結(jié)算流程管理系統(tǒng)建設(shè)實戰(zhàn)分析

結(jié)算流程管理系統(tǒng)建設(shè)實戰(zhàn)分析隨著企業(yè)不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴大，業(yè)務(wù)模式會越來越豐富多彩，在實際經(jīng)營過程中業(yè)務(wù)普遍發(fā)展較快，系統(tǒng)的支撐會跑在業(yè)務(wù)的后面。隨著矛盾越來越突出和生產(chǎn)經(jīng)營提效的要求，企業(yè)普遍會采取兩條腿走路，一方面在現(xiàn)有條件下盡量支持業(yè)務(wù)發(fā)展，另外一方面要全面梳理分析并升級迭代系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在一個企業(yè)中，各個部門生產(chǎn)效率通常不是完全一致的，發(fā)展速度也是參差不齊。當(dāng)業(yè)務(wù)部門瘋狂開疆破土的時候，后端的支持就顯得尤為重要，尤其是職能部門的辦公效率也要提升上來，否則就會限制業(yè)務(wù)的發(fā)展，甚至影響商務(wù)合作。當(dāng)前提升企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)效率，大多公司采取數(shù)字化轉(zhuǎn)型，流程標(biāo)準(zhǔn)化。本文主要講述業(yè)財一體化中針對與B端合作方結(jié)算傭金服務(wù)費等的結(jié)算流程標(biāo)準(zhǔn)線上化，介紹其中的結(jié)算流程管理平臺，目標(biāo)是實現(xiàn)財務(wù)結(jié)算鏈路管理，優(yōu)化流程，減少人工，降本提效，縮短回款周期，提高資金利用率，推進財務(wù)憑證自動生成，會計電子化。01建設(shè)背景與思路提高企業(yè)效率，推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型，主要從兩個方向來解決：其一是系統(tǒng)支持全業(yè)務(wù)場景，原來需要人工參與的復(fù)雜重復(fù)的操作，通過系統(tǒng)建設(shè)來代替，人工的重心更多是決策和審批；其二是為職能部門提供線上運營工具，有力的支撐業(yè)務(wù)發(fā)展。因此將中后臺系統(tǒng)打通可以有效的提高人工工作效率，且滿足內(nèi)部審計要求，在人員更迭時有據(jù)可查，保持業(yè)務(wù)連續(xù)性。當(dāng)前企業(yè)重點是推進業(yè)財一體化建設(shè)，主要包含賬務(wù)系統(tǒng)、計費系統(tǒng)、清結(jié)算系統(tǒng)、資金調(diào)撥系統(tǒng)、開票系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)等支持全場景業(yè)務(wù)線上化。在上述系統(tǒng)成熟的基礎(chǔ)上，建立一個中臺系統(tǒng)來打通孤島系統(tǒng)，將其串聯(lián)起來，形成全流程閉環(huán)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品線上自動結(jié)算。當(dāng)前企業(yè)面臨的問題和針對性解法，從中也可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的思路。02流程架構(gòu)從流程圖中可以看出，系統(tǒng)將實現(xiàn)以下幾個方面的職能：對賬線上化：打通計費系統(tǒng)、對賬平臺自動構(gòu)建計費訂單和對賬數(shù)據(jù)，解決人工跨系統(tǒng)取數(shù)復(fù)核問題。審批線上化：系統(tǒng)定義對外輸出結(jié)算數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)確認后，系統(tǒng)留痕一鍵發(fā)起審批流程，減少人工匯總郵件資料，編輯郵件內(nèi)容；根據(jù)對賬結(jié)果發(fā)起應(yīng)收應(yīng)付審批、調(diào)整OA流程，自動獲取應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)/協(xié)議/對賬報告等，無需人工操作，數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確。調(diào)賬線上化：根據(jù)審批結(jié)果，將差異數(shù)據(jù)推送計費系統(tǒng)，生成調(diào)整結(jié)算單進行調(diào)賬，無需人工介入，數(shù)據(jù)問題單據(jù)設(shè)置人工節(jié)點進行審核確認，保留記錄。開票線上化：打通應(yīng)收賬款開票申請，自動推送到開票平臺，實現(xiàn)自主開票、紅沖、作廢；開票平臺回傳開票數(shù)據(jù)及快遞單號，對于分多次開票的數(shù)據(jù)也進行關(guān)聯(lián)管理，從而實現(xiàn)結(jié)算和開票的閉環(huán)。付款線上化：應(yīng)付賬款付款申請，對接費控系統(tǒng)，發(fā)起付款流程，通過費控OCR識別上傳發(fā)票，可對發(fā)票進行驗真驗重，減少財務(wù)手工驗真驗重，提升審核效率。核銷線上化：對接調(diào)撥系統(tǒng)，實現(xiàn)應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款自動核銷，異常場景支持出納在結(jié)算平臺進行數(shù)據(jù)勾兌，系統(tǒng)自動更新賬齡數(shù)據(jù)；系統(tǒng)完整自動臺賬記錄；系統(tǒng)提供全過程監(jiān)控和預(yù)警，系統(tǒng)自動跟催超時節(jié)點。要想實現(xiàn)以上全部職能，可以遵循以下的建設(shè)節(jié)奏和實施內(nèi)容。1）構(gòu)建應(yīng)收應(yīng)付賬款訂單結(jié)算流程平臺對接計費系統(tǒng)，拉取計費訂單，匹配對賬報告。根據(jù)結(jié)算規(guī)則提取結(jié)算數(shù)據(jù)，按照合作方-關(guān)聯(lián)主體-結(jié)算費項-收款主體維度進行展示，同時在結(jié)算費項及因子級別上匹配對賬報告，對賬平臺數(shù)據(jù)更新后及時通知結(jié)算流程管理平臺。對賬報告包含信息流和資金流雙向?qū)~，降低資金風(fēng)險。2）合作方確定結(jié)算金額和開票信息將內(nèi)部核對一致金額，輸出合作方進行確認，若金額確定則上傳開票信息申請結(jié)算；若金額有異議可以審批駁回進行溝通，支持上傳附件進行輔助。3）應(yīng)收應(yīng)付訂單審批調(diào)賬基于計費系統(tǒng)訂單和合作方確認金額，對應(yīng)收應(yīng)付金額進行調(diào)整，計費訂單匹配對賬報告，關(guān)聯(lián)合作方確認金額和附件，經(jīng)過業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)復(fù)核后將調(diào)賬金額推送計費系統(tǒng)，自動調(diào)賬，并同步計費數(shù)據(jù)到結(jié)算系統(tǒng)。調(diào)賬完成后回盤，更新應(yīng)收應(yīng)付訂單金額。4）開票審批或付款審批根據(jù)審批通過的應(yīng)收和應(yīng)付訂單，與合作方溝通確定開票信息和付款信息，將訂單進行匯總或拆分進行開票和付款審批。審批信息包含開票信息、合作主體信息、協(xié)議信息、賬戶信息、費用明細、審批意見等。5）開票或付款審批通過后，應(yīng)收業(yè)務(wù)結(jié)算管理流程平臺對接發(fā)票系統(tǒng)，通過發(fā)票系統(tǒng)的開票能力為應(yīng)收單開具銷項稅發(fā)票，同時支持發(fā)票紅沖，作廢等功能。應(yīng)付業(yè)務(wù)對接費控系統(tǒng)或資金管理系統(tǒng)，發(fā)起付款流程，通過費控OCR識別上傳發(fā)票，可對發(fā)票進行驗真驗重；涉及多路徑付款的從資金項目管理系統(tǒng)獲取路徑信息，攜帶供財務(wù)審核，確定后由資金管理系統(tǒng)根據(jù)付款規(guī)則和路徑進行支付，付款成功后自動生成財務(wù)憑證相關(guān)數(shù)據(jù)。6）應(yīng)收應(yīng)付賬款自動核銷應(yīng)付賬款通過對接調(diào)撥系統(tǒng)獲取付款流水信息，匹配賬單進行核銷；應(yīng)收賬款通過調(diào)撥系統(tǒng)拉取收款流水進行匹配進行核銷，需人工介入的訂單由會計進行匹配核銷。7）全流程報表監(jiān)控分析針對應(yīng)收流程、應(yīng)付流程、付款流程、開票流程進行全流程分析，流程審批時間和審批節(jié)點進行時間統(tǒng)計和監(jiān)控預(yù)警關(guān)聯(lián)方進行操作；全流程線上化后可以實現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付整體拉通和準(zhǔn)實時更新。03系統(tǒng)功能及原型平臺主要功能模塊包含：1）平臺首頁主要呈現(xiàn)審批中的流程進度，審批節(jié)點預(yù)警；應(yīng)收應(yīng)付報表折線圖，根據(jù)合作方付款和收款金額進行趨勢圖分析；逾期付款賬齡分析預(yù)警，針對逾期付款或者收款業(yè)務(wù)進行分析和預(yù)警。2）結(jié)算管理可以選擇計費訂單發(fā)起應(yīng)付流程或者發(fā)起應(yīng)收流程；并追蹤訂單狀態(tài)。3）對賬管理生成信息流對賬報告，從對賬平臺拉取對賬結(jié)果，包含業(yè)務(wù)日期和對方關(guān)聯(lián)方數(shù)據(jù)比對，支持按一定周期進行匯總。生成資金流對賬報告，資金流對賬包含支付流水和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對賬，支付流水和銀企直連總額對賬。4）發(fā)票管理主要是發(fā)起開票申請，選擇審批通過的訂單進行開票，填寫開票信息，添加附件，確認結(jié)算金額對應(yīng)開票金額，以及發(fā)票數(shù)量和金額，提交OA進行審批查詢發(fā)票狀態(tài)，開票金額，剩余開票金額，開票信息相關(guān)數(shù)據(jù)。發(fā)票作廢：選擇開票的訂單進行作廢，選擇作廢原因進行重新開票或重新打印發(fā)票。發(fā)票紅沖：選擇開票成功的訂單進行紅沖，確認發(fā)票信息或申請紅字單號。5）付款管理篩選付款狀態(tài)為待申請付款的訂單，選擇訂單批次可以發(fā)起付款，選擇需要攜帶的附件、對賬報告、付款路徑和賬戶信息，接口對接費控系統(tǒng)，上傳發(fā)票支持電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票影像件進行OCR識別。流程審批通過即可對接調(diào)撥進行支付，并將付款結(jié)果進行回寫結(jié)算流程平臺，同時自動制證和記賬對接財務(wù)專業(yè)系統(tǒng)，處理后生成財務(wù)報表。6）出納管理結(jié)算單收款查詢：通過合作方約定付款信息和標(biāo)記，系統(tǒng)拉取收款流水與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行匹配進而核銷應(yīng)收賬款。先票后款收款確認：出納根據(jù)開票信息匹配業(yè)務(wù)信息，校驗收款資金，人工參與核銷。先款后票收款確認：出納根據(jù)業(yè)務(wù)信息，校驗收款資金，人工參與核銷，適用于截留資金或合作方先打款后開票業(yè)務(wù)。7）報表管理對整個流程審批節(jié)點，審批用時進行精細分析，針對用時較長節(jié)點，結(jié)合業(yè)務(wù)場景和痛點分析，針對性輸出提升方案。根據(jù)計費規(guī)則和協(xié)議約定，針對應(yīng)收應(yīng)付賬款生成清單，由結(jié)算周期明細進行匯總，形成按照一定時間維度得報表。打通銀企