新時期對秘書工作的認識

新時期秘書

工作的認識第一頁，共四十四頁。引言秘書已經成為21世紀的熱門職業(yè)之一。在許多人看來，秘書工作似乎沒什么難度，以為秘書工作者每天就是收發(fā)、整理文件，接待來訪，跟在領導后面開會、做個記錄，連腦子都不用動，所以秘書只要掌握基本的秘書知識就可以了。但當人類的腳步邁進新世紀的門檻，當WTO的快車駛入中國的大門時，秘書也將面臨著更多的機遇與挑戰(zhàn)。如何做一個稱職、合格的好秘書已經引起人們的廣泛關注。

第二頁，共四十四頁。一、秘書的含義:宮中秘藏之書、輔臣、行政職位、社會職業(yè)秘書第三頁，共四十四頁。二、秘書的類別1、按服務對象和經濟來源的不同，分公務秘書和私人秘書2、按業(yè)務范圍的寬窄，分通用秘書和專業(yè)秘書3、按秘書輔助對象不同，分集體秘書和個人秘書4、按秘書投入精力情況，分專職秘書和兼職秘書5、按不同社會領域，分政治生活、經濟生活和科學文化領域秘書第四頁，共四十四頁。三、秘書的層級

正部級廳局級處級科級

高級中級初級

行政級執(zhí)行級文書級處理文書級第五頁，共四十四頁。秘書工作一、秘書工作的內容：

文書、事務、一般管理二、秘書工作的性質和特點

1、輔助性2、綜合性3、機密性

4、服務性5、中介性三、秘書工作的作用

1、樞紐作用2、參謀助手作用3、耳目作用4、協(xié)調作用5、門面作用6、公共關系的作用第六頁，共四十四頁。四、新時期秘書工作的要求1、四個轉變2、六個強調五、秘書工作原則

1、準確原則2、迅速原則

3、保密原則4、實事求是原則

第七頁，共四十四頁。秘書工作的特點一、機要性

主要指辦文。就是指十分重要，要注意抓緊時間，注意傳遞程序，注意保密措施。二、輔助性

主要指辦事。主要是輔助領導工作，幫助領導理清工作、事物、甚至思路，讓領導花最少的精力取得最佳的效果三、綜合性

主要指各種各樣的事情都要過問，黨建的也要，經濟的也要，工業(yè)也要，財務的也要。第八頁，共四十四頁。秘書工作的內容1、接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；

2、收發(fā)與回復日常郵件；

3、撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；

4、會談、會務安排；

5、將信件及其他記錄歸檔；

6、備份信件及其他文檔；

7、安排商務旅行，做好預訂工作；

8、接待訪客；

9、采購、分發(fā)和控制辦公用品；

10、分發(fā)錢款，進行簡單的賬務管理。

第九頁，共四十四頁。從單純地辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策

從單純地傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息

從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃諒膽{老經驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管理秘書工作的"四個轉變"第十頁，共四十四頁。強調調查研究工作

強調信息工作

強調信訪工作強調協(xié)調工作

強調督察工作

強調黨務、政務服務工作秘書工作的六個強調第十一頁，共四十四頁。秘書工作的原則（一）準確原則

秘書是領導的助手。秘書部門的任何工作都關聯(lián)著領導機關的工作，秘書工作是領導工作的重要組成部門。領導工作具有全局性和廣泛性?？梢哉f，秘書工作的準確性，相當程度地保證了領導工作的準確性，保證了機關領導工作的正常運轉。

秘書工作的準確性，涉及的方面很多，總的要求是：辦文要準，辦事要穩(wěn)，情況要實，主意要慎；切忌丟三忘四，粗枝大葉，馬馬虎虎，心中無數(shù)。秘書工作的質量如何，代表著一個機關的面貌。準確是提高質量的基礎。第十二頁，共四十四頁。（二）迅速原則

迅速，就是要求工作及時，高效、不延誤，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥帶水。秘書工作的迅速原則是由秘書的特點決定的。秘書處理工作快慢、效率的高低，往往影響到領導的工作的進展，關系到整個工作機器的運轉。因此，秘書部門必須科學地組織、安排時間和工作，并盡可能地使用先進技術和設備，使中轉過程加快，極大地提高辦事效率。只有這樣，秘書工作才能適應當前改革開放的發(fā)展和需要。

以上講的準確、迅速原則實際上是一項要求，即高效率。準確，是對秘書工作質量的要求；迅速，是從秘書工作數(shù)量方面提出的要求。準確和迅速合而構成高效率，而高效率是對秘書工作辦事職能的根本要求，是秘書部門對各項工作進行管理的基本原則。

第十三頁，共四十四頁。（三）保密原則

保密，是行為主體為了保護自身的安全和利益將知密的范圍加以限制。秘書部門處在核心要害部門，接近領導核心，處理要務，管理文件，知密范圍很深很寬，失密泄密危害極大。因此，秘書部門、秘書工作必須遵守保密的原則，牢固樹立“保守機密，慎之又慎”的思想，在言行中切實注意保密，遵守各項保密法規(guī)和制度。要求秘書工作必須時刻保持清醒的頭腦，保持高度的警惕性，嚴格遵守一切保密紀律。同時，為了保證機密的安全，還要制定和健全嚴格的保密制度，如文件、材料、信函、會議記錄等，都要有登記、收回、歸檔等制度，以保證辦公室的安全。

第十四頁，共四十四頁。小王所在的公司最近要參加市里的招標，總經理很重視，連續(xù)幾天召開了相關部門的會議，討論研究竟標的事情。經過嚴格的論證，競標書的內容終于確定下來?？偨浝碜屆貢⊥醮蛴〕鰜斫唤o他，準備派專人去市招標辦公室送標書。小王接受任務后，立即著手錄入，剛打了一小段，電話就響起來了，原來是維修部的小張打來電話，告訴她，會議室的投影儀修好了，讓她過去查驗一下。王秘書說聲：“好。我馬上去。”小王放下電話后，心想沒有幾分鐘就回來了，所以電腦也沒有關，標書草稿也沒有收起來，就去會議室了。不久，小王回辦公室了，發(fā)現(xiàn)她的辦公室里坐了兩個人，都是她的好朋友，一個是企劃部的小蘇，一個是后勤部的小唐。她們倆一個在看電腦，一個在翻標書草稿，看見她進來就說：“你去哪里了，等你半天了。”王秘書快步走回自己的位子，搶回小蘇手里的標書說：“別看了?！毙√K說：“真小氣，看看怕啥，咱們公司要是能競標成功不是件大好事嗎?你說咱們公司競標成功的幾率有多大啊?”王秘書說：“別說了，你們倆記住千萬別出去亂說，這可是咱們公司的商業(yè)機密?！毙√普f：“你對我們還保密?再說了，秘密的東西你還隨便放在桌子上讓別人看?”小王一聽傻了眼。第十五頁，共四十四頁。分析與評述一個組織有很多屬于秘密、機密、絕密等不同秘密級別的文件和信息，這些文件和信息一旦泄漏出去會給組織造成不可估量的損失。秘書因為工作的性質，經常會接觸到這些文件和信息，因而必須自覺地樹立保密觀念，嚴守秘密。本案例中的王秘書，保密意識薄弱，把屬于公司機密的標書草案和錄入的電子文本隨便置于其他人很容易看到的地方。倘若看到的人不能保守秘密，一旦泄漏，被競爭對手知悉，后果就很嚴重了。因此，秘書在打印這些秘密文件的時候，如果臨時有其他事情需要馬上去辦，一定要把文件收好，把已在電腦上錄入的電子文件關閉，如果要離開辦公室還要把電腦關機，秘書的電腦還應該設立只有自己知道的密碼，同時，電腦不能讓外人使用，以保證電腦里的秘密文件和信息不被其他人看到。第十六頁，共四十四頁。（四）實事求是的原則

堅持實事求是是一切工作的原則。這一原則對于秘書工作來說，更有它的特殊意義。因為秘書工作是為了領導決策提供依據(jù)的，如果在工作中沒有堅持實事求是的原則，就可能會造成領導工作的失誤，甚至會嚴重損害政府和機關的聲譽1。因此，實事求是是秘書部門一切工作必須遵循的原則，也是秘書人員必須具備的職業(yè)品德。把它貫徹于秘書工作是實踐，就是按照事物的規(guī)律辦事，真實地反映情況，夾雜個人的情感，報喜不報憂，甚至是不惜捏造事實等。只有這樣，才能向領導提供正確決策，才能協(xié)助領導避免決策的失誤。才能算做好了為領導服務的工作。第十七頁，共四十四頁。秘書工作的特殊規(guī)律一、秘書工作的發(fā)展規(guī)律1、工作體制與社會生產力發(fā)展相適應2、職業(yè)化發(fā)展與社會分工相適應3、職能與領導權利分配體制相適應二、秘書專項職能活動規(guī)律1、經常性工作的規(guī)范化、程序化、科學化規(guī)律2、秘書知識、能力、素質與其職能要求相適應規(guī)律3、領導立意與秘書忠實、完整、準確表達相一致的寫作規(guī)律第十八頁，共四十四頁。新時期秘書工作第十九頁，共四十四頁。一、新時期秘書工作規(guī)律與特點秘書工作是一種服務性工作，是一種很規(guī)范的職業(yè)，有自己的規(guī)律和特點。秘書工作具備三性：政治性、從屬性、服務性。第二十頁，共四十四頁。（一）政治性是秘書工作的社會屬性。秘書工作必須為黨和國家利益服務，為廣大人民群眾的根本利益服務。秘書工作的時代背景就是黨和國家改革開放、建設社會主義和諧社會以及科學發(fā)展的大政方針，各項工作必須符合現(xiàn)行法律和政策。第二十一頁，共四十四頁。（二）從屬性是秘書工作的本質要求。上下級機關的秘書工作沒有成序列，也沒有常規(guī)固定的工作內容，不像別的業(yè)務工作部門，工作內容明確，范圍清楚，可預先做計劃、定目標。秘書工作按照基本的工作職能，根據(jù)機關和領導的要求，需要你辦什么事，你就辦什么事，不能自己想怎么做就怎么做。秘書工作基本沒有主動權，是一種從屬的、被動的工作。上下級機關的秘書工作沒有隸屬關系，只有業(yè)務工作的指導關系。第二十二頁，共四十四頁。（三）服務性是秘書工作的基本特征。秘書工作是一種服務工作，為領導服務、為機關服務、為基層服務，是機關單位里以政務服務為主要特點的服務工作。秘書工作要求秘書人員溝通上下，協(xié)調左右，出謀劃策，事無巨細，隨叫隨到，無所不管，“無所不能”。有人說，秘書工作者，“吃飯在最后，出發(fā)走在先，走路走兩邊”，“沒有思想，沒有主見，沒有星期天”，這些說法只是自嘲而已。新時期的秘書工作強化了參與決策服務、獨立辦事、調查研究、指導工作等職能。秘書工作者直接為領導決策當參謀助手，提供信息，提供依據(jù)，督促檢查落實決策。第二十三頁，共四十四頁。新時期秘書工作面臨的困難當前，社會發(fā)展日新月異，新事物、新技術層出不窮，新時期的秘書工作面臨著更多的困難，這是客觀存在，無法回避，但是秘書工作者要認識它、掌握它，想辦法克服它，以積極的態(tài)度應對。第二十四頁，共四十四頁。（一）工作任務繁重，經常加班加點，沒有節(jié)假日。加班加點是正常的，不加班是不正常的。星期六保證不休息，星期天休息不保證。五天工作制變成五加二工作制，八小時工作制變成白加黑工作制，被戲稱“無法無天”。天天有干不完的活，時時可能有急件急事要辦，必須隨叫隨到，隨到隨辦，不吃飯不睡覺，直至把事情辦完。第二十五頁，共四十四頁。（二）“婆婆”多，眾口難調，關系復雜，左右為難。秘書工作的服務對象上至領導，下至百姓，無所不管，無所不包。領導交辦的事要管，沒有人管的事都得管；同一件事情領導之間有不同意見，部門之間有不同意見，要細心協(xié)調，抓住主要矛盾，找出解決辦法。在此過程中，秘書工作者往往要承受一些指責、一些委屈、一些誤會。但為了工作，為了大局，為了團結，個人受點委屈也在所不辭。受批評的時候，特別是在批評錯了的時候，決不能當面申辯，辨明“是非”，分出“高低”。第二十六頁，共四十四頁。（三）要求高，待遇低，提拔慢，生活苦。秘書工作崗位是一種特殊的崗位，要求高。秘書工作崗位重要，領導很重視。因此，秘書工作者要能說、會寫、會辦事；要坐得住、動得起、人品好、素質高。秘書工作的特殊性決定了秘書工作者的待遇不高，提拔也不快，往往比別人慢。第二十七頁，共四十四頁。（四）權力不大影響大，機會不多陷阱多。秘書工作是服務性工作，沒有什么具體的直接權力，但是由于秘書工作者是在領導機關工作，靠近領導，許多人認為你有很大權力，想接近你，拉攏你，控制你，讓你為他謀利益。現(xiàn)在社會很復雜，各種思想交織在一起，在誘惑面前，一不小心就會在權力、金錢、美色面前倒下，在人情、親情、友情面前迷失方向，糊里糊涂掉進陷阱里。第二十八頁，共四十四頁。新時期對秘書工作提出的要求秘書工作是一種很有作為，責任重大和光榮的工作。長期以來，秘書工作崗位鍛煉培養(yǎng)出大批高素質的領導干部。在新的歷史時期，經濟社會發(fā)展日新月異，秘書工作者必須跟上時代步伐，適應新時期的特點，達到領導的要求，秘書工作者要有更高的素質、更強的能力、更淵博的知識，才能適應新時代的要求。第二十九頁，共四十四頁。領導對秘書的需要1、忠于職守、安于本分2、敏于觀察、勤于思考3、提供信息，敢說真話4、任勞任怨、分憂代勞5、聯(lián)系群眾、善于協(xié)調第三十頁，共四十四頁。綜合素質要求知識結構要求能力要求職業(yè)道德和工作作風要求秘書工作要求第三十一頁，共四十四頁。一、綜合素質要求能嚴守秘密，謹慎處理保密文件良好的文字處理能力善于與人溝通，應變能力強，良好的社交能力能準確領會上司意圖，有較強的原則性能沉著處理緊急事件準確恰當?shù)貍鬟_領導的指示，敢于提出不同的意見及時將公司內部外部的信息傳遞給公司獨立的工作能力和良好的人際關系良好的職業(yè)道德，強烈的進取心和團隊精神高效率的工作，積極主動地工作，能適應多種文化環(huán)境第三十二頁，共四十四頁。1、專與博的兼容性。既包容多學科的面，滿足綜合服務的需要；又具備專業(yè)的精深度，滿足當智力助手的深層次需要。2、廣泛的適應性。知識結構需隨領導工作的變化而不斷地調整，時時處在調整的動態(tài)過程中。3、強健的再生性。知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、思想深刻，滿足高智能創(chuàng)造性勞動。知識結構的特點第三十三頁，共四十四頁。二、知識結構要求基礎知識專業(yè)知識行業(yè)知識相關知識社會常識第三十四頁，共四十四頁。三、能力要求1、辦事能力2、思維能力3、管理能力4、調研能力5、表達能力6、承受能力7、社交能力8、操作能力

第三十五頁，共四十四頁。一天，老總怒氣沖沖地把秘書于雪叫到自己的辦公室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內容是這樣的：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！面對這種情況，于雪應該如何處理？現(xiàn)在于雪有以下幾種選擇：案例：第三十六頁，共四十四頁。a、“好，我馬上就辦！”說完，于雪立即回到自己的辦公室，將信寄走了。b、如果將信寄走，對公司和老總本人都非常不利。于雪想到自己是老總的助手，有責任提醒老總，為了公司的利益，得罪了老總也值得，于是對老總這樣說：“老總，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！”c、于雪不僅沒有退下去寄信，反而前進一步向老總提出忠告：“老總，請您冷靜一點！給人家回一封這樣的信，后果會怎么樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？”d、當天快下班的時候，于雪對已經心平氣和的老總說：“老總，可以將信寄走了嗎？”e、默默地回自己的辦公室，當作什么也沒聽見。

第三十七頁，共四十四頁。問題：對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，哪種選擇最為惡劣。請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。第三十八頁，共四十四頁。本題的最佳選擇是D，最惡劣的選擇是C.選D是正確的。理由如下：老總也是人，有自己的喜怒哀樂，也有不能控制自己情緒的時候。當他的情緒一旦平靜下來，必然會自我反省。在這個時候，秘書把打印出來的信件遞給老總征求他的意見，實際上就是給他創(chuàng)造一次重新決策的機會。選C之所以最為惡劣，是因為作為一個公司的老總，有自己思考問題的角度和方式，他必須經常權衡與各方面的關系和利益的問題，因此也必然包括與這家代理商的關系。他提出中止與這家代理商的關系，也許并非出自一時之怒，只不過是那封無禮的來信充當了導火索而已；當然，老總也有可能是一時之怒，中止與對方的交往僅僅是說說而已?？偠灾?，在不明白老總的真實的意圖之前，秘書作為老總的助手僅僅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的決策人。秘書有責任及時向上司提供正確的建議，但