淺論ERP系統(tǒng)銷售業(yè)務的會計流程重組探討

淺論ERP系統(tǒng)銷售業(yè)務的會計流程重組探討【摘要】本文在ERP環(huán)境下，借鑒業(yè)務流程重組理論，重點分析了傳統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)存在的問題，最后筆者提出了解決方案，這對我國企業(yè)成功實施ERP系統(tǒng)以及進行會計流程重組具有現(xiàn)實指導意義。

【關鍵詞】ERP系統(tǒng)；會計流程重組；銷售業(yè)務

一、ERP系統(tǒng)及業(yè)務流程重組概述

ERP系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)是集信息技術和先進的管理思想于一體的管理系統(tǒng)，它充分利用現(xiàn)代信息技術建立信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，使企業(yè)經(jīng)營管理活動中的物流、信息流、資金流、工作流集成和綜合，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置，使企業(yè)能夠迅速對市場變化做出正確的對應決策，最終提高企業(yè)的效益和競爭能力。

業(yè)務流程重組概述

業(yè)務流程重組或業(yè)務流程再造，是20世紀80年代末以來面對3C的挑戰(zhàn)，國際上流行的一種新的管理觀念和方法。它的內(nèi)涵是指基于信息技術的、為更好的滿足顧客需要服務的、系統(tǒng)化的、企業(yè)組織工作流程及相關活動，它突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的思想體系，強調(diào)企業(yè)組織形式以“流程導向”替代原有的“職能導向”，為企業(yè)經(jīng)營管理提供了全新的思路。業(yè)務流程重組的核心是徹底重新設計企業(yè)流程，使得在成本或時間上獲得顯著的改善。

ERP環(huán)境下業(yè)務流程重組的必要性

從某種意義上說，企業(yè)實施ERP系統(tǒng)后效益的提高，一方面來自ERP系統(tǒng)軟件本身，另一方面得益于業(yè)務流程重組。在ERP系統(tǒng)中應用業(yè)務流程重組的必要性體現(xiàn)在以下幾個方面。

系統(tǒng)的產(chǎn)生背景要求進行業(yè)務流程重組

ERP最早產(chǎn)生于西方發(fā)達國家，是在西方發(fā)達的市場經(jīng)濟運行模式下誕生的。而我國當前的市場經(jīng)濟發(fā)展很不完善，管理思想和管理手段都相當?shù)穆浜?，與西方發(fā)達國家相比存在很大的差距。在這種背景下企業(yè)要實施相對先進的ERP系統(tǒng)，就有必要進行業(yè)務流程重組。企業(yè)必須按照ERP軟件中國化的先進管理理念的要求，對當期的業(yè)務流程進行改造，使流程真正適合ERP系統(tǒng)的要求，只有這樣實施ERP系統(tǒng)才有意義，不至于失敗。

2.成功實施ERP系統(tǒng)的相應功能模塊需要開展業(yè)務流程重組

ERP系統(tǒng)有一系列功能模塊組成，這些模塊固化了當前先進的管理思想與方法，它把企業(yè)的經(jīng)營管理活動按照功能分為財務、銷售、人事管理、庫存、決策支持等幾大模塊。實現(xiàn)這些模塊的功能，使ERP系統(tǒng)產(chǎn)生應用價值，就必然要求我們對企業(yè)原有的管理架構、部門設置、工作流程進行重組，這樣才能使組織的現(xiàn)實職能結構與ERP內(nèi)的功能模塊相適應，才能保證ERP功能的真正實現(xiàn)。

3.落后的供應鏈管理要求進行業(yè)務流程重組

大部分企業(yè)仍沿用舊的經(jīng)營管理模式，經(jīng)營管理思想相對落后，仍然以質(zhì)量、成本、生產(chǎn)周期為管理核心。出于對原材料和生產(chǎn)過程控制的直接考慮，一部分企業(yè)也擴大了自身規(guī)模，甚至參股到供應商企業(yè)中去，從而形成了縱向一體化、大而全、小而全的經(jīng)營方式。這樣的結果帶給企業(yè)的卻是對市場需求反應遲鈍，生產(chǎn)成本不斷提高，機構臃腫，市場競爭力下降，失去競爭優(yōu)勢。

4.企業(yè)開展ERP系統(tǒng)的最終目的要求進行業(yè)務流程重組

企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的最終目的在于提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)競爭力，獲得競爭優(yōu)勢。這就必然要求我們在實施ERP系統(tǒng)的同時，對業(yè)務流程進行根本性的改造，提高企業(yè)競爭力。

二、傳統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)存在的問題

事件觸發(fā)規(guī)則存在缺陷

由于經(jīng)濟業(yè)務的復雜多變，規(guī)范化的銷售管理模塊并不能反映所有的經(jīng)濟業(yè)務。在ERP系統(tǒng)中，為避免實物風險，將銷售成本的確認與實物的交付關聯(lián)起來即：只有實物交付后，風險才真正轉移。但這樣一來，在ERP環(huán)境下，規(guī)范化的銷售管理模塊的銷售收入依據(jù)發(fā)票確認，銷售成本依據(jù)實物交付確認。在企業(yè)的實際銷售業(yè)務中不可避免的會出現(xiàn)商品交付的時間和發(fā)票開具的時間不在同一會計期間內(nèi)的情況，譬如“貨票不同期”業(yè)務。對于這類業(yè)務，在ERP環(huán)境下無法實現(xiàn)銷售收入和銷售成本的相匹配。目前國內(nèi)所使用的主流ERP系統(tǒng)均采用這種銷售收入和銷售成本的確認模式。另外，有些觸發(fā)規(guī)則存在漏洞也給會計造假提供了機會，譬如：在銷售系統(tǒng)開具發(fā)票環(huán)節(jié)，只要銷售發(fā)貨單經(jīng)過審核就可以在銷售系統(tǒng)開出發(fā)票，而不需要參考是否開具貨運單。

會計處理與實際脫節(jié)

在ERP環(huán)境下要求會計處理與經(jīng)濟業(yè)務無縫連接：即所有經(jīng)濟業(yè)務在發(fā)生時即反映在會計信息系統(tǒng)中，會計信息能實時反映企業(yè)的現(xiàn)實情況。但有些財務軟件的會計處理和實際情況脫節(jié)，不能反映真實的業(yè)務情況，譬如在委托代銷中就存在賬實不符的情況。委托代銷的處理程序是：銷售部門在接到受托方轉來的“委托代銷結算單”后，將以前填制的“委托代銷出庫單”傳遞到庫存系統(tǒng)，經(jīng)庫存審核后又在存貨系統(tǒng)登記存貨的減少并制單結轉成本，傳遞到總賬；同時銷售系統(tǒng)依據(jù)“委托代銷結算單”開具發(fā)票，發(fā)票傳遞到應收系統(tǒng)，在應收系統(tǒng)制單確認收入。在這種流程設計下，企業(yè)只有收到委托代銷清單后才在存貨系統(tǒng)確認存貨的減少，而實際情況是庫存系統(tǒng)在填制“委托代銷出庫單”時存貨已經(jīng)發(fā)出了。所以，這種會計處理程序會導致在收到“委托代銷清單”之前，存貨的賬存數(shù)大于實存數(shù)，與實際情況不符。

還有一種特殊的銷售業(yè)務在ERP環(huán)境下也不能得到真實的反映，即商品已發(fā)出，但該銷售還不符合收入的確認條件，故不能確認收入和結轉成本，而《增值稅暫行條例實施細則》規(guī)定，應在貨物發(fā)出當天全額確認計稅收入并據(jù)此交納增值稅。因此，這種處理程序不能處理此類業(yè)務。

三、ERP環(huán)境下銷售業(yè)務的會計流程重組方案

完善事件觸發(fā)規(guī)則

針對事件觸發(fā)規(guī)則存在的缺陷，筆者認為應根據(jù)不同的業(yè)務類型設置盡可能完善的觸發(fā)規(guī)則，以防止會計舞弊的發(fā)生，同時反映真實的銷售情況。譬如：在開具發(fā)票環(huán)節(jié)增加觸發(fā)規(guī)則，不僅需要調(diào)用銷售部門的發(fā)貨單和倉庫的出庫單，還需要調(diào)用貨運部門的“貨運結算單”。隨著現(xiàn)代物流業(yè)的專業(yè)化發(fā)展，貨物的運輸一般由專業(yè)物流公司承擔，物流公司的“貨運結算單”作為一種外來憑證，能在很大程度上證明銷售業(yè)務的真實性。所以，通過將“貨運結算單”納入開具發(fā)票環(huán)節(jié)觸發(fā)規(guī)則中可以在程序上防止虛開發(fā)票行為。

對于“貨票不同期”業(yè)務主要是由于商品交付的時間與發(fā)票開具的時間不在同一會計期間內(nèi)所產(chǎn)生的，要是能將這兩個時間調(diào)整到一個會計期間，這類問題就不復存在了?；谶@種假設，筆者建議首先，在ERP系統(tǒng)內(nèi)設置兩個虛擬的特定保管區(qū)域，即“待開票區(qū)”和“待交付區(qū)”，分別對應“貨票不同期”中的“貨先票后”和“票先貨后”兩種不同的情況；其次，虛擬的特定保管區(qū)域設定在移出“待開票區(qū)”時，所移出商品的成本為銷售成本，在移入“待交付區(qū)”時，所移入的商品成本為銷售成本；第三，修改銷售業(yè)務處理流程，將商品交付環(huán)節(jié)分解為虛擬交付和實際交付兩個環(huán)節(jié)，虛擬交付環(huán)節(jié)負責完成商品從正常保管區(qū)域移置虛擬的特定保管區(qū)域。最后，在庫存實物盤點和與財務對賬時，需考慮兩個特定保管區(qū)域的庫存實物。

重組會計處理的業(yè)務流程

在信息化方式下，要重組會計處理的業(yè)務流程，充分實現(xiàn)財務業(yè)務一體化處理，實現(xiàn)二者的無縫連接。譬如，對銷售相關處理流程的改進建議：將銷售出庫區(qū)分為不同類別，有“委托代銷發(fā)貨”、“發(fā)出商品發(fā)貨”和“普通銷售發(fā)貨”。銷售部門填制銷售發(fā)貨單時應征詢會計人員的意見，委托代銷類銷售應填制“委托代銷發(fā)貨單”、尚不能確認收入的銷售應填制“發(fā)出商品發(fā)貨單”、能確認收入的普通銷售填制“普通銷售發(fā)貨單”。存貨系統(tǒng)對不同類型的發(fā)貨單設計不同的自動轉賬模板，銷售部門收到“銷售發(fā)貨單”、倉庫的“出庫單”及“貨運結算單”后，開票部門與計稅系統(tǒng)聯(lián)機套打發(fā)票，每張發(fā)貨單都對應一張發(fā)票。發(fā)票傳遞到應收系統(tǒng)，調(diào)用應收系統(tǒng)的自動轉賬模板制單。這里需要對應收系統(tǒng)的自動轉賬模板重新設計，即設計兩個自動轉賬模板：一個是“納稅申報模板”，生成憑證為：借：應收賬款；貸：應交稅費——應交增值稅。一個是“收入確認模板”，生成憑證為：借：應收賬款；貸：主營業(yè)務收入。之所以可以將稅費和貨款分開編制憑證，是因為在ERP環(huán)境下，會計信息的存儲與輸出是分離的，存儲過程發(fā)生變化不會影響會計的輸出方式。在應收系統(tǒng)制單時，會計人員根據(jù)銷售的實際情況決定何時調(diào)用何種模板：對于不符合收入確認條件的銷售，按《增值稅暫行條例實施細則》的規(guī)定只調(diào)用“納稅申報模板”；對于符合收入確認條件的銷售，需調(diào)用“納稅申報模板”和“收入確認模板”。這種分類方法可以確保在納稅申報和收入確認時間不一致的情況下也能實現(xiàn)自動轉賬。

四、結語

業(yè)務流程重組被許多企業(yè)認為是一場對企業(yè)發(fā)展有重大影響的變革，而企業(yè)成功實施ERP系統(tǒng)的關鍵就是進行業(yè)務流程重組，銷售管理又關系著企業(yè)的生存和發(fā)展，如何借鑒業(yè)務流程的理論和方法在ERP環(huán)境下對銷售業(yè)務的會計流程進行重組是本文探討的重點。但是技術不是萬能的，并不是所以的業(yè)務都可以量化，也不是所以的控制手段都可以通過程序加以實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)只是一種管理工具，能否發(fā)揮其應有的功能還取決于管理層的支持程度、系統(tǒng)使用者的綜合素質(zhì)以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此，只有將管理思想和信息技術完美結合才是提高企業(yè)管理水平、增強市場競爭力真正有效的解決之道。

參考文獻

張光.探討中國企業(yè)成功實施ERP