工程項目檔案管理的主要手段和措施

檔案管理的主要手段和措施一、檔案管理目標工程項目檔案的價值使檔案管理在項目管理內(nèi)容中顯得尤為重要，同時文件檔案控制是ISO9000所要求的一個基本要素，也是項目管理不可或缺的方面，規(guī)范、有效的檔案管理工作保證了城市建設檔案的完整性、系統(tǒng)性和國家有關規(guī)范和法律要求。二、檔案管理依據(jù)喇序號躁檔案管理似法律法規(guī)殼條例等依步據(jù)差1迎《中華人戰(zhàn)民共和國蓋檔案法》少閣穿第十一條駐規(guī)定：機指關、團體舍、企業(yè)、頑事業(yè)單位鞏和其他組蛇織必須按星照國家規(guī)番定，定期戚向檔案館龍移交檔案底。炸2咽《中華人紫民共和國撫城鄉(xiāng)規(guī)劃陳法》隸第四十五撇條規(guī)定：清建設單位俊應當在竣和工驗收后煙六個月內(nèi)削向城鄉(xiāng)規(guī)部劃行政主劃管部門報砌送有關竣巡工驗收資百料。膏第六十七甘條規(guī)定：杯建設單位何未在建設館工程竣工惑驗收后六蒸個月內(nèi)向菠城鄉(xiāng)規(guī)劃巡行政主管角部門報送司有關竣工答驗收資料張的，由所叢在地城市來、縣人民向政府城鄉(xiāng)殺規(guī)劃主管罵部門責令燥限期補報史，逾期不湖補報的，乳處一萬元圖以上五萬括元以下的確罰款。竭3枕國務院《猴科學技術肯檔案工作計條例》萌第七條規(guī)擴定：各單鑼位在對每鵝一項科研伙成果、產(chǎn)的品試制、鳴基建工程童或其他技慌術項目進稈行鑒定、摩驗收的時遵候，要有驢科技檔案縱部門參加投，對應當抗歸檔的科梯技文件材遞料加以驗休收。沒有鳥完整、準閱確、系統(tǒng)天的科技文豎件材料的腔項目，不倡能驗收。炸4帶《建設工訴程質(zhì)量管必理條例》架第十六條發(fā)規(guī)定：建凡設單位收爺?shù)浇ㄔO工療程竣工報徒告后，應學當組織設扁計、施工善、工程監(jiān)浪理等有關疲單位進行犬竣工驗收煤。趟建設工程建竣工驗收素應當具備離下列條件耀：芹完成建設匆工程設計統(tǒng)和合同約閃定的各項知內(nèi)容；鵝有完整的爭技術檔案挪和施工管燥理資料；跌有工程使如用的主要蒙建筑材料翼、建筑構(gòu)孕配件和設英備的進場歐試驗報告翠；壘有勘察、淘設計、施眉工、工程居監(jiān)理等單咳位分別簽浮署的質(zhì)量荷合格文件設；鉆有施工單你位簽署的到工程保修悄書。桂建設工程岔經(jīng)驗收合柔格的，方旱可交付使筑用。吹第十七條濁規(guī)定：建幻設單位應廈當嚴格按虛照國家有躁關檔案管匪理的規(guī)定污，及時收唐集，整理捕建設項目恢各環(huán)節(jié)的堡文件資料費，建立健騾全建設項磚目檔案，搭并在建設霜工程竣工挖后，及時階向建設行昌政主管部針門或者其馬他有關部斗門移交建撐設項目檔況案的，責是令其改正庸，海處麥1燒萬元以蛛上喝1催0迅萬元以下粒罰款。袖5糞國家住房挖與城鄉(xiāng)建裹設部《城飾市建設檔嚷案管理規(guī)紡定》望第八條明叫確指出：井列入城建川檔案接收杠范圍的工住程，建設節(jié)單位在組旅織竣工驗遇收前，應寺當提請城俊建檔案管埋理機構(gòu)對掌工程檔案筆進行預驗吧收。預驗乞收合格后苦，由城建喚檔案管理乘家機構(gòu)出鴉具工程檔旦案認可文據(jù)件。膝第九條指管出：建設非單位在取嘗得工程檔禿案認可文逢件后，方坦可組織工為程竣工驗為收。建設婦行政主管爪部門在辦索理竣工驗博收備案時施，應當查稠驗工程檔看案認可文喜件。駁6天《城市地榮下管線工澤程檔案管絨理辦法》壩（建設部疊第命13規(guī)6慶號令）繪第十條規(guī)叮定：建設腳單位在地籃下管線工納程竣工驗鞋收備案錢漸，應當向孤城建檔案蜻管理機構(gòu)價移交下列庸檔案資料時。役（杯1偷）地下管危線工程項覺目準備階鋼段文件、并監(jiān)理文件度、施工文蓋件、竣工學驗收文件弄和竣工圖詳；禁（暢2堤）地下管謝線竣工測票量成果；副（合3摩）其他應記當歸檔的彈文件資料惜（電子文辭件、工程婦照片、錄版像等）城份市供水、忍排水、燃催氣、熱力醬電力、電壓訊等地下解管線專業(yè)耐單位應當喘及時向城泰建檔案管責理機構(gòu)移司交地下專垃業(yè)管線圖迎。淺第十二條搬規(guī)定曠：燕“卷因建設單雀位未移交挖地下管線套工程檔案默，造成施真工單位在塊施工中損意害地下管刻線的，建施設單位依編法承擔相境應的責任賺。僑”蔬7鴨《浙江省完城市建設肺檔案管理疏辦法》斧城市建設匠檔案機構(gòu)妻接收和管久理下列檔極案：營魚悅（一）城嘆市建設工鞋程檔案；療笨炒1污、工業(yè)、鞋民用建筑熱工程；犁摧紛2嫁、市政基嚼礎設施工擊程；荒場窯第八羽條規(guī)竿迎城市建設急檔案材料皂形成單位色必須按照慨國家和本理省規(guī)定的拘標準以及兄辦法的要紋求收集、者整理建設已工程（包睜括配套工溜程，下同盾）檔案，境并向城市踐建設檔案剝機構(gòu)移交移。偵題燈前款所稱墊建設工程點檔案，包松括工程項能目前期、初施工及竣瘡工所形成職的應當歸凝檔保存的蝦文件材料緩。工程系籌那個木前場期管理性畢文件材料裕可以移交棉副本。宵第九朽條歐扁稿建設單位狠在申領建較設工程規(guī)筋劃許可證逢或者施工咳許可證前蜓，應當與匯工程所在跨地城市建盤設檔案機楚構(gòu)簽訂建賴設工程檔佛案承諾書供。駁城市建設善檔案機構(gòu)爪應當定期僚將建設工儉程檔案承客諾書簽訂任情況，報衰工程所在穴地建設行渣政主管部是門和檔案協(xié)行政主管耽部門備案緒。三、簽訂《建設工程竣工檔案移交承諾書》岸辦理事項嗽簽訂《建索設工程竣蒙工檔案移金交承諾書痛》動辦理機構(gòu)夫區(qū)城建檔皂案館兄主辦處室強業(yè)務指導購科偽申辦對象事余杭區(qū)行臂政規(guī)劃區(qū)協(xié)域內(nèi)各類茅工程項目口的建設單乎位和個人棉辦理依據(jù)須《浙江省賭城市建設垮檔案管理鄙辦法》（啊浙江省人英民政府令絕第芹21嬸7組號）濾第助1貨0弦條杏辦理時限授資料齊全莫后當場辦授理馳緊前工作隆條件室辦理資料便序號盈所需文件察領螺取寫/兇辦理部門宮1駕填寫《建嘩設工程竣桃工檔案移霜交承諾書簡》兩份及反《建設工常程檔案管歉理登記表乖》一份（違必須加蓋先公章）痛2技規(guī)劃許可襯證復印件豪一份（包盈括附件、梢附圖）穩(wěn)3擠樁基先行謀項目提供拆建設局批蓄準文件及悔規(guī)劃審批幣圖村4鼻需要提供助的其他資夸料儲5陣6賞7拴辦理程序焦窗口辦理四、項目建設各階段的文件的收集及其責任單位束階老泡掠段倘內(nèi)婚竟熄容足負責單位我辦理建設外工程規(guī)劃鳥許可證藥辦理《建道設工程竣域工檔案驗忘收報送申撕請表》，產(chǎn)和城建檔滑案管理部邪門簽訂《耗建設工程戴竣工檔案獨編制及報鮮送合同》晨項目代建嗽單位喝項目前期匪準備階段個收集、積勺累和整理鞠項目前期掘文件以及股設備、工舟藝和涉外蝴文件鵝項目代建因單位迎勘察設計閉階段徐負責收集張、積累勘許察、設計浪文件，并殼按規(guī)定在秧項目竣工仁前向項目閑代建單位守移交嶺勘察、設體計單位捧項目岸施工租階段宵施工及分蝶包項目全兆部文件的村收集、積紐累、整理被，并規(guī)定壺在項目竣大工前向項濟目代建單促位移交嶄施工及分葉包承包商結(jié)收集積累踏項目監(jiān)理密檔案文件滋，并規(guī)定泉在項目竣需工前向項岔目代建單泳位移交鞭監(jiān)理單位窄試運行猛試運行過遺程中文件鈴、資料的扔收集和積吳累熊項目代建券單位憲項目顧竣工鈔驗收五階段與負責收集冒竣工驗收骨過程的文軋件尖施工承包起商氧在竣工驗隸收前匯總執(zhí)各協(xié)作單命位收集的顆相關檔案呀資料，并狡確定需向測檔案管理往部門移交拉部分，作鄉(xiāng)好檔案移仇交的準備霧工作喉項目代建船單位五、工程項目檔案管理和備案流程管理內(nèi)容將檔案管理目標作為合約條款提出督促協(xié)作單位任命檔案管理負責人檔案收集、積累以月為周期檢查各協(xié)作單位檔案管理情況項目檔案的匯總確定需移交城建檔案資料并預檢檔案移交根據(jù)檔案移交證明及消防、環(huán)保、規(guī)劃等驗收證明到建管處正式備案管理內(nèi)容將檔案管理目標作為合約條款提出督促協(xié)作單位任命檔案管理負責人檔案收集、積累以月為周期檢查各協(xié)作單位檔案管理情況項目檔案的匯總確定需移交城建檔案資料并預檢檔案移交根據(jù)檔案移交證明及消防、環(huán)保、規(guī)劃等驗收證明到建管處正式備案階段簽約階段項目啟動階段項目實施過程竣工驗收前竣工驗收后六、專業(yè)化歸檔和備案管理（一）建立系統(tǒng)、完善的信息網(wǎng)1、根據(jù)性質(zhì)的不同，建立相應的信息網(wǎng)絡，明確聯(lián)絡人員。保持穩(wěn)定、暢通的信息渠道，保證工程信息能夠準確、及時的傳達到有關各方。針對重大的工程技術問題和災害性事故，應制定特別的信息傳遞渠道，保證事故發(fā)生后，有關人員能夠在第一時刻了解到事故狀況，迅速作出決策。2、全面收集設計、施工等有關的工程信息和資料，通過計算機等先進的設備和手段進行信息的同濟、匯總、整理和存儲。使設計者能夠及時了解到施工狀況，施工者能夠方便的查閱設計資料，管理者能夠全面了解工程情況，達到資源共享，提高信息資源的利用效率，從而提高項目的管理水平。3、建立信息發(fā)布制度。將工程信息進行整理和匯編，定期地向招標人、使用方、政府職能部門、社會有關方面進行通報，接收監(jiān)督。（二）信息及檔案管理的措施1、組成專門小組負責收集工程、技術信息及竣工檔案的整理組卷歸檔工作。及時將工程、技術信息及竣工檔案整理驗收小組負責人、工作人員名單、竣工檔案整理工作計劃、聯(lián)系電話報項目代建方。2、立卷原則和分工（1）立卷應遵循工程文件形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2）一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。應（驚3專）工程文踩件可按建峽設程序劃測分為：工省程準備階躲段文件、滲監(jiān)理文件躲、施工文義件、竣工額圖、竣工戒驗收文絞件葡5狂部分。徹（壁4究）招標人擊、使用方崇、施工方磨負責立卷惱范圍按余竊杭區(qū)城建掠檔案館制糧定的《余午杭區(qū)建設石工程檔案蔥編制指南濱》執(zhí)行。凳①憶工程準備杠階段，由綢招標人、轟使用方按蹈項目立卷沃；實施階甘段，由招忘標人、使悅用人按單大位工程立勁卷的竣工程驗收文件緩。戰(zhàn)②凱由施工方醋按單位工莊程立卷：假施工及驗倍收記錄、息竣工圖。替施工單位致根據(jù)《工增程竣工檔兵案驗收小勞結(jié)提綱》元的要求，束編寫工程樣竣工驗收宮小結(jié)，施源工單位負稀責人簽名仿，加蓋公縫章，以備公驗收。驗輩收后，工爸程竣工驗次收小結(jié)交質(zhì)項目代建組方?？储鄣逃身椖看暯ǚ桨磫谓呶还こ塘⒂嗑恚罕O(jiān)理羨文件，在甩施工監(jiān)理返中形成的彩資料檔案頌十分重要蔑，除部分高資料交由踢施工單位路組卷外，般均應分類另裝訂，監(jiān)委理文件可良先按單位溉工程、分擁部工程、刃專業(yè)、階芹段組卷，婦竣工后移唱交一套原拆件給招標細人、使用殘方存檔。舟負責嚴格盲審核竣工豬檔案的質(zhì)尺量。填寫父《工程質(zhì)乏量保證資厲料審查記磚錄》，一泊式三份，霸總監(jiān)理工接程師簽字暢后，一份旗交項目代信建方，一排份交施工灑方，監(jiān)理暈方留存一訓份。監(jiān)理眠方工程師臟審核竣工諸圖后，應卵在竣工圖彩上簽字并紫加蓋監(jiān)理透單位公章壇。驅(qū)④鹿監(jiān)理方抽懇檢材料、溜測量檢測腳資料和備商案需填寫練的表格按瞧標段另行股組卷，其血中除材料準質(zhì)檢報告可入施工單厭位檔案外寸，監(jiān)理單駕位在工程過監(jiān)理工程波中所形成臺的所有資校料，如監(jiān)森理規(guī)劃、摘會議紀要現(xiàn)、月報、刊監(jiān)理工作冬總結(jié)等按亦所管標段朗分類整理阻裝訂成冊鄭。（此部凈分工作根狀據(jù)招標文防件以及《陰項目代建讓合同》的坡要求由項書目代建方怠完成，具似體實施由肅項目代建牢方負責）典（三）項彈目前期報繼建階段檔跡案資料目隱錄清單窮分溉倍類道內(nèi)框碗潮歉容正備寶卻注逐項目掏前期林立項椅文件擠部分亮（生1乘）項目建徹議書及批便復文件鄉(xiāng)（智2娃）可行性匆研究報告派、環(huán)境影榆響報告、松論證及評薯估等文件扭（綢3戴）設計任扛務書及批懲復迎（暈4甘）建設用充地選址意煙見書及批胡復驢（碧5暑）國家土壇地使用證汽及地形圖傳（拿6旗）建設用夾地規(guī)劃許嘉可證及核饞準的地形慢圖睡（券7駕）建設工俗程規(guī)劃許燭可證及核灶準的總面席積、紅線魔圖稍設計文件摟和資料文環(huán)件歪（普1電）工程水初文、地質(zhì)淺勘察報告佛（百2罪）地質(zhì)圖蜓（析3朗）規(guī)劃設姑計文件陡（妹4冰）方案設努計兄（剝5剖）初步設腸計和工程轎總概算滴（芒6霜）施工圖躺時機和工訪程預算黎（豬7被）工程結(jié)寇構(gòu)設計計帆算書及說鑄明書急施工育技術脅文件稱土建部分凱1永、施工技蘇術文件防（剝1與）施工合屯同膨（渡2窄）施工預秒算鋤（蛾3厲）開工、眨竣工報告?。?壞）施工定領位測量記蘭錄、測量屑復核單及暈成果圖沃（佩5竭）工程質(zhì)緒量檢查及貿(mào)驗收記錄避；單位工滅程質(zhì)量綜聞合評定表堂等拐2筑、施工材硬料質(zhì)量保辟證文件削（顫1怕）原材料襪匯總表及造質(zhì)量證明辟單、試驗炭報告暖（業(yè)2英）施工試黎驗匯總表宏及試驗報勢告冶（冰3陷）預制構(gòu)沸建件明細沒表及合格芝證、試驗蓬報告沾水、衛(wèi)部頁分休（井1踢）施工合窗同誦（沙2?。┦┕ゎA掛算怠（何3授）開工、左竣工報告紡（珍4予）室外管梅線測量記拆錄絡（波5煮）功能試蒙驗記錄及折質(zhì)量評定鋤（滔6疾）隱蔽工辟程驗收記添錄州（洪7造）材料、村設備明細跳表及檢驗四記錄摘（賀8利）管線征畜詢報告單浮、管線、未設備報裝業(yè)單牛電力部分躲通風與空添調(diào)部分傍智能化系烤統(tǒng)部分織設計變更津依據(jù)性文現(xiàn)件花監(jiān)理文件建（靠1呢）監(jiān)理規(guī)嘴劃孕（找2應）施工進爆度控制類羅文件屑（防3驚）施工質(zhì)濃量控制類瘋文件園（使4臉）工程造石價控制類慨文件認（紫5河）工程竣臟工總結(jié)陵（誰6痕）質(zhì)量評播價意見報家告生項目管理甩類資料蓄1偵、招投標羅文件、合拆同文件類浙2齡、項目進滾度控制類電3番、項目費永用控制類炸4政、項目材棉料控制類華5習、項目質(zhì)章量控制類勿6術、項目財愉務類凳7們、報告總都結(jié)類御8喘、信息溝災通類附竣工驗妄收文件脂1顯、工程竣即工報告幼2錢、工程決坡算的3名、各專業(yè)陣竣工驗收太鑒定證書錄4遵、項目竣喜工驗收文述件仰5屋、試運行值相關文件強現(xiàn)場膝聲像位資料慮1意、工程現(xiàn)棚場原地物站、地貌照抽片、錄像古2往、建筑物躁建成后的姿照片、錄息像虎3素、工程建您設重要過仁程的照片埋和錄像席竣工圖亦1謀、平面布設置圖俗2棚、建筑、謠結(jié)構(gòu)竣工恨圖（含樁鬼位布置圖抵）顯3肉、大型設申備基礎竣尾工圖攜4踢、大型設臣備基礎竣飼工圖豬5癢、弱電、掘給排水、涌智能化、擦暖通專業(yè)釀竣工圖漢6集、建設用巨地范圍內(nèi)桌以下綜合壁管網(wǎng)勺七、我公爭司代建過塞程中需提霞供的文件智—倘實買行猛“榨隱蔽工程蚊陽光建化芽”亭制度孔1朽、定期信內(nèi)息文件舌根據(jù)建設山管理服務披工程項目姑、范圍及凍內(nèi)容。隨漆工程施工盞進度向綜劈合管理部波門和業(yè)主微報送建設少管理服務絡月報，其貝主要內(nèi)容迅為：租施工質(zhì)量六情況：原固材料質(zhì)量障及檢驗情皂況；框工程進度觀情況；稼進場施工群機械設備丟及勞動力剃動態(tài)；挑合同變更莊和工程變堤更情況；陡工程款支湖付情況；鉗建設管理漿服務工程腹情況；耕工程建設員大事記。搏2禿、根據(jù)建穴設管理服點務工程進船展情況的矛不定期報哈告浴①乘關于工程照優(yōu)化設計際或變更或唐施工進展諸的建議；刷②踩資金、資傅源投入及嚷合理配置假的建議；鑼③朗工程進展胃預測分析穩(wěn)報告；楊④寺合理要求左提交的其浪他報告；您工程分階敞段驗收、膚竣工驗收腫建設管理康服務工作叛報告。雄3棒、建設管夏理服務過蛋程文件趟①食施工措施桐計劃批復高文件；哭②饒施工進度礙調(diào)整批復夠文件；滑③銜項目管理聞協(xié)調(diào)會議乓紀要文件叨；裁④掩其他項目壇管理業(yè)務瘦往來文件康；浙⑤咸質(zhì)量事故晌處理文件源。式4貓、實行隱鑒蔽工程陽斬光化制度藏在所有隱毛蔽工程組惡織驗收時繭，我們將澇鋼筋工程濾、給排水幅管安裝線嶄路、電氣僵套管埋設霜等全部采方用動態(tài)攝牧像的手段踐全過程記梁錄，隱蔽凝工程的影榜像資料作侄為管理檔產(chǎn)案內(nèi)容存形檔。既為慢后期維修刊提供依據(jù)填，又為隱竹蔽工程的狹施工提供我了良好的畝監(jiān)督。其八、項目產(chǎn)檔案文件菌質(zhì)量要求他1體、項目檔速案文件應特具備書面貢打印文件衰和電子文更件兩種格戴式；驕2姥、字跡清爹楚，圖樣森清晰，圖柱標整潔，陳簽認手續(xù)饅完備；件3膚、書面材讀料不得使淚用圓珠筆極、鉛筆等市易褪色不扎宜保存的雀書寫材料啟；夾4孫、復印、蜂打印文件嬸及照片的使字跡、線碗條和影像臺的清晰及魄牢固程度賭應符合設途備標定質(zhì)孝量的要求僚；黎5訊、錄音、運錄像文件成應保證載綢體的有效棄性；犯6猶、長期存鄉(xiāng)儲的電子別文件應使悅用不可擦斗除光盤。藥項目代建箱單位在組狐織工程竣沒工前，提星前對工程編檔案進行坦預驗收，顆確保一次撐移交到檔辱案部門，黎并且協(xié)助柜正式備案泛，驗收內(nèi)腥容如下：嘆工程檔案幫是否齊全筒、系統(tǒng)、自完整掃2腹、工程檔毀案是否整演理立卷、廣立卷是否錄符合《城易市建設檔情案案卷質(zhì)元量規(guī)定》唐3誓、工程檔總案的內(nèi)容趣是