分公司管理辦法

年4月19日分公司管理辦法文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。浙商基金管理有限公司上海分公司管理辦法第一章總則為了加強(qiáng)管理，規(guī)范行為，在服從公司整體發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，充分利用上海分公司的地域優(yōu)勢(shì)，切實(shí)做好各項(xiàng)工作，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供高效、及時(shí)、全面的服務(wù)，特制定本辦法。本辦法根據(jù)《公司章程》、《內(nèi)部控制大綱》及其它相關(guān)制度制定。本辦法適用于上海分公司。第二章組織架構(gòu)上海分公司不具備法人資格，不獨(dú)立核算。組織結(jié)構(gòu)圖為（見圖一）：圖一分公司組織結(jié)構(gòu)圖上海分公司為總公司下屬一級(jí)部門，上海分公司負(fù)責(zé)人接受總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)。市場(chǎng)部在上海分公司設(shè)置華東渠道銷售崗、機(jī)構(gòu)銷售崗、營(yíng)銷策劃崗，分別負(fù)責(zé)華東區(qū)渠道銷售的開拓及維護(hù)、基金市場(chǎng)營(yíng)銷策劃，以及在公司總部的指導(dǎo)和管理下按照基金銷售適用性相關(guān)的制度和程序進(jìn)行市場(chǎng)渠道的拓展與維護(hù)。上海分公司市場(chǎng)部人員直接向分管市場(chǎng)的副總經(jīng)理匯報(bào)。第三章分公司職責(zé)上海分公司主要負(fù)責(zé)與所在地監(jiān)管機(jī)構(gòu)的溝通與聯(lián)系，市場(chǎng)渠道的拓展和維護(hù)。上海分公司主要職責(zé)：（一）了解國(guó)家宏觀政策，為公司投資決策提供宏觀經(jīng)濟(jì)信息；（二）與監(jiān)管部門、其它機(jī)構(gòu)等的各種對(duì)外溝通與聯(lián)絡(luò)工作；（三）負(fù)責(zé)協(xié)助全國(guó)市場(chǎng)開發(fā)和產(chǎn)品銷售工作，包括渠道開發(fā)及維護(hù)、機(jī)構(gòu)客戶開發(fā)及維護(hù)、營(yíng)銷策劃等；（四）協(xié)助公司其它業(yè)務(wù)部門在上海開展工作；（五）公司授權(quán)且中國(guó)證監(jiān)會(huì)允許經(jīng)營(yíng)的其它業(yè)務(wù)。上海分公司負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)：（一）貫徹落實(shí)公司規(guī)章制度，監(jiān)督分公司員工執(zhí)行；（二）負(fù)責(zé)組織制定并落實(shí)上海分公司規(guī)章制度；（三）制定日常工作計(jì)劃，并組織落實(shí)；（四）及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)及所在地中國(guó)證監(jiān)會(huì)派出機(jī)構(gòu)匯報(bào)情況；（五）根據(jù)上海的地域優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造性地開展日常工作，為公司整體業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)；（六）公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。營(yíng)銷策劃崗的主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)媒體推廣及宣傳廣告業(yè)務(wù)；（二）負(fù)責(zé)產(chǎn)品營(yíng)銷宣傳材料的設(shè)計(jì)制作及物流；（三）制定各種產(chǎn)品市場(chǎng)推廣活動(dòng)計(jì)劃，與銷售人員共同完成客戶的開發(fā)；（四）根據(jù)公司產(chǎn)品開發(fā)規(guī)劃，了解各種國(guó)內(nèi)、國(guó)際交流與合作機(jī)會(huì)并協(xié)助進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)；（五）跟蹤分析營(yíng)銷宣傳動(dòng)態(tài)及其發(fā)展趨勢(shì)，提出有針對(duì)性建議；（六）跟蹤、評(píng)估、總結(jié)營(yíng)銷策劃效果；（七）部門總監(jiān)交辦的其它工作。渠道銷售崗的主要職責(zé)：（一）進(jìn)行渠道調(diào)研，對(duì)各渠道的整體情況、基金業(yè)務(wù)情況以及其它與渠道合作相關(guān)的方面作出綜合價(jià)值評(píng)估，提交評(píng)估報(bào)告；（二）根據(jù)整體營(yíng)銷戰(zhàn)略規(guī)劃制定渠道拓展與組合計(jì)劃，配合營(yíng)銷策劃人員進(jìn)行階段性營(yíng)銷活動(dòng)中針對(duì)各渠道的營(yíng)銷方案策劃；（三）負(fù)責(zé)與渠道總部的關(guān)系維護(hù)，建立與渠道總部相關(guān)部室的密切聯(lián)系，協(xié)調(diào)、處理渠道總部的營(yíng)銷需求；（四）對(duì)渠道營(yíng)銷人員進(jìn)行定期或不定期基金產(chǎn)品及營(yíng)銷培訓(xùn)；（五）及時(shí)向渠道傳遞基金政策、產(chǎn)品信息、營(yíng)銷活動(dòng)規(guī)則、公司報(bào)告刊物等各類與基金營(yíng)銷相關(guān)的信息資料；（六）按照渠道營(yíng)銷方案中制定的內(nèi)容，執(zhí)行并落實(shí)對(duì)渠道的傭金分成等具體事宜；（七）在渠道有需求的情況下，協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門協(xié)助渠道進(jìn)行重點(diǎn)客戶的開發(fā)、維護(hù)與服務(wù)工作；（八）協(xié)調(diào)部門相關(guān)人員共同建設(shè)渠道維護(hù)系統(tǒng)，有效管理渠道人員的相關(guān)信息，形成數(shù)據(jù)庫(kù)和定期的分析報(bào)告；（九）結(jié)合各渠道業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極探索渠道營(yíng)銷創(chuàng)新思路與措施；（十）部門總監(jiān)交辦的其它工作。機(jī)構(gòu)銷售崗的主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)客戶的開發(fā)、維護(hù)和服務(wù)工作，制定及組織實(shí)施公司機(jī)構(gòu)客戶開發(fā)的目標(biāo)、計(jì)劃和方案；（二）收集、整理、完善機(jī)構(gòu)客戶信息，建立機(jī)構(gòu)客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)；（三）與所管轄的機(jī)構(gòu)客戶進(jìn)行經(jīng)常性的聯(lián)系溝通，宣傳推薦本公司，并形成相應(yīng)的走訪制度；（四）在職權(quán)范圍內(nèi)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)客戶與公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)合作，并及時(shí)解決雙方合作過(guò)程中遇到的問題，與機(jī)構(gòu)客戶建立長(zhǎng)期信任的合作關(guān)系；（五）積極開拓新的客戶資源，不斷增加基金規(guī)模和數(shù)量；（六）根據(jù)公司市場(chǎng)發(fā)展策略和需要，協(xié)助制定機(jī)構(gòu)客戶維護(hù)及拓展策略、工作計(jì)劃提出費(fèi)用預(yù)算等；（七）根據(jù)公司和部門的安排，策劃、組織針對(duì)核心客戶的業(yè)務(wù)推介會(huì)、研討會(huì)等活動(dòng)；（八）部門總監(jiān)交辦的其它工作。上海分公司各工作崗位，應(yīng)職責(zé)明確，做到各守其職，各負(fù)其責(zé)，在既內(nèi)控嚴(yán)格又高效有序的原則下，除不相容崗位外，經(jīng)監(jiān)察稽核部審核，在實(shí)際工作中可實(shí)行一人多崗。第四章印章管理上海分公司應(yīng)根據(jù)需要提出刻印申請(qǐng)，經(jīng)審批后由公司統(tǒng)一刻制，由公司發(fā)放并發(fā)文授權(quán)持有和保管。上海分公司公章、印鑒章由上海分公司負(fù)責(zé)人或指定專人保管；業(yè)務(wù)專用章由業(yè)務(wù)崗位負(fù)責(zé)人或其指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)人員保管。財(cái)務(wù)專用章和印鑒章不得由同一人同時(shí)保管。任何崗位和個(gè)人未經(jīng)授權(quán)，不得私自持有和保管印章。上海分公司應(yīng)將印章及保管人清單交綜合管理部備案，并及時(shí)更新。未經(jīng)公司授權(quán)，上海分公司印章不得用于對(duì)外簽署可能使公司承擔(dān)責(zé)任、義務(wù)的所有合同、協(xié)議等文件。用印前，印章保管人需查詢用印審批流程，在確認(rèn)審批流程已結(jié)束的情況下方可用印，不得擅自用印。公司監(jiān)察稽核部對(duì)上海分公司印章管理、使用情況進(jìn)行檢查。其它事宜遵照公司印章管理辦法執(zhí)行。第五章檔案管理上海分公司的檔案管理工作接受公司綜合管理部的指示、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行公司檔案管理制度。上海分公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的行政類材料由行政秘書負(fù)責(zé)管理，業(yè)務(wù)類材料由各業(yè)務(wù)崗位負(fù)責(zé)保管，并及時(shí)移交公司歸口業(yè)務(wù)部門。上海分公司檔案材料應(yīng)按年度移交綜合管理部，每年第一季度將上年度檔案移交完畢。有關(guān)檔案材料的銷毀必須在檔案移交綜合管理后，由綜合管理部負(fù)責(zé)進(jìn)行，或經(jīng)公司授權(quán)后，綜合管理部人員在場(chǎng)監(jiān)銷情況下，由上海分公司銷毀。第六章財(cái)務(wù)管理上海分公司為非獨(dú)立核算單位。日常各項(xiàng)業(yè)務(wù)的收入、支出納入公司統(tǒng)一核算范圍，執(zhí)行公司財(cái)務(wù)管理制度。上海分公司費(fèi)用開支項(xiàng)目實(shí)行審批制度，根據(jù)公司費(fèi)用報(bào)銷流程規(guī)定經(jīng)審批后予以報(bào)銷。財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度對(duì)費(fèi)用開支的合規(guī)性、合法性進(jìn)行詳細(xì)審核。對(duì)于未完成審批流程的開支項(xiàng)目，財(cái)務(wù)人員有權(quán)不予報(bào)銷費(fèi)用。以上海分公司名義開立的結(jié)算賬戶由公司財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理，并由公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行每月的對(duì)賬工作。第七章固定資產(chǎn)管理上海分公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)有關(guān)實(shí)物的管理，并將相關(guān)情況及時(shí)報(bào)公司綜合管理部備案。購(gòu)置固定資產(chǎn)須發(fā)起申請(qǐng)流程報(bào)公司審批并執(zhí)行公司《采購(gòu)管理制度》。凡需購(gòu)買電腦設(shè)備的，須由公司運(yùn)營(yíng)保障部統(tǒng)一購(gòu)置（特殊情況，報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)）。固定資產(chǎn)由使用人履行領(lǐng)用手續(xù)后，方可使用并負(fù)保管責(zé)任。固定資產(chǎn)管理人應(yīng)做好登記建卡工作，并定期清查盤點(diǎn)、稽查內(nèi)審、,防止丟失、損壞。公司綜合管理部財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)上海分公司固定資產(chǎn)的價(jià)值管理。上海分公司固定資產(chǎn)管理人應(yīng)于每年末對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，并就盤盈、盤虧、報(bào)廢、毀損等情況向上海分公司負(fù)責(zé)人提交報(bào)告，并報(bào)送公司綜合管理部。第八章內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制上海分公司應(yīng)建立安全保衛(wèi)責(zé)任制，指定專人兼管安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。上海分公司應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)、要害部位的安全防范。要采取人防和技防相結(jié)合的原則，確保安全可靠。公司監(jiān)察稽核部負(fù)責(zé)定期或不定期對(duì)上海分公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)進(jìn)行檢查、評(píng)價(jià)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)和法律糾紛進(jìn)行評(píng)估和處理。監(jiān)察稽核部對(duì)于監(jiān)察中發(fā)現(xiàn)的或認(rèn)為具有潛在可能的問題出具監(jiān)察報(bào)告，向總經(jīng)理、督察長(zhǎng)及時(shí)報(bào)告。上海分公司如發(fā)生緊急事件、災(zāi)難性事件或?qū)韭曌u(yù)、正常運(yùn)營(yíng)以及長(zhǎng)期發(fā)展造成不利影響的事件投資者鬧事、群體性事件、災(zāi)害事故及其它意外事件應(yīng)第一時(shí)間報(bào)告總經(jīng)理、督察長(zhǎng)，并根據(jù)公司突發(fā)事件管理辦法進(jìn)行處理。上海分公司重要辦公場(chǎng)所要形成有形區(qū)隔，相互隔開并設(shè)置門禁系統(tǒng)，工作人員無(wú)故不得相互串崗。上海分公司工作人員的移動(dòng)電話、掌上電腦等移動(dòng)通訊工具和無(wú)線上網(wǎng)設(shè)備管理根據(jù)公司相關(guān)制度執(zhí)行。未經(jīng)授權(quán)，上海分公司工作人員工作時(shí)間禁止使用MSN、QQ等各類即時(shí)通信工具。上海分公司實(shí)施內(nèi)外網(wǎng)分離，入網(wǎng)電腦納入公司監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。上海分公司所有固定電話應(yīng)進(jìn)入電話錄音系統(tǒng)，包括內(nèi)外之間通話、內(nèi)部電話之間通話在辦公時(shí)間內(nèi)都應(yīng)全面錄音，錄音資料管理根據(jù)公司電話錄音系統(tǒng)管理辦法進(jìn)行。上海分公司所有大門、重要業(yè)務(wù)崗位應(yīng)有錄像監(jiān)控系統(tǒng)，錄像資料根據(jù)公司錄像監(jiān)控系統(tǒng)管理辦法進(jìn)行。第九章銷售業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制上海分公司在從事基金銷售業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行基金銷售管理辦法及公司關(guān)于銷售業(yè)務(wù)管理的相關(guān)規(guī)定。所有涉及基金宣傳推介活動(dòng)等一切與銷售有關(guān)的人員必須具備基金從業(yè)資格。上海分公司應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司銷售適用性管理辦法，堅(jiān)持投資人利益優(yōu)先原則，在銷售基金產(chǎn)品和相關(guān)產(chǎn)品的過(guò)程中，注重根據(jù)基金投資人的風(fēng)險(xiǎn)承受能力銷售不同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的產(chǎn)品，把適合的產(chǎn)品賣給合適的基金投資人。上海分公司與渠道合作開展基金銷售業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司《代銷機(jī)構(gòu)管理規(guī)定》，根據(jù)規(guī)定的渠道選擇程序和標(biāo)準(zhǔn)確定代銷機(jī)構(gòu)，對(duì)代銷機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)資格等方面進(jìn)行審慎調(diào)查，保證代銷機(jī)構(gòu)已取得中國(guó)證監(jiān)會(huì)頒發(fā)的基金代銷業(yè)務(wù)資格，對(duì)代銷渠道在人員培訓(xùn)及水平、基金銷售能力和客戶服務(wù)的水平等方面作出總體評(píng)估，并做好代銷機(jī)構(gòu)的管理工作。上海分公司使用或提供給渠道的宣傳推介材料應(yīng)由公司總部統(tǒng)一制作，在對(duì)外宣傳前事先應(yīng)經(jīng)監(jiān)察稽核部審核、督察長(zhǎng)審查出具合規(guī)意見書，并報(bào)中國(guó)證監(jiān)會(huì)備案，事后及時(shí)送交監(jiān)察稽核部存檔保管。上海分公司銷售基金時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照基金合同的約定和招募說(shuō)明書的規(guī)定向投資人收取銷售費(fèi)用；未經(jīng)基金合同約定，不得向投資人收取額外費(fèi)用；未經(jīng)招募說(shuō)明書載明并公告，不得對(duì)不同投資人適用不同費(fèi)率。上海分公司應(yīng)組織人員不定期走訪各銷售渠道，審查代銷渠道開展銷售活動(dòng)的合規(guī)性。對(duì)發(fā)現(xiàn)代銷機(jī)構(gòu)未按照基金合同的約定和招募說(shuō)明書的規(guī)定向投資人收取銷售費(fèi)用，代銷渠道銷售人員進(jìn)行營(yíng)銷活動(dòng)時(shí)采取抽獎(jiǎng)、回扣或者送實(shí)物、保險(xiǎn)、基金份額等方式銷售基金，承諾收益，在基金合同約定之外的日期或者時(shí)間辦理基金份額的申購(gòu)、贖回或者轉(zhuǎn)換等法律法規(guī)禁止的行為的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司監(jiān)察稽核部和督察長(zhǎng)，并要求代銷機(jī)構(gòu)停止上述行為。上海分公司營(yíng)銷人員應(yīng)遵守以下行為規(guī)范：1、營(yíng)銷人員提供售前服務(wù)時(shí)，應(yīng)充分了解客戶的財(cái)務(wù)狀況、風(fēng)險(xiǎn)偏好、投資目標(biāo)，并應(yīng)如實(shí)告知產(chǎn)品投資特點(diǎn)、公司的投資能力及投