文件控制程序四

PAGEPAGE46文件控制程序批準人：實施日期：1目的為確保在使用場所得到適用文件的有效版本，使公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件處于受控狀態(tài)，防止因誤用文件而造成項目管理/監(jiān)理服務(wù)不合格項的發(fā)生或影響管理體系有效實施，特制定本程序。2適用范圍本程序適用于公司管理體系文件和實施中所形成的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全文件，以及項目管理/監(jiān)理服務(wù)依據(jù)的外部文件的控制。3職責3.1總經(jīng)理負責批準公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全方針、目標、《管理手冊》、管理評審報告和其他規(guī)定應(yīng)由總經(jīng)理批準的文件。3.2管理者代表負責批準《程序文件》、內(nèi)審計劃、內(nèi)審報告和其他規(guī)定應(yīng)由管理者代表批準的文件。3.3副總經(jīng)理負責批準由資源部、經(jīng)營部組織編制支持性文件。3.4總工程師負責審批項目管理規(guī)劃、監(jiān)理規(guī)劃和其他規(guī)定應(yīng)由總工程師批準的文件。3.5資源部為文件控制的主要職責部門。3.5.1負責監(jiān)督、檢查公司各部門文件編制、審批、標識、發(fā)放、使用、更改、回收、銷毀和歸檔及有效性評價的管理；3.5.2負責編制與資源、行政管理有關(guān)的文件，報（副）總經(jīng)理批準；負責技術(shù)標準文本和專用計算機軟件等的采購和外部文件在職能部門的傳遞。3.5.4負責本部門與資源、行政管理有關(guān)文件的收發(fā)、登記、編目、報審、立卷、存檔和處理。3.6工程部負責組織編制公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方針、目標和管理手冊、程序文件和與項目管理/監(jiān)理控制有關(guān)的文件。校3.6.南2敬負責搜集離、識別國桂家、北京幣市有關(guān)建旋設(shè)工程趴法律、法式規(guī)、規(guī)范貢、規(guī)程、割標準及相扮關(guān)文件在們公司的應(yīng)壤用，報總搏工程師批擊準損。地3墓.6.捧3公負責編制英公司自有盜技術(shù)標準發(fā)及項目管與理軍/帶監(jiān)理大綱神。洗3.6.狐4忌負責定期攀更新公司賴體系文件銅及技術(shù)文糠件有效版萬本控制清銳單。濃3.6.英5失負責鎖本部門柄與體系、阻技術(shù)管理援有關(guān)文件難的招收發(fā)、登乓記、編目鳳、報審、賺立卷、存總檔和處理除。五3.貼7召經(jīng)營部負油責移與顧客有典關(guān)的委托泥合同、協(xié)撤議、投標音書等文件其的擬定、柱商談、發(fā)思放、變更增、歸檔、扛作廢籠。隙3.8邪各部門按迷其職責范女圍負責有瓦關(guān)文件的裳編制、收肥發(fā)、標識槍、保存、逗使用和歸慶檔。結(jié)4辦廈工作程序見4.六1扭受控文件淋的分類榴4.1.原1卵皆外部文件畏：幼國家、地唉方現(xiàn)行么法律、法勸規(guī)、規(guī)范裙、規(guī)程、餅標準等。字上級主管批部門的政悼策性、技松術(shù)性文件班。展與顧客有貍關(guān)的文件智：包括合逐同、工程票項目批準律文件、招泥投標文件襲、施工承戰(zhàn)包合同、碗工程勘察共、設(shè)計文淡件等。池公司應(yīng)用級的專用計稼算機軟件岔。駐4.1.壞2拳裹內(nèi)部文繡件妙:稿1濾）體系文始件：方針靜、目標、幸管理手冊科、程序文布件、支持伶性文件。換2僵）管理文打件：公司松的各項管橋理制度、國辦法以及借對項目管等理雹/都監(jiān)理部的犯人事任免喉文件等。匪3傍）部門文悔件：各部作門在管理饅體系運行刻過程中相丹關(guān)規(guī)定要紫求形成文雜件，如：矮生成的計讓劃、規(guī)劃霸等。晴4.2酬.奉文件的編衡寫與審批踐4.2.東1泉體系文件侄的編寫、蹄審批紹1席）方針、排目標、《礙管理手冊事》停—尊工程部組哥織編寫，吸管理者代刻表審冊核活,巾總經(jīng)理批狼準。劣2雪）《程序潮文件》尤—鵲主控部門活組織編寫頂，管理者字代表審批丟。催3耕）《支持躺性文件》特—駱主控部門慘組織編寫儉，腿相關(guān)主管小領(lǐng)導(dǎo)審批療。稀4.2.滾2飾管理文件滅：由主控軟部門負責務(wù)編寫，知主管領(lǐng)導(dǎo)葬審批。們4.2.我3樓部門文件裹：由相關(guān)羨部門負責兇編寫，旁部門負責慨人審批涉，啊但有特殊嶄要求的除置外，如：棗項目管理籌／監(jiān)理規(guī)飄劃等拔，由總工惱程師審批包。此4.2.郵4竄記錄是特為殊性文件撲，按《記鵲錄控制程暑序張》質(zhì)YNW/民CX-0含2-20滋0燒6膽執(zhí)行。價4.3雷折文件的編踢號、標識屋4.3.吉1招文件的編猴號蝶外部文件仁：按原文候編號。擴體系文件蹤：曾方針、目贈標：帳總經(jīng)理令籌[戴年令號豆]春第撤**竄*需號遞管理手冊慢：姓咳程序文件們：燙支持性文筐件：淺公司管理綢文件：命工程部主財編文件朱：縱***喇*歷工蹤字額[鼻年毛號揭]黎第善**控*副號正經(jīng)營部主車編文件預(yù)：籌***麻*午經(jīng)呈字常[禿年住號液]焦第腦**墻*震號齊資源部主聲編文件僚：尸***行*收資襪字蹈[夕年極號陜]除第迅**采*鋒號見財務(wù)部主蜘編文件索：避***赴*塵財衛(wèi)字慨[決年捐號列]妥第控**迎*姿號怕部門文件抗：由部門腹根據(jù)文件演類別除有吧規(guī)定者外年自編。因4.3.蠻2晌文件的標對識玉對受控文蟻件建立《擇受控文件困清單》（蓮附俯錄膝2蠟），并分譜類列目；戴作廢文件瀉上交或銷慶毀前，在竊其封面顯拿著位置標香注醬“泊作陰廢柏”獎字樣；盡作廢的文寺件因正當幕原因，經(jīng)陶審批同意沫留存的在款封面顯著寸位置標水注軋慕“反作廢留脂存玉”弦吩字樣；從非受控文裙件在封面題顯著位置恥標淚注差“律非受加控廉”玻字樣，并孝與受控文壩件分類保遞存；勻“浪受控文滔件漁”齡與彎“粗非受控文垃件沸”褲混編的合票訂本中泛的枕“棉非受控文民件譯”昨應(yīng)究在?！爸T總目換錄析”幕和文件首亮頁顯著位煤置分別標褲注軍“漂非受輸控殊”凈字樣；子文件換版咱時，宜與輕原版在外韻觀（包括瀉：顏色、癥裝訂方式友、開本等丙）相區(qū)別仗。置4.暫4繡文件的發(fā)護放符4.4.欠1掌工程部負遵責管理體排系文件、灑技術(shù)管理勾的發(fā)放；豐資源部負擊責公司級拆行政管理忌文件、畜技術(shù)標準炒文本和打?qū)Ｓ糜嬎阍C軟件尖等文件的逐收發(fā)貼；經(jīng)營部燦負責合同紅、經(jīng)營管債理文件的網(wǎng)發(fā)放，其薄他部門按能其職責范陽圍負責相扁關(guān)文件的問發(fā)放，怒發(fā)放填寫頃《怒笑掌識卻其發(fā)放范尤圍應(yīng)保證循使用處得偏到適用的援有效版本競鎖4.4.岔2非文件發(fā)放花對公司內(nèi)號部發(fā)放原捷件復(fù)印件獎，對外發(fā)啞放原件，每發(fā)放部門忠必須留存娛原件。想4.4.浙3俊項目管理坡／監(jiān)理部矩成立由資災(zāi)源部配備怎一般需用酒文件，項釋目部需要僵補充的文舟件首先由耽項目部負交責人向資偉源部提出顧《文件需樣用申請表予》，由資節(jié)源部負責反配置。咸4.4.占4丸文件發(fā)放犬（接收）謙部門要嚴蜜格履行收春、發(fā)文登嗽記手續(xù)，錘以便執(zhí)行蘆和查閱。顫4.況5段文件的評側(cè)審、更改六、回收、愉作廢、銷捏毀轎4.5.母1蘭文件的評當審：每年蠶管理評審獸前，主控動部門根據(jù)戀文件控制托分工收集鍬對文件的什意見和建鐘議，整理撿書面材料耽作為管理具評審的輸五入，由管決理評審會搭議進行系啄統(tǒng)的評審攝，確定文宿件是否需鋸要修改和抄更新，由雁主控部門送負責組織熔修改，履牽行相關(guān)審墨批手續(xù)。烏4.5.道2傭列文件更改仗：應(yīng)由原掉文件編制氣部門或人袍員負責更城改，更改板按原審批梨程序辦理午，并根據(jù)物需要發(fā)放竿《文件更弓改審瓣批畝/揭通知單》掃。參4.5.號3脆文件回收沈：當文件犯換版、文培件作廢、命需交回的季文件和人斜員調(diào)離后割需交回的鳴文件，由喬原文件發(fā)鹽放部門部莖負責將原班版本文件位回收并及翻時做好標寫識記錄。由項目竣工兵后，由項曉目管理／回監(jiān)理部負獻責人組織室向主管部霞門交回有爛關(guān)文件，似辦理交接揪手續(xù)。懼4.5.捕4謀當文件作題廢碼/奉銷毀時，總由主管辦頁理部門填幕寫《作屈廢凳/纖銷毀文件蒸申批表》暈，經(jīng)主管及領(lǐng)導(dǎo)審批烏后，收回驢作廢文件附并做出標罷識或銷毀匹處理并記櫻錄。襪4.矩6啄文件的監(jiān)巾測、測量火與改進慈4.6.直1基資源部應(yīng)強把文件的異批準權(quán)限跡、發(fā)放范蒼圍、更改查、標識作店為重要監(jiān)妖測點，通妻過對《受貼控文件清蛾單》趁、探《文件更嘆改審槳批甘/擊通知單》式、文件及毯時更改和注實際標識厲情況的監(jiān)奉督檢查對痕文件有效學(xué)控制，尤鄭其是對電繭子文檔的寺更改和銷親毀；簽4.6.況2迅資源部把償每階段文欲件控制的廚各個環(huán)節(jié)尼做出評價運，必要時殖進行數(shù)據(jù)欄分析，找歲出下階段腥重點改進剃的薄弱環(huán)益節(jié)，通過筒糾正或預(yù)煤防措施實無施改進。咱5動相關(guān)記錄容發(fā)文登記場表咐光（坑CX1-機1汽-玉）獄受控文件著清單徐（像CX1-孝2鋸-志）系文件更改付審雞批濃/異通知單頭（錄CX1-嗚3坑-逼）肝作壽廢彩/駁銷毀文件連審批表止（率CX1-諒4庭-兩）蒼文件需用爐申請表沃（剝CX1-難5痰-造）熱發(fā)文登記籮表貼編號：拍CX1-趕1-公月扯日敲發(fā)文餐編號太原文砌編號弓發(fā)文機關(guān)沙文件類別叛件數(shù)磨附件長事由慧收件人蜘蓋枯竄嫁章華歸縫部字檔解日滔臨誠期莫受控文件語清單撤部擠門綢:餡 塌 狼 渠 愿 唯 疏 拒 隊 鋤 標 削 悼 暴 庭 猛 犧編糊號襲:CX頁1-2-池序號賊文件編號俊文件標題曉實施日期晚發(fā)布部門優(yōu)文件更改賓審腐批章/陳通知單悉順茶雙線臣糾于和乓糠親困慕揀責抬挖始氣編奉號恥:CX去1-3-鹽文件名稱填文件編號露申請更改介部門筆日期浮統(tǒng)唐更改理由膠：尋朗巷更改內(nèi)容片：貴更改負責畏人軟簽字及日鵲期稠更數(shù)糧認改冠讀儉生谷效趴黑秤日撫厲野期趨本冊長司通付私證知腐發(fā)硬趟焰送路頁己至誤審批意見調(diào)：證審批人件：踩通遞計年愧寫惰月丘曬過日職作傅廢筑/氣銷毀文件妥審批表播卡賊粒直貪善暈店亮款膠趨師觸域噴塘編喊號盟:C1請-4-X慣X詢申請部門穿：擱日劉隱區(qū)期偉序號淚文件編號寧文件名稱圖失效原因哪作晉廢續(xù)/型銷毀數(shù)量訓(xùn)作聰廢把/被銷毀的理爛由：午審批意見橫：弓結(jié)論超：右登犁□盼啞同熄意號經(jīng)封□她標暫緩處傷理疾籠亡□甲姜不同意女批準人簽私字運：緩腳孤日期服：驅(qū)射私年披價琴月赴傭惹日舉（重要文僅件失效由弓總經(jīng)理批枕準）味作饅廢袍/巡銷毀處理雪結(jié)果敵：恢經(jīng)辦人簽金字股：肆規(guī)史日期欺：負他產(chǎn)年肉焦筋月夕讓腔日筐文件需用吃申請表杏編號：躍CX1-亡5-折申請部門脖：僑主管部門南：濕