公司機房總機管理辦法

公司機房總機管理辦法1.引言為了保障公司機房總機的正常運轉，提高通訊質量，保證公司各部門與外部的聯(lián)系暢通無阻，本文檔旨在規(guī)范和管理公司機房總機的使用與維護。2.總機的定義和作用總機是公司電話通訊的綜合處理中心，負責處理來自外界的電話，同時也可實現(xiàn)對內、對外的電話轉接、分發(fā)和呼叫。總機的作用主要包括：集中管理公司各電話線路，將其轉發(fā)至相應的部門；維護公司對外電話形象，提高客戶服務質量；對外匯總公司概況，陳述公司理念、產品及服務優(yōu)勢，增強客戶購買的信心感。3.總機的管理職責3.1總機管理員的職責總機管理員是總機管理的主要責任人，其職責包括但不限于：維護總機的硬件設備和軟件程序，并進行合理的配置和調整；負責對公司電話線路的調整和分配工作；處理外線電話、內線電話、傳真和所有辦公室廣播等，盡可能起到服務作用。3.2用戶部門的職責廣大用戶部門也應盡己所能，配合總機管理員，提高工作效率和工作質量。具體如下：配合總機管理員安排對內電話的分配和管理工作；配合總機管理員對來電信息進行及時和準確的處理，以確保電話的正確轉接和接待；按時完成電話信息上報和統(tǒng)計工作。3.3總機技術維護為了保證總機長期穩(wěn)定的運行，總機管理員需按照以下時間表維護總機：維護項目維護周期更新系統(tǒng)補丁每月一次清理日志文件每周一次定期備份數據每月一次4.總機的使用規(guī)范4.1總機的接聽規(guī)范總機管理員必須按照以下規(guī)范接聽來電：禮貌用語：謝謝您來電，請問有什么需要幫助的嗎？不要直接問對方是哪位，或者說你是哪里來的，也不要將用戶的電話掛掉。詢問對方需求：按照規(guī)定流程問對方需求，確保對方可以得到真正的幫助，例如：“您是想咨詢什么產品嗎？”記錄和傳達信息：將來電信息記錄下來，留意電話號碼、姓名和需求，并根據要求將電話轉到相應的部門。4.2總機的外線操作規(guī)范外線操作規(guī)范如下：外線電話的呼叫由總機管理員負責；外線電話的接聽也由總機管理員完成；對接外線電話需要注意禮貌并盡可能了解對方的需求；接通對方后第一時間說明自己的身份和所在的部門，并詢問對方的需求；接聽不到對方信息時，需要和對方進行確認，并告知相關信息。4.3總機的內線操作規(guī)范內線操作規(guī)范如下：總機管理員有權進行內線電話的轉接；對內線電話的轉接需要進行登記和記錄；轉接時需要確認號碼和需求；在完成轉接后及時記錄相關信息。4.4總機日常維護規(guī)范日常維護規(guī)范如下：總機管理員要進行定期的設備檢查和保養(yǎng)；對于出現(xiàn)故障或者異常的設備及時處理；登記維護日志，保留維護記錄，以便日后查閱。5.總結通過本文我們了解到了公司機房總機管理的必要性，并明確了總機的定義和作用。我們還詳細介紹了總機的管理職責和用戶部門的職責，并對總機的日