公司備用金管理制度備用金管理制度大全

[公司備用金管理制度]備用金管理制度大全備用金管理制度一、目的

為了加強公司各部門備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。但必須做到?？顚Ｓ?，專人專賬管理，不得挪用和貪污，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。二、范圍

是各部門人員用作日常辦公用品開支、項目管理及實施、差旅費、搬運、貨運、臨時網(wǎng)費及日常性費用之類的借用款項。三、職責(zé)

1、由財務(wù)中心門負(fù)責(zé)備用金的審核、發(fā)放和收回;

2、由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)備用金發(fā)放的初審及協(xié)助備用金的收回;3、由總經(jīng)理負(fù)責(zé)備用金的審批。四、備用金分類

為保證日常臨零支付而單獨儲備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種:1、定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時間長、比較固定的特點;2、臨時備用金是指因公司業(yè)務(wù)需要而暫時借支的現(xiàn)金，具有一次性、時間較短的特點;3、出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點，一般不超過規(guī)定限額。五、管理要求:

1、備用金帳戶由專人負(fù)責(zé)，實行專帳管理。各部門需將備用金帳戶管理人員的情況報財務(wù)中心備案;

2、備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄，備用金帳戶按季度結(jié)清，備用金管理員應(yīng)于每季度10號前將收支情況以電子報表形式報公司財務(wù)中心;

3、公司財務(wù)中心有權(quán)對各部門的備用金帳戶進(jìn)行不定期清查，備用金的支出要嚴(yán)格遵守公司的制度，不得出現(xiàn)白條抵帳，未經(jīng)同意任何人無權(quán)轉(zhuǎn)借備用金;

4、定額備用金每年為一次周轉(zhuǎn)期，即年底收回備用金，備用金歸還后如需要繼續(xù)借用，其借款審批手續(xù)需重新辦理。六、備用金的使用程序:

1、定額備用金和臨時備用金的使用:

1)借款部門填寫《備用金申請表》——部門經(jīng)理簽字——中心負(fù)責(zé)人簽字——財務(wù)中心核簽備用金額度——總經(jīng)理審批——會計記帳——出納審核付款;

2)各部門內(nèi)部使用備用金，備用金專管員應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應(yīng)及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款;

3)備用金專管員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出，每季度10號前備用金專管員匯總清理備用金帳戶，并將備用金帳戶的收支情況報財務(wù)中心備查;

4)借用備用金的人員應(yīng)及時沖賬，對無故拖延者，備用金專管員發(fā)出催辦通知后還不辦理者，備用金專管員可通知財務(wù)中心將從下月起直接從借款人工資中抵扣。2、出納備用金的使用:

1)出納填寫《備用金申請表》——財務(wù)經(jīng)理審核——總經(jīng)理審核——執(zhí)行董事審批，填寫基本戶銀行支票(或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳提現(xiàn))——會計根據(jù)相關(guān)票據(jù)記帳。2)出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。3)保險柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況下的大額存放，必須及時向財務(wù)經(jīng)理報告，以便采取相應(yīng)的安全措施。4)出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對帳實數(shù)據(jù)。5)出納備用金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員，財務(wù)中心經(jīng)理負(fù)管理責(zé)任。3、因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金責(zé)任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方法采用借還兩條線，即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款。4、備用金的申請必須嚴(yán)格遵守公司的管理制度，由部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)中心核準(zhǔn)，公司總經(jīng)理審批后，方能劃入指定帳戶或領(lǐng)取現(xiàn)金;5、上年度備用金帳戶沒有結(jié)清的，不能申請下年度的備用金七、其他相關(guān)規(guī)定:1、從事工作未滿一年其出差借款不作為備用金，僅作為暫借款，在結(jié)算時由財務(wù)中心負(fù)責(zé)收回;2、備用金借款的員工一旦離開公司或調(diào)離崗位，應(yīng)在離開或調(diào)離之前還清備用金。部門負(fù)責(zé)人有義務(wù)及時通知財務(wù)中心清帳，否則，造成的損失由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。若無法歸還且造成經(jīng)濟損失的，借款人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任;3、使用備用金人員應(yīng)及時辦理結(jié)算手續(xù)，公司將不定期地對備用金私用現(xiàn)象進(jìn)行檢查，促使備用金處于正常狀態(tài)。八、懲罰1、出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴(yán)重者直接除名并追究其法律責(zé)任;2、到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對出納扣罰100元;3、對于超過周轉(zhuǎn)期還不能足額歸還備用金的，財務(wù)中心有權(quán)在工資中扣除，并對未歸還部分按月利率1%計算利息，計息日期從借款之日起計算;因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報告，并經(jīng)中心負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后免于罰息，提交財務(wù)中心備案;4、財務(wù)中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對備用金定期盤點(一個月不少于一次)，對因未及時盤點而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任;備用金盤點損失，一律由責(zé)任人賠償;5、若借款人拒不歸還(超過歸還時間一個星期)，由出納提出申請經(jīng)批準(zhǔn)后，告知人力行政中心相關(guān)人員在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。如人力行政中心未作扣款處理，每次處罰100元，造成損失的，由責(zé)任人承擔(dān).6、財務(wù)中心對借款人的借款信用進(jìn)行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員，嚴(yán)格控制以后借款，甚至取消借款資格;備用金管理制度

為了加強公司對有關(guān)部門及各項目部備用金的管理，規(guī)范借款行為，提高資金利用效率，夯實成本費用核算，減少資金損失，特制定本制度。一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。二、備用金范圍

1、采購員零星采購備用金;

2、個人因公出差零星開支備用;

3、經(jīng)常性的零星開支備用金;

4、項目兼任財務(wù)人員備用金;

5、其他備用金。三、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務(wù)，從而提高工作效率，但必須做到?？顚Ｓ?，不得挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。四、備用金借款和報銷手續(xù)程序

1、工作人員需臨時借用備用金時，先到財務(wù)部索取“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，一式兩聯(lián)，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款單，并按流程辦理簽字手續(xù)。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。2、借款人員完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)到財務(wù)部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再將“報銷單”返回財務(wù)部，財務(wù)人員根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。3、借款人辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應(yīng)及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。4、因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍;使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財務(wù)部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時結(jié)算的，須提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意后，方可延期。五、備用金額度1、采購員借用的零星采購用款，單次不得超過5000元，超過5000元的材料采購，應(yīng)由供貨方持合法、真實、完整的原始資料，按規(guī)定的程序經(jīng)審核批準(zhǔn)后，到公司財務(wù)部或項目部財務(wù)人員處辦理貨款支付、結(jié)算手續(xù)。單筆超過10000元的采購，必須按照工程部制度規(guī)定，走審批程序采購。2、員工因公出差借款，按預(yù)計出差天數(shù)、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。3、各工程項目備用金，視各項目情況不同，備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況，需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明情況，予以審批。4、其他借款，根據(jù)實際情況核定金額。六、備用金使用審批權(quán)限

備用金使用由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，部門負(fù)責(zé)人為備用金借款的第一責(zé)任人。七、財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。八、借用備用金的人員應(yīng)在兩周內(nèi)沖賬，對無故拖延者，財務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務(wù)部有權(quán)從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。九、所有各種備用金，必須在年末進(jìn)行徹底清理，不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷當(dāng)年借款。十、本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。十一、本制度自下發(fā)之日起實施。備用金管理制度

第一條為維護(hù)公司資產(chǎn)的完整，提高資金利用水平，加強對備用金業(yè)務(wù)的管理，根據(jù)公司《財務(wù)管理制度》的規(guī)定，制定本辦法。第二條備用金，是指公司借支給公司員工個人的款項，這些款項僅用于支付與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的事項。第三條公司備用金分為二類

現(xiàn)金會計:按照國家相關(guān)規(guī)定持有一定數(shù)額的備用現(xiàn)金

其他人員:最高為人民幣200元

第四條備用金由財務(wù)部核算并負(fù)責(zé)監(jiān)督;備用金借支個人(以下簡稱借支人)所在部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)督促借支人按期足額還清備用金。第五條公司財務(wù)部門辦理備用金借支業(yè)務(wù)的時間為周一至周五;辦理備用金核銷業(yè)務(wù)的時間同上(特殊情況可以例外)。第六條借支人應(yīng)根據(jù)實際需要申請備用金，不得以任何名義挪用或占用公司資金。第七條借支人應(yīng)按以下規(guī)定辦理借支備用金手續(xù):一、借支人應(yīng)如實、規(guī)范填寫備用金申請單。借款時，借支人應(yīng)按要求填寫由公司財務(wù)部門統(tǒng)一印制的備用金申請單，按申請單格式準(zhǔn)確填列借款日期、借款類別、借款用途、借款金額(大小寫)、預(yù)計還款時間等。備用金必須專款專用，不允許一款多用或多筆備用金交叉使用。對于未按要求填寫的備用金申請單，財務(wù)部門有權(quán)不予受理，由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)。借支備用金必須寫明款項的用途，報帳沖銷的內(nèi)容要和借款時填寫的用途一致，一筆備用金未使用完，要及時到財務(wù)部報帳沖銷，不能挪做別的用途，否則不予以報銷。備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人辦理的，須由借支人本人在備用金申請單上親自簽名，否則視為代辦人借支的備用金，由此產(chǎn)生的責(zé)任由代辦人負(fù)責(zé)。二、借支備用金時，借支人須提供相關(guān)的、協(xié)議、通知書、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽字的備用金申請單等有效文件，并準(zhǔn)確填列付款單位全稱、開戶銀行、帳號，否則財務(wù)部門有權(quán)不予辦理，由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)。三、備用金借支審批手續(xù)應(yīng)完備。由經(jīng)辦人提出后交部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門