公文、資料文件資料管理規(guī)程

公文、資料文件資料管理規(guī)程1目的確保對資料文件和資料文件資料(包括電子媒體方式形成的資料文件資料)進行規(guī)范、科學(xué)的管理。2適用范圍適用XX嘉園管理處所有公文、資料文件資料的管理，包括公文、物業(yè)資料文件資料、業(yè)主/用戶資料文件資料、財務(wù)資料文件資料等。3職責(zé)3.1客服中心設(shè)專人負責(zé)公文、資料文件資料的管理。3.2客服中心負責(zé)所有公文、資料文件資料、書籍等的監(jiān)控及歸檔管理工作。3.3客服中心負責(zé)質(zhì)量體系資料文件的存檔工作。4質(zhì)量要求資料文件資料文件資料管理全過程資料文件資料文件資料的歸檔范圍行政文書：外來資料文件、內(nèi)部資料文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、協(xié)議正本、備份軟盤、相關(guān)報紙。人事勞資：職工或員工檔案、培訓(xùn)檔案。經(jīng)營財務(wù)：經(jīng)營協(xié)議、財務(wù)資料文件資料。業(yè)主/用戶管理：業(yè)主/用戶工程技術(shù)、設(shè)備設(shè)備管理：竣工驗收資料文件資料（圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)備設(shè)備驗收資料文件資料）、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料文件資料、房屋及公用設(shè)備修繕養(yǎng)護資料文件資料（大、中修年度方案、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄）、接管驗收資料文件資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點部位的修理修繕資料文件資料、設(shè)備設(shè)備管理及技術(shù)資料文件資料、所有權(quán)基本資料文件資料、設(shè)備運行維護保養(yǎng)資料文件資料。管理資料文件資料：為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的資料文件，如政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標準等外來資料文件，以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、具體的工作資料文件等。資料文件資料文件資料的歸檔要求歸檔時必需進行認真查驗，并辦理交接登記手續(xù)，同時必需確保資料文件資料文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準確性和真實性。歸檔的資料文件屬自有資料文件或經(jīng)濟資料文件必需是原件，在特殊狀況下可使用復(fù)印件，但必需附上說明。歸檔資料文件必需進行科學(xué)分類、立卷(格式見標識一)和編號，檔案名目應(yīng)編制案卷名目、卷內(nèi)名目。資料文件資料文件資料的保管資料文件資料在排列上架時，應(yīng)依照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。資料文件資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。膠片、底片、光碟等特殊資料文件資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗?。每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，對破損或變質(zhì)檔案要及時進行修補和復(fù)制。檔案盒的運用(格式見標識二)檔案資料文件資料的借閱資料文件調(diào)閱權(quán)限：財務(wù)資料文件資料除主任外，非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料文件資料須經(jīng)客服中心負責(zé)人及主任批準，財務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負責(zé)人批準。查閱職工或員工檔案須由客服中心負責(zé)人批準。查閱工程技術(shù)、設(shè)備設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理資料文件須由管理處負責(zé)人批準。本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限，或涉及隱秘的檔案資料文件資料時，應(yīng)填寫《借閱申請單》，資料文件資料員依照閱檔批準權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內(nèi)歸還，書籍45日內(nèi)歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。外借檔案資料文件資料不得隨便折疊和拆散，嚴禁對檔案隨便更改、涂寫。聽從檔案管理人員管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案資料文件資料只在辦公室內(nèi)查閱，不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。借出和歸還檔案資料文件資料時，應(yīng)辦理清點、登記手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當面核對清晰。檔案如有丟失、損毀或隱秘材料泄密，不得隱瞞不報，應(yīng)馬上寫出書面報告，并按情節(jié)追究當事人的責(zé)任。分項管理要求公文的管理要求通知、工作聯(lián)系函、會議紀要：通知、工作聯(lián)系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的資料文件聯(lián)系。對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)：凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象，因此對外發(fā)文必需由客服中心統(tǒng)一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發(fā)放。對外聯(lián)系函：由相關(guān)部門起草，管理處負責(zé)人審批（重要事項）后發(fā)文。外部來函：管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復(fù)印件依據(jù)主任的批示建議或意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位，同時做好簽收記錄；如有需要，客服中心應(yīng)對批示的執(zhí)行狀況進行監(jiān)督、檢查。業(yè)主/用戶資料文件資料的管理要求為便于把握各業(yè)主/用戶的基本狀況，應(yīng)建立一戶一檔制，并實行電腦化管理。業(yè)主/用戶資料文件資料應(yīng)包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員狀況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。業(yè)主/用戶檔案建立后，需將所有的狀況輸入電腦，以便及時查找，更新關(guān)于內(nèi)容。業(yè)主/用戶資料文件資料要嚴格保密，嚴禁外借。工程技術(shù)、設(shè)備設(shè)備資料文件資料的管理要求工程資料文件資料的管理分為資料文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的資料文件、資料文件資料均需按分類名目建檔存放，同時圖紙等資料文件資料要在電腦或光盤上備份存儲，以方便調(diào)閱。工程資料文件資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關(guān)借閱手續(xù)，由管理處主任簽字，外借時間不得超過一周。記錄、標識標識一:立卷格式標識二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)標識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式標識四:對外聯(lián)系函、傳真號碼格式《借閱申請單》《借閱登記表》檔號：檔號：案卷題名編制單位編制日期保管期限密級2.首頁名目:卷內(nèi)資料文件名目序號資料文件編號責(zé)任者資料文件資料文件資料題名日期數(shù)量備注冊份張標識二:卷脊格式:檔案盒(側(cè)面)檔檔號案卷題名案卷題名標識三:通告通告編號：敬啟者：正文此致中航物業(yè)xx分公司華菱嘉園管理處年月日關(guān)于×××的通知關(guān)于×××的通知編號：正文特此通知中航物業(yè)xx分公司華菱嘉園管理處年月日聯(lián)系聯(lián)系函致：事由：特此函達順頌商祺！年月日呈送：抄送To：××公司To：××公司From：××公司××先生/女士××先生/女士Attn：(轉(zhuǎn)呈)Address(辦公地址)Fax：×××