外貿(mào)單證審計(jì)監(jiān)督探究

外貿(mào)單證審計(jì)監(jiān)督探究

在現(xiàn)代國(guó)際貿(mào)易中，外貿(mào)單證是控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。因?yàn)?在外貿(mào)商品發(fā)生買賣關(guān)系時(shí)，外貿(mào)單證成為了買賣雙方交易的重要依據(jù)和焦點(diǎn)，由此而引發(fā)了貿(mào)易的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，使外貿(mào)企業(yè)要加強(qiáng)單證的制作、審核的內(nèi)控管理。通過(guò)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，對(duì)外貿(mào)單證工作開(kāi)展經(jīng)常性的審計(jì)監(jiān)督、完善管理，提高工作質(zhì)量，降低風(fēng)險(xiǎn)概率，有效地提高外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)我們的國(guó)際貿(mào)易順利健康發(fā)展。近年來(lái)，我國(guó)國(guó)際貿(mào)易迅猛發(fā)展，促進(jìn)了機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)出口業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，機(jī)械機(jī)電行業(yè)的國(guó)外訂單也大量增加。不難發(fā)現(xiàn)，國(guó)際貿(mào)易的機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)、收益與損失同時(shí)存在。因而開(kāi)展國(guó)際貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)防范，完善和建立外貿(mào)企業(yè)內(nèi)審機(jī)制勢(shì)在必行。如何加強(qiáng)對(duì)貿(mào)易單證工作內(nèi)控力度，從單證管理、控制的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)入手，強(qiáng)化外貿(mào)企業(yè)對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)的內(nèi)審監(jiān)督，已成為外貿(mào)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)以及促進(jìn)機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)出口的基本手段，這對(duì)于積極穩(wěn)健的開(kāi)拓國(guó)際機(jī)電市場(chǎng)，增強(qiáng)收匯能力，提高外貿(mào)經(jīng)濟(jì)效益都具有重要意義和作用。

一、加強(qiáng)外貿(mào)單證內(nèi)控管理意義和作用

目前，我國(guó)機(jī)電產(chǎn)品不斷出口在國(guó)際市場(chǎng)，成為物美價(jià)廉的商品，引起國(guó)內(nèi)企業(yè)紛紛進(jìn)軍國(guó)際市場(chǎng)等多種利益的驅(qū)使。一些外貿(mào)企業(yè)為了業(yè)務(wù)擴(kuò)大而提速、減化程序，放松了風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，忽視了對(duì)外貿(mào)單證業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制程序，難免忽視防范風(fēng)險(xiǎn)措施。要求企業(yè)應(yīng)該在創(chuàng)造寬松交易環(huán)境的同時(shí)，積極發(fā)揮內(nèi)審職能，開(kāi)展內(nèi)控對(duì)外貿(mào)單證經(jīng)常化的監(jiān)督。目前國(guó)際貿(mào)易支付方式有多種，主要有信用證方式、匯付和托收方式等。尤其是企業(yè)初次訂立合同時(shí)，使用跟單信用證的支付方式較為常見(jiàn)。因?yàn)檫@一方式對(duì)單據(jù)的填制及交單的時(shí)間等都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此信用證是一種對(duì)初次交易的雙方最有安全保障的支付方式。所謂跟單信用證是指銀行應(yīng)買方的要求和指示向賣方開(kāi)立的有條件的保證付款的文件。這種支付方式是以銀行信用為付款保證，這就使初次交易的雙方即使互未謀面，也能夠解決支付貨款和發(fā)運(yùn)貨物的信用問(wèn)題。同時(shí)，銀行高度的信用安全保障相應(yīng)的要求提交高質(zhì)量的單據(jù)作為依托。在信用證項(xiàng)下所隨附的單據(jù)從繕制到審核都必須非常嚴(yán)格，并要遵守國(guó)際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但是，無(wú)論哪一種商務(wù)單證都會(huì)有發(fā)生失誤與弊端的風(fēng)險(xiǎn)概率。因此，加強(qiáng)內(nèi)控管理，開(kāi)展對(duì)外貿(mào)單證的審計(jì)監(jiān)督是外貿(mào)企業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。開(kāi)展好外貿(mào)單證的內(nèi)審監(jiān)督工作，其作用有事半功倍之效。之所以如此，是因?yàn)橥赓Q(mào)單證是外貿(mào)交易的重要一環(huán)，在交易中發(fā)揮著重要的作用?？刂坪脝巫C工作質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)就是掌握了外貿(mào)業(yè)務(wù)的成敗與盈虧。從本質(zhì)上分析，單證的特殊作用和屬性，決定了它是審計(jì)監(jiān)督工作的關(guān)鍵點(diǎn)。簡(jiǎn)單講單證有以下屬性：

商務(wù)單證是國(guó)際貿(mào)易合同履行的基礎(chǔ)

國(guó)際貿(mào)易合同是依靠商務(wù)單證來(lái)完成的。實(shí)際上各種商務(wù)單證的制作及流轉(zhuǎn)過(guò)程，就是一個(gè)合同履行的過(guò)程。商務(wù)單證工作是外貿(mào)企業(yè)工作的一個(gè)重要部分，它也是國(guó)際貿(mào)易買賣的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它直接影響和決定著合同的執(zhí)行結(jié)果。

外貿(mào)單證是國(guó)際結(jié)算的基本工具

在象征性交貨的貿(mào)易術(shù)語(yǔ)下，賣方憑單交貨，買方憑單付款。尤其是在信用證結(jié)算方式下，各貿(mào)易關(guān)系主體處理的是單據(jù)，而不是有關(guān)的貨物；銀行審核單據(jù)表面的真實(shí)性，以決定其付款責(zé)任。因此，外貿(mào)單證是國(guó)際貿(mào)易貨款結(jié)算的基礎(chǔ)和依據(jù)。

外貿(mào)單證是重要的涉外法律文件

外貿(mào)單證體現(xiàn)貨物交接過(guò)程中所涉及和證明了有關(guān)當(dāng)事人之間的權(quán)責(zé)利益關(guān)系。當(dāng)發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，外貿(mào)單證就是處理國(guó)際貿(mào)易索賠和理賠的法律依據(jù)，它具有最高法律效力的證據(jù)。

外貿(mào)單證是實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的重要保障

外貿(mào)企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)是依靠外貿(mào)單證來(lái)完成貨物交割和貨款結(jié)算的。在單證繕制工作中如出現(xiàn)問(wèn)題，而監(jiān)督又不到位，使帶病單證進(jìn)入結(jié)算程序，必定會(huì)造成諸如不能及時(shí)發(fā)貨交單，客戶延付拒付貨款，影響收匯等等棘手問(wèn)題。因此，要通過(guò)加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，提高工作質(zhì)量防止隱患，這是保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的有效方法。綜上所述，由于貿(mào)易單證在國(guó)際貿(mào)易中所具有的特殊性質(zhì)和重要作用，這決定了它被內(nèi)控監(jiān)督系統(tǒng)高度關(guān)注的地位。在實(shí)際工作中，企業(yè)要以此為重點(diǎn)圍繞外貿(mào)單證，完善相關(guān)制度并建立審計(jì)監(jiān)控體系。通過(guò)企業(yè)內(nèi)審機(jī)制對(duì)整套管理體系實(shí)施經(jīng)常性監(jiān)督，為外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。

二、單證實(shí)務(wù)存在風(fēng)險(xiǎn)，必須加強(qiáng)內(nèi)審監(jiān)督，促使企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。

在現(xiàn)代國(guó)際貿(mào)易中，有相當(dāng)大比重的商品是以FOB、CFR、CIF這三種象征性交貨的貿(mào)易術(shù)語(yǔ)方式成交的，在象征性交貨的情況下，銀行處理的是單據(jù)而不是單據(jù)所表示的貨物，賣方所提交的單證在單據(jù)上做到單單一致、單證相符就完成了交貨義務(wù)，買方也是以“憑單付款”為原則進(jìn)行買賣的，只要發(fā)現(xiàn)單據(jù)有誤，就可以拒絕付款。因此，外貿(mào)單證是買方提貨和付款的重要依據(jù)，任何單據(jù)的瑕疵或不符點(diǎn)都可能成為買方拒付的理由和爭(zhēng)議的焦點(diǎn)，影響買賣雙方交易的順利進(jìn)行。甚至阻礙正常交易，影響我們的企業(yè)及時(shí)收貨收匯。為避免風(fēng)險(xiǎn)，一方面要加強(qiáng)單證的繕制和審核工作，更重要的是要通過(guò)企業(yè)內(nèi)審機(jī)制，進(jìn)行不間斷的監(jiān)控，從而提升單證工作質(zhì)量，減少實(shí)務(wù)工作風(fēng)險(xiǎn)。

正是由于單證自身的特點(diǎn)，使得單證成為交易雙方謹(jǐn)慎關(guān)注的焦點(diǎn)。在外貿(mào)操作中由于審單不嚴(yán)、內(nèi)控監(jiān)督不到位而發(fā)生失誤，導(dǎo)致?lián)p失的案例很多，如下例所述：我國(guó)某出口公司A與非洲某國(guó)家中間商成交貨物一批，貿(mào)易條件為CFR5%，貨值為1000000元人民幣。國(guó)外開(kāi)來(lái)信用證總金額為950000元，并注明：“議付時(shí)扣5%傭金給某商號(hào)”，原文為“Whennegotiatingdocuments5%commissiontobedeductedfromamountnegotiatedandreturnedto**”。但A公司在制單中忽略核對(duì)信用證金額，在繕打發(fā)票和匯票時(shí)均按照合同金額1000000美元，議付時(shí)銀行扣除5%，按950000美元元借記開(kāi)證行北京賬戶。開(kāi)證行接單后拒付，是發(fā)票金額超過(guò)來(lái)證金額。經(jīng)多次與開(kāi)證行及中間商交涉均無(wú)效，只好在信用證有效期內(nèi)另趕制新發(fā)票和匯票，即金額改為950000美元，再扣去5%傭金，白白損失了47500美元。以致中了國(guó)外商人設(shè)下的圈套，造成了損失。在案例中，由于A公司業(yè)務(wù)員缺乏經(jīng)驗(yàn)，并且繕制單據(jù)審核把關(guān)不到位，更為主要的是該企業(yè)內(nèi)部審核、內(nèi)控監(jiān)督程序不嚴(yán)格，使風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有得到控制所致。內(nèi)部審計(jì)部門要定期對(duì)控制系統(tǒng)進(jìn)行有效性測(cè)試和測(cè)評(píng)，使監(jiān)督和控制體系得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并發(fā)揮作用。審證是一項(xiàng)既細(xì)致又專業(yè)性強(qiáng)的工作，工作人員稍有疏忽就會(huì)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。作為外貿(mào)單證工作人員，不僅要具備良好的專業(yè)知識(shí)，熟悉合同的條款及操作方法，而且要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和豐富的經(jīng)驗(yàn)。否則就會(huì)把機(jī)會(huì)交給對(duì)方，將損失留給了自己。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因是多方面的，一是由于目前交易量的激增，貿(mào)易單證的往來(lái)頻繁，使單據(jù)的編制、復(fù)核和審查工作繁復(fù)，增加了主觀舞弊與客觀失誤的概率。二是由于外貿(mào)業(yè)務(wù)電子信息化操作手段不斷更新，老的業(yè)務(wù)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)滯后，年輕的業(yè)務(wù)員工作經(jīng)驗(yàn)不足，這種人力資源交替，使單證工作增加了失誤和漏洞的機(jī)率。三是我們必須承認(rèn)國(guó)際貿(mào)易中必然存在著商業(yè)欺詐和信用缺失的個(gè)別現(xiàn)象。有些外商利用商業(yè)單證的某些技術(shù)手段進(jìn)行商業(yè)利益的較量也會(huì)時(shí)有發(fā)生。凡此種種，都提醒我們?cè)趪?guó)際貿(mào)易單證環(huán)節(jié)中要嚴(yán)密設(shè)防，堵住來(lái)自各方的陷阱和漏洞。另外，由于國(guó)際貿(mào)易系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)概率和單證結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)概率的疊加，更加大了外貿(mào)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)度。這些復(fù)雜因素給企業(yè)內(nèi)控管理、內(nèi)部審計(jì)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。使企業(yè)內(nèi)部審計(jì)在外貿(mào)單證環(huán)節(jié)顯得更為重要。

三、外貿(mào)企業(yè)要建立完整的內(nèi)審監(jiān)督程序，按照國(guó)際貿(mào)易交易單證的繕制、審核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行實(shí)施監(jiān)控。

審計(jì)人員要熟練掌握和運(yùn)用國(guó)際貿(mào)易單證的基本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員在實(shí)施經(jīng)常性監(jiān)督時(shí)，要嚴(yán)格地依據(jù)國(guó)際貿(mào)易單證的繕制標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)單證進(jìn)行有的放矢的跟蹤審計(jì)。業(yè)務(wù)人員應(yīng)該掌握的規(guī)范有1929年國(guó)際商會(huì)在阿姆斯特丹會(huì)議正式通過(guò)的《商業(yè)跟單信用證統(tǒng)一規(guī)則》，后經(jīng)數(shù)次修訂更名為《跟單信用證統(tǒng)一慣例》國(guó)際商會(huì)第600號(hào)出版物。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)熟悉、掌握外貿(mào)單證實(shí)務(wù)中的相關(guān)規(guī)定和國(guó)際慣例，以便在加強(qiáng)內(nèi)審監(jiān)督中有規(guī)可依，據(jù)實(shí)可查，增強(qiáng)審計(jì)力度。審計(jì)人員要按照掌握的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，采用審計(jì)測(cè)評(píng)手段，考量和審查單證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的失控點(diǎn)，并針對(duì)漏洞建立健全相應(yīng)制度，加強(qiáng)內(nèi)控管理，發(fā)揮好內(nèi)審監(jiān)督職能。

在經(jīng)常性的審計(jì)監(jiān)督中，要把握審查貿(mào)易單證的三個(gè)要點(diǎn)：一是正確性。這是繕制單證的前提要求。其含義主要包括兩方面：一方面要與國(guó)際貿(mào)易合同相符，另一方面要符合國(guó)際貿(mào)易法規(guī)或慣例的規(guī)定。單證不能有任何與協(xié)議合同、法規(guī)、慣例相悖之處。這一點(diǎn)對(duì)于所有結(jié)算方式的單據(jù)都是首要的。其正確性要求做到“三相符”，即單證相符、單單相符、單貨相符。尤其是在跟單信用證結(jié)匯方式下要求單據(jù)與信用證不能有一字之差。在實(shí)務(wù)中，審計(jì)人員要按照標(biāo)準(zhǔn)，采用審計(jì)測(cè)評(píng)手段，審查單證工作環(huán)節(jié)是否存在失控點(diǎn)，以便撲捉漏洞，建立完善相關(guān)制度和控制程序，規(guī)范管理提高工作質(zhì)量。二是完整性。這主要指做進(jìn)出口業(yè)務(wù)時(shí)向銀行和對(duì)方提交的交易單證一定要齊全、完整。單證的完整性是指包括單據(jù)的種類、份數(shù)、內(nèi)容項(xiàng)目等要素都要齊全完整。對(duì)于各種結(jié)算方式下單證的完整性都是同等重要的。尤其是在交易雙方有特殊約定時(shí)，結(jié)算單證的跟單附件一定要齊全，內(nèi)容完備。外貿(mào)實(shí)務(wù)單據(jù)的種類比較多，一般包括有商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、保險(xiǎn)單等主要單據(jù)，還有其他證明文件如：檢驗(yàn)證書、重量單、產(chǎn)地證、船齡證明書、航程證明書、郵政收據(jù)等等。在信用證結(jié)算方式下對(duì)單證要求更為嚴(yán)格，進(jìn)口商要求附帶的單據(jù)，通常都在信用證上明確約定。這些關(guān)鍵點(diǎn)就是審計(jì)監(jiān)督和審計(jì)測(cè)試的要點(diǎn)，所以應(yīng)特別加以注意。三是及時(shí)性。這項(xiàng)主要指的是單證出單和交單兩個(gè)環(huán)節(jié)的及時(shí)性。首先是對(duì)出口方的單證時(shí)間性要求很強(qiáng)，而且每一種單據(jù)都有一個(gè)適當(dāng)?shù)某鰡螘r(shí)間范圍。按照國(guó)際慣例，單據(jù)出單有一定的順序關(guān)系。例如，裝箱單期限不能早于提單；保險(xiǎn)單據(jù)不能在裝運(yùn)日期后簽發(fā)等時(shí)間程序，要求每一個(gè)環(huán)節(jié)都要緊密相扣，把握好出單交單的時(shí)間要求，在UCP600對(duì)信用證的交單時(shí)間性問(wèn)題也做了相應(yīng)的規(guī)定。因此我們要注重單證實(shí)務(wù)操作的及時(shí)性，及時(shí)繕制出單，盡早向銀行交單，達(dá)到早日收匯和順利完成整個(gè)交易的目的。在加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)管理工作審計(jì)監(jiān)督時(shí)，要熟練掌握上述環(huán)節(jié)和要求，采用審計(jì)跟蹤的方法，加強(qiáng)對(duì)外貿(mào)單證的監(jiān)督控制，發(fā)揮內(nèi)審職能，促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益，防范風(fēng)險(xiǎn)。

內(nèi)部審計(jì)對(duì)單證進(jìn)行審計(jì)抽查、審計(jì)測(cè)評(píng)應(yīng)注意的重點(diǎn)問(wèn)題

內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)此要根據(jù)內(nèi)部制度和工作流程進(jìn)行定期的抽樣審查和審計(jì)測(cè)評(píng)，以便發(fā)現(xiàn)漏洞，及時(shí)彌補(bǔ)。審計(jì)監(jiān)督工作主要包括以下幾點(diǎn)：一是對(duì)單證具體項(xiàng)目進(jìn)行綜合審查。在實(shí)施間審計(jì)工作的總體思路。孫明和秘書長(zhǎng)隨后發(fā)表了總結(jié)講話。她說(shuō)，第一次到哈電集團(tuán)開(kāi)展審計(jì)工作調(diào)研，聽(tīng)了哈電集團(tuán)和鍋爐、汽機(jī)、電機(jī)公司的審計(jì)工作匯報(bào)，感到哈電集團(tuán)審計(jì)工