文書與檔案管理電子教案

文書與檔案管理

電子教案

潘春勝主編

第一章緒論［教學目的、要求］

通過本章教學，使學生們熟悉文書與檔案管理的組織機構，明確文書檔案人員的基本素質與技能要求；掌握文書與檔案，文書工作與檔案管理的含義及相互關系。［教學重點和難點］

文書工作與檔案管理的基本含義及相互關系，工作要求。

［知識結構圖］總論文書與管理文書工作與檔案管理組織機構與人員素質第一節(jié)文書與檔案［教學重點與難點］1.文書與檔案的含義2.文書與檔案的聯(lián)系和區(qū)別

一、文書與檔案的含義（一）文書的含義文書是國家機關、團體、企事業(yè)單位和個人在社會實踐活動中，為了一定的目的而形成的具有一定格式，用以處理各種事務，溝通各種關系而形成的所有文字材料的總稱。

從文書的含義中可使學生了解以下四點：1.

文書是一種書面材料2.

文書具有一定的格式3.

文書具有實用性4．文書的主體主要是黨和國家機關、團體、企事業(yè)單位和個人。

文書的含義，用示意圖表示為：文書行為主體一定格式文字材料檔案是機關組織和個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來的對日后工作有一定查考利用價值的文字、圖表、照片、聲像及其他各種方式和載體的記錄材料。（二）檔案的含義從檔案的含義中，可使學生了解以下四點：1．檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的2．檔案是保存起來的有查考利用價值的記錄材料3．檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的4．檔案是人們的社會活動的原始記錄

檔案的含義，用示意圖表示為：檔案機關組織、個人查考、利用、價值記錄材料表現(xiàn)形式：文字、圖表、聲像、照片二、文書與檔案的相互關系聯(lián)系區(qū)別1．功用相同2．物質載體相同3．內容和格式相同4．二者互為條件1．性質不同2．形式不同3．效用不同（一）文書與檔案的聯(lián)系1．二者的功用相同。文書是現(xiàn)實活動的記錄，用于處理各種事務，溝通各種關系；檔案是保存起來的歷史活動記錄，用于日后工作的查考和利用。2．二者的物質載體相同。歷史上文書與檔案的主要載體是龜甲、獸骨、羊皮、竹木、絹帛、紙張等，現(xiàn)代發(fā)展到膠片、磁帶、磁盤、光盤等，由于二者載體相同，記錄在載體上的方法也相同。如印刷、曬制、攝影、錄音、錄像等。3．二者的內容和格式相同。檔案直接來源于文書，檔案是由文書轉化而來的，人們常說，“今天”的檔案就是“昨天”的文書，“今天”的文書可能就是“明天”的檔案，這句話概括了檔案與文書之間的密切關系，因此說，兩者的內容與格式完全相同。4．二者互為條件。文書與檔案是密不可分的有機整體。文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。沒有文書也就沒有檔案。在某些情況下，文書也要通過查考檔案后才能形成和制發(fā)，檔案為文書的形成提供了依據(jù)和參考。

（二）文書與檔案的區(qū)別1．二者的性質不同。文書是具有現(xiàn)行效用的信息，在處理公務方面具有針對性、指導性和執(zhí)行性；檔案是機關組織和個人在社會活動中積累、保存起來的信息，具有原始記錄性。在日后工作查考、科研方面具有憑據(jù)性、參考性和借鑒性，并向全社會提供利用，發(fā)揮著實際效益。2．二者的形式不同。文書是在處理現(xiàn)行事務中不斷產(chǎn)生的，檔案是為了今后應用，將處理現(xiàn)行事務的有關材料按一定的規(guī)律組成和保存起來。文書是一份一份的，其表現(xiàn)形式為單份的、零散的；檔案是將一份一份的文書按一定方式組合起來的，是多份的，整體的。

3．二者的效用不同。文書是進行公務活動，處理現(xiàn)實事務的重要工具，通用文書是具有法定的權威和行政約束力。因之，文書具有現(xiàn)實效用；檔案，作為真實的歷史記錄，具有憑證和參考價值，可以提供利用，發(fā)揮其歷史效用。第二節(jié)文書工作與檔案管理［教學重點與難點］1﹒文書工作與檔案管理的含義2﹒文書工作與檔案管理的聯(lián)系和區(qū)別

一、文書工作與檔案管理的含義(一)

文書工作的含義文書工作是指文書工作人員運用科學的原則、程序和方法完成文書的收發(fā)、文書的撰寫、文書的制發(fā)、文書的處理和文書的管理等一系列工作。文書工作在機關工作活動中是一項最主要、最大量的日常工作，它通過文書的制發(fā)、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié)，構成機關信息運轉與處理的流程。

文書工作含義用示意圖表示為：文書工作文書工作人員科學的原則、程序、方法文書的制作、處理、管理（二）檔案管理的含義檔案管理也稱檔案工作，它是指用科學的原則、方法和組織制度管理檔案，為黨和國家提供各種服務的工作。它的工作內容主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供、利用等工作，這就是通常所說的檔案工作的六環(huán)節(jié)。

檔案管狂理的含香義用示驚意圖表控示為檔案管理檔案管理人員科學的原則、方法、組織制度管理檔案、提供服務二、文書工作綁與檔案管掘理的相互污關系聯(lián)系區(qū)別1．工作對象相同2．工作環(huán)節(jié)相同3．二者互為條件1．工作任務不同2．工作內容不同3．服務對象不同(一)文毫書工作與剛檔案管理世的聯(lián)系1．二者怒的工作伏對象相脂同。文走書工作閉與檔案云管理工鞋作的對題象都是故文字材機料（檔請案工作悟還有其需他材料例）。文捎書工作糞是形成抄和處理傭文字材典料，是扒對文字紛材料的啟前期處竄理，并求實現(xiàn)其魯現(xiàn)行效津用；檔母案工作鉤是有規(guī)洗律的保延存了文條字材料唯，是對異文字材俗料進行規(guī)了后期監(jiān)處理，才并實現(xiàn)頂其備考盞利用價燥值。檔頓案是由碧文書轉脫化而來仿的。2．二者短的主要片工作環(huán)殲節(jié)相同憤。文書魯?shù)恼聿媾c歸檔沙是文書隱工作的舟最后一城個環(huán)節(jié)陸，但同嚷時又是販檔案工露作的第釣一個環(huán)套節(jié)——險收集。背歸檔和米收集是林文書工陵作與檔戰(zhàn)案工作庸的臨界孝線和交策叉點。悲它們從倒不同的鏡角度履甲行了同海一道手澇續(xù)。歸把檔文書已的整理丙工作是堅檔案工育作的基未礎工作純，因此動，必須勢符合檔砌案管理奸的要求洲，它既掌是文書剩工作的嫂任務，乒也是檔隊案工作睜的任務迷。3．二者凈互為條厲件。文怪書工作斃是檔案嫂管理的夸前處理閉階段，蝴是檔案撤管理的戀基礎，雷檔案管邪理是文伶書工作竿的延續(xù)淘和深入舍，是文疑書工作烤的歸結圾。沒有媽文書工殺作，就由沒有檔蛇案管理陪工作。蟲在某些閣情況下即，文書夠工作又愿需利用特檔案材稀料，否暑則，將魯不能更勒好地開致展文書岡工作。(二)文碎書工作與黑檔案管理嘩的區(qū)別1．二者的伍工作任務摩不同。文但書工作的踐主要任務返是高質量偏地形成文備書，及時齊準確地處布理往來文靈書，有條刮理地、安嗚全地運轉悟文書，完巷整妥善地下保管文書翠，正確地什發(fā)揮文書爪的作用；濕溝通對內霞外的聯(lián)系儀，有效地今推進機關譜工作，為淹機關領導薪工作服務欲。檔案管斥理的主要紹任務是堅音持集中、眼統(tǒng)一和科潛學地管理沿檔案，大娘力開發(fā)檔亮案信息資序源，逐步勝實現(xiàn)檔案賄管理的現(xiàn)粒代化，更救好地提供熱檔案利用兼，為社會餅主義現(xiàn)代挑化建設服困務。2．二勞者的工悶作內容稠不同。信文書工泛作的內彎容主要扯是文書形的形成效，文書址的處理愿及文書送的整理贏與歸檔殲；檔案評管理的強內容主料要是收捐集、整月理、鑒殿定、保少管、統(tǒng)閑計和提疑供利用耗等。3．二者的茫服務對象所不同。文咱書工作主膀要是為機系關領導工卡作服務；皺檔案管理掏是為全社輸會提供服村務，檔案饑提供利用掛的對象越炎廣泛，其陳價值效用秘也就越大勒。第三節(jié)議文書僚工作和善檔案管近理的組勉織結構［教學重繡點與難點為］檔案工導作組織模機構一、文書寧工作機構（一）對竟較大的機具關來說，慌由于他們放的文書處開理工作任粉務比較繁執(zhí)重，則設練立專門的暖文書部門往，如“文策書處”、賢“文書科態(tài)”等，歸董機關辦公效室領導。熔同時可采喇取分散的惠形式，一鐵些文書處犧理工作由侵各業(yè)務部謠門辦理，件到年終將柔整理好的引文件送回線文書部門掠進行歸檔吊。（二）膚對較小袖的機關陰或基層被單位來清說，由素于職能襯范圍較邀小，內賣部機構離單純，研文書處諷理工作型任務比丈較少，溪就沒有吃必要設趕置專門代的文書怖工作部鈴門，可傭采取集橋中的形辯式，一內般是在桌辦公室襲設立一斷兩個專免職或兼魚職的文怠書工作哪人員。結這樣既萬可以節(jié)疊省人力跪、物力摩，又便瘡于簡化綁手續(xù)，摘提高效勾率。二、檔案讓工作機構（一）檔吸案室檔案室?guī)熓歉鞣N腳機關、需團體、餓企事業(yè)被單位等梳統(tǒng)一保滅存和管都理本機嘆關檔案扎的內部惕組織機爐構。它夕屬于管搭理研究撿和咨詢州性質的促專業(yè)機子構，同醋時也是吸具有機售要性質剖的部門性。（二）檔影案館檔案館是價黨和國家倆永久保管輸檔案材料躍的基地，敬是國家法虧定的專門達保管檔案蜂的機構。襪它與機關根的檔案室贏不同，是啊面向社會迎的事業(yè)單古位，是開害放型的組仙織機構，貴是提供檔尾案信息為盤社會服務曠的中心，益是科學文善化事業(yè)的脊重要組成積部分。（三）群檔案事煮業(yè)管理可機構檔案管楊理事業(yè)穴機構主抹要是指姿各級檔辟案局、警處等，掉是黨和濱國家指增導、管呢理檔案令工作的字部門。唱在我國冬，黨、捷政檔案花工作實滔行統(tǒng)一假管理。很因此，所檔案事協(xié)業(yè)管理秒機構既爺是黨的臉機構，右又是國胖家的機突構。檔案工抖作組織沉機構如校圖1—1所示中共省委、省人民政府中共中央、國務院中共縣委、縣人民政府國家檔案局省檔案局縣檔案局(科)中央檔案館省檔案館縣檔案館中央機關檔案室省直機關檔案室縣屬機關檔案室第四節(jié)文書工閘作與檔柜案管理擺人員的亮素質要貌求［教學采重點與束難點］文書與染檔案管栽理人員尼的素質毅要求一、文書塑工作人員遷與檔案管返理人員文書工作漢人員，我且們通常把溉從事文書婆工作的人誼員，都稱建呼為“文洽書”。一后般說來，船凡在機關用單位從事綿文秘工作骨的人員都惠可以看作確是文書工徹作人員。檔案管西理人員影，主要析是從事畝檔案管廳理工作輝的人員北。這些姓人員包畜括機關歸檔案室處、各類警檔案館已以及檔址案管理艙事業(yè)機騎構的工夜作人員框。文書工詢作人員鹿和檔案與管理人付員是文宋書工作園和檔案巨管理的厘主體，壯沒有這輔些人員乖的辛勤給勞動，寇文書工耐作和檔淹案管理幻玉就是一且句空話蒼。他們貝具有不議可替代殖的重要巨作二、文書展工作與檔秧案管理人火員的素質揉要求（一）深要有較匹高的政壯治素質（二）沖要有高狠度的思砍想覺悟（三）要落有較高的撇業(yè)務水平（四）攪要有良福好的工握作作風思考練麥習題一、簡答敬題1．文書悼與檔案的股含義是什翠么？2．文傻書工作廟與檔案粘管理的始含義是秀什么？3.文書工譯作主要懼包含哪霞些內容只？4.檔案管帶理的內閣容是什混么？5．文書暗工作與檔顆案管理工邁作人員的冷素質要求驚有哪些？6.文書工作漁人員與檔徐案管理人朗員的技能聯(lián)要求是什愉么？二、論述題1.文書與堆檔案的相捆互關系2