2023年物業(yè)公司作業(yè)規(guī)程篇

2023年物業(yè)公司作業(yè)規(guī)程篇

書目

物業(yè)公司印章管理標準作業(yè)規(guī)程（5）

物業(yè)公司印章管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理有限公司各類印章的管理。

3.0職責

3.1總經(jīng)理負責公司印章運用的審批并擔當審批責任。

3.2各部門負責人負責本部門印章運用的審核并擔當審核責任。

3.3項目部經(jīng)理負責本項目印章運用的審核并擔當審核責任。

3.4財務部經(jīng)理負責財務專用章的管理并擔當管理責任。

4.0程序要點

4.1印章刻制

4.1.1部門/人事行政部經(jīng)理提出印章刻制申請,并供應印章圖案及要求。

4.1.2副總經(jīng)理審核印章圖案是否美觀及合法,要求是否符合規(guī)定。

4.1.3總經(jīng)理審批,加注審批看法,責令人事行政部辦理。

4.1.4人事行政部按總經(jīng)理的看法擬出刻制公章證明文件,并負責刻制。

4.2公司行政印章的運用。

4.2.1部門填寫《印章運用申請表》,并附蓋章文件原件。

4.2.2部門負責人審核。

4.2.3報人事行政部經(jīng)理審復核工業(yè),總經(jīng)理審批。

4.2.4人事行政部登記,并核對公章、文件份數(shù)。

4.2.5人事行政部蓋章并留存原件一份。

4.2.6財務部運用印章時,由財務部干脆報總經(jīng)理審批后用印,并做好登記。

4.3借用

4.3.1部門提出書面借章申請。

4.3.2部門負責人審核借章用途是否屬實及其牢靠性,原則上公章不攜帶出公司。

4.3.3總經(jīng)理審批。

4.3.4人事行政部行政部收到經(jīng)審批同意的申請后,方可借出公章并登記。

4.3.5公章必需在歸還日期前完好地交還人事行政部。假如超時歸還,需附書面說明并由部門經(jīng)理確認后報人事行政部備案。

4.3.6財務部攜帶公章出公司時,由財務部干脆報總經(jīng)理辦理審批手續(xù)。

4.4損壞、丟失處理。

4.4.1印章丟失后,必需馬上書面寫出報告,部門經(jīng)理審核確認后,報人事行政部登記。

4.4.2人事行政部剛好將報告轉(zhuǎn)給總經(jīng)理給出審批看法,由公司予以備案,須予以登報聲明的由人事行政部辦理。

4.4.3公司按行政獎罰的有關(guān)規(guī)定對責任人予以行政懲罰。

4.4.4運用部門提出重新刻制申請,并經(jīng)審批、刻制。

4.5印章的廢止

4.5.1相關(guān)部門提出廢止印章看法書。

4.5.2總經(jīng)理審批。

4.5.3公司發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回。

4.5.4公司核對廢止章記錄歸檔。

4.6印章的保管。

4.6.1印章由專職人員保管,財務部印章由財務部專職人員保管。

4.6.2用印前必需履行用印手續(xù)。

5.0相關(guān)記錄表格

5.1《印章運用登記表》文件編碼:

物業(yè)公司車輛管理標準作業(yè)規(guī)程（7）

物業(yè)公司車輛管理標準作業(yè)規(guī)程(七)

一、目的

規(guī)范車輛調(diào)度、行車、修理、平安管理工作,保障行車平安,節(jié)約修理費用。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理有限公司車輛管理工作。

職責

1、總經(jīng)理負責車輛保養(yǎng)、修理工作的評審。

2、行政部負責公司車輛的日常管理監(jiān)督及處理重大緊急事務。

3、司機負責車輛日常管理工作。

程序要點

1、車輛支配。

1)用車人填寫《用車申請單》報部門負責人審核。

2)部門負責人同意用車的,簽名確認后由用車人報行政部審批;不同意用車的不予批準。

3)行政部依據(jù)以下狀況賜予審批看法,同意用車的按正常手續(xù)辦理;不同意用車的須向用車人說明:

a)出車的時機是否恰當;

b)有無更經(jīng)濟、快捷的交通方法;

c)有無可供運用的車輛。

4)行政部文員依據(jù)審批看法通知司機及用車人。

5)司機到行政部領取《車輛出入證》并做好出車前的平安檢查工作。

6)用車人按約定的時間乘車,司機將《車輛出入證》交當值秩序維護員。

7)司機每次于出車前及出車后將有關(guān)出車狀況登記在《出車記錄》內(nèi),內(nèi)容包括:日期、車牌號碼、出車時間、出車前里程表數(shù)、車況、收車時間、收車后里程表數(shù)、目的地、途經(jīng)地點、車輛運用后狀況、簽名、備注等。

8)車輛的正常加油、保養(yǎng)、修理等需出車的,由司機辦理用車申請手續(xù)。

9)司機于每周一將《出車記錄》報行政部審核以下內(nèi)容,發(fā)覺問題按《員工獎罰考核一覽表》辦理:

a)依據(jù)《用車申請單》車輛里程表審核及“值班秩序維護記錄”檢查司機記錄是否屬實;

b)司機有關(guān)私自用車現(xiàn)象。

10)行車中特別狀況處理。

11)行車中發(fā)覺車輛出現(xiàn)問題,應將車停于平安地點進行檢修,處理不了的應剛好與行政部聯(lián)系,請示處理方法并將狀況與用車人溝通:

a)一般狀況下,司機應聯(lián)系就近修理(按車輛修理程序辦理),用車人依據(jù)修理時間的長短選擇等車修好、搭公共汽車或申請公司派車接應;

b)行政部依據(jù)狀況確定是否派車接應并通知用車人。

2、交通事故。出現(xiàn)交通事故,應愛護好現(xiàn)場,剛好通知交警部門予以處理,并救援傷員然后向行政部報告:

1)一般交通事故,由行政部協(xié)調(diào)處理后,將結(jié)果報總經(jīng)理;重大交通事故由行政部報總經(jīng)理請示后跟進處理;

2)司機應主動協(xié)作行政部了解事故經(jīng)過,并與交警部門、保險公司協(xié)調(diào)處理結(jié)果;

3)司機到交警部門接受交通事故處理通知;

4)行政部或指定人員按交警部門處理通知辦理有關(guān)手續(xù);

5)司機到保險公司辦理有關(guān)索賠手續(xù);

6)需對司機進行懲罰的,由行政部按《員工獎罰考核一覽表》處理。

3、違章事故:

1)由司機依據(jù)交警部門要求辦理有關(guān)違章手續(xù);

2)需對司機進行懲罰的,行政部按《員工獎罰考核一覽表》處理。

4、車輛保養(yǎng)。

1)司機依據(jù)《車輛運用說明書》制定保養(yǎng)安排,內(nèi)容包括:

a)車輛概況;

b)保養(yǎng)的說明;

c)保養(yǎng)項目;

d)保養(yǎng)費用預算。

2)、行政部負責審核保養(yǎng)安排后報總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理批準同意后,由行政部負責聯(lián)系三個以上車輛保養(yǎng)服務商。

3)、總經(jīng)理按《業(yè)務分包限制程序》選擇保養(yǎng)服務商簽署有關(guān)協(xié)議。

4)、司機按協(xié)議要求跟進保養(yǎng)工作。

5)、車輛保養(yǎng)費用報銷手續(xù)按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

5、車輛修理。

1)行政部供應三個以上車輛修理點,并供應有關(guān)評審資料。

2)總經(jīng)理按《業(yè)務分包限制程序》選擇修理服務商,并簽署有關(guān)協(xié)議。

3)司機按協(xié)議要求,跟進車輛修理工作。

4)除以下特別狀況外,車輛的修理必需在指定的修理點進行;

a)車輛出車途中,因突發(fā)故障而不能行駛,距指定的修理點路程在20公里以上,且行政部同意的。

b)尚未進行定點修理的車輛;

c)爆胎且備用胎不能運用,經(jīng)行政部同意的;

d)行政部同意的其他修理項目。

5)車輛修理費用報銷手續(xù)按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》進行。

6、車輛的平安管理。

1)出車前檢查:

a)檢查車身是否有碰擦傷痕;

b)檢查燃油、機油液,冷卻液是否加足;

c)檢查有無漏油、漏水、漏電、漏氣現(xiàn)象;

d)檢查輪胎氣壓是否正常,輪胎及鋼板彈簧是否堅固牢靠;

e)檢查方向盤(把)、離合器、踏板自由行程和剎車狀況是否良好;

f)檢查發(fā)動機有無異響,發(fā)動機各部位工作是否正常;

g)查看上兩班行車記錄,是否有沒處理完的故障,如有嚴禁出車。

2)行車時檢查:

a)留意車輛行駛狀況,如有異響、異動、異味,應馬上下車檢查,嚴禁開故障車;

b)檢查轉(zhuǎn)向裝置和制動裝置的工作狀況是否正常;

c)檢查儀表和信號裝置的工作狀況是否正常。

3)收車時檢查:

a)整理好攜帶物品,檢查車身狀況;

b)收車時將車輛停放到位,關(guān)閉全部電路系統(tǒng);

c)檢查有無漏油、漏水、漏氣現(xiàn)象,并加足燃油、潤滑油和冷卻液;

d)檢查胎氣壓、清除輪胎間表面異物,檢查鋼板彈簧有無損壞,檢查各轉(zhuǎn)動有無過熱現(xiàn)象;

e)作行車日期、時間、出車前公里數(shù)、收車時公里數(shù)、班次、行駛路途及車輛狀況記錄。

4)平安停放:

a)車輛停放時,必需細致檢查車輛是否鎖好,防盜器是否打開;

b)車輛必需停放在相對平安的地方。收車后,車輛停放在公司指定的停車地點。

7、車輛的日常清潔。

1)清掃車輛地毯垃圾、擦拭車窗玻璃、車廂座位及駕駛臺,檢查車上有無乘車人員遺留物品,統(tǒng)一掛放窗簾,鋪平座墊及椅套。

2)用高壓噴水槍將

車廂外部、車底噴洗一遍。

3)必要時進行車輛外部打蠟。

8、車輛油料管理。

1)行政部供應三個以上車輛加油點,并供應有關(guān)評審資料。

2)總經(jīng)理按《業(yè)務分包限制程序》選擇加油服務商。

3)油費結(jié)算實行月結(jié)制:

a)審核每次加油數(shù)量及經(jīng)手人手續(xù)是否齊全;

b)依據(jù)《出車記錄》審核每次加油數(shù)里程數(shù)是否相符。

物業(yè)公司選購 管理作業(yè)規(guī)程（4）

物業(yè)公司選購 管理標準作業(yè)規(guī)程(四)

1.目的

規(guī)范公司選購 按理工作,確保公司選購 物品符合規(guī)定要求。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及下屬管理處的選購 管理工作。

3.職責

(1)經(jīng)營部選購 員負責物品的選購 工作。

(2)公司/管理處倉庫管理員負責物品申購安排的制定,物品的驗收,出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。

(3)公司財務部經(jīng)理負責物品申購安排的審核。

(4)管理處經(jīng)理負責零星物品、應急物品的選購 審批。

(5)公司總經(jīng)理負責申購安排的審批。

4.程序要點

(1)物品選購 的申請范圍

a)凡公司為供應服務、管理所須要的有形物料、工具等,均屬選購 申請范圍。

b)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時,應提出選購 安排;

*公用設備設施、裝置運行、維護保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;

*為便于服務和管理所需添置的設備、設施、裝置;

*房屋本體及其他公共配套設施修繕所需的材料。

(2)物品選購 的申報程序

a)安排選購 物品的申報程序:

*倉庫管理員應于每月25日前依據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)限額規(guī)定編制下月物品申購安排表;

*物品申購安排表,應于每月26日交公司財務部經(jīng)理依據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進行審核;

*審核無誤的物品申購安排表報公司總經(jīng)理審核;

*公司總經(jīng)理審批同意的物品申購安排表交經(jīng)營部選購 員按安排購買。

b)零星物品的申購:

*零星物品的標準:

--常用品以外的;

--數(shù)量較少的;

--倉庫中沒有儲存的;

*零星物品的申報程序:

--由運用部門填寫零星物品申購單;

--管理處會計審核;

--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的,由管理處經(jīng)理審批;

--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經(jīng)理審批;

--審批手續(xù)完整的申購單交公司選購 員購買。

c)應急物品的申報程序:

*應急物品的標準:

--突發(fā)性急用物品;

--倉庫中沒有儲存的;

*應急物品的申報程序:

--運用部門填寫應急物品申報單;

--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經(jīng)理審批;

--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經(jīng)理審批;

--審批同意后交公司選購 員購買。

(3)物品選購 的時效

a)通用物品的選購 。原則上應在3個工作日內(nèi)完成,特別狀況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

b)特別物品的選購 。原則上應在5個工作日內(nèi)完成,特別狀況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

c)零星物品的選購 。原則上應在1個工作日內(nèi)完成,特別狀況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

d)應急物品的選購 。原則上應在3個小時內(nèi)完成,特別狀況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

(4)物品選購 程序

a)公司選購 員在選購 物品時,應按《物品難標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)要求選擇所需物品。

b)公司選購 員在選購 物品時,應根據(jù)《分供方評審與管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定選擇評審合格的分供商。

c)批量物品的選購 :

*選購 員憑審批手續(xù)完整的選購 安排單到公司財務部根據(jù)《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支物品選購 資金或支票;

*選購 單位數(shù)量在10個以上的物品時,原則上應通過評審合格的供應商送貨上門;

*選購 量不大或其他緣由使供貨商不能送化上門的,由選購 員到評審合格的分供商處購買;

*選購 價值在50元以上物品時,選購 員必需要求供應商供應正式的商品銷售發(fā)票;

*選購 員在合格供應商處購買不到的物品,應做到貨比三家,爭取選購 物料質(zhì)優(yōu)價廉。

d)零星物品的選購 :

*選購 員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單,到管理處財務部辦理物品選購 借支手續(xù);

*管理處財務部的相關(guān)人員根據(jù)《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

*選購 員原則上應到評審合格的供應商處購買,如合格供應商處沒有所需物品,應到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;

*購買價值在50元以上的物品,應要求供貨方供應正式商品銷售發(fā)票。

e)應急物品的選購 :

*選購 員憑審批完整的應急物品申購單到管理處財務部辦理借支手續(xù);

*管理處財務部相關(guān)人員根據(jù)《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

*選購 員應到距離公司較近的正規(guī)商店購買。

f)選購 員應將選購 回來的物品根據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定剛好送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù)。

g)物品選購 發(fā)生的費用,由選購 員根據(jù)《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定到財務部辦理費用報銷手續(xù)。

(5)物品選購 資料的保管

a)物品選購 的申報資料由經(jīng)營部選購 員長期保存。

b)物品選購 的發(fā)票及驗收資料等,由公司財務部或倉庫相關(guān)人員于月末匯總后,在公司財務部或倉庫加密長期保存。

(6)本規(guī)程的執(zhí)行狀況,作為相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。

5.記錄

《物品選購 安排表》

6.相關(guān)支持性文件

a)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》

b)《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》

c)《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》

d)《分供方評審與管理標準作業(yè)規(guī)程》

e)《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》

物業(yè)公司費用報銷管理作業(yè)規(guī)程

1.0目的

1.1本規(guī)程規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理限制。

2.0適用范圍

2.1本規(guī)程適用于公司各項報銷費用的限制。

3.0職責

3.1財務部經(jīng)理負責報銷單據(jù)的剛好審核。

3.2公司總經(jīng)理負責報銷費用的審批。

4.0程序要點

4.1報銷費用的填制要求

4.1.1費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的5個工作日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù),特別狀況可另行處理。

4.1.2將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在報銷單的反面左邊。

4.1.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆照實填寫報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。

4.1.4選購 類經(jīng)營費用,須憑有效的《請購單》(或選購 安排表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù),并將進倉單、直拔單附在報銷單據(jù)的后面。

4.1.5非選購 類的行政、辦公或其他費用,干脆填制報銷單據(jù)。

4.1.6外出培訓費憑《培訓協(xié)議》辦理報銷手續(xù)。

4.2報銷單據(jù)的審核

4.2.1費用報銷單據(jù)由各部門負責人在部門主管欄內(nèi)簽字確認。

4.2.2財務部經(jīng)理應在收到報銷單據(jù)的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進行嚴格仔細的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后,由報銷人交總經(jīng)理審批。

4.2.3經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或在有其他疑問,而報銷人又無法供應總經(jīng)理批準的報告時,審核人應退回報銷單據(jù)。

4.3費用的給付

4.3.1報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務部出納處簽名領取費用。

4.3.2單位價格在5000元以下的報銷費用,由出納員根據(jù)《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》用現(xiàn)金支付。

4.3.3單位價格在5000元以上的報銷費用,原則上由出納員根據(jù)《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》用支票支付,特別狀況的可報財務部經(jīng)理批準后,以現(xiàn)金支付。

4.3.4各費用發(fā)生前借支備用金的,由出納員根據(jù)《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》作沖減備用金處理。

4.4費用報銷單據(jù)的保管

4.4.1費用報銷單據(jù)由出納按依次編制付款憑證,送財務部會計匯總、記賬。

4.4.2全部報銷的費用單據(jù),由財務部加密長期保存。

4.5本規(guī)程執(zhí)行狀況作為財務部相關(guān)人員的考評狀況之一。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》

5.2《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》

5.3《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》

物業(yè)公司財務印鑒專用章管理作業(yè)規(guī)程

1.0目的

1.1本規(guī)程規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專用章得到平安保管和合理運用。

2.0適用范圍

2.1本規(guī)程適用于公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作。

3.0職責

3.1出納員負責按本規(guī)程購買、保管、運用空白支票。

3.2財務會計負責按本規(guī)程購買、保管、運用空白的收據(jù)、發(fā)票。

3.3財務部經(jīng)理負責發(fā)票專用章、財務專用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。

4.0程序要點

4.1支票的管理程序

4.1.1支票的購買和保管程序:

a)出納員應按銀行的相關(guān)規(guī)定到開戶行購買支票;

b)出納員應將新購回的空白支票平安、妥當?shù)拇娣旁诒ｋU箱內(nèi)。

4.1.2支票的運用程序及留意事項:

a)因業(yè)務須要運用支票的人員,應按(費用報銷標準作業(yè)規(guī)程)中的相關(guān)規(guī)定進行支付項目的審核及審批;

b)出納員依據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定填寫支票;

c)內(nèi)容填寫完整的支票應按《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定交財務部經(jīng)理加蓋財務專用章、銀行印鑒章;

d)出納員應將內(nèi)容填寫完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起以10天為一期交財務會計審核后,進行相關(guān)的賬務處理;

e)支票用完后,出納員應編制《支票運用明細表》交財務會計核對相關(guān)賬目資料;

f)如因填寫錯誤或其他緣由導致支票作廢,出納員應將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥當保存;

g)出納員或其他經(jīng)辦人員如遺失內(nèi)容填寫完整的支票,應剛好到開戶銀行掛失;如因此造成的損失由當事人負責全額賠償,并視情節(jié)輕重按公司獎罰制度中的相關(guān)規(guī)定進行處理。

4.2收據(jù)的管理程序

4.2.1收據(jù)的購買、保管程序:

a)空白收據(jù)由財務部經(jīng)理指定有關(guān)人員購買;

b)新購回的空白收據(jù)由財務會計保管。

4.2.2收據(jù)的換領程序:

a)出納員應采納以舊換新的方法領用收據(jù),財務會計在發(fā)出收據(jù)的應具體填寫《收據(jù)領用登記表》,內(nèi)容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;

b)出納員在換領收據(jù)時,應先將用完的收據(jù)交財務會計核對銷號后再簽名領用新收據(jù);

c)出納員應將空白收據(jù)交財務部經(jīng)理在收據(jù)的“收款'聯(lián)上加蓋財務專用章后再領用。

4.2.3收據(jù)的運用程序及留意事項:

a)出納員應按《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定開具收據(jù),并在收據(jù)或收款憑據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章;

b)出納員應按依次填寫收據(jù),如因填寫錯誤或其他緣由導致收據(jù)作廢,應將作廢收據(jù)保存完整;

c)出納員應妥當保管已加蓋財務專用章的收據(jù),如因遺失給公司達成經(jīng)濟損失,

除要求全額賠償外,還將根據(jù)公司獎罰制度中的相關(guān)規(guī)定予以處理。

4.3發(fā)票的管理程序

4.3.1發(fā)票的購買和保管程序:

a)發(fā)票由財務會計根據(jù)稅務部門的有關(guān)規(guī)定到稅務局購買;

b)空白的發(fā)票由財務會計保管。

4.3.2發(fā)票的領用程序;

a)出納員應采納以舊換新的方法領取發(fā)票,財務會計在發(fā)放發(fā)票時,應做好發(fā)

票的發(fā)放登記,內(nèi)容包括:發(fā)票領用人、領用時間、起始號碼等;

b)出納員將新領的發(fā)票交財務部經(jīng)理在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后起先運用。

4.3.3發(fā)票的運用程序及留意事項:

a)出納員在開具發(fā)票時,原則上應照實、序號填寫發(fā)票內(nèi)容,特別狀況應請示財務部經(jīng)理同意后特別處理:

b)出納員應根據(jù)《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“銀行收訖”章;

c)如因填寫錯誤或其他緣由造成發(fā)票作廢,出納員應將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥當保管;

d)出納員應妥當保管已加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票,如有遺失,應剛好到稅務部門或其他相關(guān)部門掛失,如因此給公司造成經(jīng)濟損失,除要求出納員全額賠償外,還將根據(jù)公司獎罰制度中的規(guī)定予以懲罰。

4.4財務專用章的管理程序

4.4.1財務部經(jīng)理應妥當保管公司財務專用章。

4.4.2相關(guān)人員申請運用財務專用章時,財務部經(jīng)理應嚴格審核蓋章項目。

4.4.3如經(jīng)審核存有疑問,財務部經(jīng)理在疑問未解除之前應拒絕蓋章。

4.4.4如經(jīng)審核無誤,財務部經(jīng)理應在項目單據(jù)上指定位置清楚地加蓋財務專用章。

4.4.5財務專用章如有遺失,財務部經(jīng)理應馬上在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時何稅務局、開戶銀行等其他相關(guān)單位發(fā)函聲明。

4.5支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管

4.5.1財務會計應在每月末將支票的存根聯(lián)及其相關(guān)資料編制記賬憑證,交財務部經(jīng)理審核后加密在財務部長期保存。

4.5.2財務會計應在每月末將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關(guān)資料一起編制記賬憑證,交財務部經(jīng)理審核無誤后,加密在財務部長期保存。

4.5.3運用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由財務會計在財務部長期保存。

4.6支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒章的管理,作為財務部相關(guān)人員考評的依據(jù)之一。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《收據(jù)領用登記表》

5.2《支票運用明細表》

物業(yè)公司內(nèi)部質(zhì)量審核實施作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司內(nèi)部質(zhì)量審核實施標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范內(nèi)部質(zhì)量審核(以下簡稱內(nèi)審)活動。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司內(nèi)審的組織和實施。

3.0職責

3.1管理者代表負責按安排和追加審核的須要組織進行內(nèi)審,審批有關(guān)文件,對內(nèi)審員審核過程進行監(jiān)督檢查及批準審核組人員的組成。

3.2品質(zhì)/拓展部負責審核的詳細組織工作。

3.3內(nèi)審組及其它成員負責獨立進行內(nèi)審工作。

4.0程序要點

4.1審核安排。

4.1.1品質(zhì)/拓展部負責編制年度內(nèi)部審核安排,管理者代表負責審批。

4.1.2追加審核時,審核的范圍由管理者代表確定。

4.1.3無論例行審核還是追加審核,品質(zhì)/拓展部均需在審核實施前至少3個工作日,下達《內(nèi)部質(zhì)量審核通知》,并確保受審核部門、審核組成員在上述時限內(nèi)收到審核通知。

4.2審核打算。

4.2.1審核打算工作由審核組組長及其成員負責進行,受審部門也應當做好相應的打算工作。

4.2.2審核組的打算工作包括:

(1)審核組長召集審核組成員會議,安排各內(nèi)審員審核范圍,探討審核重點、關(guān)鍵點和留意事項;

(2)收集與審核領域相關(guān)的信息、文件和記錄;

(3)按分工范圍由內(nèi)審員編制《質(zhì)量審核檢查清單》,并經(jīng)審核組長批準。

(4)審核組長依據(jù)探討狀況和規(guī)定的審核日期,編制《審核日程支配表》(見附錄)

《審核日程支配表》應在審核進行前至少1個工作日取得受審部門負責人確認,審核組長可依據(jù)受審部門負責人的看法或建議,在不違反規(guī)定的審核日期的前提下,對《審核日程支配表》作適當修改,否則應報管理者代表批準;

4.3審核實施

審核實施的過程如下:首次會議→現(xiàn)場檢查→內(nèi)審組會議→向受審部門負責人通報審核結(jié)果(審核組長認為必要時才進行)→末次會議→現(xiàn)場審核結(jié)果。

4.3.1首次會議。

(1)首次會議由審核組長主持,受審部門負責人及相關(guān)人員參與。參與會議的人應簽到,會議由審核組記錄。

(2)首次會議的程序為:

●宣布首次會議起先;

●重申審核目的、審核依據(jù)、審核范圍;

●介紹審核方法;

●確認審核日程支配;

●強調(diào)審核抽樣的特點及風險;

●通知末次會議時間、地點和參與人員;

●散會,馬上轉(zhuǎn)入現(xiàn)場檢查。

4.3.2現(xiàn)場檢查。

(1)檢查方法:內(nèi)審員可依據(jù)實際狀況實行順查法、逆查法或交叉查法。

(2)檢查方式:查、問、看,必要時召開小型座談會:

●查:應當有的是否有;應當做的是否做,以及不應當做、不應當有的是否存在;

●問:過程是怎么進行的及進行的依據(jù);應當知道、清晰、明白、懂得的是否知道、清晰、明白、懂得;

●看:看狀態(tài)、看標識、看客觀證據(jù);

(3)現(xiàn)場檢查應基本根據(jù)檢查表的檢查項目和檢查內(nèi)容現(xiàn)場隨機抽樣進行,當超出審核范圍時,應經(jīng)審核組長同意;

(4)現(xiàn)場檢查基本應按《審核日程支配表》審核排定的時間進行,內(nèi)審員應具有嚴格的守時觀念;

(5)做好現(xiàn)場檢查記錄,記錄應客觀、公正、詳實,具有可追溯性。

4.3.3審核內(nèi)部會議。

(1)現(xiàn)場檢查結(jié)束后,審核組長應準時召開審核組內(nèi)部會議。

(2)內(nèi)審組內(nèi)部會議的內(nèi)容為:

●各審員通報現(xiàn)場檢查狀況;

●報告發(fā)覺的不合格項,向受審核方提交的不合格項報告應經(jīng)審核組長同意并確認;

●擬定對受審核方質(zhì)量體系運行有效性的評價;

●內(nèi)審員起草確認的不合格報告。

4.3.4與受審核方負責人的溝通。審核組長認為有必要時,審核組可向受審核方負責人通報審核中發(fā)覺的不合格項及審核評價。

4.3.5末次會議。

(1)末次會議由審核組長主持,參與會議的范圍可較首次會議擴大,會議仍需由審核組負責簽到和記錄。

(2)末次會議的程序為:

●宣布會議起先;

●重申審核目的、審核依據(jù)、審核范圍;

●再次強調(diào)審核抽樣檢查的特點;

●由各審核員逐項報告'不合格報告';

●征詢對不合格報告的異議;

●提出訂正措施的要求;

●對受審核方的支持和協(xié)作表示感謝;

●受審核方的負責人簡短講話;

●散會,宣布現(xiàn)場審核結(jié)束。

4.4審核報告。

4.4.1現(xiàn)場審核結(jié)束后不超過3個工作日,審核組長應編制完畢《內(nèi)審報告》,并經(jīng)管理者代表批準后發(fā)出。審核報告的發(fā)放的范圍為:總經(jīng)理、管理者代表、公司其他領導、品質(zhì)/拓展部以及受審核部門和相關(guān)的責任部門。

4.4.2管理者代表應確保將內(nèi)部質(zhì)量審核的實施及其效果提交管理評審。

4.5訂正措施及其驗證。

4.5.1受審核方負責人應依據(jù)審核報告的要求和內(nèi)審組提交的不合格報告,按《不合格訂正、預防標準作業(yè)規(guī)程》制定并實施訂正措施。

4.5.2品質(zhì)/拓展部應負責對訂正措施及效果進行檢查驗證。

4.5.3審核報告下達,相應的一次內(nèi)審結(jié)束。

4.6內(nèi)審結(jié)束后,由管理者代表負責為參與內(nèi)審的內(nèi)審員填寫內(nèi)審員審核經(jīng)驗記錄。

4.7品質(zhì)/拓展部負責建立并長期保存下列記錄。

4.7.1內(nèi)審員復印件。

4.7.2內(nèi)審員任命書復印件。

4.7.3內(nèi)審員審核經(jīng)驗記錄。

4.7.4內(nèi)審員清單。

5.0記錄

5.1《內(nèi)部審核不符合項分布表》文件編碼:

6.0相關(guān)支持文件

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編碼作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編碼標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的

確保公司全部的質(zhì)量體系文件得到統(tǒng)一的編碼,規(guī)范文件和資料管理

2.0適用范圍

適用于公司質(zhì)量體系文件和資料,包括資料手冊、程序文件、質(zhì)量安排、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄以及被納入公司質(zhì)量體系的相關(guān)外來文件的編碼。

3.0職責

品質(zhì)部負責質(zhì)量體系文件和資料編碼的歸口管理。

4.0程序要點

4.1文件和資料的編碼除有行業(yè)特別規(guī)定外,均按以下條款規(guī)定進行。

4.2文件分類與編碼規(guī)則。

4.2.1質(zhì)量手冊(采納“qm”作代碼)。

編碼格式:qm/cd―※※

文件發(fā)布年號

公司名稱

質(zhì)量手冊代碼

4.2.2程序文件(采納“cop”作代碼)。

編碼格式:cop/cd―※※

文件發(fā)布年號

公司名稱

質(zhì)量手冊代碼

4.2.3質(zhì)量記錄(采納“qr”縮寫)。

編碼格式:cd/qr―※※―※※

版次

文件發(fā)布年號

公司名稱

記錄代碼

4.2.4標準作業(yè)規(guī)程及作業(yè)指導書(采納“wi”作代碼)。

編碼格式:wi/cd―※※―※※

規(guī)程序號

部門代碼

公司名稱

標準作業(yè)規(guī)程代碼

4.2.5其他文件資料編碼。

(1)審核報告(采納“iqr”縮寫):

編碼格式:×××/iqr―※※―※※

評審年度

評審報告序號

評審報告縮寫

公司名稱

(2)管理評審報告(采納“mqr”縮寫):

編碼格式:×××/mqr―※※―※※

評審年度

評審報告序號

評審報告縮寫

公司名稱

4.3代碼。

4.3.1公司代碼拼音縮寫cd表示。

4.3.2文件和資料名稱代碼:

質(zhì)量手冊―qm程序文件―cop標準作業(yè)規(guī)程―wi

質(zhì)量記錄―qr外來文件―ed審核報告―iqr

4.3.3要素號與gb/t19001―2000idtiso9001:2000第4章“質(zhì)量體系要求”中的條目編號一樣。

4.3.4部門代碼:

品質(zhì)/拓展部―pz經(jīng)營部―jy人事行政部―rz

財務部―cw客服部―kh秩序維護部―zh

工程部―gc景觀環(huán)境部―jj

4.3.5受控文件:

總經(jīng)理―01副總經(jīng)理―02財務部―03行政部―04品質(zhì)/拓展部―05

經(jīng)營部―06項目部―07

注:假如一個部門發(fā)放的文件超過2份及以上時,應在上述編號后加分編號,例如工程部發(fā)放3份文件,則受控編號分別為09―1、09―2、09―3以此類推。

4.4文件條款的編號。

4.4.1文件條款用阿拉伯數(shù)字和小寫英文字母來表達。

4.4.2文件條款以四個層次為限,分別是條、款、頂、點。

4.5文件標識的識別:

a/0

4.6文件更改狀態(tài)的識別:

a/0

更改狀態(tài)識別數(shù)字“o”為此頁文件首版,以此類推。

5.0記錄

5.1《受控文件清單》

6.0相關(guān)支持文件

物業(yè)公司經(jīng)營部員工績效考評實施作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司經(jīng)營部員工績效考評實施標準作業(yè)規(guī)程

1.目的

規(guī)范經(jīng)營部員工的績效考評工作,確保公允、公正、公開考評員工的德、績、能、勤。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理公司經(jīng)營部員工的績效考評工作。

3.職責

⑴.經(jīng)營部經(jīng)理負責經(jīng)營部員工的周檢工作。

⑵.公司分管副總經(jīng)理負責經(jīng)營部員工的月檢和經(jīng)營部經(jīng)理的周檢工作。

⑶.公司總經(jīng)理負責經(jīng)營部經(jīng)理的月檢工作。

4.程序要點

⑴.經(jīng)營部員工的工作標準

①.經(jīng)營部業(yè)務員在選購 物品、對外托付服務時,必需根據(jù)《分供方評審標準作業(yè)規(guī)程》、《選購 管理標準作業(yè)規(guī)程》和《對外托付服務標準作業(yè)規(guī)程》的要求進行工作。

②.經(jīng)營部業(yè)務員在對外出租自由物業(yè)時,必需按《自由物業(yè)租賃標準作業(yè)規(guī)程》進行工作。

③.經(jīng)營部業(yè)務員在接受業(yè)務培訓時,應當嚴格根據(jù)《經(jīng)營部員工培訓標準作業(yè)規(guī)程》參與培訓并考試合格后上崗。

④.經(jīng)營部經(jīng)理除應當嚴格按經(jīng)營部全部標準作業(yè)規(guī)程工作外,還應切實履行標準作業(yè)規(guī)程給予經(jīng)理的領導、監(jiān)控、組織職能。

⑤.經(jīng)營部全體員工除應嚴格根據(jù)標準作業(yè)規(guī)程進行工作外,還應嚴格遵守公司其他相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程的要求。

(2)績效考評評分結(jié)構(gòu)

a)績效考評中的日檢、周檢、月檢、抽檢均按分制進行。各種檢查考評的要求詳見《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》。

b)經(jīng)營部業(yè)務員的績效考評分值構(gòu)成如下:

c)執(zhí)行本崗位標準作業(yè)規(guī)程質(zhì)量(滿分20分);

d)工作效果(滿分20分);

e)培訓質(zhì)量(滿分20分);

f)服務質(zhì)量(滿分10分);

g)執(zhí)行公司其他標準作業(yè)規(guī)程質(zhì)量(滿分20分);

h)其他質(zhì)量(滿分10分)。

c)經(jīng)營部經(jīng)理績效考評的周檢、月檢、抽檢分值構(gòu)成如下:

i)崗位標準作業(yè)規(guī)程執(zhí)行質(zhì)量(滿分10分);

j)培訓質(zhì)量(滿分10分);

k)自身工作技能(滿分10分);

l)服務質(zhì)量(滿分10分);

m)工作效果(滿分10分);

n)工作責任心(滿分10分);

o)處事公正性(滿分10分);

p)遵守公司其他相關(guān)作業(yè)規(guī)程質(zhì)量(滿分10分);

q)團結(jié)協(xié)作質(zhì)量(滿分10分);

r)道德水平(滿分10分);

(3)績效考評實施扣分細則

a)經(jīng)營部業(yè)務員的扣分細則:

*經(jīng)營部業(yè)務員當值工作時不按經(jīng)營部相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程工作,每次檢查每發(fā)覺一項一般違規(guī)在對應項目(崗位標準作業(yè)規(guī)程執(zhí)行質(zhì)量)中扣減1~2分;嚴峻違規(guī)扣減3~4分;引起不良后果的視狀況扣減5~10分,扣完為止;

s)經(jīng)營部業(yè)務員不能按時、按質(zhì)、按量完成目標工作任務,如非因不行抗力或不合理工作支配造成的,視狀況扣減'工作效果'項目分值1~20分,扣完為止;

t)經(jīng)營部業(yè)務員不按《經(jīng)營部員工培訓標準作業(yè)規(guī)程》參與培訓或培訓考試不合格,每發(fā)覺一項一般違規(guī),在對應項目內(nèi)扣減相應分值1~2分;嚴峻違規(guī)扣減3~4分;引起不良后果的視狀況扣減5~20分,扣完為止;

u)業(yè)務員對外工作時不符合《公司機關(guān)員工服務標準作業(yè)規(guī)程》的要求,每次檢查每發(fā)覺一次一般違規(guī),扣減'服務質(zhì)量'項目0.5~1分;嚴峻違規(guī)扣減2~3分;引起不良后果的,視狀況扣減4~10分,扣完為止;

v)進行績效考評時,如發(fā)覺同時違反兩個以上考評項目的違規(guī)行為,應在對應項目內(nèi)同時進行扣減。

b)經(jīng)營部經(jīng)理的扣分細則:

w)嚴格按經(jīng)營部全部標準作業(yè)規(guī)程進行工作,每次檢查每發(fā)覺一項一般違規(guī)扣減對應考評項目1~2分;嚴峻違規(guī)扣減對應項目3~4分;引起不良后果的,扣減5~10分,扣完為止;

*)經(jīng)營部經(jīng)理當值時儀容儀表、言行舉止達不到《公司機關(guān)員工服務標準作業(yè)規(guī)程》要求,每次檢查每發(fā)覺一項一般違規(guī),扣減對應考評項目1~2分;嚴峻違規(guī)扣減3~4分;引起不良后果的,視狀況扣減5~10分,扣完為止;

y)經(jīng)營部經(jīng)理支配、組織、檢查不力,本部門工作效果達不到相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程要求的,每次檢查每發(fā)覺一項一般違規(guī),扣減對應考評項目1~2分;嚴峻違規(guī)扣減3~4分;引起不良后果的,視狀況扣減5~10分,扣完不止;

z)經(jīng)營部經(jīng)理不遵守公司其他相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程,每次檢查每發(fā)覺一項一般違規(guī),扣減對應考評項目1~2分;嚴峻違規(guī)扣減3~4分;引起不良后果的,視狀況扣減5~10分,扣完為止;

aa)上述各項考評,發(fā)覺違規(guī)現(xiàn)象(行為)時,除應在上述對應考評項目內(nèi)進行扣格外,還應同時分析造成違規(guī)的緣由,如屬因培訓不夠、不合格造成的,應同時在'培訓'欄目內(nèi)扣分(一般扣1~2分,嚴峻扣3~10分);如屬自身工作技能低、素養(yǎng)差造成的,應同時在'工作技能'欄目內(nèi)扣分(標準同上);如屬工作責任心不夠造成的,應同時在'工作責任心'欄目內(nèi)扣分(標準同上);如屬處事不公正造成的,應同時在'公事處理'欄目內(nèi)扣分(標準同上);如屬團結(jié)協(xié)作不暢造成的,應同時在'團結(jié)協(xié)作'欄目內(nèi)扣分(標準同上);如屬道德水準不高造成的,應同時在'道德水準'欄目內(nèi)扣分(標準同上);

bb)考評時發(fā)覺違規(guī)行為同時觸犯兩個以上的考評項目,則應同時在對應的考評項目中同時扣分,直至扣完對應欄目分為止。

c)一般違規(guī)、一般程度、一般狀況是指偶發(fā)性的,因馬虎大意引起的,或因記錄簽名不清、不全要求或有肯定的客觀因素(需經(jīng)確認),造成的程度稍微不合格;嚴峻違規(guī),嚴峻程度是指明知故犯引起的不合格;造成不良后果是指引起連鎖反應,造成實際損害、惡劣影響或引起其他工作質(zhì)量受到連帶影響的結(jié)果。

d)'其他'欄目是指為本公司相關(guān)作業(yè)規(guī)程所包括,或超出本規(guī)程4.3.1和4.3.2所列出的緣由造成的不合格所設置,假如未發(fā)生或未出現(xiàn),該欄目考評時應當給出滿分10分。

e)檢查、考評時,如出現(xiàn)《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》中所列明的應受嘉獎事務,則應視情節(jié)在正?？荚u完畢后在總分中追加1~20分(但總分不應超過100分),另依據(jù)《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》對受考人追加懲罰。

f)績效考評扣分細則的說明權(quán)在公司品質(zhì)部。

5.記錄

(1)《經(jīng)營部業(yè)務員周檢、月檢、抽檢考評表》

(2)《經(jīng)營部經(jīng)理周檢、月檢、抽檢考評表》

6.相關(guān)支持文件

(1)《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》

(2)經(jīng)營部全部標準作業(yè)規(guī)程

(3)公司全部相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程

(4)《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》

(5)《員工工資與福利管理標準作業(yè)規(guī)程》

物業(yè)公司銀行存款管理作業(yè)規(guī)程

1.0目的

1.1本規(guī)程規(guī)范銀行存款管理,確保存、取款的合理及平安。

2.0適用范圍

2.1本規(guī)程適用于公司銀行存款的管理。

3.0職責

3.1出納員負責銀行存款的存、取、結(jié)算及余額的核對工作。

3.2財務部會計負責銀行存款的核算工作。

3.3財務部經(jīng)理負責銀行存款管理的監(jiān)督。

4.0程序要點

4.1銀行存款的基本原則

4.1.1公司原則上只能在一家銀行的一個營業(yè)機構(gòu)開立一個基本存款帳戶,不能在多家銀行及一家銀行的幾個分支機構(gòu)開立基本存款帳戶。

4.1.2出納員應根據(jù)開戶銀行規(guī)定保留庫存現(xiàn)金,超過規(guī)定為庫存限額的現(xiàn)金應剛好送存銀行。

4.1.3禁止出租、出借銀行帳戶。

4.1.4出納員應正確、剛好登記銀行存款日記帳,做好與銀行的對帳工作。

4.2銀行存款的結(jié)算

a)公司如需運用支票結(jié)算往來業(yè)務時,由經(jīng)辦人填寫費用報銷憑證或《銀行支票借據(jù)》。借據(jù)內(nèi)容包括:借支人、借支用途、票據(jù)金額等;

b)財務部經(jīng)理在接到《銀行支票借據(jù)》或費用報銷單后應仔細審核,如有疑異應即時查明予以處理;如無疑異應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名及日期;

c)《銀行支票借據(jù)》或費用報銷單經(jīng)總經(jīng)理批準后生效;

d)借支人賃審核手續(xù)完整的《銀行支票借據(jù)》到出納員處簽名領取支票;

e)出納員在填寫支票時應運用藍、黑墨水、墨汁或碳素墨水;

f)出納員填寫現(xiàn)金支票時應具體填明單位或個人、用途、金額等;

g)出納員填寫轉(zhuǎn)帳支票時,除按規(guī)定填寫收款單位或個人、用途、金額等,還必需在支票的左上角加畫兩條斜線;

h)出納員將填寫完畢的支票交財務部經(jīng)理加蓋留存銀行印鑒;

i)加蓋留存銀行印鑒時,應將印蓋在簽發(fā)人簽章處,不能蓋在磁碼打印帶上;

j)出納員在交付支票時,應讓收票人在支票存根聯(lián)上簽字,同時在支票借據(jù)上的票據(jù)號碼欄內(nèi)填寫支票號碼;

k)出納員收到外單位簽發(fā)的支票時,50萬元及以上的應在當日送銀行辦理進帳,50萬元以下的支票至遲在次日到公司開戶銀行辦理進帳;

l)公司原則上禁止簽發(fā)空頭支票和遠期支票,如因特別緣由必需簽發(fā)沒有金額的空頭支票時,應列明支票的限額;

m)須要補充庫存現(xiàn)金時,應報財務部經(jīng)理批準后運用不畫線支票;

n)公司托付銀行代發(fā)工資時,應將當月應發(fā)的工資資料制單后,連同一張?zhí)钪仆暾闹苯婚_戶行即可;

o)出納員或經(jīng)辦人應妥當保管支票,如有遺失應剛好掛失。加給公司造成經(jīng)濟損失的《按發(fā)票、支票、印鑒專用章管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定處理。

4.3銀行存款的清查

4.3.1公司財務部出納員應于每月31日將公司銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對,以便檢查賬目是否有遺漏。

4.3.2銀行日記賬與對賬單假如不符,應查明緣由并剛好調(diào)整。一般狀況下,不符的緣由有兩個:

a)記賬錯誤、出納員應仔細檢查銀行日記賬有無錯記現(xiàn)象;

b)未達賬項:

―公司已記增加,銀行未記增加的款項;

―公司已記削減,銀行未記削減的款項;

―銀行已記增加,公司未記增加的款項;

―銀行已記削減,公司未記削減的款項。

4.3.3出納員在逐筆核對銀行對賬單后,應依據(jù)詳細狀況編制《銀行余額調(diào)整表》。

4.3.4假如調(diào)整后的存款余額相同,說明雙方賬目無錯誤;假如余額有誤,則說明賬目發(fā)生錯誤,出納員應剛好匯報財務部經(jīng)理查明緣由子以更正。

4.4銀行存款資料的保管

4.4.1財務部會計在月末將銀行存款資料匯總編制憑證、登記賬薄進行相關(guān)的賬務處理。

4.4.2財務部經(jīng)理對銀行資料進行仔細的審核,無誤后將其加密在財務部長期保存。

4.5本規(guī)程的執(zhí)行狀況作為財務部相關(guān)人員的考評依據(jù)之一。

4.6引用文件和記錄表格

4.6.1《銀行余額調(diào)整表》

4.6.2《銀行支票借據(jù)》

物業(yè)公司倉庫管理作業(yè)規(guī)程

1.0目的

1.1本規(guī)程規(guī)范倉庫管理工作,確保對倉庫物品進行平安、高效、有序的管理。

2.0適用范圍

2.1本規(guī)程適用于公司本部及下屬各管理處的倉庫管理工作。

3.0職責

3.1公司選購 員負責物品的選購 工作。

3.2倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管。

3.3公司財務會計負責物品的核算。

3.4公司財務部經(jīng)理負責倉庫管理工作的監(jiān)督。

4.0管理工作要點

4.1庫存物品的限額標準

4.1.1日常消耗物料的庫存限額:

a)一般為每月平均消耗量的1.2倍;

b)特別狀況另行處理。

4.1.2常備的零件物品的庫存限額:

a)一般為每月平均消耗量的1.5倍;

b)特別狀況另行處理。

4.2物品選購 的申請

4.2.1倉庫管理員原則上應在每月25日前依據(jù)倉庫實際庫存量,編制下月物品選購 安排。

4.2.2當倉庫物品低于規(guī)定的庫存限額時,應剛好填制所需物品的選購 安排。

4.2.3倉庫中無儲存的零星、應急物品由運用部門負責人填制選購 安排。

4.2.4倉庫管理員應在每月28日前將選購 安排交公司財務部經(jīng)理審核。

4.2.5公司財務部經(jīng)理依據(jù)下列內(nèi)容審核:

a)倉庫實際庫存量;

b)當月實際消耗量;

c)庫存物品的限額標準;

d)下月預料消耗量;

e)下月資金預算。

4.2.6財務部經(jīng)理審核:

a)選購 安排不合理的,應剛好予以調(diào)整申購安排;

b)選購 安排合理的,財務部經(jīng)理應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。

4.2.7選購 安排在每月30日前報公司總經(jīng)理審批。

4.2.8總經(jīng)理審批同意后,交選購 員根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行選購 。

4.3物品的驗收程序

4.3.1物品驗證的要求:

a)每次選購 物品單位數(shù)量少于10個的,要求100%抽樣驗證;

b)每次選購 物品單位數(shù)量多于10個的,要求10%-50%驗證;

c)選購 物品必需具備合格證,特殊對批量購買的物品必需要驗證物品的合格證,物品合格證由倉管員保存;

d)對目測無法驗證的物品,必需運用相關(guān)工具幫助驗證;

e)物品的規(guī)格、數(shù)量等必需與《選購 安排單》上的內(nèi)容相符;

f)倉管員應將常用物品的說明書、運用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交財務部保存、備查。

4.3.2物品驗證的方法

a)物品包裝的驗證:

-物品外包裝平整光滑,密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡;

-留意核對物品外包裝上的生產(chǎn)日期及有效期。

b)物品質(zhì)量的驗證:

-細致檢查物品表面有無擦傷、破損、無裂縫或扭曲變形;

-驗證鐵制品時,應留意物品有無銹跡;

-轉(zhuǎn)動物品連接部分,檢查其轉(zhuǎn)動是否敏捷,有無大的磨擦聲;

-檢查物品接口部分,看連接處有無松動、滑絲現(xiàn)象;

-驗證物品質(zhì)地是否符合購買要求;

-檢查物品附屬件是否齊全。

c)物品性能的驗證:

-應對物品的機械部分應反復試動,檢查其敏捷性、精確性;

-驗收具有彈性的物品時,應對物品反復伸縮或彎曲,一般狀況下,合格品應回復或基本回復原狀;

-驗收電器物品時,應運用萬用表測試。

4.4物品的入倉程序

4.4.1物品的入倉程序:

a)選購 員原則上應在物品選購 回來的當日,將物品送交倉庫驗收,特別狀況不能在當日入倉的,應報財務部經(jīng)理批準后另行處理;

b)如選購 員通知物品供應商送貨上門,選購 員應陪伴供應商一起到倉庫驗貨;

c)倉庫管理員應對符合購買安排的物品進行驗收;

d)閱歷收合格的物品,倉庫管理員應開具《進倉單》,登記倉庫物品明細賬,并將物品分類存放;

e)倉庫管理員應依據(jù)當天的物品驗收單,剛好登記物品明細賬;

f)倉庫管理員應在每月6日、16日、26日,將《進倉單》匯總后,交財務會計進行賬務處理。

g)拔到部門或管理處干脆運用的開具《物資干脆單》,經(jīng)運用部門經(jīng)理簽名后,由運用人干脆領用。

4.4.2退回物品的入倉程序:

a)相關(guān)人員將未運用完的物品送到倉庫;

b)倉庫管理員應依據(jù)核查結(jié)果,進行驗收:

―合格品,填寫《進倉單》,在備注欄內(nèi)填寫“退回物品入庫”字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);

―不合格品,存放在不合格品區(qū)等待處理。

c)倉庫管理員應在每日下班前,依據(jù)退回物品《進倉單》,登記倉庫物品明細賬,以10天為一期送財務會計進行相關(guān)的賬務處理。

4.4.3設備工具的入倉程序:

a)新選購 的工具按物品的入倉程序執(zhí)行;

b)以舊換新的設備工具入倉程序:

―經(jīng)辦人應憑其所在管理處主任簽名確認的《工具借領單》到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù);

―倉庫管理員經(jīng)檢查無誤后予以辦理入倉手續(xù),發(fā)給新工具,同時在運用《工具登記卡》上由經(jīng)辦人簽名確認;

c)退還的設備工具入倉程序:

―倉庫管理員依據(jù)運用人的《工具登記卡》上的項目,逐項清點退還工具;

―倉庫管理員對退還的工具進行驗收;

―倉庫管理員應在《工具登記卡》上登記,并由運用人所在部門負責人簽名確認后存檔。

d)借用工具入倉程序:

―工具借用人在工具送還倉庫前必需把工具清理干凈;

―倉庫管理員依據(jù)設備工具的領用記錄,進行驗收;

―倉庫管理員應剛好在《工具登記卡》上登記。

4.5倉庫物品的存放管理

4.5.1物品存放倉庫的自然條件:

a)有通風設備;

b)光線足夠;

c)面積寬敞。

4.5.2倉庫物品的存放分類:

a)易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品;

b)吸水性強、簡單發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品;

c)常用工具、材料和配件等;

d)易碎、易損物品;

e)食品類。

4.5.3物品存放倉庫的區(qū)域劃分:

a)合格物品存放區(qū);

b)不合格物品存放區(qū);

c)待檢物品存放區(qū)。

d)處理物品存放區(qū)

4.5.4倉庫區(qū)域劃分的方法:

a)在貨架上標識并隔離;

b)劃線掛標牌。

4.5.5倉庫物品的存放要求:a)易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應單獨設置倉庫存放,存放時應留意:

―四周無明火、遠離熱源;

―擺放在地下;

―配備滅火器;

―保持包裝完好;

―庫房結(jié)構(gòu)堅實,門窗封閉堅固;

―庫房門內(nèi)開。

b)吸水性強、簡單發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時:

―用經(jīng)過防水處理的貨架放置;

―放在干燥的地上或貨架上;

―配備防潮通風設施。

c)常用工具、材料和配件等:

―不規(guī)則物品,用盒或袋裝好后擺放;

―規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上;

―體積較大、體重較輕的牢靠墻上放或掛在墻上。

d)易碎易損的物品:

―體積較小或瓶裝物品,放置貨架的底層、整齊的擺放在地上;

―體積較大的,應靠墻立放,放置上方不懸掛物品;

―放置位置有膠墊。

e)食品:

―放置在經(jīng)過防水處理的貨架上;

―配備通風、防潮設施。

4.6倉庫物品的領用管理

4.6.1物品領用程序:

a)物品領用人應憑其所在管理處經(jīng)理簽字確認的《領料單》到倉庫辦理材料領用手續(xù);

b)倉庫管理員依據(jù)《領料單》上所列品種,逐一發(fā)放;

c)倉庫管理員依據(jù)《領料單》內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細登記;

d)倉庫管理員以10天為一期,將《領料單》匯總后交財務會計核對,并進行相關(guān)的賬務處理。

4.6.2工具的領用管理:

a)工具運用人應憑其所在管理處經(jīng)理簽名確認的《領料單》到倉庫領用工具;

b)倉庫管理員應依據(jù)運用人《工具領用卡》的記錄,核對原卡上的領用工具是否有重復現(xiàn)象:

―如經(jīng)核對,已有領用記錄,但沒有報廢或其他處理記錄,倉庫管理員應拒絕發(fā)放;

―如經(jīng)核對沒有該工具的領用記錄,將工具發(fā)放給領用人后,并在《工具領用卡》上登記。

c)倉庫管理員以10天為一期,將《領料單》匯總后交財務會計核對,并進行相關(guān)的賬務處理。

4.6.3借用工具的領用程序:

a)凡因工作須要借用工具的人員,應憑其所在管理處經(jīng)理簽名確認的《工具借領單》,到倉庫辦理工具借用手續(xù);

b)倉庫管理員依據(jù)《工具借領單》,與倉庫建立的借用工具登記卡核對無誤后發(fā)放;

c)倉庫管理員對借用的工具應依據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。

4.7倉庫物品報廢的管理

4.7.1報廢的標準:

a)物品到有效期;

b)客觀緣由造成物品工具已無運用價值的;

c)按其他有關(guān)規(guī)定需報廢。

4.7.2物品報廢的程序:

a)報廢物品經(jīng)辦人憑其所在管理處經(jīng)理簽名確認的《物品報廢單》到倉庫辦理物品報廢手續(xù);

b)倉庫庫存的物品報廢,由倉庫管理員負責填寫《物品報廢單》;

c)倉庫管理員打算好報廢物品的有關(guān)原始資料:

―入庫時間;

―物品性能介紹;

―運用時間;

―運用說明;

―其他有關(guān)資料。

d)公司財務部經(jīng)理,應組織相關(guān)人員驗證;

e)報廢物品交總經(jīng)理經(jīng)理審批;

g)倉庫管理員依據(jù)審批看法,將報廢物品的相關(guān)財務資料交財務會計核對并進行相關(guān)

的賬務處理。

4.8倉庫物品的清點

4.8.1每月25日前,倉庫管理員應對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。

4.8.2依據(jù)清點結(jié)果,填寫《庫存物品盤點表》。

4.8.3倉庫管理員應將庫存物品明細賬的余額和盤點表上的實物余額進行核對:

a)經(jīng)核對無誤的,倉庫管理員應依據(jù)當月發(fā)生的入庫單及出庫單,編制《庫存物品進、耗、存表》,同時編制下月選購 安排;

b)如經(jīng)核對有誤:

―實物多于賬面余額的,報財務會計進行賬務處理;

―照實物少于賬面余額的,原則上視詳細狀況依據(jù)公司相關(guān)規(guī)程處理。

4.8.4倉庫管理員應在28目前將當月《物品盤點表》、《選購 安排表》報送公司財務部。

4.8.5公司財務部主管會計組織會計人員于每月25-31日對倉庫物品進行抽樣或全部核對,并于當月31日前將核對結(jié)果報財務部經(jīng)理。

4.9倉庫物品管理資料的保管

4.9.1財務會計應在每月末將倉庫物品的財務原始單據(jù)編制記賬憑證、登記簿,并進行賬務處理。

4.9.2倉庫物品管理的財務資料交財務部經(jīng)理審核無誤后,加密在管理處財務部長期保存。

4.10倉庫物品的管理狀況,作為財務部相關(guān)人員、倉管員職效考評的依據(jù)之一。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《物品報廢單》

5.2《工具登記卡》

5.3《庫存物品進、耗、存表》

5.4《物品進倉單》

5.5《物品出倉單》

5.6《庫存物品盤點表》

物業(yè)公司材料申購作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司材料申購標準作業(yè)規(guī)程

一、物料金額在500元以上的按下列程序辦理:

1、申購單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明仔細填寫。

2、經(jīng)理助理審核。

3、由經(jīng)理助理報經(jīng)理審批。

4、由辦公室報公司領導審批。

5、申購單位憑審批報告選購 相應物品,憑審批報告和入庫《驗收單》及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》辦理費用報銷手續(xù)。

二、物料金額在500元以下的按下列程序辦理:

1、申購單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明仔細填寫。

2、經(jīng)理助理審核。

3、由經(jīng)理助理報經(jīng)理審批。

4、申購單位憑審批的《申購單》選購 相應物品,憑審批的《申購單》和入庫驗收單及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》辦理費用報銷手續(xù)。

三、購買物品借款按下列程序辦理:

1、修理部在物業(yè)財務可辦理借款手續(xù)。其他單位可實行先購物后報賬,或者聯(lián)系供貨商干脆送貨上門,也可到公司財務辦理借款手續(xù)。

物業(yè)公司合同管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程

(七)

1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。

2.0適用范圍適用于物業(yè)管理公司全部合同的管理工作。

3．0職責

3.1總經(jīng)理負責公司全部合同的簽署及重要合同的評審。

3.2人事行政部負責本項目合同審核、監(jiān)管及歸檔(包括員工勞動合同)。

3.3各部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。

4.0程序要點

4.1合同管理的范圍:包括對外供應服務的合同和對外托付服務的合同。

4.1.1對外供應服務的合同,包括以下幾類:

(1)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會托付進行物業(yè)管理的合同;

(2)投標書;

⑶對外租賃合同;

(4)公司承諾供應的常規(guī)服務和管理合同;

(5)顧客(業(yè)主、住戶或其他托付方)托付公司進行選購 、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;

(6)公司車庫、車棚、車位運用或泊車合同;

(7)其他對外供應服務的合同。

4.1.2對外托付服務的合同,包括以下幾類:

(1)選購 合同;

(2)招標合同;

⑶勞動合同;

(4)公司托付顧客(供應商或其他受托付單位)進行選購 、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;

(5)其他須進行對外托付服務的合同。

4.2合同的形式包括以下幾種形式。

4.2.1書面的和非書面的。

4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。

4.2.3規(guī)范合同和格式合同。

4.2.4口頭承諾。

4.2.5招、投標書。

4.3合同的制定。

4.3.1一般狀況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:

(1)標的;

(2)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);

⑶價款或酬金;

(4)履約期限、地點方式及其他履約條件;

(5)合同終止條件;

(6)違約責任;

(7)專用合同約定的其他必要條款。

4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。

4.4合同的評審。

4.4.1評審權(quán)限:

(1)標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理托付分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經(jīng)理進行評審;

(2)標的在10萬~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審;

⑶標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。

4.4.2評審內(nèi)容。

(1)對外供應服務合同的評審內(nèi)容:公司的履約實力;顧客供應的價格;合同的風險;合同的條款是否明確;合同是否合法;合同的社會效益;其他須要評審的內(nèi)容。

(2)對外托付服務合同的評審內(nèi)容:分供方的履約實力;分供方供應的價格;分供方的信譽;分供方供應服務的售后服務;合同的條款是否明確;合同是否違法;合同的風險;合同履約監(jiān)控實力;其他須要評審的內(nèi)容。

4.5合同的簽署與生效。

4.5.1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。

4.5.2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。

4.5.3全部書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必需加蓋騎縫章。

4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。

4.5.5公司承諾供應常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。

4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關(guān)一份備案。

4.6合同的編號與歸檔。

4.6.1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。

4.6.2一般狀況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理。

4.6.3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還公司歸檔。

4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均擔當保密責任。

4.7合同的履約。

4.7.1對外供應服務的合同,由供應合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。

4.7.2對外托付服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。

4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性狀況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。

4.7.4公司監(jiān)控全部書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的剛好向總經(jīng)理匯報。

4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。

4.8合同的變更與廢止。合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止狀況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理干脆組織變更條款或廢止合同。

4.9合同的續(xù)約。合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理干脆組織合同評審。

4.10合同的統(tǒng)計。每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成狀況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理批閱。總經(jīng)理給出批示看法,由人事行政部按總經(jīng)理批示看法辦理。

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物業(yè)公司員工考勤管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司員工考勤管理標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范工作時間、假期、打卡、簽卡、請(休)假、銷假、加班及考勤統(tǒng)計工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理有限公司經(jīng)理(含)以下員工的考勤管理工作。

3.0職責

3.1總經(jīng)理負責工作時間調(diào)整申請的審批。

3.2副總經(jīng)理負責各部門經(jīng)理的簽卡、請(休)假、銷假的審批。

3.3人事部負責員工考勤管理的復核與監(jiān)督工作