科技、會計、業(yè)務(wù)、特種載體檔案培訓(xùn)

2009年度北侖區(qū)

檔案干部崗位資格培訓(xùn)綜合檔案室分類方案編制科技檔案收集和整理會計檔案整理特種載體檔案收集和整理2021/5/91綜合檔案室分類示意圖文書檔案會計檔案科技檔案業(yè)務(wù)檔案特種載體檔案J基建檔案S設(shè)備檔案01會計憑證03會計報表02會計帳簿聲像檔案實物檔案K科研檔案C產(chǎn)品檔案2021/5/92一、會計檔案的整理方法（一）整理：分憑證、帳冊和報表分別講。

會計檔案采用年度——形式——保管期限分類，代號分別為憑證01、賬冊02、報表03、其他04憑證封面要填全，包角紙要按規(guī)范填寫，并蓋好會計章。案卷號一般一年一個順序，有多種憑證的每年次序要一致。憑證保管期限為15年。賬冊和報表必須有卷內(nèi)目錄和備考表，并且裝訂后要包邊，蓋上會計騎縫章。頁號有文字的頁面都必須編，空白頁不編頁碼，頁號一般編在右上角。2021/5/93一、會計檔案的整理方法（一）整理：分憑證、帳冊和報表分別講。會計月報為5年；現(xiàn)金日記賬與銀行日記賬為25年；總賬與分類賬為15年。賬冊與報表的標題出法：作者+年度+會計檔案名稱如:奉化市檔案局二00七年度總賬與明細賬奉化市檔案局二00七年度會計月報表全部會計檔案整理好后，要抄寫好案卷目錄，一式二份，一份移交給檔案室，一份由會計保存。

2021/5/94填寫：2021/5/95填寫：2021/5/96填寫：2021/5/97填寫：2021/5/98（二）會計檔案的鑒定1、步驟:建立檔案鑒定小組有關(guān)人員逐卷逐頁鑒定編寫銷毀清冊抽出檔案單獨組卷寫出鑒定報告報請主管單位批準送造紙廠監(jiān)銷2021/5/99（二）會計檔案的鑒定

2、十大類內(nèi)容需抽出從長處理,長久保存:(1)歷年的工資名冊。(2)土地征用或買賣收據(jù)的憑證。(3)房屋等固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)讓或租賃憑證。(4)未了的債權(quán)債務(wù)憑證。(5)涉外（含港、臺）帳務(wù)。(6)對私改造的單據(jù)。(7)各類契約、股票。(8)交通事故處理憑據(jù)。(9)工傷結(jié)論（或鑒定）。(10)其他重大有查考價值的憑證。2021/5/910填寫：2021/5/911填寫：2021/5/912二、科技檔案的整理方法2、基建檔案的分類編號

如：J2.3-6J代表基建檔案2代表一級類目3代表二級類目6代表這個第二級類目中的第六卷。一般一個類目一個案卷順序號。類目的多少要根據(jù)各單位的基建檔案實際產(chǎn)生數(shù)量來設(shè)置。（一）基建檔案的整理1、歸檔范圍:根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）收集歸檔2021/5/913二、科技檔案的整理方法

(一)基建檔案的整理3、基建檔案的整理文字材料可以組卷裝訂成冊，也可散件蓋章整理，類似于新文書檔案整理方法。圖紙全部不用裝訂，只要蓋上檔號章就可。檔號章蓋在圖紙右下角的圖框右上角。并要填好有關(guān)要素。工程小的項目可以把圖紙與文字材料一起裝訂成卷，文字材料在前，圖紙在后。4、圖紙折疊方法。拿圖紙示范。2021/5/914二、科技檔案的整理方法

5、要注意的幾個問題。

A、竣工章是否蓋全。B、設(shè)計更改后在圖紙上是否正確反映出來。如果施工圖代替了竣工圖，一定得蓋上竣工章，否則無效；設(shè)計更改后也要在圖紙上反映出來。

(一)基建檔案的整理2021/5/915填寫：2021/5/916填寫：2021/5/917填寫：2021/5/918（二）設(shè)備檔案的整理方法1、編號方法：設(shè)備檔案的分類號編法與基建檔案差不多，也是根據(jù)設(shè)備數(shù)量的多少來分類，一般單位不必細分，設(shè)備多的企事業(yè)單位可以分幾級類目。檔號格式一般為：S1.3-2

2、設(shè)備檔案的整理。一盒一檔即為一卷；隨機材料有訂書針的必須去掉，改用三空一線裝訂；散件存放；每件必須蓋檔號章。2021/5/919（二）設(shè)備檔案的整理方法3、歸檔范圍與卷內(nèi)材料排列順序：A、開箱驗收記錄；B、設(shè)備裝箱單；C、使用和安裝說明書；D、合格證書；E、隨機備件圖冊和其他隨機文件；F、維修記錄（卡）；G、信譽卡；H、其他。如招標材料、購買合同、發(fā)票等資料2021/5/920（二）設(shè)備檔案的整理方法4、注意的問題：A、設(shè)備檔案必須一臺一檔，不能多臺一檔；B、同一品牌和同一型號的設(shè)備可以只最一檔，但是每臺設(shè)備的維修記錄卡必須全部歸檔。2021/5/921（三）產(chǎn)品檔案的整理產(chǎn)品檔案與設(shè)備檔案內(nèi)容有點類似。同一產(chǎn)品在生產(chǎn)單位是產(chǎn)品，在客戶處就是設(shè)備了，那些隨機文件材料，在產(chǎn)品檔案中同樣要保存。只是產(chǎn)品檔案要比設(shè)備檔案內(nèi)容更多些。產(chǎn)品從開始投入生產(chǎn)到最終成品過程所形成的產(chǎn)品相關(guān)材料都屬產(chǎn)品檔案的歸檔范圍。產(chǎn)品檔案整理也是一個產(chǎn)品一卷。產(chǎn)品檔案的代號為C。編號一般是C1.5-22021/5/922

（四）科研檔案的整理科研檔案其實是產(chǎn)品檔案的前身，在產(chǎn)品正式投產(chǎn)之前所研究、開發(fā)、試產(chǎn)過程中形成的相關(guān)材料都屬于科研檔案的范圍。一般說來，科研檔案從市場調(diào)研就開始產(chǎn)生，可行性研究報告、研發(fā)過程中的各種數(shù)據(jù)、樣品資料、不同試產(chǎn)階段中的報告等一直到形成正式產(chǎn)品投產(chǎn)所形成的資料都屬這個范圍?？蒲袡n案最好用裝訂形式。象新文書檔案那樣散件整理的也可以，只要蓋上檔號章就可。2021/5/923（五）各類專業(yè)科技檔案的整理不同專業(yè)科技檔案的整理方法不一樣，要根據(jù)實際情況整理，靈活運用。但基本與基建檔案差不多。如水利工程檔案的整理、工路工程檔案的整理與房屋基建檔案的整理是一致的。2021/5/924三、各類業(yè)務(wù)檔案的整理各類業(yè)務(wù)檔案的整理，要根據(jù)其實際內(nèi)容，靈活運用。有系統(tǒng)規(guī)定的按規(guī)定執(zhí)行，沒有規(guī)定的則要用利多弊少的方法，盡可能做得完善。舉例說明不同類型的業(yè)務(wù)檔案整理方法，如行政執(zhí)法檔案，醫(yī)保檔案等。2021/5/925填寫：2021/5/926四、特種載體檔案的整理（一）收集：首先要強調(diào)的是收集，要盡可能的把一些有價值的實物、照片、錄音錄象、光盤、各類證書等收集齊全，這些檔案相比紙質(zhì)檔案更加直觀，印證歷史的作用比較明顯。特種載體檔案歸檔范圍很廣的，我們應(yīng)該要有檔案意識，每一件物品都是歷史的記證，都有一定的保存價值，所以都要盡可能的把這些收集歸檔，改變過去只重視紙質(zhì)文件不重視照片、錄音錄象、證書等特種載體檔案的現(xiàn)象。2021/5/927四、特種載體檔案的整理（二）照片檔案的整理照片檔案的整理關(guān)鍵之處是文字說明的編寫，沒有文字說明的照片相對來說其價值也少了許多。文字說明六要素：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等。2021/5/928四、特種載體檔案的整理（二）照片檔案的整理傳統(tǒng)整理照片：芯頁以30張為宜，粘四角，卷內(nèi)目錄以自然張或一組為單元填寫。每組照片必須有總說明。要有卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。新式整理方法：每組照片的文字總說明可集中寫在首頁處，寫清照片張?zhí)?；也可寫在每組照片之前，二種方法都可。數(shù)碼照片檔案整理。2021/5/929四、特種載體檔案的整理

（三）錄音錄像檔案整理一個單位可流水編號，用圖書標簽粘貼就可。（四）證書等實物編號與整理