小區(qū)業(yè)主委員會專職秘書管理制度

小區(qū)業(yè)主委員會專職秘書管理制度根據(jù)《天津市物業(yè)管理條例》、《關(guān)于加強和改進住宅物業(yè)管理工作的通知》、《XX小區(qū)業(yè)主大會議事規(guī)則》，制定《XX業(yè)主委員會專職秘書管理制度》。一、專職秘書要求1、男女性別不限，年齡60周歲以下；2、中專（高中）及以上學歷，專業(yè)不限；3、具備較好的文字綜合能力、電腦應用能力和溝通協(xié)調(diào)能力，能擔任業(yè)委會兼職出納工作；4、XX業(yè)主或其直系親屬；人品正直可靠，勤勉踏實，善于學習。二、專職秘書職責業(yè)主委員會專職秘書，其崗位職責是在業(yè)委會的集體領導下，從事業(yè)委會的日常管理工作，遵守小區(qū)和業(yè)委會各項規(guī)章制度，遵守《XX業(yè)主委員會紀律監(jiān)督和處分制度》，接受業(yè)委會和全體業(yè)主的監(jiān)督。主要職責有：（一）文秘工作1、負責業(yè)委會文秘方面的相關(guān)事務，起草相關(guān)文件，制定會議流程；2、完成會議記錄及整理相關(guān)文件、文書往來、資料建檔和存檔；3、做好印章使用登記，按照業(yè)主大會議事規(guī)則規(guī)定，妥善保管使用業(yè)委會印章；4、業(yè)主委員會文檔資料、維修基金使用資料的歸檔整理和保管;5、業(yè)委會日?；顒咏?jīng)費的支出、報銷，原始憑證和記賬憑證保管，賬務管理工作；6、保持業(yè)委會辦公室干凈衛(wèi)生。（二）協(xié)助宣傳組開展工作1、在工作時間內(nèi)，接聽業(yè)主電話，收發(fā)整理電子郵件，并在業(yè)主群看帖，記錄整理回帖及短信息；2、負責接待來訪業(yè)主咨詢，做好業(yè)主來訪接待工作，并對其提出的意見或建議作書面登記，及時反饋給業(yè)委會主任；3、在業(yè)主群轉(zhuǎn)發(fā)業(yè)委會通知。（三）協(xié)助工程和考核組開展工作1、做好小區(qū)工程修繕的全流程跟蹤協(xié)助，包括前期登記、入戶勘察、竣工驗收等；2、協(xié)助評審委員會聯(lián)系施工單位到業(yè)委會面試，協(xié)助組織開展評審會會議；3、協(xié)助做好物業(yè)合同履行過程中的考核評價工作。（四）協(xié)助服務與衛(wèi)生組開展工作整理業(yè)主反饋集中的問題，及時向物業(yè)反饋。（五）業(yè)委會交辦的其他事項。三、工作時間和地點（一）工作時間1、每周三至周日，9：00至11：30,13：30至17:30；2、按國家法定節(jié)假日享受休假。（二）工作地點1、周三至周五，可以選擇到業(yè)委會辦公室辦公、居家辦公或在小區(qū)戶外靈活辦公；離開業(yè)委會辦公室時，要將聯(lián)系電話張貼至業(yè)委會門口。2、周末要在業(yè)委會辦公室辦公。四、專職秘書確定流程1、本制度由業(yè)主代表會議進行表決，表決通過后，業(yè)委會根據(jù)報名的專職秘書應聘人選，組織面試，然后由業(yè)委會集體表決通過專職秘書人選；2、專職秘書每年確定一次，一年后，其他人選可自由競聘上崗，競聘者填寫專職秘書報名表（附件一），原專職秘書可連選連任；3、在專職秘書確定后，如有其他人選想報名專職秘書，可先報名業(yè)委會顧問團隊，參與業(yè)委會決策，作為專職秘書儲備人選；4、專職秘書確認后，填寫專職秘書確認書（附件二），即可上崗和發(fā)放補貼。五、專職秘書補貼1、專職秘書每月補貼分為基礎補貼+浮動津貼+通訊補貼。其中基礎補貼參照天津市最低工資標準確定，每月為2180元；浮動津貼根據(jù)專職秘書付出情況，由業(yè)委會確定，浮動范圍為每月。元至1000元；通訊補貼為每月100元，主要用于業(yè)委會專用手機的通訊費支出。2、專職秘書補貼來源包括業(yè)委會活動經(jīng)費、小區(qū)公共收