數(shù)字檔案管理系統(tǒng)手冊

系統(tǒng)概述檔案信息化的起步是以計算機技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)，二十世紀(jì)七八十年代，隨著計算機的引入，我國檔案界開始嘗試運用計算機管理檔案。二十世紀(jì)中期到二十一世紀(jì)初，國家和地方政府對檔案信息化建設(shè)的投入有較大程度的增加，檔案部門配置的信息化設(shè)備越來越多，檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法規(guī)也得到了進一步的完善，檔案信息化建設(shè)進入了快速發(fā)展時期。進入21世紀(jì)以后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是電子政務(wù)的快速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)注入了新的活力。雖然國內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展迅速，但是我們必須清醒的認識到：很多用戶單位仍然在使用著單機版的檔案類管理軟件。這些檔案類管理軟件在功能上不夠完善，在運行上不夠穩(wěn)定，在對檔案的處理速度和精度方面，遠遠不及網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，無法滿足日益增長的檔案管理需求?！稊?shù)字檔案館管理系統(tǒng)》是濟南國子數(shù)碼科技有限公司自主開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，該軟件的設(shè)計遵循國家檔案局（館）的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，操作簡單、性能穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全性高，極大提高了數(shù)字檔案館的建設(shè)速度。公司介紹濟南國子數(shù)碼科技有限公司，獨立軟件開發(fā)商，已通過軟件企業(yè)認定、軟件產(chǎn)品認定、CMMIL3軟件開發(fā)成熟度認證、ISO9001質(zhì)量管理體系認證、ISO27001信息安全管理體系認證。公司以各類管理軟件研發(fā)和軟件系統(tǒng)集成為主營業(yè)務(wù)。解決方案國子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)立足建設(shè)一個區(qū)域性、開放型的文件、檔案信息中心，為各級各類行政事業(yè)單位和企業(yè)提供數(shù)字化的網(wǎng)上檔案管理、查詢、服務(wù)。對有價值的圖像、文本、語音、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體進行收集、組織和規(guī)范化再加工，并進行高質(zhì)量的保存和管理，通過網(wǎng)絡(luò)提供高速的多媒體信息存取服務(wù)，有效提高檔案部門信息化工作。國子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)是以分布式的海量數(shù)據(jù)支撐，基于智能檢索技術(shù)和高速寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大型開放、分布式信息庫，結(jié)合先進的信息技術(shù)、主機系統(tǒng)、掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲技術(shù)和安全管理體系，使檔案工作提高到全新的管理模式，為用戶帶來顯著的管理效益。國子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)將按照數(shù)字檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和制定系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，并按照此業(yè)務(wù)流程和制度進行數(shù)字檔案分類、編目、立卷、編號，制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法；按照制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，應(yīng)用當(dāng)前國際上成熟穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)架構(gòu)，進行軟件系統(tǒng)設(shè)計、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計與開發(fā)，系統(tǒng)集成、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移；建立一站式窗口，實現(xiàn)一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務(wù)；建立與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)交換，數(shù)據(jù)采集服務(wù)。主要功能檔案著錄檔案著錄分為自動收集、接口錄入和掃描上傳。自動收集，能夠在系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程（發(fā)文、收文、分類管理）中，自動完成。接口錄入，支持其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過接口導(dǎo)入檔案信息進行著錄。掃描上傳，可以將紙質(zhì)檔案掃描后錄入系統(tǒng)，進行數(shù)字化處理。庫房管理此功能是將實體的庫房形象化，便于用戶對庫房的管理與操作，更加有效地管理庫房，便于日后庫房的維護。檔案鑒定和銷毀檔案將要達到保管期限時，用戶可以借助系統(tǒng)對檔案進行鑒定。鑒定結(jié)果會生成檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊生成后，移交上級領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案會由檔案管理人員銷毀實體檔案，也會在“檔案管理”中銷毀電子檔案。銷毀記錄將自動保存在系統(tǒng)中。檔案移交管理檔案將要達到保管期限時，用戶可以借助系統(tǒng)對檔案進行鑒定。鑒定結(jié)果會生成檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊生成后，移交上級領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案會由檔案管理人員銷毀實體檔案，也會在“檔案管理”中銷毀電子檔案。銷毀記錄將自動保存在系統(tǒng)中。檔案開發(fā)利用檔案開發(fā)利用功能分為檔案檢索、檔案瀏覽和借閱管理。檢索出的檔案信息，有權(quán)限的用戶可以直接在線瀏覽，無權(quán)限的用戶可以對檔案發(fā)出借閱申請，相關(guān)人員審核后，可對借閱的檔案進行瀏覽。用戶可以根據(jù)自身需求，將館藏的靜態(tài)信息通過查找、篩選、加工和編輯等手段變?yōu)閯討B(tài)信息，充分發(fā)掘檔案的信息價值和知識價值，為進一步的檔案信息公開做好充分的準(zhǔn)備。檔案統(tǒng)計分析統(tǒng)計分析分為檔案利用率、年鑒、檔案工作基本情況統(tǒng)計年報、報表管理。借助檔案統(tǒng)計分析，用戶可以了解到館藏檔案的利用情況，可以借此來衡量檔案管理工作效率和工作水平，可以全面了解以往年份的檔案管理情況，可以了解到檔案管理人員的工作內(nèi)容。檔案編研用戶可以在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，在系統(tǒng)中編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著，完成檔案編研工作。用戶可以根據(jù)自身情況，在系統(tǒng)中組建專題庫，對入庫檔案進行登記、歸類和整理。數(shù)字化處理系統(tǒng)連接掃描儀，將掃描后的各種格式的圖片文件經(jīng)過OCR等技術(shù)進行智能加工處理后，導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，處理完成的圖片符合國家檔案主管部門規(guī)定的視圖效果。同