城建檔案管理工作

..>城建檔案管理工作一、城建檔案整理工作的意義城建檔案是指在城市規(guī)劃、建立、及其管理工作中形成的，應(yīng)當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建立及其管理的真實記錄，是城市建立和開展的重要依據(jù)。城建檔案工作包括收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管利用等六項工作環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)在技術(shù)檔案工作中有著不同的地位與作用，城建檔案整理工作是城建檔案工作的根底。1、城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務(wù)建立的中心環(huán)節(jié)：城建檔案六項工作環(huán)節(jié)中，收集是城建檔案工作的起點，利用是目的，即通過利用工作充分發(fā)揮城建檔案的作用。要想使城建檔案便于利用，必須對收集來的城建檔案進展科學的整理，正確的鑒定，確切的統(tǒng)計，妥善的保管，在城建檔案工作的業(yè)務(wù)建立中，整理是中心環(huán)節(jié)，是進展鑒定、統(tǒng)計、保管等工作的根底。2、整理工作是城建檔案能夠發(fā)揮作用的前提條件：提供城建檔案為規(guī)劃、建立、管理效勞是城建檔案工作的目的。從城建檔案業(yè)務(wù)本身來說，整理工作是城建檔案能夠發(fā)揮作用的前提。因為城建檔案是我們?yōu)樯a(chǎn)建立和科學研究工作效勞的物質(zhì)條件，我們的任務(wù)就是通過各種方式提供城建檔案為利用者效勞。城建檔案的好、壞，科學、不科學，將直接影響提供利用。二、城建檔案整理工作的內(nèi)容城建檔案整理工作，一般經(jīng)過兩個過程：即歸檔前城建文件材料的整理和歸檔后城建檔案的整理工作。從理論上和認識上應(yīng)該明確：兩者既有密切聯(lián)系又有互相區(qū)別，具體的工作內(nèi)容各不一樣。1、歸檔前的整理工作。即城建文件材料的形成者，尚未向城建檔案館〔室〕移交之前所進展的整理工作，其主要內(nèi)容和任務(wù)包括：〔1〕、對城建文件材料進展鑒別。其內(nèi)容包括：對城建文件材料完整性的鑒別，準確性的鑒別、屬性的鑒別〔區(qū)分城建專業(yè)文件材料、城建政務(wù)文件、城建資料〕、保存價值和保管期限的鑒別等?！?〕、將城建文件材料組成保管單位。保管單位也稱案卷，案卷是由互有聯(lián)系的假設(shè)干文件組成的檔案保管單位。其形式有卷、冊、袋、盒。組成的保管單位應(yīng)是一組具有有機聯(lián)系的、有一定數(shù)量界限的、保存價值和秘密等級根本一樣的城建文件材料。〔3〕、對保管單位進展編目。其內(nèi)容包括：編張〔頁〕號、填寫案卷卷內(nèi)目錄、填寫案卷審核備考表、填寫案卷封面等。2、歸檔后城建檔案的整理工作。即城建檔案移交到城建檔案館〔室〕之后的整理工作。其主要內(nèi)容包括：對城建檔案的保管單位進展檢查、分類、編制檔號和登記著錄目錄卡片等。以上兩個過程，符合城建文件材料及城建檔案的自然形成規(guī)律，也符合國家現(xiàn)行的有關(guān)要求和規(guī)定。檔案部門如能及時協(xié)助與指導，就可到達整理的最正確效果，確保城建檔案的質(zhì)量。但是，由于局部城建單位尚未把城建檔案工作納入技術(shù)工作程序，這兩步工作由城建檔案館〔室〕一家承擔了。這在正常情況下是不應(yīng)該的。在建館初期由于城建單位業(yè)務(wù)不熟、人員不夠，承擔局部初期整理工作是可以理解的，但從長遠考慮這兩步工作應(yīng)當分開，這樣才有利于保證城建檔案的質(zhì)量。三、城建檔案整理的原則城建檔案的整理，應(yīng)依據(jù)"科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求"〔GB/T11822-89〕、"建立工程文件歸檔整理標準"〔GB/T50328-2001〕及"城市建立檔案案卷質(zhì)量規(guī)定"〔建辦[1995]697號〕等標準或文件的規(guī)定進展。城建檔案整理工作的根本原則是：遵循城建檔案的自然形成規(guī)律和保持城建檔案材料之間的有機聯(lián)系，分門別類，便于平安保管和提供利用。1、第一步整理工作必須由城建檔案文件材料形成單位來做。因為城建檔案是城市規(guī)劃、建立及其管理活動中形成的，城市建立專業(yè)很多，各專業(yè)既有其本身的客觀運動規(guī)律和科學程序，也有直接形成者根據(jù)客觀實際的開展和創(chuàng)造，真正掌握這個"自然形成〞和"有機聯(lián)系〞的，只有直接形成者。因此，由城建文件材料的直接形成者承擔第一個過程才是科學的。也就是說，工程準備階段文件和竣工驗收文件由建立單位收集整理，監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集整理、施工文件由施工單位收集整理。2、第二步整理應(yīng)由城建檔案館〔室〕來做。這就要求檔案工作人員學習檔案管理理論和掌握城市建立各專業(yè)的活動規(guī)律和程序。首先要對城建檔案形成單位進展監(jiān)視、檢查、指導。其次，要擬訂科學的分類方案和一系列的編目形式。通過再整理，即第二個整理過程，到達平安保管和方便利用。任何人為地、主觀地拆散這種自然規(guī)律，都是違背科學、脫離實際的。3、整理工作要有利于平安保管和方便利用。平安保管和方便利用是整理工作到達的最終目的。在整理過程中，要根據(jù)各類城建檔案不同載體的特點，從有利于平安保管和方便利用出發(fā)，把需要不同保管條件的城建檔案，分別加工整理、專門保管，而不能絕對地為聯(lián)系而組合在一起。一套城建檔案在整理、編目時，應(yīng)在保持聯(lián)系的前提下，對其中的藍圖、底片、膠片、照片、模型等另編保管號，分別專門保管；對不同〔秘密、、絕密〕分別組卷，對機密以上案卷要專人專庫保管，保證平安，防止發(fā)生泄密；整理工作的目的是為了方便提供利用，所以不能"為聯(lián)系而聯(lián)系〞，有利于平安保管和方便利用，才是整理工作的最終要求。四、城建檔案案卷的排列1、組成城建檔案的案卷是由一組具有有機聯(lián)系、價值大體一樣的城建文件材料組合而成的一種檔案保管單位。就一個建立工程或一個科研課題的全部城建文件材料，可以組成一個案卷，也可根據(jù)材料的多少分別組成假設(shè)干個案卷。組織案卷應(yīng)符合以下要求：〔1〕、案卷必須是有內(nèi)在聯(lián)系的城建文件組成，最大限度內(nèi)保持卷內(nèi)城建文件材料的完整、準確、系統(tǒng)性?！?〕、案卷最好是保存價值一樣的文件材料，少量保存價值不同的文件材料要以方便利用出發(fā)，不要強行分開，在鑒定保存價值時保存價值小的服從保存價值大的?！?〕、絕密的文件材料如有可能單獨組成案卷，少量不同的文件材料要從方便利用出發(fā)，不要強行分開，確定時，低的服從高的?！?〕、案卷內(nèi)城建文件材料有一個相對的數(shù)量界限，但凡組成案卷必須便于保管，方便查找利用，力求整齊劃一、美觀。經(jīng)過長期實踐和研究，案卷厚度以100-150張根本圖幅厚度或3cm左右為宜，不要超過4cm。2、組織案卷的主要方法：城建文件材料之間的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的，通常的方法有：〔1〕、按單位工程組織案卷。即一個小型單位工程形成的城建文件材料不多時，可組成一個案卷。在群體大型建立工程中，也應(yīng)按單位工程〔子項〕組織案卷，如一個單位工程城建文件材料較多時，可按其"有機聯(lián)系〞分成數(shù)卷，但一個單位工程的城建文件材料不能與另一個單位工程的城建文件材料混合組卷?！?〕、按專業(yè)組織案卷。即按照城建文件材料所涉及的專業(yè)分別組織案卷。如一個大型單位工程形成的圖紙很多，可按其專業(yè)分別組成建筑、構(gòu)造、暖衛(wèi)、和燃氣、電氣、通風與空調(diào)、電梯、工藝等案卷?！?〕、按問題性質(zhì)組織案卷。即按照城建文件材料反映的不同性質(zhì)的問題分別組織案卷。如一個大型綜合建立工程可按建立程序劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五局部，工程準備階段文件可按建立程序、專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷?！?〕、按地域〔或圖幅〕——單位名稱組織案卷。這一方法在城市建立管理中應(yīng)用廣泛。如城市規(guī)劃管理中的建立用地、測繪勘察管理等多采用行政區(qū)劃或地形圖幅進展城建文件材料的組卷?！?〕、其它還有按名稱、時間、作者等特征，分別組織案卷?？傊?，城建文件材料種類繁多，類型和載體復雜，在具體運用時，可根據(jù)城建文件材料的具體情況，選用既能保持城建文件材料的有機聯(lián)系，又便于城建檔案管理和使用的方法。3、案卷內(nèi)城建文件材料的排列〔1〕、科研課題文件材料按形成時間排列，按準備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列?！?〕、建立工程文件材料大體按建立程序排列〔3〕、竣工圖按建筑、構(gòu)造、給排水、采暖、電氣排列〔4〕、設(shè)備文件材料按依據(jù)性材料，設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運轉(zhuǎn)維修、隨機圖樣排列，隨機圖樣可單獨組卷?！?〕、城建管理性文件材料按問題、時間、地區(qū)、重要程度排列〔6〕、其他排列：〔a〕按重要程度排列。按城建文件材料重要程度的上下依次進展排列，重要的排在前面，次要的排在后面?！瞓〕按時間排列。即按城建文字材料形成的時間或其內(nèi)容反映的時間進展排列?！瞔〕按城建文字材料之間的邏輯關(guān)系排列。這主要是指來文和復文，復文在前，來文在后；正文和附件，正文在前，附件在后；正本和原稿，正本在前，原稿在后。〔d〕圖文材料混合排列的一般文字在前，圖紙在后。五、城建檔案組卷的要求1、組卷要遵循城建文件材料形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)城建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系并便于保管利用。2、城市規(guī)劃、管理、建立工程科研工程文件材料應(yīng)按專業(yè)性質(zhì)，構(gòu)造階段等分別組卷。3、報送市城建檔案館的材料必須是原件。4、案卷內(nèi)城建文件材料必須齊全、完整并有完整的簽章手續(xù)。5、案卷內(nèi)城建文件材料必須準確反映城市規(guī)劃、建立、管理等活動真實內(nèi)容。6、案卷內(nèi)的文件制作材料和書寫材料必須能長期保存。應(yīng)采用不易褪色的墨水書寫，不得使用紅色墨水、復寫紙、鉛筆和圓珠筆等。7、案卷內(nèi)文件材料書寫字跡要工整，圖樣整潔、線條清晰。六、案卷裝訂要求1、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料卷必須裝訂，既有文字材料又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，裝訂結(jié)打在背后；裝訂要整齊、結(jié)實、便于保管和利用，要符合210mm′297mm標準。圖樣材料可不裝訂，將卷內(nèi)封面、目錄、卷內(nèi)備考表三件用棉線在左上角斜面裝訂在一起，放在案卷之首。案卷內(nèi)小于A4幅面的文件要用A4紙襯托.2、不同幅面的工程圖紙應(yīng)按"技術(shù)制圖復制圖的折疊方法"(GB/10609.3-89)的要求折疊成A4幅面(210mm×297mm)為標準，折疊成手風琴式，圖標欄外露，不裝訂。3、案卷裝訂必須除掉金屬物。七、城建檔案編目城建檔案編目是通過一定的形式按照一定的要求，固定城建檔案系統(tǒng)整理成果，提醒城建檔案內(nèi)容和成份的工作。具體內(nèi)容包括：1、編寫案卷頁號。編頁號〔或張?zhí)枴?，就是將案卷?nèi)每一張城建文件材料〔不含封面、目錄、備考表〕都編上順序號，目的在于固定排列次序，便于統(tǒng)計數(shù)量，便于保護查找。頁號編寫位置，單面書寫的文件材料編寫在右下角；雙面書寫的文件材料，正面編在右下角，反面編在左下角。折疊后的圖紙,頁號一律編寫在右下角,采用阿拉伯數(shù)字"1〞開場依次逐張。*些成冊城建文件材料，自成一卷，在形成時已有時，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，可不另編頁號，但出現(xiàn)不連貫時仍需重新編頁號。2、填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄是每一份城建文件材料的明細表，對保管和使用案卷具有重要作用?！?〕、序號。指該份文件材料在案卷中的排列順序號，用阿拉伯數(shù)字"1〞依次標注。竣工圖一張圖紙代表一份文件.〔2〕、責任者。填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用等代替?？⒐D填寫竣工圖的修改單位,而不是填寫設(shè)計單位.〔3〕、文件。填寫工程文件原有的文號或圖號。圖紙?zhí)顚憟D號.〔4〕、文件題名。填寫文件標題的全稱。如文件無標題時,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬訂標題.〔5〕、日期。填寫文件形成日期。如果卷內(nèi)文件形成的日期是一個時間段時,填寫起止日期?？⒐D填寫竣工圖的編制日期而不是施工圖的繪制日期?！?〕、頁次。填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，注意只填寫起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號?！?〕、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。3、卷內(nèi)備考表編制?！?〕、卷內(nèi)備考表是用來記載和說明歸檔后案卷內(nèi)城建文件材料根本情況和變化情況的一種工具。它主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)、圖樣材料頁數(shù)、照片張數(shù)，以及立卷單位對案卷情況的說明?！?〕、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。4、案卷封面編制?！?〕、案卷封面，是以一定的格式概要介紹案卷內(nèi)城建文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。編制的質(zhì)量和水平將直接影響城建檔案著錄和檢索工具的編制，以及城建檔案的管理和開發(fā)利用?！?〕、檔號填寫。檔號是檔案館〔室〕在檔案整理過程中對檔案的，檔號由檔案保管單位填寫。檔號構(gòu)成的原則：-工程代號-案卷號檔號設(shè)置的一般方法：〔大類號+屬類號+小類號〕+工程流水號+案卷號。J_基建檔案代字、2-基建檔案大類號、6-基建檔案屬類代號758-工程工程流水號03-案卷順序號〔3〕、檔案館代號。根據(jù)國家檔案館設(shè)置的原則,填寫國家給定的本檔案館。檔案館代號由檔案館填寫〔4〕、案卷題名應(yīng)簡明、準確地提醒卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件內(nèi)容。〔5〕、編制單位填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者。工程準備階段文件及竣工驗收文件編制單位是建立單位,監(jiān)理文件的編制單位填寫監(jiān)理單位,施工文件的編制單位填寫施工單位,分包的工程填寫分包單位,如果由總包單位匯總的填寫