如何做好行政專員

如何做好

行政專員黃潔2007/11/23行政專員的工作職掌會議事業(yè)年度行事厲的編訂年度計(jì)劃啟動與管理會議規(guī)劃與召開會議行政行政日常公文的審閱流程維護(hù)事業(yè)群本部總部行政作業(yè)資產(chǎn)事業(yè)群固定資產(chǎn)管理并督導(dǎo)各公司固定資產(chǎn)管理作業(yè)事業(yè)群本部的產(chǎn)險(xiǎn)投保作業(yè)與理陪申請作業(yè)及出險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)責(zé)任感、忠誠度聰穎機(jī)敏、敏感度高、反應(yīng)迅速溝通協(xié)調(diào)能力細(xì)致周到、事無巨細(xì)配合度高、降低主觀意識過硬的心理素質(zhì)--抗壓、調(diào)整老板肚里的蛔蟲—默契善于學(xué)習(xí)、自我提高具備一定的語言能力（中文寫作、英語、日語）行政專員應(yīng)具備的特質(zhì)

會議管理的規(guī)劃及下發(fā)的步驟流程2007年康師傅控股總部與事業(yè)群以上年度行事歷（總部）2007年方便食品事業(yè)群年度行事歷（事業(yè)群）2007年天津頂益年度行事歷（公司）？？2007年11月事業(yè)群以上會議安排（總部）2007年11月方便事業(yè)群會議安排（事業(yè)群）2007年11月方便事業(yè)群行銷/生產(chǎn)經(jīng)營月會議程（事業(yè)群）各公司的會議安排/會議議程（公司）？？（參考后附的EXECL文檔）會議的行政管理

會議前的準(zhǔn)備工作會議進(jìn)行中的工作會議結(jié)束后的工作會議前的準(zhǔn)備工作

會議目的的設(shè)定與會人員的遴選會議時(shí)間之選擇會議地點(diǎn)之選擇擬定會議議程分送會議通知會議資料的準(zhǔn)備會議場地的布置

開會前之最后審視會議進(jìn)行中的工作

保證設(shè)備的正常運(yùn)作認(rèn)真做好會議記錄會議結(jié)束后的工作

會議記錄的整理會議記錄的發(fā)放會議記錄的追蹤會議記錄

會議主題時(shí)間地點(diǎn)會議主席簽核記錄頁數(shù)出席人員會議內(nèi)容為順利完成上述工作須參考的相關(guān)制度及表單功能相關(guān)制度及表單行政會議管理1、集團(tuán)會議管理辦法2、集團(tuán)經(jīng)營管理程序3、各種會議表單（可向事業(yè)群總經(jīng)辦索要電腦檔）3-1子公司管理月會表單3-2子公司經(jīng)營月會表單3-3子公司經(jīng)營月會季檢討表單3-4子公司年度計(jì)劃及預(yù)算表單3-5各功能研討會及共識會表單4、xx公司年度行事歷5、xx公司x月份會議議程安排表6、總經(jīng)理x月行程表7、未完成及待辦事項(xiàng)匯總表8、公文簽辦狀況紀(jì)錄表9、集團(tuán)印信管理辦法10、文書作業(yè)程序如何管理總經(jīng)理總廠長的行程使用表單管理根據(jù)；總部會議行事歷安排

事業(yè)群會議行事歷安排

公司會議行事歷安排

制定出：總經(jīng)理月、周行程規(guī)劃表

總經(jīng)理出差行程表

使用Outlook日歷管理將總經(jīng)理行程安排輸入Outlook日歷，并與總經(jīng)理連網(wǎng)，同步處理信息，可以達(dá)到最有效、最精確、最及時(shí)的管理總經(jīng)理的行程。

定期UPDATE總經(jīng)理行程未完成事項(xiàng)追蹤天津頂益總經(jīng)理月行程計(jì)劃表日期星期時(shí)間

工作重點(diǎn)地點(diǎn)備注11月01日四0800-

日常管理公司

11月02日五0800-

公司管理月會/日常管理公司

11月03日六0800-

11月04日日0800-

11月05日一0800-

日常管理公司

11月06日二0800-

日常管理公司

11月07日三0800-日常管理公司

11月08日四0800-

群行銷經(jīng)營月會

（AM群本部報(bào)告PM各公司報(bào)告）總部

11月09日五0800-

AM群行銷經(jīng)營月會－專案討論

PM總經(jīng)理聯(lián)合訓(xùn)練總部

11月10日六0800-

11月11日日0800-

11月12日一0800-

天津營業(yè)部月會天津所

11月13日二0800-

北京營業(yè)部門月會北京

11月14日三0800-

晉蒙營業(yè)部月會山西

11月15日四0800-

河北營業(yè)部月會石家莊

11月16日五0800-

河北營業(yè)部月會石家莊

記錄提醒追蹤查詢整理公文的管理的規(guī)范要求紙型檔公文一、將公文以流水賬形式錄入電腦，使用Excel文檔（參考：公文收發(fā)記錄表）二、當(dāng)公文得到核準(zhǔn)后，請進(jìn)行掃描作業(yè)，并按照序號作好圖檔保存。三、以月為單位，將公文收發(fā)記錄表和當(dāng)月公文進(jìn)行存檔。四、通過以上程序，實(shí)現(xiàn)了公文的電子化管理。對以后的追蹤、查找、使用提供了最大的方便性。五、便于歸類、分析公文的異常狀況，并提出改善建議。OA公文管理與主撿管級皺的高裝階層鴉人士嚼相處少，重仁要的旗是尊瘋重與忌謙虛搜，稱虧呼他易時(shí)冠蠢上頭掠銜。鋪對話遭時(shí)站別起來周表示慢尊重裁并專庸著談先話內(nèi)絮容。平日雕要留草心其答他關(guān)牌聯(lián)部霧門在漫忙些松什麼礎(chǔ)。遇額上人棗家請她你幫渡忙，慣義不顧容辭蜻、有點(diǎn)效率尸地完淺成它亂，絕往對會菠引起鄙其他挨主管游對你乏的好乳感。工作膜往往廁是靠謹(jǐn)各部夜門互酷相支餃援、尾協(xié)調(diào)呢而做爬好的鬼，所柱以你旋平日通不妨明抓住猾機(jī)會碗建立罵好這菌層關(guān)犁系。叔工作疲能力姥固然利重要雨，但脊良好悅的工蓬作態(tài)扇度會過掩飾劇掉工穗作品棉質(zhì)上次的不家足，仔年輕姜又經(jīng)包驗(yàn)不虛足的花同仁牌尤其麻要注夫意這映點(diǎn)。與同包事相雁處，趁為取膨得信套賴，久一定膀要言愉行一寬致和皆具有秩親和御力。敬重毫資深亮同事就，常紡向他棵們虛峽心討尺教。與同帶事相雨處的后藝術(shù)不吝宣于和下同事皺共享繩資訊避?？诤炛谐Ｋ臁盎橹x謝膏”、憑“對蠢不起嘉”。踴躍終參加鹽公司反的活倦動、涌而且忘不介間意為濟(jì)大家真服務(wù)村。不貪鄙小便依宜，杠偶爾哪請請?jiān)汀４蛹o(jì)同事嚇電話授并寫規(guī)下留汗言。鵲不推貫卸責(zé)宜任。注意煮自己破的形造象，頌不在活大庭鉆廣眾顫之前交與同像事起貫沖突耽。切記步自我政膨脹段，我怖行我谷素的番作風(fēng)廈必會臺引起鄰糾紛綁。女性仔職員鮮不可政將家跳里養(yǎng)儀尊處畫優(yōu)、梁或大艷小姐留脾氣昂帶到搭辦公倆室來衫。講話愛必須頸要有優(yōu)分寸吉，和痰同事喜談笑村要保制持一犬定的上幽默通感和璃穩(wěn)重唐。同一甲辦公古室上仔班的滾同事昏，彼很此之網(wǎng)間尤涉其要靠互相似照顧穴、互靠相關(guān)錢心。葡創(chuàng)造倚一個(gè)夾氣氛樹歡娛勾融洽疏、有喚人情依味的沙辦公老環(huán)境父。了解分崗位淡執(zhí)掌款、給扣自己亮定位籌，便思于在曲處理修電話師時(shí)把普握分需寸。熟悉含公司循組織匠架構(gòu)皺、各站部門塞基本銀執(zhí)掌見，以領(lǐng)便準(zhǔn)哄確將癥各種唱電話吃及崖公文塌轉(zhuǎn)給鈔相關(guān)橡部門佳處理午。了解銳公司廈各種膀基本厘制度朝、流珠程，礙為相什關(guān)客起戶進(jìn)緩行恰綢當(dāng)準(zhǔn)聰確的憤解釋疊說明削。掌握嘴公司比的各堡種業(yè)艷務(wù)動柴態(tài)，捧近期術(shù)敏感賊事項(xiàng)牧，以原便在婚處理前電話胃時(shí)保唐持敏繞銳的罩判斷李力。就各澤類問炮題經(jīng)兼常咨腿詢各糠相關(guān)惕部門宿，保霉持口軋徑一時(shí)致。適當(dāng)振留心逆總經(jīng)袖理在活處理澤電話茶上的護(hù)一些梁習(xí)慣栗做法當(dāng)，以毀便保帶持默塔契。得心甜應(yīng)手石處理慶電話彈的基第礎(chǔ)隨時(shí)的記錄睛，及圈時(shí)轉(zhuǎn)豆達(dá)，透定期請追蹤筍。禮貌波用語毀，語摩調(diào)平雷穩(wěn)，好不要改受對氣方的境情緒境干擾鋪。準(zhǔn)確幟了解狂對方薦意圖櫻和主輛旨，忌以免斬出現(xiàn)烘偏差晴和遺宜漏。一定扎要留虧下對跳方的蟲姓名養(yǎng)及聯(lián)陡絡(luò)方染式，毀以便沾后續(xù)膀聯(lián)絡(luò)聾。行政航性問們題盡首量自插己處宗理、練專業(yè)符性問名題轉(zhuǎn)約相關(guān)損部門錦進(jìn)行鄰說明睡。有把閘握的脹問題逆盡量肚一次泉解決賽，以反免造揉成多撐次解諷釋的溜困擾