會議管理辦法及會員管理規(guī)定(更新)

1、目的：為了規(guī)范公司各級會議流程和管理，確保會議召開的效率及效果，特制訂本制度。2、適用范圍：本規(guī)定適用于公司所有會議。3、職責：3.1行政部3.1.1負責公司會議制度的執(zhí)行檢查和監(jiān)督工作；3.1.2負責公司級會議的組織、傳達、記錄及會議記錄的管理和決議的跟蹤檢查；3.2各部門3.2.1根據(jù)需要提議召開公司級會議和參與公司級會議；3.2.2負責本部門會議的組織、記錄、以及會議決議提報和執(zhí)行；3.2.3負責各類會議涉及到本部門的相關(guān)會議決議的執(zhí)行工作；3.3會議主持人：負責組織召開會議和執(zhí)行會議紀律和控制會議流程；3.4與會人員：負責遵守會議管理制度和會議決議的執(zhí)行；4、內(nèi)容及要求：4.1會議類別：4.1.1按級別分類：公司的會議分為（一級）公司級會議、（二級）部門級會議共二級。4.1.1.1公司現(xiàn)根據(jù)人員職能狀況暫分為7個部門。其中三個部門（不含）以上的會議即為公司級會議，分管該部門的負責人必須參加；由組織會議部門負責通知和召集并進行會議記錄；4.1.1.2部門級會議由部門負責人組織本部門員工參加，由部門內(nèi)指定人員做會議記錄；4.1.2按召開時間規(guī)律分類：公司的會議可分為：定期會議和臨時會議；4.1.2.1定期會議主要包括：公司周例會、部門周例會、部門日例會、月度總結(jié)會、年度總結(jié)會等；4.1.2.2臨時會議主要包括：專題業(yè)務會議、管理工作會議等因工作需要組織的會議；4.2會議通知4.2.1公司周例會由各部門經(jīng)理于每周二上午9：40準時參加，開會時間原則上1個半小時，即11：10結(jié)束，不作另行通知，如果會議時間地點等發(fā)生變化由行政部提前通知；4.2.2各部門每周第一天由部門負責人組織部門人員開部門周例會，其他工作日開日例會；部門領(lǐng)導不在時由其他領(lǐng)導代為主持或部門成員輪流主持開會，會后以周計劃的形式或會議記錄形式提交給主管領(lǐng)導，日例會不用提交會議記錄；4.2.3月度總結(jié)會由各部門經(jīng)理于每月最后一周的周二下午14：30準時參加，不作另行通知，如果會議時間地點等發(fā)生變化由行政部提前通知，逢周六、周日或節(jié)假日順延。4.2.4年度總結(jié)會由各部門員工于每年1月12日14：00準時參加，會議內(nèi)容為總結(jié)上一年度工作內(nèi)容匯報下一年度工作計劃，逢周六、周日或節(jié)假日順延。4.2.5其他公司級會議由發(fā)起部門負責起草書面通知報公司領(lǐng)導同意后，由發(fā)起部門負責安排相關(guān)通知；部門級會議由發(fā)起部門負責人確定即安排通知；4.2.6會議通知的形式為：書面、面對面口頭、電話形式，通知人應及時做好相關(guān)的通知反饋記錄；4.2.7一般會議通知需提前四小時通知與會人員，臨時會議或緊急會議除外。4.2.8公司的周例會、月度總結(jié)會、地點定在9樓大會議室，年度總結(jié)會在七樓多功能室。4.2.9當周例會和月例會及年度會議時間出現(xiàn)在同一周內(nèi)時，則相應的取消重復會議，取消順序為當周例會和月例會同周，則取消周例會；當月例會和年例會、周例會同月同周進行，則取消周例會、月例會；4.2.10除固定的會議外，其他會議通知需明確具體的會議主題、開會時間、會議地點及整個會議的時間。4.3會議要求任何會議事先必須有明確的議事內(nèi)容、程序、對與會者的要求；4.3.1定期一級會議要求(包括公司周例會,月度總結(jié)會、年度總結(jié)會)：4.3.1.1如召開例會的時間無更改,不需要另行通知.4.3.1.2如果召開例會的時間有更改,主持部門或領(lǐng)導人需在會議召開日期一天前以公司會議默認的通知形式提前告知各部門召開會議的具體時間,地點,會議大概時長.4.3.1.3各部門領(lǐng)導參加公司定期一級會議必須根據(jù)參加的會議的類別按規(guī)定會議匯報的格式及內(nèi)容（見6.2、6.3）準備會議資料，4.3.1.4各部門需于開會前半小時將電子檔會議資料交行政部經(jīng)理或指定的人員處，由其統(tǒng)一上交。4.3.1.5定期一級會議(即公司例會)的內(nèi)容包括三方面,1上一周期工作匯報;2下一周期工作計劃;3需其他部門配合事項(注:需配合事項需是會前有溝通,對方未答應或獨立完成不了事項);或需三個部門或以上人員回復如何處理的問題)4.3.1.6會前一小時行政部或其他組織部門需提前做好會議相關(guān)準備,包括會議設(shè)備的調(diào)試,會議資料的準備,會議環(huán)境的整理.并將各部門的議題匯總.4.3.2議事原則：發(fā)言人員會議上提出的問題必須是涉及三個或以上部門，且在會議前進行溝通仍不能解決的問題，議事必須有結(jié)果；4.3.3各部門發(fā)言時間原則上為3-6分鐘，超時者主持人負責提醒。4.3.4會議發(fā)言先后順序為：開發(fā)部-營銷部-生產(chǎn)部-產(chǎn)品部-品質(zhì)部-人力行政部，財務部根據(jù)會議需要列席發(fā)言，但不需每周分享。4.3.5會議期間按照會議議程規(guī)定的發(fā)言順序進行發(fā)言，其它與會人員需尊重發(fā)言人講話，在別人發(fā)言其間勿插話,勿評述，若有問題待發(fā)言人講話完畢后再提出,但如果發(fā)言3分鐘以上還無結(jié)果,則暫停討論,等會后再單獨討論。4.4會議記錄4.4.1任何一級會議，必須有會議記錄，并在會后兩個工作日內(nèi)提交上級領(lǐng)導查閱；4.4.2會議記錄必須記錄缺席、遲到人員及會上違規(guī)行為，會議上落實的工作問題、改善措施，責任人與完成時間；4.4.3公司周例會、月度總結(jié)會、年度總結(jié)會由行政部作會議記錄（按公司規(guī)定的格式見6.1），需于會后1天內(nèi)完成，經(jīng)與會人員確認無誤，于會后二天內(nèi)交總經(jīng)理。4.4.4會議形成的重要決議或任務分工責任人必須按會議上規(guī)定的完成時間完成工作任務；5.不定期會議全體員工會議：重大決策事項及全體員工交流協(xié)調(diào)遇到的問題.由行政部組織營銷部相關(guān)工作會議，如營銷分析會議，營銷管理會議，出差工作分享會議：出差工作總結(jié)及情況分享，由營銷部組織。5.3新品開發(fā)建議會議：產(chǎn)品部、營銷部根據(jù)客戶的銷售及補貨情況及客戶意見，提出開發(fā)建議。5.4客戶訂單整合會議：訂貨會后客戶下單匯總情況、不能生產(chǎn)的訂單情況、改款及差異情況分析等，由營銷部組織。5.5所有臨時性會議最終也需形成會議記錄并分發(fā)給會議負責人及總經(jīng)理。5.5會議文件的管理5.5.1會議紀要和會議所用的有關(guān)文件包括會議決議，都有一定的保密性，必須妥善保管，違規(guī)行為嚴格按照公司保密條例進行處理；5.5.2公司周例會與月度總結(jié)會會議記錄由人事行政部負責保存，其它會議記錄由部門負責保存。5.6會議紀律及處罰5.6.1發(fā)言人不可脫離主題長篇大論，亦不可一言不發(fā)保持緘默；5.6.2無故缺席任何一級會議，缺席一次，予以樂捐20元/次；未經(jīng)請假無故遲到者，遲到5分鐘以內(nèi)捐5元；遲到10分鐘以內(nèi)捐10元；30分鐘以上按缺席處理。5.6.3會議通知人未盡責通知導致當事人缺席會議，則免罰當事人，通知人樂捐10元/次；5.6.4參會人員原則上必須準時參加會議，若遇特殊情況不能參加者必須與會議主持人請假，并安排本部門職務代理人參加會議(必須保證每個部門至少有一個職務代理人參加)，若未請假或無代理人一律按缺席處理；5.6.5與會人員必須自覺關(guān)閉手機或改為無聲、震動狀態(tài)；嚴禁任何人會議中手機響鈴或接聽電話；會議手機響鈴或在會場接聽手機樂捐10元/次；5.6.6未按規(guī)定于會前準備會議資料者第一次給予警告一次，第二次給予樂捐20元/次。5.6.7任何一級會議，當事人開會不盡職，應當在會議上匯報的問題無故不在會上匯報，會后又不及時采取措施，但事后被發(fā)現(xiàn)的，每次樂捐50元；如果該問題因未及時匯報或討論導致該問題惡化或給經(jīng)營、管理等造成負面影響或損失的，樂捐100元/次，并視其影響和損失程度給予相應的行政處罰：賠償、降薪、降職、直到開除等。5.6.8會議形成的重要決議或任務分工責任人必須按會議上規(guī)定的完成時間完成，因個人原因未完成或未執(zhí)行第一次給予警告，第二次給予樂捐50元/次。5.7周例會時間安排：每周二上午9：40（逢節(jié)假日順延，時間臨時更改另行通知）與會人員：總經(jīng)理、各部門經(jīng)理及以上會議記錄：人力行政部會議主持：總經(jīng)理，總經(jīng)理不在時由指定人員代理5.7.1會議的議程及時長1)14:00與會人準時到會場,在《會議簽到表》簽到,行政部確認人員到會情況（應到人數(shù)和實到人數(shù)，遲到人員在會議結(jié)束時進行公布處理）；2)14:01主持人宣布會議正式開始，問候.3)14:02各部門開始匯報工作(每一部門匯報工作時長3-6分鐘,超過6分鐘會議紀錄人報警)4)每一部門匯報工作的內(nèi)容包括上周工作匯報,下周工作計劃.5.7.2由總經(jīng)理根據(jù)上一周會議上安排的工作內(nèi)容組織責任人匯報完成情況及安排本周重點完成工作內(nèi)容，公司的發(fā)展規(guī)劃，約10~20分鐘；5.7.3由營銷總監(jiān)總結(jié)上周工作完成情況，安排下周重點工作，時間約10~20分鐘；5.7.4由各部門匯報上周部門完成的工作重點（包括上周會議需完成的決議事項及其它部門提出的工作要求），下周的重點工作計劃，匯報的內(nèi)容及格式根據(jù)6.2、6.3的規(guī)定，并提出需要協(xié)助解決的問題，5.7.5各部門匯報工作時開場白為“各位領(lǐng)導、同事大家好！下面由XXX匯報XX部門工作總結(jié)下周工作計劃”，結(jié)束語“匯報完畢，謝謝”。5.8月度工作總結(jié)會時間安排：每月最后一周的周例會時間即為月度工作總結(jié)會議時間，最后一周不做周例會總結(jié)及計劃。其他：同周例會。5.9年度總結(jié)會時間安排：每年1月12日下午14：00（逢周六、周日或節(jié)假日順延，時間另行通知）與會人員：全體同事其他流程同周例會或以臨時通知為準。5.10部門周/月例會：由各部門組織本部門員工在每周一早上開完公司早激勵后進行周例會。會后需在下午16：00前形成周/月工作總結(jié)及計劃總結(jié)電子檔提交本部門領(lǐng)導，再由本部門領(lǐng)導統(tǒng)一發(fā)電子檔在周二早上開會前半小時至行政經(jīng)理或指定的提交人處。遲交需樂捐。5.11部門內(nèi)部工作事項早會時間不宜太長，非涉及到本部門全體的特殊情況如果需要時間較長可用一對一或一對多形式溝通完成。5.12出差的同事以出差總結(jié)的資料代替上周總結(jié)內(nèi)容，但需要做本周的周計劃。5.13遇公司訂貨會期間暫停公司周例會，各部門只需召開內(nèi)部的早會即可；如遇大型活動與會議時間有沖突的，則改期進行，以行政通知為準。6.附則：本會議管理制度由2013年10月份開始實施，遇公司重大變革或?qū)嶋H情況變動，需重新修訂由行政部完成，其解釋權(quán)歸人力行政部。6、表單：6.1《會議記錄表》6.2《XX部門周/月工作總結(jié)及計劃》大連思凡服裝服飾有限公司1/1頁XX會員管理規(guī)定一、目的為了規(guī)范各柜位對于XX會員的管理，特制定本規(guī)定。二、適用范圍適用于全國XX柜位。三、具體條款（一）XX會員類1、積分卡會員2、鉆卡會員（二）、XX會員入會標準及晉級方法會員級別范圍入會資格積分卡會員正價柜位、奧萊店鋪任意消費即可辦理大連思凡服裝服飾有限公司16/16頁鉆石卡會員正價柜位單筆消費滿4000元以上；超V卡會員正價柜位正價店年度消費滿10萬以上會員晉級：半年累積消費滿額即可由原來的會員級別自動晉升為新會員級別。（三）會員級別及權(quán)益全國各地區(qū)的XX柜位會員權(quán)益是相同的。會員級別會員權(quán)益積分卡會員生日享受9折優(yōu)惠鉆石卡會員購物享受9折優(yōu)惠生日享受9折優(yōu)惠，生日贈送500積分券（僅限當月使用）獲得不定期寄送的贈品及禮品；有機會邀請參加XX會員特色活動；享受春夏/秋冬樣宣郵寄服務超V卡會員每年度晉級一次購物享受8.5折優(yōu)惠生日享受8折優(yōu)惠，生日贈送800積分券（僅限當月使用）生日寄送的XX生日禮品；每年年底答謝回饋超V卡會員超值禮遇享受春夏/秋冬樣宣郵寄服務奧萊店鋪積分卡開卡贈送100積分券（僅限當月使用）生日購物享受9.5折優(yōu)惠，贈送100積分券（僅限當月使用）備注：1、所有會員的生日僅限本人使用，且僅可在生日當月使用。2、會員一年只限一次生日特別折扣，會員必須帶身份證才有權(quán)享受生日折扣。3、所有會員折扣及生日折扣必須持卡有效，辦卡當次可累計積分，但不享受會員折扣。4、積分券使用規(guī)則，按照先減扣積分券金額，在享受生日折扣，用券消費金額不再積分。5、會員生日消費需在《月度會員情況變動表》中詳細填寫消費情況。6、開卡贈送的200積分券由柜位在開卡時贈送給會員，會員生日積分券及生日卡由公司會員部每月月底統(tǒng)一郵寄給下月生日會員。需要柜位在每月月底前將下月生日會員郵寄地址或Email提交給會員部。（四）、積分制度1、100元積2分，1積分=1元。積分每年12月31日24：00清零（清除11月30日24：00前累計的積分，12月當月的積分轉(zhuǎn)入次年積分累計，當年入會的會員，積分于次年12月31日24：00清零），即有效積分累計周期為12月1日至次年11月30日2、會員辦卡當次可累計積分，但不享受會員折扣，（ERP中開卡時手動填寫首次消費獲得的初始積分，并在備注中注明單據(jù)號）；3、每年6月、12月分別進行積分兌換一次，積分可兌換相應禮品或按照1積分=1元抵扣等值現(xiàn)金，積分兌換后扣減相應積分；積分抵扣現(xiàn)金時，先減扣使用積分金額部分，再享受會員登記折扣。積分抵扣金額部分不予再積分，現(xiàn)金交納金額部分可正常積分。4、使用積分退貨時，減扣相應積分。若積分已使用，所剩積分不夠減扣，則退貨同時需退回禮品或等額現(xiàn)金。（五）、XX會員資料的管理及流程1、會員資料的獲取獲取會員資料是必不可少的環(huán)節(jié)，資料填寫的質(zhì)量直接影響到會員制能否開展下去以及會員制能帶來多大效益。獲得XX會員卡的顧客均要詳細填寫會員資料卡，卡號、姓名、性別、手機、生日、職業(yè)、業(yè)余愛好、喜歡的顏色、風格、身高、三圍、膚色、地址對XX的評價13項信息為必填項，不填將不能保存資料。會員資料填寫詳細者方可發(fā)放會員入會禮品。老顧客則填寫好消費累積。并且在銷售日報表中準確地填寫消費會員的卡號及消費折扣。2、會員資料的管理流程填寫會員資料本（填寫新會員資料本并當天在ERP中錄入會員信息）發(fā)放會員卡（要求發(fā)卡當天將資料錄入到ERP中，填寫首次消費產(chǎn)生的開卡積分，并在備注中注明單據(jù)號）公司審查（要求一線導購錄入資料正確無誤，填寫詳實的姓名、生日、通訊方式及通信地址）《月度會員情況變動表》（會員卡發(fā)放情況以及會員生日消費記錄、會員反饋等資料每月2日前回傳公司會員部）XX會員特色活動的邀請（由公司統(tǒng)一安排，凡有活動，必提前通知）（六）XX會員維護方法：1、當日回訪：顧客購物當日發(fā)送短信，感謝顧客選擇XX，并介紹自己姓名及聯(lián)系方式。標準話術(shù)：**女士，您好！我是XX**柜位的店員/店長/督導/區(qū)經(jīng)某某，XX是中國原創(chuàng)設(shè)計師品牌，感謝您選擇XX。2、7日回訪：顧客購物7日之內(nèi)，電話回訪，服裝搭配、洗滌、保養(yǎng)情況。標準話術(shù)：**女士，您好！我是XX**柜位的店員/店長/督導/區(qū)經(jīng)某某，XX是中國原創(chuàng)設(shè)計師品牌，您**年**月**日購買的XX**服飾，穿著是否舒適？建議您可以搭配**顏色針織衫或者**顏色的外套穿著。提別提醒您，衣服的洗滌可采用**方式，您有任何需求可向我提出。3、15日回訪：告知微信或者短信告知新品到店，與之前購買服飾搭配標準話術(shù)：**女士，您好！我是XX**柜位的店員/店長/督導/區(qū)經(jīng)某某，XX是中國原創(chuàng)設(shè)計師品牌，XX春夏/秋冬最新系列*****已經(jīng)全面上市，我給您挑選了兩件適合您的款式，歡迎您隨時到店試穿。4、沉睡老會員維護：對于長期沒有來的老會員，溝通前查詢最近一次購物記錄，了解其購物習慣，在電話溝通，了解很久沒來的原因，是否有其他服務需求，并向其推薦本季的新品上市，誠摯邀請再次到店為其服裝。在電話溝通的1-2個星期內(nèi)，短信回訪一次，特別是在會員生日、特殊節(jié)慶及氣候變化時溫馨問候。要求每個月每個店員發(fā)展一個沉睡會員為粘性會員。標準話術(shù)：**女士，您好！我是XX**柜位的店員/店長/督導/區(qū)經(jīng)某某，您上次在XX購物的時間是**年**月**日，您買了一件**，您現(xiàn)在穿著還合適嗎？這段時間，我們上市了很多新款，可以和您買的衣服進行搭配，歡迎您有時間來看看。5、粘性老會員維護：對于一季度購物一次以上的老會員，要熟悉顧客姓名、了解其購物習慣及生活方式，投其所好，針對性的為其做好服務。一個月一次正常電話/短信/微信聯(lián)絡(luò)。6、日常聯(lián)絡(luò)：（1）新款上市通知：根據(jù)會員的消費記錄，利用統(tǒng)計分析的資料，有針對性的進行電話、微信、短信聯(lián)絡(luò)，并且請會員提建議。（2）生日問候：在會員生日的前一月，告知會員生日當月可享受生日特別折扣，及贈送生日積分禮金券，邀請客人留下郵寄地址或EMAIL地址，公司統(tǒng)一郵寄生日禮券。（3）節(jié)假日問候：在重要的節(jié)假日：元旦、春節(jié)、元宵、情人節(jié)、婦女節(jié)、勞動節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、國慶節(jié)、圣誕節(jié)等節(jié)日前三天全面進行電話/短信/微信問候，與會員進行情感溝通，同時傳達節(jié)假日促銷活動信息。（4）氣候變化問候：天氣變化（刮風、下雨、降溫、升溫、特殊氣候）以及二十四節(jié)氣，當日可用短信/微信方式溫馨提示，關(guān)心會員。（5）會員活動通知：提前10－15天，與預邀會員進行聯(lián)系，將活動內(nèi)容、時間、地點等告知會員，并在活動前三天再電話確定該會員是否能參加。7、會員活動的組織：（1）公司品牌運營部負責各地XX會員活動的策劃，活動內(nèi)容以傳真形式通知各專柜，具體通知與日常聯(lián)絡(luò)由各專柜執(zhí)行；（2）信函聯(lián)系、寄送禮品均由公司品牌運營部執(zhí)行或通知各地專柜發(fā)放。各柜位務必做好會員禮品的回饋確認。（七）會員資料保管與存檔規(guī)定1、日常保管XX會員填寫好的XX會員卡要按會員類別分檔管理，歸檔方式以簡單易查找為原則，對于晉級的會員要及時從原會員級別檔案中取出，放到晉升后的會員級別檔案中。會員