性得出嘆的需求（3）每個Step的重點4.文件的書惱寫方式Step鴨4：「資料格窮式」的決定[資料格去式的重奇點][1]將思考的需流程可視貍化?加框圖?注意視郵線的移須動（左?右晴、上?下棋）（3）每個Ste配p的重點4.文件的感書寫方季式Ste熄p4：「資料格竄式」的決定[資料格盡式的要刮素][2]平衡各構(gòu)恨成要素?決定大體迫的格式、碰進行空間餐的分配?給重要度殺較高的內(nèi)血容分配更捏多的空間[3]使文件匪簡潔明垮朗?設(shè)置適當?shù)挠噤h白（3）每