檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流匯報(bào)

檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流匯報(bào)北大資源集團(tuán)2010年11月1日第一頁，共二十九頁。經(jīng)驗(yàn)交流工作內(nèi)容集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好所屬企業(yè)檔案管理工作的前提條件提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好其檔案管理工作的有力保障資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在發(fā)揮檔案社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益是搞好其檔案管理的最終目的第二頁，共二十九頁。

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好檔案管理工作的前提條件

對(duì)所屬企業(yè)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、完善所屬企業(yè)檔案管理體制是資源集團(tuán)指導(dǎo)、監(jiān)督所屬企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障。資源集團(tuán)檔案管理工作發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)，既有方正集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，又有資源集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和幫助，在集團(tuán)辦公室及各職能部門、所屬企業(yè)檔案管理工作人員不斷努力已形成了自上而下“人人重視、個(gè)個(gè)參與、齊抓共管”的良好氛圍。第三頁，共二十九頁。

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好檔案管理工作的前提條件

資源集團(tuán)對(duì)所屬企業(yè)的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。資源集團(tuán)辦公室是集團(tuán)檔案工作組織和管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理和保存，并對(duì)集團(tuán)各職能部門及所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，定期跟所屬企業(yè)進(jìn)行交流，共同探討解決檔案管理方面的問題，并對(duì)二級(jí)企業(yè)檔案工作每年進(jìn)行一到兩次實(shí)地或遠(yuǎn)程檢查。集團(tuán)各職能部門對(duì)本部門形成文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，整理完畢后歸人集團(tuán)檔案室統(tǒng)一保管。集團(tuán)檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行編目歸檔保存，提供檔案借閱利用服務(wù)工作及過期檔案銷毀等相關(guān)工作。二級(jí)企業(yè)定期將整理完畢檔案目錄匯報(bào)集團(tuán)檔案室，以作查考備用。資源集團(tuán)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第四頁，共二十九頁。

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好檔案管理工作的前提條件

從上到下實(shí)施層級(jí)和條線雙管理模式，在檔案管理方式和標(biāo)準(zhǔn)上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集團(tuán)助理總裁衡東妮女士親任組長集團(tuán)辦公室總經(jīng)理段宇先生任副組長集團(tuán)辦行政高級(jí)經(jīng)理除承擔(dān)集團(tuán)本部檔案直接管理責(zé)任以外，還負(fù)責(zé)與各部門負(fù)責(zé)人及所屬企業(yè)綜合管理負(fù)責(zé)人直接對(duì)接溝通，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)小組集團(tuán)檔案室職能部門&所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人及職責(zé)第五頁，共二十九頁。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好檔案管理工作的前提條件機(jī)要檔案主管與各部門及所屬企業(yè)檔案管理員直接對(duì)接溝通，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各職能部門設(shè)置兼職檔案管理員，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)管理責(zé)任；各所屬企業(yè)綜合管理部設(shè)置專職檔案管理員，綜合管理部負(fù)責(zé)人承擔(dān)管理責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)小組集團(tuán)檔案室職能部門&所屬企業(yè)集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)人及職責(zé)各級(jí)管理負(fù)責(zé)人及職責(zé)第六頁，共二十九頁。領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是搞好檔案管理工作的前提條件集團(tuán)辦公室制定檔案管理辦法、下發(fā)檔案管理規(guī)章制度及管理流程管理表格、實(shí)行檔案分類及目錄統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等日常檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并每年計(jì)劃實(shí)施1-2次檔案工作檢查，采用遠(yuǎn)程或?qū)嵉貦z查兩種方式。2009年10月，由集團(tuán)助理總裁衡東妮女士親自帶隊(duì)，集團(tuán)辦公室、人力資源、財(cái)務(wù)管理三個(gè)部門檔案負(fù)責(zé)人組成的檔案工作檢查小組，根據(jù)資源集團(tuán)檔案規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)，完成對(duì)各所屬企業(yè)的檔案管理工作實(shí)地檢查。（檢查同時(shí)對(duì)各企業(yè)檔案管理優(yōu)秀之處提出表揚(yáng)，對(duì)存在的問題和可提升之處提出整改意見。相關(guān)檢查結(jié)果及意見在巡檢之后，以書面檢查報(bào)告的形式傳達(dá)給各企業(yè)綜合管理負(fù)責(zé)人。）2010年5月，暨方正集團(tuán)檔案管理工作檢查之前，資源集團(tuán)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)方正集團(tuán)檢查評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)地和遠(yuǎn)程兩種方式對(duì)各職能部門和所屬企業(yè)進(jìn)行檢查和復(fù)查，并提出相應(yīng)整改意見，確保各企業(yè)達(dá)到最佳迎檢狀態(tài)。2010年9月，資源集團(tuán)行政檢查工作中把檔案工作重點(diǎn)列入檢查范圍內(nèi)，進(jìn)而對(duì)所屬企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和規(guī)范。

檔案管理工作指導(dǎo)與檢查第七頁，共二十九頁。經(jīng)驗(yàn)交流工作內(nèi)容集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好所屬企業(yè)檔案管理工作的前提條件提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好其檔案管理工作的有力保障資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在發(fā)揮檔案社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益是搞好其檔案管理的最終目的第八頁，共二十九頁。提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好其檔案管理工作的有力保障集團(tuán)辦公室機(jī)要檔案主管一職，對(duì)集團(tuán)總部檔案直接負(fù)責(zé)、監(jiān)督指導(dǎo)各職能部門和所屬企業(yè)檔案管理員日常工作。上崗資質(zhì)：本科以上學(xué)歷具備檔案管理從業(yè)資格證及檔案上崗證接受過檔案專業(yè)相關(guān)培訓(xùn)三年以上檔案管理經(jīng)驗(yàn)集團(tuán)辦公室行政高級(jí)經(jīng)理一職，監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)要檔案主管及所屬企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人管理工作。上崗資質(zhì)：本科以上學(xué)歷熟悉檔案管理知識(shí)，五年以上相關(guān)工作管理經(jīng)驗(yàn)檔案工作管理上崗資質(zhì)第九頁，共二十九頁。提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好其檔案管理工作的有力保障培訓(xùn)檔案人員業(yè)務(wù)水平的高低，直接決定著檔案管理工作的好壞。為提高所屬企業(yè)檔案人員整體素質(zhì)，資源集團(tuán)按照“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化利用”的要求定期舉辦檔案培訓(xùn)相關(guān)課程。指導(dǎo)邀請(qǐng)檔案專業(yè)人士對(duì)所屬企業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)，解答疑難問題，并組織企業(yè)檔案人員外出學(xué)習(xí)其他企業(yè)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行面對(duì)面交流，取長補(bǔ)短，不斷提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)駕馭本職工作的能力。

學(xué)習(xí)為使從事檔案人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法，適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作,建議所屬企業(yè)訂閱《中國檔案》、《城建檔案》等業(yè)務(wù)雜志,購買檔案管理方面書籍,加強(qiáng)檔案工作學(xué)習(xí)力度,使檔案工作有序開展。為企業(yè)檔案工作順利開展提供了有利條件,使資源檔案管理工作邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第十頁，共二十九頁。經(jīng)驗(yàn)交流工作內(nèi)容集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好所屬企業(yè)檔案管理工作的前提條件提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好其檔案管理工作的有力保障資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在發(fā)揮檔案社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益是搞好其檔案管理的最終目的第十一頁，共二十九頁。資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)北京北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理規(guī)定（暫行）2008年8月北京北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理規(guī)定（暫行）2009年8月現(xiàn)行檔案管理規(guī)章制度第十二頁，共二十九頁。資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理規(guī)定（暫行）檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)文件材料的歸檔、移交和接收工作檔案的分類和檔號(hào)編制檔案管理和利用法律責(zé)任集團(tuán)公司檔案分類主表、歸檔范圍及保管期限、檔案借閱流程圖、銷毀流程圖、檔案目錄格式表、檔案移交記錄表北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理補(bǔ)充條例檔案管理制度的制定與執(zhí)行檔案管理的部門與職責(zé)部門檔案管理的要求檔案分類與編號(hào)、密級(jí)與保存期限的設(shè)置檔案的借閱與備案檔案的保存環(huán)境資源集團(tuán)應(yīng)歸檔檔案的具體內(nèi)容、資源集團(tuán)檔案自查報(bào)告模版第十三頁，共二十九頁。資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)“十防”設(shè)備已配備完整，確保檔案的安全、保護(hù)和庫房管理符合國家要求。溫濕度計(jì)每日對(duì)檔案庫房溫濕度等基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境進(jìn)行檢查并記錄情況檔案庫房及溫濕度檢查記錄第十四頁，共二十九頁。經(jīng)驗(yàn)交流工作內(nèi)容集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好所屬企業(yè)檔案管理工作的前提條件提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好其檔案管理工作的有力保障資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在發(fā)揮檔案社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益是搞好其檔案管理的最終目的第十五頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理規(guī)定（暫行）檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)文件材料歸檔、移交和接收工作檔案的分類和檔號(hào)編制檔案管理和利用法律責(zé)任集團(tuán)公司檔案分類主表、歸檔范圍、保管期限、檔案借閱、銷毀、檔案目錄格式表、檔案移交記錄表等北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理補(bǔ)充條例檔案管理制度的制定與執(zhí)行檔案管理的部門與職責(zé)部門檔案管理的要求檔案分類與編號(hào)、密級(jí)與保存期限設(shè)置檔案的借閱與備案檔案的保存環(huán)境資源集團(tuán)應(yīng)歸檔檔案的具體內(nèi)容、資源集團(tuán)檔案自查報(bào)告模版下屬企業(yè)根據(jù)《北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理規(guī)定（暫行）》、《北大資源集團(tuán)有限公司檔案管理補(bǔ)充條例》制定適合下屬公司的檔案管理辦法，對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行規(guī)范和管理。第十六頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在下屬企業(yè)檔案管理工作事例

長江世紀(jì)在日常檔案工作中著重對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠、內(nèi)容齊全。1、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)包括：對(duì)本公司案卷按檔案的門類分別進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)；對(duì)檔案破損情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；按類別、保管期限做好銷毀檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)。2、檔案利用效果統(tǒng)計(jì)3、檔案借閱人次、卷次統(tǒng)計(jì)。

長江世紀(jì)按照資源集團(tuán)相關(guān)制度規(guī)定，在每年年底對(duì)各部門當(dāng)年的檔案管理工作進(jìn)行檢驗(yàn)。主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制的推行落實(shí)情況；對(duì)各部門的檔案管理情況進(jìn)行評(píng)定。

長江世紀(jì)檔案管理事例第十七頁，共二十九頁。領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是搞好檔案管理工作的前提條件長江世紀(jì)檔案檢查工作圖片第十八頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在

三元盈暉在檔案管理過程中重點(diǎn)對(duì)檔案存放保管地點(diǎn)進(jìn)行要求：要求有專門場地存放檔案，有必要設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。檔案管理人員定期清潔對(duì)檔案室并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案室良好通風(fēng)，控制好檔案室的溫濕度，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光8防工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固，保證檔案室的安全。三元盈暉檔案管理事例第十九頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在三元盈暉檔案管理工作圖片第二十頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在上海高科檔案管理工作中重點(diǎn)突出對(duì)檔案隊(duì)伍建設(shè)及培訓(xùn)：根據(jù)集團(tuán)公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案目標(biāo)管理的要求，集團(tuán)公司應(yīng)配備具備檔案專業(yè)大專以上學(xué)歷的專職檔案人員，各部門及各公司檔案管理人員在上崗前須經(jīng)過檔案崗位培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容包括宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》等國家、上級(jí)頒發(fā)的檔案工作法規(guī)性文件，以及檔案管理及保管等專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，方具備上崗資格。中國高科檔案借閱流程：中國高科檔案借閱審批流程上海高科檔案管理事例第二十一頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在中國高科檔案管理工作圖片第二十二頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在行政綜合檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案、聲像檔案、項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，歸檔范圍依據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)檔案檔號(hào)的模式由年度號(hào)、分類號(hào)和案卷號(hào)三部分組成，如二級(jí)類目中的檔案較多，可以細(xì)分為（但一般不超過）三類。所有檔案按照科學(xué)的分類方案進(jìn)行分類并編號(hào)，每一案卷內(nèi)都附卷內(nèi)目錄，按照年度、類別分別存放、碼放整齊。檔案的基礎(chǔ)整理由文件的形成部門負(fù)責(zé)，并在次年第一季度向集團(tuán)檔案室進(jìn)行移交，填寫移交清單各所屬企業(yè)定期向集團(tuán)檔案室提交本企業(yè)檔案電子目錄各職能部門及所屬企業(yè)2010年檔案預(yù)整理工作持續(xù)進(jìn)行中集團(tuán)檔案室集中統(tǒng)一管理第二十三頁，共二十九頁。所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在整齊統(tǒng)一的檔案柜簽及側(cè)封第二十四頁，共二十九頁。經(jīng)驗(yàn)交流工作內(nèi)容集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好所屬企業(yè)檔案管理工作的前提條件提高所屬企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好其檔案管理工作的有力保障資源集團(tuán)健全完善制度是實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)所屬企業(yè)文件材料完整收集是保證其檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在發(fā)揮檔案社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益是搞好其檔案管理的最終目的第二十五頁，共二十九頁。發(fā)揮檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益是搞好檔案管理的最終目的為提高檔案查閱的速度和效率，制作全引目錄、案卷目錄、各門類檔案目錄三種索引方式對(duì)下屬企業(yè)定期召開檔案有關(guān)人員座談會(huì)，聽取意見，了解并收集檔案利用效果，相關(guān)反饋信息用以完善集團(tuán)辦公室檔案管理工作并作為下屬企業(yè)年度考核評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)要求下屬企業(yè)根據(jù)檔案日常借閱的頻率和規(guī)律，預(yù)測(cè)用戶需求，將常用檔案分類保管以提高利用效率；建立《利用效果登記冊(cè)》，對(duì)于特別有價(jià)值的檔案利用事例進(jìn)行記錄和分析檔案利用服務(wù)工作第二十六頁，共二十九頁。發(fā)揮檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益是搞好檔案管理的最終目的事例一：通過集團(tuán)檔案室查閱每次項(xiàng)目立項(xiàng)/規(guī)劃報(bào)告，形成融資分析報(bào)告，吸引國外大企業(yè)及投資公司參與合作事例二：通過集團(tuán)檔案室查閱世紀(jì)興業(yè)南戴河房產(chǎn)項(xiàng)目的房產(chǎn)證，對(duì)收回該房產(chǎn)起到積極作用，現(xiàn)該房產(chǎn)已提交物業(yè)出租，價(jià)值約50萬事例三：原北大天正公司名下一輛捷達(dá)車被人占用，使用人稱此車是集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)給予的獎(jiǎng)勵(lì)，不予以退還。經(jīng)集團(tuán)檔案室歷年會(huì)議紀(jì)要檔案查閱，無此記載。后與該車使用人談