初電第四章講義

第一節(jié)電算化會計核算基本流程

本節(jié)要點

手工會計核算流程

電算化會計賬務(wù)處理流程

電算化會計核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別

主要內(nèi)容

一、手工會計核算流程

（-）手工會計核算形式

1.匯總記賬憑證核算形式

2.記賬憑證核算形式

3.科目匯總表核算形式，根據(jù)科目匯總表登記總賬（最常用的形式）

（二）手工會計核算流程的缺陷

1.數(shù)據(jù)大量重復

2.信息提供不及時

3.準確性差

4.工作強度大

二、電算化會計賬務(wù)處理流程

（-）日常賬務(wù)處理

1.編制記賬憑證

2.憑證審核

3.記賬

4.結(jié)賬

（二）電算化會計報表處理流程

1.報表格式定義

2.報表公式定義

3.報表數(shù)據(jù)生成

三、電算化會計核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別

1.數(shù)據(jù)處理的起點不同

2.數(shù)據(jù)處理方式不同

3.數(shù)據(jù)存儲方式不同

4.對賬方式不同

5.會計資料的查詢統(tǒng)計方式不同

第二節(jié)電算化會計賬務(wù)處理流程

下面以用友暢捷通T3軟件為例，對財務(wù)軟件處理流程進行系統(tǒng)講解。

用友暢捷通T3軟件是用友軟件股份有限公司的全資子公司暢捷通軟件有限公司面向中

小型企業(yè)信息化需求設(shè)計的管理系統(tǒng)。該軟件以客戶為核心，集產(chǎn)、供、銷、財一體解決方

案，突出了對關(guān)鍵流程的控制，實現(xiàn)了對主要業(yè)務(wù)過程的全面管理，其智能化管控平臺支持

立體綜合統(tǒng)計分析，使企業(yè)能夠更快應(yīng)對市場變化、更強管控關(guān)鍵流程、更全洞察運營全貌,

為企業(yè)科學決策提供依據(jù)。此外，其易學易用的流程化設(shè)計，方便安裝的特性，便于廣大院

校、個人用戶學習使用。

一、總體框架

（一）總體結(jié)構(gòu)

T3由總賬管理、往來管理、現(xiàn)金管理、項目管理、財務(wù)報表、工資管理、固定資產(chǎn)管

理、財務(wù)分析、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等主要部

分組成，本套會計電算化教材所涉及到的模塊為總賬、財務(wù)報表、工資、應(yīng)收、應(yīng)付、固

定資產(chǎn)系統(tǒng)。

（二）企業(yè)賬套建立及系統(tǒng)啟用基本操作

1.操作流程

企業(yè)建賬的工作流程如圖所示?為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)В?/p>

用來引導用戶的建賬過程。

二、系統(tǒng)管理操作

（一）系統(tǒng)管理使用者

鑒于系統(tǒng)管理模塊在整個會計信息系統(tǒng)中的地位和重要性，因此，對系統(tǒng)管理模塊的使

用系統(tǒng)予以嚴格控制。系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員

（admin）的身份，二是以賬套主管的身份。

1.以系統(tǒng)管理員的身份注冊系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理員負責整個應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。

以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出（恢復和備份），設(shè)置操作

員和權(quán)限，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，清除異常任務(wù)等。

系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員，他要對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和運行安全負責。通用

會計信息系統(tǒng)中一般預置默認的系統(tǒng)管理員及口令，企業(yè)在正確安裝應(yīng)用系統(tǒng)后，應(yīng)該及時

更改系統(tǒng)管理員的密碼，以保障系統(tǒng)的安全性。

2.以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理

賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所管理的賬套進行修改、對年度賬的

管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)），以及該賬套操作員權(quán)限

的設(shè)置。

（二）啟動與注冊系統(tǒng)管理

例4-1：

以系統(tǒng)管理員（admin）的身份啟動并注冊系統(tǒng)管理。

操作演示：

[4-1.htm]

（三）增加操作員

操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進行操作的人員.每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進行操

作員身份的合法性檢查。操作員及權(quán)限管理提供了按照預先設(shè)定的崗位分工進行授權(quán)、分權(quán)

功能，只有進行嚴格的操作分工和權(quán)限控制，才可能一方面避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操

作，另一方面對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。

只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限增加操作員。增加系統(tǒng)操作員時，必須明確以下關(guān)于操作員的

特征信息：編號、姓名、口令和所屬部門。

例4-2：

編號姓名口令所屬部門

81陳力1財務(wù)部

82李南2財務(wù)部

83劉陽3財務(wù)部

操作演示：

[4-2.htm]

（四）建立賬套

建立賬套是企業(yè)應(yīng)用會計信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，其中涉及很多與日后核算相關(guān)的內(nèi)容。

為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)В脕硪龑в脩舻慕ㄙ~過程。建立企業(yè)

賬套時，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)特征的信息，歸類如下：

（1）賬套基本信息：包括賬套號、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。

（T3下最多999套）

由于在一個會計信息系統(tǒng)中，可以建立多個企業(yè)賬套，因此必須設(shè)置賬套號作為區(qū)分不

同賬套數(shù)據(jù)的唯一標識。

賬套名稱一般用來描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命

名。賬套號與賬套名稱是一一對應(yīng)的關(guān)系，共同來代表特定的核算賬套。

賬套路徑用來指明賬套在計算機系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應(yīng)用系統(tǒng)中一般預設(shè)

一個存儲位置，稱其為默認路徑，但允許用戶更改。

賬套啟用日期用于規(guī)定該企業(yè)用計算機進行業(yè)務(wù)處理的起點，一般要指定年、月。啟用

日期在第一次初始設(shè)置時設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要

設(shè)置企業(yè)的會計期間，即確認會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。

（2）核算單位基本信息：包括企業(yè)名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。

在以上各項信息中，單位全稱是必須項，因為發(fā)票打印時要使用企業(yè)全稱，其余情況全

部使用企業(yè)的簡稱。

（3）賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、賬套主管、編碼規(guī)則、

數(shù)據(jù)精度等。

記賬本位幣是企業(yè)必須明確指定的，通常系統(tǒng)默認為人民幣，很多軟件也提供以某種

外幣作為記賬本位幣的功能。為了滿足多幣種核算的要求，系統(tǒng)都提供設(shè)置外幣及匯率的

功能。

企業(yè)類型是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務(wù)類型的必要信息，選擇不同的企業(yè)類型，系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處

理范圍上有所不同。

行業(yè)性質(zhì)表明企業(yè)所執(zhí)行的會計制度。行業(yè)性質(zhì)的選擇將決定企業(yè)用到的一級會計科

目。企業(yè)從方便使用出發(fā)，系統(tǒng)一般內(nèi)置不同行業(yè)的一級科目和部分常用二級科目供用戶選

擇使用，在此基礎(chǔ)上，用戶可以根據(jù)本單位的實際需要增設(shè)或修改必要的明細核算科目。

編碼方案，又叫編碼規(guī)則，是對企業(yè)關(guān)鍵核算對象進行分類級次及各級編碼長度的指定，

以便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理。編碼方案設(shè)置包括級次和級長的設(shè)定。級次是指

編碼共分幾級，級長是指每級編碼的位數(shù)?？稍O(shè)置編碼方案的內(nèi)容一般包括科目編碼、存

貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應(yīng)商分類編碼、部門編碼和結(jié)算方式編碼

等。編碼方案的設(shè)置取決于核算單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的復雜程度、核算與統(tǒng)計要求。

以會計科目編碼為例，如果在確定編碼方案時，設(shè)置會計科目編碼規(guī)則為4-2-2,意味

著企業(yè)會計科目編碼共分四級，一級會計科目為4位，二級會計科目為2位，三級會計科

目編碼也為2位。那么在建立會計科目時，就需要遵從以上設(shè)置原則，如銀行存款各級科目

編碼示意如下：

科目名稱：銀行存款-中行-人民幣

科目級次：一級二級三級

科目編碼：10020101

編碼規(guī)則：4-2-2

數(shù)據(jù)精度：是指定義數(shù)據(jù)的保留小數(shù)位數(shù)。在會計核算過程中，由于各企業(yè)對數(shù)量、單

價的核算精度要求不一致，有必要明確定義主要數(shù)量、金額的小數(shù)保留位數(shù)，以保證數(shù)據(jù)處

理的一致性。

例4-3：

(1)賬套信息

賬套號：888；賬套名稱：北京新瑞科技有限公司；采用默認賬套路徑；啟用會計期：

2011年1月；會計期間設(shè)置：1月1日至12月31日。

(2)單位信息

單位名稱：北京新瑞科技有限公司；單位簡稱：新瑞科技。

(3)核算類型

該企業(yè)的記賬本位幣為人民幣(RMB)；企業(yè)類型為工業(yè)；行業(yè)性質(zhì)為2007年新會計準

則；賬套主管為陳力；按行業(yè)性質(zhì)預置科目。

(4)基礎(chǔ)信息

該企業(yè)有外幣核算，進行經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理時，需要對存貨、客戶、供應(yīng)商進行分類。

(5)分類編碼方案

科目編碼級次：4222

其他：默認

(6)數(shù)據(jù)精度

該企業(yè)對存貨數(shù)量、單價小數(shù)位定為2。

(7)系統(tǒng)啟用

“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”。

操作演示：

[4-3.htm]

(五)權(quán)限分配

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的要求，系統(tǒng)操作員要有嚴格的崗位分工，不能越權(quán)操作。權(quán)限設(shè)置

就是對允許登錄系統(tǒng)的操作員規(guī)定操作權(quán)限，嚴禁越權(quán)操作的行為發(fā)生。

系統(tǒng)管理員和賬套主管，兩者都有權(quán)設(shè)置操作員的權(quán)限。所不同的是，系統(tǒng)管理員可以

指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也可以對系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進行授權(quán)；而

賬套主管的權(quán)限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認擁有全部操作權(quán)限，可

以針對本賬套的操作員進行權(quán)限設(shè)置。

賬套主管自動擁有所在模塊的所有操作權(quán)限。

例4-4：

(1)陳力一賬套主管

負責財務(wù)軟件運行環(huán)境的建立，以及各項初始設(shè)置工作；負責財務(wù)軟件的日常運行管理

工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行；負責總賬系統(tǒng)的憑證審核、記賬、賬簿查

詢、月末結(jié)賬工作；負責報表管理及其財務(wù)分析工作。

具有系統(tǒng)所有模塊的全部權(quán)限。

(2)李南一出納

負責現(xiàn)金、銀行賬管理工作。

具有“總賬-出納簽字”權(quán)限，具有“現(xiàn)金管理”的全部操作權(quán)限。

(3)劉陽一會計

負責總賬系統(tǒng)的憑證管理工作、客戶往來和供應(yīng)商往來管理工作及報表管理工作。

具有“總賬”、“往來”、“財務(wù)報表”的全部權(quán)限。

操作演示：

[4-4.htm]

三、總賬系統(tǒng)基本操作

(-)操作流程

總賬系統(tǒng)的基本操作流程。

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（二）系統(tǒng)初始化

1、設(shè)置選項。

首次啟用一個新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對賬

務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進一步的設(shè)置。這些設(shè)置對后面的操作將產(chǎn)生影響，因此在設(shè)置

時要小心，考慮周全。

1.憑證控制設(shè)置

（1）制單控制：在填制憑證時，系統(tǒng)所能夠進行的控制。

?制單序時控制：制單時，憑證編號必須按日期順序排列。

?資金及往來赤字控制：制單時，當現(xiàn)金、銀行科目的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)將予

以提示。

?可以使用其他系統(tǒng)受控科目：若某科目為其他系統(tǒng)的受控科目（如：客戶往來科目為

應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目），一般說來，為了防止重復制單，應(yīng)只允許其受控系統(tǒng)來使用

該科目進行制單，賬務(wù)處理子系統(tǒng)是不能使用此科目進行制單的，但如果用戶希望在總賬系

統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項。

?允許修改他人填制的憑證：在制單時可修改別人填制的憑證。

?支票控制：在制單時錄入了未在支票登記簿中登記的支票號，系統(tǒng)將提供登記支票登

記簿的功能。

?制單權(quán)限控制到科目：在制單時，操作員只能用具有相應(yīng)制單權(quán)限的科目制單。

(2)外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式——固定匯率、浮動

匯率?！肮潭▍R率”即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額?！案訁R率”

即在制單時，按當日匯率折算本位幣金額。

(3)憑證控制：處理憑證時，系統(tǒng)能夠進行的操作控制。

?憑證審核控制到操作員：允許對審核憑證權(quán)限作進一步細化，如只允許某操作員審核

其本部門的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門操作員填制的憑證。并應(yīng)通過“明細權(quán)

限”去作進一步的設(shè)置。

?出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：含有現(xiàn)金、銀行科目的憑證必須由出納人員對其核對簽

字后才能記賬。

2.賬簿設(shè)置

3.明細權(quán)限設(shè)置

例4-5：

設(shè)置“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”參數(shù)

操作演示：

[4-5.htm]

2、設(shè)置部門檔案

部門是指與企業(yè)財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)的職能單位，不一定與企業(yè)設(shè)置的現(xiàn)存部門一

一對應(yīng)。設(shè)置部門檔案的作用在于：企業(yè)的收入、費用通常以部門為單位歸集；提供職工薪

資按部門統(tǒng)計；企業(yè)購置的固定資產(chǎn)需要按部門進行管理。

例4-6：

部門編碼部門名稱部門編碼部門名稱

1綜合部2銷售部

101管理室丁采購部

102財務(wù)室4研發(fā)部

操作演示：

[4-6.htm]

3、設(shè)置職員檔案

職員是指與企業(yè)業(yè)務(wù)活動有關(guān)的企業(yè)員工。如采購員、銷售員等。設(shè)置職員檔案的作用

在于：按職員記錄借款還款情況；按職員統(tǒng)計銷售業(yè)績；追蹤訂單等。

例4-7：

職員編號職員名稱所屬部門

101張明管理室

102陳力財務(wù)室

103李南財務(wù)室

104劉陽財務(wù)室

201趙達銷售部

301白方采購部

401周江研發(fā)部

操作演示：

[4-7.htm]

4、設(shè)置客戶檔案。如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須設(shè)置客戶檔案。將企業(yè)客戶的

詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類

處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，如有變動應(yīng)及

時在此進行調(diào)整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及

信用等級等信息。

例4-8：

客戶編號客戶名稱客戶簡稱所屬分類碼所屬地區(qū)地址

001北京匯仁學校匯仁學校0104北京市海淀區(qū)上地路1號

002大連海光公司大連海光0201大連市紅河區(qū)花園路6號

操作演示:

[4~8.htm]

5、設(shè)置供應(yīng)商檔案。企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)供應(yīng)商的詳細資料錄

入供應(yīng)商檔案。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。

在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，如有變動應(yīng)及

時在此進行調(diào)整。

例4-9：

供應(yīng)商編供應(yīng)商簡所屬分類所屬地

供應(yīng)商名稱地址

號稱碼區(qū)

北京萬明公北京市朝陽區(qū)十里堡8

001北京萬明0304號

司

北京利源公北京市海淀區(qū)開拓路9

002北京利源0204

司號

操作演示:

[4-9.htm]

6、設(shè)置外幣及匯率。匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進行外

幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時

究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率由賬簿初始化設(shè)置決

定。

例4-10：

幣符：USD；幣名：美元；固定匯率1：6.8o

操作演示：

[4-10.htm]

7、設(shè)置結(jié)算方式。為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式

的功能，用以建立在經(jīng)營活動中所涉及的結(jié)算方式。

結(jié)算方式設(shè)置主要內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標志等。票據(jù)管

理標志是軟件為輔助出納對銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登

記簿管理方式。

例4-11：

結(jié)算方式編碼結(jié)算方式名稱票據(jù)管理

1現(xiàn)金結(jié)算否

2票據(jù)結(jié)算否

201現(xiàn)金支票是

202轉(zhuǎn)賬支票是

203銀行匯票是

3其他否

操作演示：

[4-11.htm]

8、設(shè)置憑證類別。許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制,

但各企業(yè)的分類方法也不盡相同，可以按照本企業(yè)的需要對憑證進行分類。

通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：

1）記賬憑證；

2）收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

3）現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

4）現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

5）自定義憑證類別。

憑證類別不影響記賬的結(jié)果。一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)

量較少的單位可不分類，即只設(shè)置“記賬憑證”一種類別。

某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：

借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生額；

貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額；

憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額；

憑證必無：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生額；

無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。

例如，在會計實務(wù)中，“收款憑證”的借方必須是現(xiàn)金或銀行存款科目。在計算機方式

下，可將“收款憑證”的限制類型設(shè)置為“借方必有”，限制科目為現(xiàn)金和銀行存款科目。

這樣做的好處是，在填制一張收款憑證時，若借方出現(xiàn)的不是現(xiàn)金或銀行存款科目，則憑證

不能保存。

例4-12：

操作演示：

憑證類別限制類型限制科目

收款憑證借方必有1001,1002

付款憑證貸方必有1001,1002

轉(zhuǎn)賬憑證憑證必無1001,1002

[4-12.htm]

9、設(shè)置會計科目。

在電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中需要使用數(shù)字對會計科目進行編碼。實行會計科目編碼后，能

夠從根本上克服手工記賬的缺點，便于賬務(wù)處理的電算化。

新增會計科目

（1）科目編碼。必須輸入。在輸入會計科目時，應(yīng)注意以下幾個原則：第一，逐級向

下增設(shè)會計科目，即先設(shè)置上級會計科目，再設(shè)置下級會計科目。如銀行存款，必須先輸入

一級科目102,再設(shè)置二級科目，如10201等，二級科目設(shè)置后才可以輸入三級科目，以此

類推。第二，輸入的會計科目編碼必須惟一，如果系統(tǒng)中已存在10201,再輸入10201時，

系統(tǒng)強制要求操作者重新輸入科目代碼。第三，科目編碼一般由數(shù)字構(gòu)成，特殊情況下也可

以使用英文字母（大小寫均可），但不允許使用空格、引號等。

（2）科目名稱。必須輸入。分為中文科目名稱和英文科目名稱，如果建立系統(tǒng)時選擇

的是中文版，則必須輸入中文科目名稱，英文名稱則可輸入也可不輸入，如果是英文版，則

必須輸入英文名稱，漢字名稱可輸入也可不輸入。如果選擇中文版，一般輸入漢字，也可以

輸入減（-）、正斜杠（\）,但不能輸入其他字符。中文科目名稱的長度一般不超過10個

漢字，超過10個漢字的科目名稱要使用簡稱。

(3)科目類型。輸入一級科目時必須選擇輸入?？颇款愋蛣澐譃橘Y產(chǎn)、負債、所有者

權(quán)益、成本、損益，其代碼的第一位分別用1、2、3、4、5來表示，一般在輸入一級科目時

要求操作者選擇，如果輸入科目代碼的第一位與實際選擇的類型不匹配，系統(tǒng)會提示操作者

更正，如輸入的科目代碼是201,而選擇的類型為資產(chǎn)類，則提示操作者更正。輸入二級或

二級以下科目時，不能選擇科目類型，系統(tǒng)自動設(shè)置為與一級科目相一致的類型。

(4)助記碼。助記碼是幫助操作者記憶的代碼，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的

頭一個字母組成。助記碼可輸入也可不輸入。

(5)賬頁格式。定義該科目在賬簿打印時的默認格式，必須選擇輸入。系統(tǒng)提供金額

式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式。一般情況下，有外幣核算的科目

可設(shè)為外幣金額式，有數(shù)量核算的科目可設(shè)為數(shù)量金額式，既有外幣又有數(shù)量核算的科目可

設(shè)為外幣數(shù)量式，既無外幣又無數(shù)量核算的科目可設(shè)為金額式。

(6)輔助核算。根據(jù)管理的需要設(shè)置。輔助核算也叫輔助賬類，用于說明新增設(shè)的科

目是否有輔助核算要求。系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細賬核算外，還提供以下幾種輔助核算

功能供用戶選用，包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項目核

算五種。例如：制造費用可設(shè)成部門核算，生產(chǎn)成本可設(shè)成項目核算，應(yīng)收賬款可設(shè)成客戶

往來核算，應(yīng)付賬款可設(shè)成供應(yīng)商往來核算等。

某一科目可同時設(shè)置兩種輔助核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況也想了解在

項目上的使用情況，那么可以同時設(shè)置部門核算和項目核算。但個人往來、客戶與供應(yīng)商往

來不能一同設(shè)置。輔助核算一般設(shè)置在末級科目上(末級科目是沒有下級科目的科目，只有

末級科目才能用于憑證填制，才能進行相應(yīng)的輔助核算)，但為了查詢或輸出方便，有些科

目也可以在末級和上級同時設(shè)置輔助核算，但當上級科目設(shè)置輔助核算時，其末級科目必須

設(shè)置相應(yīng)的輔助核算。

(8)外幣核算。用于設(shè)定需要進行外幣核算的科目，以及核算的外幣名稱。一個科目

只能選擇一種外幣核算，有外幣核算要求的科目才允許設(shè)定外幣幣名，如果該科目核算的外

幣幣種沒有定義，可進入“匯率管理”中定義。

(9)數(shù)量核算。用于設(shè)定需要進行數(shù)量核算的科目，以及數(shù)量計量單位。計量單位可

以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

例4T3：

科目名稱輔助核算方向幣別計量期初余額

庫存現(xiàn)金(1001)日記借6000

銀行存款(1002)借500000

工行存款(100201)銀行日記借300000

中行存款(100202)銀行日記借美元200000

應(yīng)收賬款(1122)客戶往來借80000

其他應(yīng)收款(1221)個人往來借9000

預付賬款(1123)供應(yīng)商往來借

原材料(1403)借73200

空白光盤(140301)數(shù)量核算借張30000

包裝盒(140302)數(shù)量核算借個43200

其他原料(140303)

庫存商品(1405)借240000

固定資產(chǎn)(1601)借800000

累計折舊(1602)貸140000

無形資產(chǎn)(1701)借250000

短期借款(2001)貸300000

應(yīng)付賬款(2202)供應(yīng)商往來貸40000

預收賬款(2203)客戶往來貸

應(yīng)交稅費(2221)貸

應(yīng)交增值稅(222101)貸

進項稅額(22210101)貸

銷項稅額(22210102)貸

實收資本(4001)貸1000000

利潤分配(4104)貸540200

生產(chǎn)成本(5001)借62000

直接材料(500101)項目核算借7000

直接人工(500102)項目核算借25000

制造費用(500103)項目核算借30000

管理費用(6602)支出

工資(660201)部門核算支出

辦公費(660202)部門核算支出

差旅費(660203)部門核算支出

招待費(660204)部門核算支出

折舊費(660205)部門核算支出

其他(660206)部門核算支出

操作演示：

[4-13.htm]

指定會計科目

指定會計科目?指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能點擊出納簽字,

從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。

在指定“現(xiàn)金科目”、“銀行科目”之前，應(yīng)在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計科目

時選中“日記賬”復選框。

例4-14：

指定庫存現(xiàn)金和銀行存款會計科目。

操作演示：

[4~14.htm]

10、錄入期初數(shù)據(jù)。在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余

額錄入計算機。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建

賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年

初余額。例如，某企業(yè)2011年6月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2011年5月末各

科目的期末余額及1—5月的累計發(fā)生額計算出來，準備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬

務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額；若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期

初余額，以便在期初余額中錄入。

期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要

從最末級科目開始,上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負號。

期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。本功能是

通過總賬模塊設(shè)置功能完成的。

例4-15：

(1)總賬期初余額表(見上表)

(2)輔助賬期初余額表

會計科目：1221其他應(yīng)收款余額：借9000元

EI期部門個人摘要方向期初余額

2010-12-26管理室張明出差借款借6000

2010-12-27銷售部趙達出差借款借3000

操作演示:

[4-15.htm]

(-)日常業(yè)務(wù)處理

1.填制憑證

初始化工作設(shè)置完成后，就可以開始進行日常賬務(wù)處理了。使用計算機處理會計業(yè)務(wù)后，

記賬、賬簿查詢、會計數(shù)據(jù)分析等工作都已高度自動化，只要用戶操作得當，瞬間就會得出

結(jié)果。工作量相對較大、較頻繁的是填制憑證，因為所有的會計數(shù)據(jù)都要通過填制憑證這個

途徑進入系統(tǒng)。如個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、外幣業(yè)務(wù)、部門核算、項目核算等輔

助賬，在記賬時是自動完成的，但系統(tǒng)完成自動記賬時需要的基本信息和輔助信息卻都是在

填制憑證時錄入的。電子賬簿的準確性與完整性完全依賴于記賬憑證，因而會計人員要確保

記賬憑證輸入的準確完整。

(1)增加憑證

輸入憑證時，一般有兩種處理方式，一種是會計人員在計算機上直接根據(jù)審核無誤準予

報銷的原始憑證填制記賬憑證，另一種是會計人員先手工編制記賬憑證，再批量錄入計算機

中。前一種方式又稱前臺憑證處理方式，一般在會計業(yè)務(wù)量大、基礎(chǔ)工作較好的單位實施，

后一種方式又稱后臺憑證處理方式，一般在業(yè)務(wù)不多、剛開展會計電算化的單位實施。

憑證填制內(nèi)容包括：

增加會計憑證。進入填制憑證界面時，用鼠標單擊“增加”圖標，增加一張新憑證，這

時光標定位在憑證類別選擇項上。

憑證類別及憑證編號。在憑證類別選擇列表框內(nèi)選擇憑證類別，列表框內(nèi)顯示的憑證類

別在系統(tǒng)初始化功能中設(shè)置。如果用戶選用自動編號方式，憑證類別選擇后，系統(tǒng)自動生成

該張憑證編號。

關(guān)于憑證編號，有幾點補充說明：

憑證編號也可以采用手動方式編制，但需要在設(shè)置菜單的“憑證”功能中將制單編制方

式由系統(tǒng)編號改為手工編號。在手工編號方式下，操作者可以輸入憑證的編號，但當記賬時,

系統(tǒng)會檢測憑證編號的正確性，不允許出現(xiàn)漏號、重號、跳號。一般情況下，憑證編號由系

統(tǒng)分類按月自動編制，每類憑證每月從0001號開始，即每類憑證每月的編號范圍是

0001—99990

對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統(tǒng)會提示一個參考憑證

號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。

系統(tǒng)自動管理憑證頁號。系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五筆分錄，當某張憑證不止五筆時，系統(tǒng)

自動在憑證號后標上分單號，如：收0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號共有三

張分單，當前是第二張分單。

制單日期。系統(tǒng)自動獲取計算機系統(tǒng)日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進

行修改或按參照輸入。在一般情況下，系統(tǒng)自動采用制單序時控制，即憑證編號與憑證日期

保持同步遞增的關(guān)系，不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員

進入憑證設(shè)置功能，取消制單序時控制。

附單據(jù)數(shù)。在“附單據(jù)數(shù)”處輸入原始單據(jù)張數(shù)，操作者按實際情況輸入。有的情況下，

記賬憑證沒有原始單據(jù)，如轉(zhuǎn)賬憑證，則可以不輸入。

憑證摘要。在摘要欄內(nèi)輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡潔明了。在賬務(wù)處理環(huán)境

下，憑證摘要采用多摘要方式，上一分錄的摘要系統(tǒng)會自動復制到本筆分錄的摘要欄內(nèi)，操

作者可以修改，使其更符合本筆分錄的業(yè)務(wù)說明。

會計科目?？颇勘仨気斎肽┘壙颇俊？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目

名稱或助記碼，一般情況下輸入科目編碼。輸入科目時也可在科目區(qū)中用鼠標單擊參照錄入。

采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)換成科目名稱，并給出上級科目，便于操

作者檢查。

金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額

以負數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向，如本應(yīng)在借方金額欄輸入100,

但在貸方金額欄輸入了100,此時，可按空格鍵調(diào)整。

制單人員。制單人員的名字不需要操作人員輸入。誰調(diào)用填制憑證功能，系統(tǒng)就自動將

誰的名字確認為本張憑證的制單員。

當憑證全部錄入完畢后，按“保存”圖標保存這張憑證，按“放棄”圖標放棄當前增加

的憑證，也可用鼠標單擊“增加”繼續(xù)填制下一張憑證。當保存憑證時.，系統(tǒng)會檢測憑證的

合理性。如沒有摘要時，強制要求輸入摘要；借方金額合計與貸方金額合計不等時，不允許

保存憑證。

例4-16：

(1)1日，銷售部趙達請客戶吃飯，現(xiàn)金消費600元。(附單據(jù)一張)

(付款憑證)摘要：招待客戶

借：銷售費用(6601)600

貸：庫存現(xiàn)金(1001)600

(2)3日，財務(wù)部王晶從工行提取現(xiàn)金5000元，作為備用金。(現(xiàn)金支票號XP001)

(付款憑證)摘要：提現(xiàn)

借：庫存現(xiàn)金(1001)5000

貸：銀行存款/工行存款(100201)5000

(3)5日，收到大恒集團投資資金20000美元，匯率1:6.8。(轉(zhuǎn)賬支票號ZP001)

(收款憑證)摘要：收到投資

借：銀行存款/中行存款(100202)136000

貸：實收資本(4001)136000

(4)7日，采購部白方采購空白光盤1000張，每張2元，材料直接入庫，貨款以銀

行存款支付。(轉(zhuǎn)賬支票號ZP002)

(付款憑證)摘要：購空白光盤

借：原材料/空白光盤(140301)2000

應(yīng)交稅費/應(yīng)交增值稅/進項稅額(22210101)340

貸：銀行存款/工行存款(100201)2340

(5)10日，銷售部趙達收到北京匯仁學校轉(zhuǎn)來一張轉(zhuǎn)賬支票，金額50000元，用以

償還前欠貨款。(轉(zhuǎn)賬支票號ZP003)

(收款憑證)摘要：收到貨款

借：銀行存款/工行存款(100201)50000

貸：應(yīng)收賬款(1122)50000

(6)12日，采購部白方從北京利源購入英語學習光盤100張，單價60元，貨稅款暫

欠，商品已驗收入庫。

(轉(zhuǎn)賬憑證)摘要：購光盤

借：庫存商品(1405)6000

應(yīng)交稅費/應(yīng)交增值稅/進項稅額(22210101)1020

貸：應(yīng)付賬款(2202)7020

(7)14日，管理室支付業(yè)務(wù)招待費4000元。(轉(zhuǎn)賬支票號ZP004)

(付款憑證)摘要：支付招待費

借：管理費用/招待費(660204)4000

貸：銀行存款/工行存款(100201)4000

(8)16日，管理室張明出差歸來，報銷差旅費6000元。

(轉(zhuǎn)賬憑證)摘要：報銷差旅費

借:管理費用/差旅費(660203)6000

貸：其他應(yīng)收款(1221)6000

操作演示：

[4-16.htm]

(2)憑證修改

憑證修改分兩種情況。一種是憑證錄入過程中進行的修改，則直接單擊某一需要修改的

項目重新輸入即可，另一種情況是對已保存的憑證進行的修改。進入憑證填制界面，首先調(diào)

出憑證需要修改的憑證，可使用翻頁功能將需要修改的憑證調(diào)出，如“上張”、“下張”等,

如果輸入的憑證較多，可使用憑證查詢功能進行定位，然后是進行修改，直接單擊需要修改

的項目重新輸入即可。

如果操作員修改了他人填制的憑證，則制單員變成修改憑證的操作員。已審核的憑證不

能直接修改，需要先取消該張憑證的審核。已記賬的憑證不能修改，只能查詢。

(3)刪除憑證

作廢/恢復憑證。當某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。方法：進

入填制憑證窗口后，找到要作廢的憑證。點擊“制單一作廢/恢復”命令，憑證上顯示“作

廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。若當前憑證已作廢,

還可點擊''制單一作廢/恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。

憑證整理。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑

證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未

記賬憑證進行憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復記賬前狀態(tài)”功能恢復本月月初

的記賬前狀態(tài)，再進行憑證整理。

2.審核憑證

記賬憑證輸入計算機后放置在暫存憑證數(shù)據(jù)文件中，可以編輯、修改甚至刪除，因而它

是非正式的會計檔案，還必須經(jīng)過審核及記賬處理，才能輸出總賬、明細賬及輔助賬等。

審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記

賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等，審查出認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)傳

遞給填制人員修改。只有具有審核權(quán)限的人才能使用本功能。

憑證審核需先重新注冊更換操作員，由具有審核權(quán)限的操作員來進行。憑證既可逐張審

核，也可成批審核。

例4T7：

對前面填制的憑證行進審核操作。

操作演示：

[4-17.htm]

審核憑證在憑證審核過程注意幾點：

第一，若審核人員發(fā)現(xiàn)該憑證有錯誤，可按“標錯”圖標，對憑證進行標錯，以便制單

人對其修改。已標錯的憑證不能審核，若想審核，需先按“取消”圖標取消標錯后才能審核。

第二，若想對已審核的憑證取消審核，可用鼠標單擊“取消”圖標取消審核，取消審核

簽字只能由審核人自己進行。

第三，審核人和制單人不能是同一個人。即使某一操作員具有審核權(quán)與制單權(quán)，但對某

一張憑證而言，不能既是制單人，又是審核人。

第四，憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進行修改或刪

除。

3.記賬

記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬、明細賬和輔助賬等。記賬過程是在計算機

程序的控制下自動完成的，人工不能干預，而且記賬過程很快，瞬間內(nèi)完成，大大提高了憑

證處理的效率。一般賬務(wù)系統(tǒng)的記賬采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確。

例4-18：

對前面已審核憑證進行記賬。

操作演示：

[4-18.htm]

記賬在記賬時需要注意的幾個問題是：

第一，記賬過程一旦斷電或因其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復記賬前狀

態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然后用戶再重新記賬。

第二，如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯誤，可通過單擊“上一步”返回后進行修改.如果在

設(shè)置過程中不想再繼續(xù)記賬，可通過單擊“取消”，取消本次記賬工作。

第三，在記賬過程中，不得中斷退出。

第四，在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。

第五，所選范圍內(nèi)的憑證如有不平衡憑證，系統(tǒng)將列出錯誤憑證，并重選記賬范圍?

第六，所選范圍內(nèi)的憑證如有未審核憑證時，系統(tǒng)提示是否只記已審核憑證或重選記賬

范圍。

4.賬簿查詢

企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會計賬簿。賬

簿管理包括賬簿的查詢和打印。在T3管理系統(tǒng)中，賬簿分為基本會計核算賬簿和輔助核算

賬簿。

(三)月末處理

期末業(yè)務(wù)處理的主要工作是：期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理、對賬、結(jié)賬等工作。期

末業(yè)務(wù)是會計部門在每個會計期末都需要完成的特定業(yè)務(wù)。這些業(yè)務(wù)數(shù)量不是太大但處理較

復雜。由于期末業(yè)務(wù)處理的主要數(shù)據(jù)來源于賬簿記錄，各會計期間的多數(shù)期末業(yè)務(wù)處理具有

很強的規(guī)律性，比較適合計算機自動進行處理。

因此在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，期末業(yè)務(wù)的處理主要是由計算機根據(jù)用戶的設(shè)置自動進行

的。

系統(tǒng)提供五種類型的轉(zhuǎn)賬定義：自定義轉(zhuǎn)賬、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、

期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。

1.自定義轉(zhuǎn)賬

(1)轉(zhuǎn)賬定義。轉(zhuǎn)賬定義是把憑證的摘要、會計科目、借貸方向以及金額的計算公式

預先設(shè)置成憑證模板，稱為自動轉(zhuǎn)賬分錄，待需要轉(zhuǎn)賬時調(diào)用相應(yīng)的自動轉(zhuǎn)賬分錄生成憑證

即可。

例4-19：

自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置。

轉(zhuǎn)賬序號：0001

轉(zhuǎn)賬說明：計提短期借款利息

轉(zhuǎn)賬分錄：

借：財務(wù)費用/利息支出(660301)JG()

貸：應(yīng)付利息(2231)QM(2001,月)*0.01

操作演示：

[4-19-1.htm]

(2)轉(zhuǎn)賬生成

定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可由計算機快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生

成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去，通過審核、記賬后才能真正完成結(jié)轉(zhuǎn)工作。

例4-19-2：

自定義結(jié)轉(zhuǎn)憑證生成記賬憑證。

操作演示：

[4-19-2.htm]

2.對賬

對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要通過核

對總賬與明細賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。一般說來，實行計算機記賬后，只要

記賬憑證錄入正確，計算機自動記賬后各種賬簿都應(yīng)正確、平衡，但由于非法操作或計算機

病毒或其他原因，有時可能會造成某些數(shù)據(jù)被破壞，引起賬賬不符，為了保證賬證相符、賬

賬相符，用戶應(yīng)經(jīng)常使用本功能進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結(jié)賬前進行。

3.結(jié)賬

結(jié)賬過程共分四步，在結(jié)賬向?qū)У囊龑峦瓿桑?/p>

(1)顯示所要進行結(jié)賬的月份。

(2)核對賬簿。結(jié)賬前，系統(tǒng)自動進行賬簿核對，包括總賬與明細賬、科目余額與各

輔助賬等，如果賬賬相符，可進行下一步結(jié)賬工作，如果不相符，系統(tǒng)中止結(jié)賬工作。

(3)顯示月度工作報告。一般顯示四個方面的內(nèi)容：一是本月賬面試算平衡報告，二

是本月賬賬核對報告，三是本月工作量報告(各類己審核憑證張數(shù)和未審核憑證張數(shù))，四

是上月結(jié)賬狀態(tài)。

(4)點擊結(jié)賬。如果通過以上結(jié)賬步驟，單擊“結(jié)賬”按鈕，系統(tǒng)進行結(jié)賬，否則不

予結(jié)賬。

例4-20：

對本賬套進行結(jié)賬操作。

操作演示：

[4~20.htm]

關(guān)于結(jié)賬，有幾點需要注意：

(1)上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。

(2)上月未結(jié)賬，則本月不能記賬，但可以填制、審核憑證。

(3)本月還有未記賬憑證時，則本月不能結(jié)賬。

(4)己結(jié)賬月份不能再填制憑證。

(5)結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進行。

(6)賬賬核對不符，不能結(jié)賬。

四、編制財務(wù)報表

會計信息系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)，如賬務(wù)處理子系統(tǒng)、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、銷

售與應(yīng)收子系統(tǒng)、工資子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)等，都能生成各種管理報表，但這些報表大

多局限于各個子系統(tǒng)自身相關(guān)的業(yè)務(wù)，著眼于相關(guān)的管理與決策需要。與此不同的是會計報

表子系統(tǒng)，它并非是對經(jīng)營交易或事項的直接處理，而是用于法定會計報表或內(nèi)部管理報表

的編制，更多的是著眼于整個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的綜合反映，是會計核算工作的總結(jié)。

因此，會計報表子系統(tǒng)直接面向內(nèi)外報表使用者的會計信息需要，取數(shù)于各個子系統(tǒng)會

計核算的結(jié)果，進行相應(yīng)的加工處理。專門提供各種會計報表的子系統(tǒng)，是會計信息系統(tǒng)中

的一個重要子系統(tǒng)。

會計報表處理子系統(tǒng)的目標就是根據(jù)賬務(wù)處理系統(tǒng)、其他會計核算系統(tǒng)、會計報表系統(tǒng)

本身、其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源，按照用戶定義報表格式的方式，自動獲取數(shù)據(jù)和自動生成報表，

并按用戶需求對報表進行各種分析。

（-）報表處理系統(tǒng)編制報表的數(shù)據(jù)處理基本流程：

1.報表格式設(shè)計。報表格式設(shè)計相當于手工會計環(huán)境下繪制或取得一張空白的會計報

表。格式設(shè)計包括定義報表尺寸（報表的行數(shù)和列數(shù)）、設(shè)置組合單元、繪制表格線、輸入

報表項目（包括表頭、表體和表尾項目）、設(shè)置行高及列寬、定義單元格風格（包括字形、

字體、字號、顏色、圖案、是否折行顯示等）、設(shè)置單元屬性（包括表樣、字符和數(shù)值屬性）

和確定關(guān)鍵字位置等。

2.報表公式定義。報表公式?jīng)Q定了報表的數(shù)據(jù)來源及報表數(shù)據(jù)計算等，報表公式包括計

算公式、審核公式和舍位平衡公式等。提供了絕對單元公式和相對單元公式，可以方便、迅

速地定義計算公式、審核公式、舍位平衡式；還提供了種類豐富的函數(shù)，在系統(tǒng)向?qū)У囊龑?/p>

下輕松地從用友賬務(wù)及其他子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)并生成財務(wù)報表。

3.報表數(shù)據(jù)處理。報表格式設(shè)計完成之后，報表處理系統(tǒng)可以根據(jù)定義的報表格式和公

式，從賬務(wù)處理系統(tǒng)、其他相關(guān)子系統(tǒng)或已生成的報表文件中自動獲取數(shù)據(jù)，并計算各個報

表項目的數(shù)值，依據(jù)審核公式校驗報表勾稽關(guān)系，依據(jù)平衡公式進行舍位平衡操作，將計算

結(jié)果保存于報表文件中。報表格式一次性定義后，可用于不同會計期的報表計算，具有一次

性定義、多次使用的效果。

4.輸出報表。根據(jù)生成的報表或報表格式文件，輸出會計報表。

（二）報表的相關(guān)概念

1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設(shè)計以及報

表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進行的。

（1）格式狀態(tài)。在報表格式設(shè)計狀態(tài)下進行有關(guān)格式設(shè)計的操作，如表尺寸、行高列

寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關(guān)鍵字，以便定義報表的單元公式（計算公式）、審

核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，而報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。

在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據(jù)的錄

入、計算等操作。

（2）數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、

審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶

看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和

“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

2.單元。單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如，C8表示第3

列第8行交匯的那個單元。單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。

(1)數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接

輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。

(2)字符單元。字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容

可以直接輸入，也可由單元公式生成。

(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、

符號或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么其輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元只能

在格式狀態(tài)下輸入和修改。

3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同

(即表樣、數(shù)值、字符等)，在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以

以區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個單元的名稱來表示。

4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方

形矩陣。在報表系統(tǒng)中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個表頁，最小的區(qū)域是一個單元。

例如，A6到CIO的長方形區(qū)域表示為A6：C10,起點單元與終點單元用“：”連接。

5.表頁。一個報表最多可容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，

但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標”。頁

標用“第1頁”?“第99999頁”表示，如果當前表為第2頁，則可以表示為@2。

6.關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以惟一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速

選擇表頁。例如，一個資產(chǎn)負債表的表文件可存放一年12個月的資產(chǎn)負債表(甚至多年的

多張表)，要對某一張表頁的數(shù)據(jù)進行定位，就要設(shè)置一些定位標志，在報表系統(tǒng)中被稱為

關(guān)鍵字。

報表系統(tǒng)共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、

“月”、“日”，除此之外，報表系統(tǒng)還增加了一個自定義關(guān)鍵字，當定義名稱為“周”和

“旬”時有特殊意義，可以在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。

關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以

定義多個關(guān)鍵字。

7.函數(shù)。企業(yè)常用的財務(wù)報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的

數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。報表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實現(xiàn)的。

(1)自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：

函數(shù)名(〈科目編碼〉，〈會計期間〉,[〈方向>],[<賬套號>],[〈會計年度>],[<編碼1>],[<

編碼2>]),其中

?方向即“借”或“貸”，可以省略。

?賬套號為數(shù)字，缺省時默認為999賬套。

?會計年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。

?編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項

目編碼等，如無輔助核算則省略。

賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：

總賬函數(shù)金額式數(shù)量式外幣式

期初額函數(shù):QC()SQC()WQC(<)

期末額函數(shù):QM()SQM()WQM,()

發(fā)生額函數(shù):FS()SFS()WFS(,)

累計發(fā)生額函數(shù):LFS()SLFS()WLFS()

條件發(fā)生額函數(shù):TFS()STFS()WTFS()

對方科目發(fā)生額函數(shù):DFS()SDFS()WDFS()

凈額函數(shù)：JE()SJE()WJE()

匯率函數(shù)：HL（）

（2）自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個：

數(shù)據(jù)合計：PTOTAL（）

平均值：PAVG（）

最大值:PMAX（）

最小值：PMIN（）

（3）自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對于取自本表其他表頁的數(shù)據(jù)可以利用某個關(guān)鍵字,

作為表頁定位的