訂單管理部工作職能規(guī)劃

訂單管理工作職能規(guī)劃一、 前言信息是經(jīng)營管理決策的重要依據(jù)，訂單作為公司信息化經(jīng)營的核心內(nèi)容，貫穿整個經(jīng)營環(huán)節(jié)，建立信息基礎及有效執(zhí)行訂單管理，為公司規(guī)范流程、監(jiān)督考核和保障暢通提供重要的支持，因此，設立專職訂單管理部門。二、 部門職能任務作為公司經(jīng)營各業(yè)務板塊協(xié)調(diào)、互動的中樞，負責經(jīng)營信息的規(guī)劃、收集、匯總、建檔和分析報告，為商品規(guī)劃、采購、加工運輸儲藏、品牌經(jīng)營和批發(fā)零售各環(huán)節(jié)工作展開提供支持；執(zhí)行商品訂單跟單管理，協(xié)調(diào)下達訂單并跟進追蹤，配合商品經(jīng)營統(tǒng)籌管理實施。具體工作任務包括：（一）信息檔案管理說明：信息規(guī)劃：根據(jù)商品經(jīng)營要求，規(guī)范信息項目及內(nèi)容，并明確收集、匯總、建檔、分析和報告的方式和操作安排，負責商品信息系統(tǒng)權限分配，協(xié)調(diào)采購、倉儲、銷售等環(huán)節(jié)跟單部門對接；信息收集：通過內(nèi)部收集、部門對接以及外出調(diào)研等方式，收集商品、供應商、基地、區(qū)域及經(jīng)營運作數(shù)據(jù)，作為信息處理基礎；信息分類：對收集的原始數(shù)據(jù)按品項、區(qū)域以及部門進行分類篩選，確保信息完整性和有效性；信息匯總及建檔：及時匯總信息，建立統(tǒng)一的信息檔案；信息分析及報告：對接各部門管理要求，提供專門的信息分析報告。訂單管理說明：采購報價：按時段由區(qū)域采購點、合作基地、供應商向訂單管理部發(fā)送報價單，報價單內(nèi)容包括：產(chǎn)品名稱、級別、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、最大供應量和產(chǎn)品描述等；銷售需求收集：了解品項負責人對銷售的判斷預測情況，并收集銷售部門訂單匯總信息，制定階段性銷售需求表格；訂單互動：在報價和需求信息匯總的基礎上，與品項負責人、采購供應人員和銷售人員展開產(chǎn)品訂單互動，協(xié)商訂單要求；訂單確定：按照互動結果，訂單管理部制定訂單內(nèi)容和要求，由品項負責人審核，交公司領導審批確認。訂單發(fā)送：確認后的訂單，由訂單管理部存檔，并發(fā)放給供應商及內(nèi)部配合部門(包括采購管理部、加工配送中心和銷售部)；訂單跟蹤管理：按照訂單約定的產(chǎn)品標準、時間和管理要求，追蹤訂單執(zhí)行過程，并及時將結果反饋部門主管及品項負責人；主要跟進內(nèi)容包括：產(chǎn)地備貨與質(zhì)量檢查(單據(jù)提供)；產(chǎn)品裝貨和運輸情況；產(chǎn)品收貨、質(zhì)量檢測與信息錄入；產(chǎn)品加工、包裝和處理情況；門店配送通知和單據(jù)處理；供應商付款和售后服務。(三)部門協(xié)調(diào)對接訂單管理與部門對接(三)部門協(xié)調(diào)對接訂單管理與部門對接說明：品項對接：全面對接品項負責人，提供各項供應、銷售及操作可能性，制定商品規(guī)劃設計內(nèi)容要求；品項負責人提供訂單管理指導，確定采購商品及訂單要求，及時應對訂單管理過程中各項專業(yè)技術問題；采購拓展對接：配合區(qū)域拓展，收集和匯總調(diào)研產(chǎn)品渠道可能性，建立數(shù)據(jù)檔案；協(xié)助區(qū)域管理部門，對調(diào)研人員進行跟蹤互動，掌握外出人員信息。協(xié)調(diào)訂單報價，明確下達采購訂單，及時跟進商品發(fā)貨、運輸、驗收、退貨、貨款和售后服務情況；銷售對接：對接銷售跟單部門，接收訂貨通知需求信息，提供匯總的商品報價信息，保持采購和銷售的信息互動，及時確定訂單；協(xié)調(diào)加工與批發(fā)中心商品調(diào)撥和配送；商品促銷、退貨和售后服務事宜跟進協(xié)調(diào)；對大宗批發(fā)客戶進行銷售跟蹤服務，及時掌握客戶的需求信息。加工倉儲配送對接：通知訂單執(zhí)行要求，協(xié)調(diào)驗收、加工包裝、倉儲及信息錄入建檔工作；對加工中心庫存進行跟蹤和把握，及時上報庫存信息及平衡調(diào)度處理；掌握商品加工、包裝情況，及時協(xié)調(diào)與各環(huán)節(jié)對接；按流程制定庫存調(diào)撥單，通知發(fā)貨和配送。財務對接：(1)提交采購合同和商品驗收單據(jù)，及時協(xié)調(diào)貨款事宜。

(2)為公司獨立核算制度，提供信息支持。行政人事對接：負責外部信息調(diào)研人員工作成果的驗收及配合考核;提供各項經(jīng)營和運作信息，配合目標管理考核。三、組織安排信息跟單組在商品經(jīng)營辦公室架構下展開工作，人員架構如下:信息跟單組在商品經(jīng)營辦公室架構下展開工作，人員架構如下:人員定編：組長1名，蔬果跟單員1名，肉禽跟單員1名，水產(chǎn)跟單員1名，十貨跟單員1名，進口食品跟單員1名，共6人；崗位職責：工資待遇說明：訂單專員以專員級別待遇發(fā)放；執(zhí)行崗位費用包干標準，年終結算崗位包干費用并參與分紅。四、 費用預算及包干標準1、 辦公室年度管理費用預算：21.6萬元人員工資福利：1.5萬元/月X12個月=18萬元；辦公費用：0.3萬元/月X12個月=3.6萬元；2、 部門費用率=21.6萬/10000萬=0.216%。崗位費用包干率=18萬/10000萬=0.18%。3、 年終分紅比率：按三三四原則，以年度工資總額占比分紅