新形勢(shì)下檔案管理工作的新模式,檔案管理論文

新形勢(shì)下檔案管理工作的新模式,檔案管理論文2020年辦公廳、辦公廳(關(guān)于加強(qiáng)和改良新形勢(shì)下檔案工作的意見〕印發(fā)后，各級(jí)檔案部門都在學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)，這個(gè)綱領(lǐng)性文件對(duì)檔案工作具有重要的指導(dǎo)意義。最近各級(jí)單位陸續(xù)印發(fā)了相關(guān)施行意見，根據(jù)實(shí)際指出現(xiàn)前階段檔案工作的問題，明確了檔案工作的目的和任務(wù)。在新時(shí)期，我們必需要搶抓政策機(jī)遇，深化檔案工作改革，在原有檔案管理形式基礎(chǔ)上繼承和發(fā)揚(yáng)，不斷探尋求索創(chuàng)新檔案工作的新形式、新思路。當(dāng)前檔案管理工作存在的問題1.現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)制度與部分工作實(shí)際不相適應(yīng)新時(shí)期檔案工作內(nèi)容種類更為復(fù)雜多樣，不僅僅局限于原始的檔案收集整理和提供利用，還會(huì)進(jìn)一步發(fā)展為檔案開發(fā)、整理匯編，構(gòu)成檔案宣傳品、刊物、文化產(chǎn)品等；檔案的形式和載體在計(jì)算機(jī)管理形式下也逐步發(fā)展為數(shù)字化、電子化，有各種格式的電子文件，有各種類型的存儲(chǔ)介質(zhì)，進(jìn)一步通過網(wǎng)絡(luò)，在信息系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站上展示并提供愈加智能化，也愈加方便利用，檔案工作范疇變得愈加廣泛，檔案信息內(nèi)容愈加豐富。與此同時(shí)，相應(yīng)的檔案管理規(guī)范和制度往往沒有得到及時(shí)制定或修訂，滯后于實(shí)際工作，沒有與實(shí)際工作相適應(yīng)的制度，便會(huì)出現(xiàn)無章可循、管理混亂的現(xiàn)象，勢(shì)必影響檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。2.檔案的當(dāng)代化與信息化需求不相適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)信息化程度越來越高，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，各行各業(yè)都在進(jìn)行先進(jìn)的技術(shù)變革。檔案工作也需要與時(shí)代接軌，應(yīng)用自動(dòng)辨別技術(shù)管理借閱檔案，通過檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件全程管理，備份所屬機(jī)構(gòu)的電子數(shù)據(jù)信息構(gòu)成電子文件管理中心，數(shù)字檔案室、行業(yè)性全國(guó)數(shù)字檔案館，以及智慧檔案室的建設(shè)等等，都應(yīng)是檔案信息化建設(shè)的方向。從檔案工作發(fā)展趨勢(shì)來看，檔案工作越加趨向于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案工作程序化、查詢利用智能化，原有的手工操作、經(jīng)歷體驗(yàn)管理、封閉管理形式，已經(jīng)很難知足各方對(duì)檔案信息的需要，削弱了檔案工作應(yīng)有的作用，降低了檔案的原始價(jià)值。3.人員素質(zhì)與新時(shí)期檔案管理要求不相適應(yīng)檔案工作人員的配備不同程度上遭到編制定員的限制，往往只要一兩個(gè)人就要負(fù)責(zé)整個(gè)單位的檔案工作，并且可能還是兼職或返聘退休的人員，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，沒有穩(wěn)固的檔案知識(shí)理論構(gòu)造和豐富的工作經(jīng)歷體驗(yàn)，尤其當(dāng)代化的檔案管理應(yīng)用知識(shí)匱乏，缺少適應(yīng)新時(shí)期檔案管理需求的專業(yè)復(fù)合型人才。檔案管理處于其他工作的末端，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層更應(yīng)該重視檔案工作，檔案部門不應(yīng)是布置閑人的地方，檔案工作也不再僅僅僅是縫縫拆拆整理檀卷的手工簡(jiǎn)單工作，應(yīng)愈加注重檔案干伍的人才建設(shè)，要與當(dāng)代社會(huì)信息化接軌，保持檔案干伍的穩(wěn)定，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。新時(shí)期檔案管理工作的形式檔案工作的最終目的是為了提供利用，是為單位中心工作服務(wù)。要做好檔案工作，就要始終將服務(wù)作為檔案工作宗旨，以創(chuàng)新為檔案工作理念，需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改變現(xiàn)有的工作形式。在檔案工作中由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，由單一的館藏檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿坏男畔⒒Y源服務(wù)，由最終的提供利用服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿?jīng)過的指導(dǎo)服務(wù)，由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體利用轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、智能化技術(shù)手段服務(wù)。1.建立檔案工作新格局傳統(tǒng)的檔案管理形式已很難適應(yīng)現(xiàn)行管理體制的需求，在新時(shí)期，檔案工作必需要與單位中心工作嚴(yán)密結(jié)合，建立檔案工作的新形式、新格局。檔案部門的工作要定期主動(dòng)地向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便于解決工作中的實(shí)際問題，提高檔案工作的主動(dòng)權(quán)。檔案工作是各單位工作的重要組成部分，要列入各單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，建立歸檔考評(píng)機(jī)制。要與單位相關(guān)工作同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)，使檔案工作介入重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)施行，有效進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，提高檔案部門依法履職能力，強(qiáng)化檔案工作的重要位置。要堅(jiān)持各類型檔案集中統(tǒng)一管理，建立檔案收集的多元化形式，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并重，構(gòu)成統(tǒng)一、高效、多元的檔案管理新形式，實(shí)現(xiàn)檔案工作與單位中心工作相輔相成、信息資源分享的新格局。2.完善檔案工作制度和規(guī)范檔案工作內(nèi)容隨單位中心工作在變，隨時(shí)代發(fā)展在變，制度規(guī)范的建立完善也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。2006年國(guó)家檔案局頒布了文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定，如今各單位新業(yè)務(wù)工作的開展、新類型會(huì)議的召開、新的專業(yè)檔案的構(gòu)成等等，都需要根據(jù)8號(hào)令的要求對(duì)本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行補(bǔ)充修訂?，F(xiàn)今新形態(tài)檔案的出現(xiàn)，如數(shù)碼照片、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件的全程管理等，這些新生事物也都在深入影響著檔案工作的管理，電子文件歸檔管理辦法、信息公創(chuàng)辦法、在線借閱制度、庫(kù)房應(yīng)急管理預(yù)案等，都需要結(jié)合工作實(shí)際制定或修訂標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門對(duì)本系統(tǒng)檔案管理方面，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制度、制度規(guī)范，以及所屬單位檔案的管理，都是應(yīng)進(jìn)一步完善和穩(wěn)固的工作方向。3.做好檔案工作的全程管理檔案工作應(yīng)融入單位管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)中心工作全經(jīng)過檔案的歸檔管理。在各項(xiàng)工作開展的同時(shí)，就要開場(chǎng)檔案工作的跟蹤服務(wù)，注意文件材料的收集歸檔，了解對(duì)檔案的需求，并有針對(duì)性地提供檔案信息資源服務(wù)。十分是重點(diǎn)工作的開展、重要文件的起草等，檔案部門要積極介入華而不實(shí)，確保文件的構(gòu)成積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。如重大事項(xiàng)的歸檔工作，檔案部門應(yīng)提早參與，監(jiān)督指導(dǎo)及時(shí)建立并執(zhí)行檔案工作規(guī)范，按時(shí)保質(zhì)完成歸檔。再如單位建設(shè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，牽涉電子文件的起草、流轉(zhuǎn)及最終的歸檔管理等環(huán)節(jié)，檔案部門就要在系統(tǒng)建設(shè)前期調(diào)研需求階段介入華而不實(shí)，對(duì)電子文件構(gòu)成的門類、需要?dú)w檔的范圍、文件格式，以及與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的接口要求等提出需求。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，要注意檔案的流程監(jiān)控，對(duì)電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔的齊全完好性要全面可控。4.活化檔案服務(wù)功能檔案工作不應(yīng)僅僅是等待著被利用，更應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)形式、強(qiáng)化服務(wù)功能，為中心工作提供主動(dòng)的、全方位的信息服務(wù)。要應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段等提高檔案服務(wù)效率，由手工查閱提供利用轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、智能化的信息快速查閱；不斷拓展珍藏領(lǐng)域，豐富館藏資源，編研檔案文化精品，編制業(yè)務(wù)工作參考聚集，為中心工作提供決策支持，變被動(dòng)需求提供利用為超前主動(dòng)的信息資源分享服務(wù)；充分利用館藏資源，通過舉辦展覽、網(wǎng)上信息發(fā)布、檔案專題研究成果展示等多種形式宣傳檔案作用和價(jià)值，提高檔案意識(shí)，營(yíng)造檔案文化氣氛，變館藏死檔案為動(dòng)態(tài)的與時(shí)俱進(jìn)的活檔案，讓檔案更好地為中心工作服務(wù)。5.推進(jìn)檔案信息化依托信息技術(shù)加強(qiáng)檔案資源控制力，提供網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)，成為新時(shí)期檔案管理的基本要求。各單位應(yīng)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新檔案管理工作，根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案館〔室〕的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)檔案信息化工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，逐步建成檔案目錄中心和電子數(shù)據(jù)中心。如某單位的檔案管理工作，由20世紀(jì)八九十年代手工整理借閱，到21世紀(jì)初利用單機(jī)版檔案管理軟件管理檔案目錄數(shù)據(jù)，再到最近幾年逐步建成使用的全行業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息交互平臺(tái)，能夠接收檔案目錄和電子文件數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)分級(jí)受權(quán)管理體系的檔案信息在線傳輸和查詢，能夠大大提升對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的管理能力和資政服務(wù)能力，并為本系統(tǒng)數(shù)字檔案館〔室〕的全面推廣打下了基礎(chǔ)。6.加強(qiáng)檔案干伍建設(shè)新時(shí)期檔案工作領(lǐng)域的拓展，工作內(nèi)容和方式方法不斷革新，要求檔案工作者的角色和職能要不斷轉(zhuǎn)變和進(jìn)步，要由傳統(tǒng)的檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息資源的管理者、檔案信息產(chǎn)品的生產(chǎn)者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳播者，甚至是檔案信息知識(shí)的教育者。檔案工作者從領(lǐng)導(dǎo)層到基層檔案員都要不斷地全面學(xué)習(xí)、全方位重塑自我，提高綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案人才由單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。各單位檔案部門是本系統(tǒng)最高檔案管理機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著本系統(tǒng)檔案工作的規(guī)范、監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)等管理工作，這就要求檔案工作者要努力提升本身能力建設(shè)，具備基礎(chǔ)工作的扎實(shí)功底，有對(duì)新理論的深切進(jìn)入考慮、對(duì)工作領(lǐng)域現(xiàn)在狀況和發(fā)展動(dòng)態(tài)的調(diào)查研究，要有豐富的知識(shí)、開闊的視野、高瞻遠(yuǎn)矚的策略和敢為人先的膽識(shí)，才能在統(tǒng)領(lǐng)行業(yè)檔案工作中發(fā)揮政策研究先導(dǎo)、業(yè)務(wù)管理指導(dǎo)、宣傳培訓(xùn)主導(dǎo)的作用?？傊?/p>